Een social intranet, veel meer dan een gezellige bijzaak.


In deze longread nemen we de zin en onzin van een sociaal intranet met je door. We bespreken de harde en zachte voor- en nadelen. We geven een aantal tips om een beslissing te nemen en om het intranet daadwerkelijk in te richten.

Werk je in een grotere organisatie die het ERP- of HRM-pakket van AFAS gebruikt? Dan heb je standaard een module tot je beschikking waarmee je een sociaal intranet kunt opzetten: AFAS InSite. Hoe is die in jouw organisatie opgezet?


Nut en noodzaak van een sociaal intranet

Als er meer dan +- 50 mensen in een organisatie werken, is het lastig om op de hoogte te blijven van wat er speelt. Sales en service professionals zijn veel onderweg en hebben weinig contact met collega’s van andere afdelingen. Hetzelfde geldt voor mensen die vaak thuis werken of om andere redenen maar een paar keer per maand op kantoor komen. Het is voor deze medewerkers niet behapbaar om alles te volgen. En wie zijn al die nieuwe collega’s?

Door een social intranet te gebruiken, weet iedereen precies wat er speelt in de organisatie. AFAS InSite helpt daadwerkelijk bij het delen van lief en leed. Je kunt het sociale intranet ook inzetten om je organisatiecultuur te borgen.

Social intranet

Toegevoegde waarde bij meer dan 50 medewerkers

We raden het gebruik van een sociaal intranet nooit af. Zelfs als je het puur voor de gezelligheid gebruikt, kan het je veel brengen. Als softwarebedrijf zien we natuurlijk liever dat je het inzet om je organisatie naar een hoger plan te brengen. Daarom leggen wij de nadruk op alle mogelijkheden om de voordelen van InSite optimaal te benutten. In het algemeen geldt dat hoe groter het personeelsbestand, hoe groter de noodzaak om elkaar via het sociale intranet op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen. En dus hoe groter het effect. Globaal genomen heeft een sociaal intranet toegevoegde waarde in organisaties met meer dan 50 medewerkers.

Nadelen van een los intranet

Nadelen van een los social intranet

Sommige organisaties richten een sociaal intranet in op een extra kanaal. Ze sluiten een abonnement af op een nieuw systeem dat niet gekoppeld is aan de andere systemen. Dat betekent om te beginnen dat alle informatie die via het social intranet wordt gedeeld, volledig los staat van de organisatie. Het wordt apart opgeslagen en niet gekoppeld aan HR of ERP, tenzij informatie handmatig wordt toegevoegd. Verder betekent het dat alle medewerkers die ermee werken (en dat doen ze zeker niet allemaal) nog een extra systeem moeten openen en apart moet inloggen. Tot slot weet de organisatie niet of alle medewerkers hun berichten volgen en op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen, en weten de medewerkers niet of de organisatie hun input heeft gezien. De drempel maak je dus onnodig hoog.

InSite integreert je bedrijfsprocessen en intranet

De sociaal intranet-module is een standaard onderdeel van de software van AFAS. Het HRM-pakket van AFAS omvat de modules voor HRM en payroll. Het ERP-pakket omvat eigenlijk alles, waaronder CRM, financieel, logistiek en projecten. Werk je op projectbasis? Dan kun je je projecten niet alleen makkelijk factureren met de software, maar heb je ook een koppeling naar de mensen aan wie je loont betaalt. In hetzelfde systeem ontvang je declaraties die op projecten moeten worden geboekt. Al die modules zijn met elkaar verbonden. Dat is de kracht van één systeem.

Omdat we bij AFAS geloven in de samenwerking van die onderdelen, bieden we financiële, logistieke of fiscale modules niet afzonderlijk aan. En de module voor sociaal intranet zit daar dus bij. En alles is geïntegreerd met de rest van je bedrijfsprocessen. Je hoeft dus geen apart systeem, met wéér een inlog, aan te schaffen voor je intranet. En als je het andersom bekijkt: je krijgt een intranet bij de centrale plek voor al je bedrijfsprocessen.

