Documentbeheer: digitaliseren of faillissement aanvragen?


Hoe leuk wil je het maken voor je medewerkers? Misschien verwacht je het niet, maar met documentbeheer draag je bij aan hun werkgeluk. Documentbeheer vandaag de dag houdt in dat je werkprocessen gaat digitaliseren. Behalve werkgeluk zijn efficiency en toekomstgericht ondernemen belangrijke redenen om dat te doen. En je voldoet ook nog eens makkelijker aan de AVG. Als alle archiefkasten de deur uit zijn, ben je klaar voor de volgende stap: automatisering

Daarmee laat je je systeem, waarin bij voorkeur alle softwareoplossingen volledig zijn geïntegreerd, een groot deel van het vaste administratieve werk doen. Daardoor krijgen je medewerkers weer tijd voor de menselijke kant van het werk waarvoor ze zijn opgeleid. Wordt het nog leuker op de werkvloer! Digitaliseren en automatiseren vragen om leiderschap. Een goede leider is in staat de koers te bepalen en draagvlak te creëren om het proces tot een goed einde te brengen.


Wat verstaan we onder documentbeheer?

Documentbeheer, of document management, heeft alles te maken met het efficiënt inrichten van de informatiebehoefte en de levenscyclus van documenten. Documentbeheer zorgt ervoor dat iedereen binnen je organisatie altijd en overal documenten kan vinden, bekijken en bewerken, eventueel samen met collega’s. Documentbeheer zorgt voor toekomstgerichte dossieropbouw. Bewaarde je vroeger belangrijke communicatie, facturen en contracten van een relatie in een ordner, nu doe je dat in een digitale omgeving. Document management waarborgt ook de authenticiteit van documenten. Een document managementsysteem gebruik je om het proces van documentbeheer te digitaliseren. Zo’n systeem kan het dossier automatisch aanvullen.


Digitaliseren van documentbeheer

Document management betekent: digitaliseren

Om met documentbeheer te kunnen beginnen, moet je een aantal processen digitaliseren. Doe je dat niet, dan zal je dossier niet compleet zijn. Een goed voorbeeld is papierloos werken. Veel bedrijven willen graag de printer de deur uit doen, maar krijgen het niet voor elkaar.

Het uitgangspunt is simpel. Als je een printer in de buurt hebt, gebruik je die toch vaker dan wanneer er in de hele organisatie maar een of helemaal geen printer is. En door die ene printer op de vierde verdieping te zetten, moeten mensen voor elke afdruk een heel eind lopen. Is het een goed idee om van de ene dag op de andere alle printers eruit te gooien als je papierloos wilt werken? Nou, nee. Er moet wel het een en ander gebeuren voordat je die stap kunt zetten.


De vijf stappen naar digitaal documentbeheer

5 stappen van digitaliseren van document management systeem

1.

Werkomgeving

Om weerstand te voorkomen, is het essentieel dat je eerst een aantal andere zaken regelt. Als alle medewerkers een klein beeldscherm hebben, of als hun schermen niet op een goede standaard staan maar op een pak papier (wat in de praktijk nog steeds voorkomt), zullen medewerkers de verandering niet accepteren. Je moet dus eerst hun werkomgeving goed inrichten, zodat ze die printer en andere dingen niet meer nodig hebben. Voor buitendienst medewerkers kan dit ook betekenen dat zij een mobiele telefoon of tablet nodig zullen hebben.

2.

Alternatieve workflow

Je voorbereidingen gaan natuurlijk verder dan een goede standaard voor de beeldschermen of andere hulpmiddelen. Je moet ook een alternatieve workflow bieden voor het printen. Software en apparatuur om alles digitaal op te slaan, om alle informatie aan elkaar te koppelen en om elk document altijd en overal te kunnen bekijken en delen.

3.