Lees ook: 10 selfservicetaken die medewerkers zelf kunnen oppakken

De geschiedenis van het intranet: van interne social platform naar digitale werk

Het intranet heeft zich door de jaren heen flink ontwikkeld. Traditioneel was het een kanaal om informatie vanuit de organisatie naar de medewerkers te sturen. Met de opkomst van sociale media werd het intranet een stuk socialer. Samenwerking, nieuws en communicatie werden belangrijker. Sociale intranetten groeiden soms uit tot marktplaatsen waar kinderwagens, koptelefoons en meubelstukken verhandeld werden. En dat zien we nog steeds veel gebeuren. Je kunt je afvragen wat de toegevoegde waarde ervan is. Er is toch al een marktplaats? Aan de andere kant: als niemand er last van heeft en het vergroot de team spirit, kan het best bij je organisatie passen.

Digitale werkplek de nieuwe standaard

De digitale werkplek is de nieuwste ontwikkeling: een combinatie van de traditionele en sociale intranetten en bedrijfssoftware. In een digitale werkplek is alle bedrijfsinformatie gebundeld en gekoppeld. De medewerker heeft een programma open, en geen tien, en werkt vanuit dat centrale punt. Medewerkers die veel onderweg zijn, kunnen op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen, verjaardagen en een training die ze niet kunnen bijwonen. De integratie met je HRM-software biedt allerlei mogelijkheden. Bijvoorbeeld om geautomatiseerd signalen te tonen op verjaardagen en als medewerkers in of uit dienst treden.

Druk knooppunt

Van eenrichtingsverkeer naar druk knooppunt

Het eenrichtingsverkeer dat het traditionele intranet kenmerkte, is verleden tijd. Net als de strakke hiërarchie in het bedrijfsleven. Veel organisaties zijn platter geworden. Niet alleen willen medewerkers hun mening geven en een actieve bijdrage leveren aan de organisatie, ze worden ook uitgenodigd om mee te praten en te denken. Sterker nog, organisaties die dit voorbeeld niet volgen, konden het nog wel eens moeilijk krijgen. Van top-down naar bottom-up, van eenrichtingsverkeer naar knooppunt – het intranet speelt er een belangrijke rol in. Door de drukke interactie tussen medewerkers wordt er veel meer samengewerkt.

Alle medewerkers staan direct met elkaar in verbinding. Ze kunnen vanaf hun computer, laptop, iPad of smartphone op het intranet werken. Ze kunnen kennis, nieuws, vragen en ideeën met elkaar delen en ze kunnen samen aan taken, documenten en projecten werken. En het systeem wordt verder verrijkt met informatie.

Alleen al het gemak van de digitale werkplek verhoogt de efficiency en het werkplezier. Je hebt alle informatie en documentatie bij de hand en je hebt meer tijd over om aandacht aan je klanten of collega's te besteden.


Hoe werkt zo'n intranet precies?

Er komt enorm veel content voorbij op een social intranet. Die kun je indelen in drie categorieën. De combinatie van deze drie soorten content maakt van het social intranet een efficiënte, interactieve en dynamische werkomgeving.

1.

Automated content

Automated content wordt, het zal je niet verbazen, door verschillende onderdelen van de software of applicaties gegenereerd. Hierdoor kun je bijvoorbeeld de KPI’s en de roosters bekijken en met je takenlijst werken.

2.

Managed content

Managed content is vaak afkomstig van een communicatieafdeling of HR. Zij beheren deze content in een Content Management Systeem. Voorbeelden van managed content zijn bedrijfsnieuws, het voorstellen van nieuwe medewerkers of een update over de voortgang van een bepaald proces. Iedereen kan erop reageren, maar alleen sommige medewerkers van die afdelingen kunnen deze content plaatsen, wijzigen of verwijderen.

3.

User generated content

User generated content is alles wat er heen en weer gaat tussen de medewerkers onderling. Afbeeldingen, berichten en commentaar op documenten.

Wat is de meerwaarde van een social intranet?

Met een social intranet heb je als organisatie een krachtige tool in handen. Je kunt er kennis publiceren en met elkaar delen. Al die informatie wordt door het systeem opgeslagen, verwerkt en hergebruikt. Ook is het een communicatiekanaal dat zorgt voor korte lijnen, snelle reacties en constructieve interactie. En dan hebben we het nog niet gehad over de organisatiecultuur. Het social intranet is een ideale manier om die cultuur uit te dragen, te borgen en te versterken. Daarin dient het intranet de bedrijfsvoering te ondersteunen.