'Printers de deur uit'

Pas als je de basis hebt geregeld, ga je ervoor zorgen dat je alle medewerkers op een lijn krijgt. Je kunt hen vragen: ‘Willen jullie voortaan zonder printer werken?’ Waarschijnlijk ontstaat er dan een discussie en zijn (en blijven) de meningen verdeeld. Misschien kun je het zo proberen: ‘Hoe zou je het vinden als je voortaan direct bij alle documenten kunt? Als jullie vanaf elke willekeurige plek via je telefoon, laptop of tablet toegang hebben tot alle documenten waarmee je werkt?’. En als je met gevoelige documenten werkt wordt alles ook een stuk veiliger. De autorisatie regel je immers in het systeem en niet met een sleutel voor de archiefkast.

Ook werkt het verhelderend om de ROI te laten zien. Hoe opener je bent, hoe beter het werkt. De digitalisering gaat een beetje pijn doen, vooral in het begin, maar levert veel voordelen op. Beschrijf de pijn en de voordelen uitvoerig. Stel nogmaals de vraag of je medewerkers de overstap naar printervrij werken willen maken. Zegt iedereen ja, dan kondig je ter plekke aan dat morgen alle printers het pand uit gaan. Op die ene printer op de vierde verdieping na dan, omdat je uitzonderingen altijd nog zult houden.

Voor deze stap is het essentieel dat je de directie en het management achter je hebt staan.

Lees ook: "Vijf tips om bij je directeur binnen te komen met een goed idee"

4.

De laatste collega's overtuigen

Er zijn altijd collega's die ja zeggen, maar dat met enige tegenzin doen. Wat doe je daarmee? Deze mensen kun je op twee manieren aan je kant krijgen, en een combinatie van beide manieren kan heel goed werken. Enerzijds hebben ze misschien meer informatie en meer tijd nodig om aan het idee te wennen. Veranderingen zijn eng en onveilig. Daar houden mensen niet van. Anderzijds kun je hen gewoon aanspreken op het feit dat ze regelmatig online spullen kopen. Je bestelt bij een webwinkel toch ook niet door eerst een formulier in te vullen, te printen, te scannen en te mailen? En je wilt toch ook niet eerst een retourbewijs printen om een product te kunnen terugsturen? Dan wil je toch gewoon dat pakketje kunnen teruggeven en dat het dan geregeld is? Waarom zou het dan op de zaak wel op een papieren formulier moeten?

Lees ook: "6 draagvlakstrategieën voor jouw veranderproject"

5.

Definitief overstappen

Je kunt de overstap naar documentbeheer best geleidelijk doen. Je richt de cruciale onderdelen van het proces in en laat het effect van de verandering zien. Bovendien neem je niet meteen al je medewerkers mee, maar alleen de mensen die al enthousiast zijn. Hierdoor creëer je intern fans om verder je proces te kunnen uitrollen. Realiseer je dat je, door de oude en de nieuwe optie naast elkaar te laten voortbestaan, de bestaande situatie eigenlijk in stand houdt. In feite hoeft niemand iets nieuws te leren. Op een bepaald moment moet de knoop worden doorgehakt en moet iedereen definitief de overstap maken.

Lees ook het verhaal van VAB Afbouwgroep: "Tienduizend uitgeprinte facturen zijn verleden tijd"

Waarom ga je over op documentbeheer?

Weet waarom je digitaal gaat werken. Er kunnen verschillende argumenten zijn om de stap te zetten: je wilt milieuvriendelijker werken, je wilt een efficiencyslag maken, je wilt het stroomverbruik terugdringen, je wilt geen papier meer verspillen, je wilt besparen op toners en kosten, maar je kunt je beslissing ook baseren op de data die je gaat verzamelen en koppelen. Dat hangt af van je branche en je bedrijf.

Ben je accountmanager, verkoper of accountant, dan komt het heel knullig over als je anno 2019 binnenkomt met een papieren map. Je wilt tijdens het gesprek even iets opzoeken en zit vervolgens een paar minuten te bladeren in je paperassen. Wat je wilt is je telefoon of laptop pakken, drie keer klikken en je document in beeld hebben. Millennials zijn niet anders gewend. Als werkgever ben je het eigenlijk aan je klant en aan je medewerkers verplicht om digitaal te werken. Hoe aantrekkelijk ben je voor nieuwe medewerkers als je niet meegaat met de tijd? Elke organisatie zegt dat de klant centraal staat. Doe dat dan ook en zorg ervoor dat je de spullen hebt om die klant centraal te stellen.

Digitaal ondertekenen

Ga je papierloos werken? Dan wil je dus ook een mogelijkheid hebben om documenten digitaal te ondertekenen. Vooral in de HRM en werving & selectie worden er wekelijks tientallen contracten ondertekend. De eerste stap naar digitalisering is het scannen en digitaal opslaan van oude contracten, personeelsdossiers en documenten. Dan kan de archiefkast alvast de deur uit. Vervolgens moet het mogelijk zijn om elk nieuw arbeidscontract digitaal te ondertekenen.

Je mag van de leverancier van je HRM-software verwachten dat digitaal ondertekenen een functionaliteit van de software is. Dat je die riedel van printen, laten ondertekenen en weer inscannen voorgoed kunt vergeten. Daarbij mag je verlangen dat die digitale handtekening rechtsgeldig is.

“Bedrijven die nog hele archiefruimten vol dossiers hebben staan, kunnen maar beter meteen hun faillissement aanvragen,”

Aldus Bas van der Veldt, CEO van AFAS, “Het is toch een kwestie van tijd voordat ze omvallen.”

Digitaal dossier

Digitaal dossier

In een digitaal dossier verzamel je alle documenten die te maken hebben met je medewerkers, klanten, leveranciers en andere partijen. Iedereen krijgt zijn eigen digitale dossier waarin je contracten, verslagen, notulen, facturen en identiteitsbewijzen bewaart.

Voordelen van een digitaal dossier

Door je dossiers te digitaliseren, kun je administratieve processen ook digitaliseren. Dit vergroot je efficiency enorm en verlaagt de kosten. Iedereen die toegang heeft, kan er altijd en overal bij. Dat betekent ook dat elk dossier altijd up-to-date is, want elke verandering ligt vast. Daardoor zijn alle medewerkers die met een dossier moeten werken, altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

  • Administratieve processen digitaliseren
  • Efficiency vergroten
  • Verlagen van kosten
  • Iedereen die toegang heeft (is te autoriseren) kan er altijd en overal bij
  • Dossiers up-to-date inclusief versiebeheer
  • Beter voor het milieu

AVG

Met een digitaal dossier kun je makkelijker voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Heb je informatie in een digitaal dossier opgeslagen en heb je de toegang voor elke afzonderlijke medewerker geregeld? Dan kunnen er geen mappen meer van de achterbank worden gestolen en komen papieren dossiers niet meer bij het afval op de stoep te liggen. Bovendien kun je met een digitaal dossier altijd zien wie er het laatst naar heeft gekeken. Een eventueel datalek is dan snel teruggevonden.


Digitaal werken gaat over leiderschap

Leiderschap is een belangrijk aspect van de overgang naar digitaal werken. Zelfs de meest vooruitstrevende bedrijven, waar medewerkers echt inspraak hebben in beleid en werkprocessen, hebben een leider nodig die krachtig en duidelijk beslissingen neemt en de algemene koers bepaalt. Als de directie of het hogere management er al niks van vindt, waarom zou je dan als medewerker meebewegen?

Richt je organisatie zo in dat digitaal werken net zo makkelijk is als het bestellen van een boek in een webwinkel. Dat je medewerkers meteen ervaren hoe fijn het is. Als je eerst een tijd moet zoeken en 25 knoppen moet aanklikken voordat je een product of document gevonden hebt, krijg je gegarandeerd met weerstand te maken.

Automatiseren

Van digitalisering naar automatisering

Nu je de transformatie van papier naar digitaal hebt gemaakt, kun je gaan automatiseren. Dit houdt in dat je processen inregelt waar geen mensen meer aan te pas komen of die workflow-gestuurd werken, op basis van een standaardproces.