Hoe gebruik je een social intranet

Juist omdat de mogelijkheden van een social intranet zo groot zijn, is het erg belangrijk dat je van tevoren bepaalt hoe je ermee wilt omgaan. Het succes van je social intranet valt of staat met de manier waarop het wordt gebruikt. Denk eerst na over wat je wilt bereiken met het intranet.

Welke mogelijkheden van het social intranet wil je wel inzetten, en welke niet? Hoe wil je als management communiceren met je medewerkers? Hoe wil je dat zij onderling met elkaar communiceren? Hoe ga je de community beheren? En wat is jouw eigen beeld bij een social intranet?

Je kunt zelfs een aantal van de mogelijkheden uittesten in een proefperiode. Dat geldt vooral voor de ‘gezellige’ functionaliteiten, zoals het marktplaats-achtige vraag en aanbod van spullen. Merk je na een paar maanden dat het alleen maar irritatie opwekt of dat mensen niet meer aan hun werk toekomen? Dan zet je die optie stop, of je maakt deze minder prominent.

Lees ook: Hoe e-HRM een ‘zacht’ vakgebied helpt bij ‘harde’ doelstellingen


In de praktijk: InSite als sociaal intranet bij AFAS

Als softwarebedrijf en ontwikkelaar van onze eigen software benutten we de mogelijkheden van de software maximaal. Dit, in combinatie met een sterke bedrijfscultuur, zorgt ervoor dat AFAS een heel actief en sociaal intranet heeft.


We hebben ons sociale intranet ingericht als digitale werkplek. De nadruk ligt op taken en de koppeling met HR is cruciaal. AFAS-medewerkers krijgen al het bedrijfsnieuws te zien, maar ook lief en leed, prikbordberichten, geboorteberichten en verjaardagen. Iedereen kan stemmen op de medewerker van het jaar. Onder elk bericht kunnen medewerkers een reactie plaatsen.

Iedere nieuwe medewerker krijgt de opdracht een ‘voorsteldocument’ te schrijven. Daarin vertelt hij of zij een aantal dingen over zichzelf. Zodra dit document wordt gepubliceerd op het intranet, wordt het voor alle collega’s zichtbaar. Pas nadat zij het document als gelezen hebben gemarkeerd, verdwijnt het uit hun overzicht. Bij AFAS communiceren we zo transparant mogelijk. Daar hoort ook een warm welkom voor alle nieuwe medewerkers bij.

InSite als intranet wat vind je er allemaal

Start je dag met AFAS InSite (oftewel: je social intranet)

Alle medewerkers starten hun werkdag vanuit AFAS InSite. Het is de plek waar intern nieuws wordt getoond, waar je je luncht bestelt en waar nieuwsberichten te zien zijn die op de website worden gepubliceerd. Tot slot kunnen medewerkers zelf nieuwsberichten op het intranet plaatsen. Deze worden goedgekeurd door een leidinggevende.

Alle afdelingen werken taakgestuurd en workflow gestuurd. Iedereen heeft dus een takenlijst en bekijkt die aan het begin van de werkdag in AFAS InSite. Is er een taak afgehandeld? Dan geeft de medewerker dat in AFAS InSite aan, zodat de taak ook administratief kan worden afgehandeld of doorgezet naar de volgende stap in het proces.

Lunch

Ook de lunch wordt aan het begin van de werkdag besteld via het ABBS (AFAS Broodjes Bestel Systeem) in InSite. Medewerkers beheren zelf hun medewerkersgegevens. Dankzij deze Employee Self Service, zoals we dat bij AFAS noemen, hebben we op 450 medewerkers maar 1 HR-manager nodig. De software doet het administratieve stuk. Zo blijft er meer dan voldoende tijd over voor de zachte kant van het HR-vak.

Doordat AFAS InSite onderdeel is van onze ERP-software, zijn bijna alle functionaliteiten uit de software ook beschikbaar op het intranet. Zo zijn het volledige CRM-systeem en alle cijfers en statistieken voor iedereen inzichtelijk via interactieve dashboards en cockpits.

Het intranet van AFAS heeft geen ‘zachte’ doelstelling. Sociale doelstellingen, zoals mensen verbinden, bereiken we bij AFAS op andere manieren. Wij willen onze medewerkers alle tools geven om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen. Ook willen we als softwarebedrijf het goede voorbeeld geven aan klanten. Dat we daarmee een goede keuze hebben gemaakt, bewijst de 3e plaats die AFAS behaalde tijdens de Intranet Value Award 2017.

Voordelen van een sociaal intranet


  • Efficiency

Alle informatie, tools en applicaties zijn gebundeld. Iedereen werkt op één platform. Het bedrijfssysteem verzamelt, verwerkt en koppelt alle informatie. Doordat iedereen op dat ene platform werkt en doordat alle documenten, kennis en informatie op een vaste plek te vinden is, scheelt dat veel zoektijd. Ook neemt het interne e-mailverkeer sterk af. De efficiency schiet omhoog.

  • Korte lijnen

Vooral in een grote organisatie met meerdere afdelingen en/of locaties zorgt een sociaal intranet voor korte communicatielijnen. Alle medewerkers starten aan het begin van de werkdag dat ene communicatiekanaal op en zijn in no time op de hoogte van de laatste interne en externe ontwikkelingen.

  • Samenwerken

Doordat iedereen op dat gedeelde platform werkt, is de hele organisatie betrokken bij het werk dat moet worden gedaan. Niets werkt zo prettig samen als een platform. En niets is zo uitnodigend als een platform waarop alle bijdragen welkom zijn. Het social intranet stimuleert dus co-creatie en het uitwisselen van ideeën.

  • Kennis delen

Werkten afdelingen of teams vroeger langs elkaar? Wisten medewerkers niet eens wat er op andere afdelingen gebeurde? Een social intranet stimuleert het delen van kennis. Iedereen kan zien dat er een nieuw project op stapel staat of dat er een aantal nieuwe klanten zijn binnengehaald. Daar kunnen anderen dan weer makkelijk op reageren, zodat afdelingen en teams meer interactie met elkaar krijgen.

Hoe krijg je je medewerkers van die oude hangplekken af?

In veel organisaties worden meerdere programma’s en applicaties gebruikt. Hoe krijg je al je mensen nu zover dat ze in een keer overstappen op het nieuwe sociale intranet? Simpel, en toch ook weer een uitdaging: door de nieuwe omgeving aantrekkelijker te maken. Op hun lopende applicaties moeten ze apart inloggen en wordt informatie niet gecombineerd. Hoe fijn is het om aan het begin van de werkdag 1 applicatie te openen en van daaruit de hele dag te kunnen werken? En dat alle informatie wordt verzameld, gedeeld en verwerkt in het centrale systeem? De kracht van het combineren van informatie is groot en aantrekkelijk.

Je medewerkers verdienen het om makkelijk te werken, maar 1x te hoeven inloggen en vervolgens alle bedrijfsactiviteiten te kunnen doen. Ook kostentechnisch is het interessant. Als je organisatie het HRM- of ERP-pakket van AFAS al heeft, zit deze module zit er gewoon in. Waarom zou je dan voor een andere tool blijven betalen?

Aan de slag met InSite & AFAS Software

Met de ERP software van AFAS beheer je alle communicatie en informatiestromen binnen je organisatie. Je hanteert één systeem met één database voor al je gegevens en documenten. Zo kijkt iedere afdeling naar dezelfde actuele informatie en bepaal je zelf wie toegang heeft tot deze informatie. En met de AFAS Pocket app heeft zelfs de buitendienst geen excuus om niet op de hoogte te zijn. Daarnaast heb je een krachtig softwareprogramma voor al je bedrijfsprocessen.

Meer lezen?

Documentbeheer

Digitaliseren of faillissement?


Hoe leuk wil je het maken voor je medewerkers? Misschien verwacht je het niet, maar met documentbeheer draag je bij aan hun werkgeluk. Documentbeheer vandaag de dag houdt in dat je werkprocessen gaat digitaliseren. Als alle archiefkasten de deur uit zijn, ben je klaar voor de volgende stap: automatisering.


ERP Software van AFAS

Grip op al je bedrijfsprocessen


Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Daarom hebben we één compleet softwaresysteem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!