Een nieuwe functie in een geautomatiseerde omgeving

Britt maakt promotie. Wat gebeurt er in een geautomatiseerde omgeving? Haar leidinggevende start een bestaande workflow op voor dit soort situaties. Hij geeft het systeem als het ware een seintje dat Britt promotie krijgt. Vervolgens zet het systeem diverse automatische flows in werking:

  • Er gaat een flow naar ICT over Britts bedrijfseigendommen.
  • Er gaat een flow naar de salarisadministratie om te zorgen dat haar salaris wordt aangepast.
  • HRM stuurt Britt automatisch een bericht waarin haar nieuwe functie wordt bevestigd en omschreven, en of zij even digitaal wil ondertekenen om aan te geven dat zij daarmee akkoord gaat.
  • Britts rechten in alle systemen worden automatisch bijgewerkt.
  • Enzovoort.

De kracht van automatisering is heel breed. Je regelt je systeem zo in dat het proactief voor je gaat werken. Je koppelt informatiestromen en werkstromen aan elkaar en geeft precies aan wat daarmee moet gebeuren. Alle informatie die je verzamelt, is altijd en overal op te halen.

Door processen te automatiseren, worden de vaste administratieve werkzaamheden door het systeem gedaan. Je medewerkers houden meer tijd over voor de menselijke kant van hun werk. Waarom wordt er dan zo weinig gebruik gemaakt van deze mooie optimalisatiemogelijkheden? Dat ligt aan de weerstand tegen verandering. Veel mensen zijn bang hun baan kwijt te raken of status te verliezen. Natuurlijk zit daar een kern van waarheid in. Met goede software en automatisering heb je veel chefs, secretaresses en administrateurs niet meer nodig.

Je kunt het ook omdraaien. Met de juiste begeleiding en eventueel omscholing kunnen ze ander werk gaan doen dat veel meer voldoening geeft en waarmee ze een positieve bijdrage aan je organisatie leveren.

Documentbeheer vanuit het perspectief van de medewerker

Jouw medewerkers verdienen een werkgever die zijn zaakjes goed voor elkaar geeft. Een bouwbedrijf stuurt geen timmerman het bouwterrein op met een waardeloze hamer. Hij heeft goed gereedschap nodig om zijn werk goed te kunnen doen en blijer naar zijn werk te gaan. Hij heeft recht op maximaal werkgeluk.

Je HR-manager heeft bewust voor een HR-opleiding gekozen omdat hij/zij het fijn vindt om met mensen om te gaan. Om naar hen te luisteren en hun werkplezier te vergroten. De praktijk is dat een groot deel van de tijd naar administratief werk gaat. Dat was toch niet het werk waar de meerwaarde in zit? Ook je HR-manager heeft recht op werkgeluk.

Door al die administratieve rompslomp te automatiseren, geef je hem/haar daar alle tijd voor en is het HR-vak zijn/haar dagelijks werk.

Integratie van workflows en informatiebronnen

Werkt jouw organisatie met diverse softwarepakketten of losse modules? Een ERP-pakket, een HRM-pakket en een CRM-pakket bijvoorbeeld, van verschillende leveranciers? Dan heb je een flinke kluif aan het (laten) maken van maatwerkkoppelingen om werkstromen en informatiestromen te automatiseren. Zijn die eenmaal gebouwd, dan blijf je tegen problemen en hoge kosten aanlopen als een van de pakketten of modules een update of upgrade krijgt.

Dan moeten al die koppelingen weer worden bijgewerkt en op elkaar worden afgestemd. Daarbij gaat nogal wat waardevolle tijd en geld verloren. En dan hebben we het nog niet over de benodigde kennis van meerdere producten, meerdere contactpersonen en visies van verschillende softwareleveranciers. Door te kiezen voor één geïntegreerd systeem bij dezelfde leverancier, heb je deze problemen niet. Met een geïntegreerd systeem maak je een gigantische efficiencyslag en voorkom je hoge kosten. Goede automatisering begint met de keuze voor een robuust geïntegreerd systeem.

Faillissement of dynamische toekomst?

Ben jij klaar voor een faillissement of ga je liever een dynamische toekomst tegemoet? Als je bezig bent met groei en ontwikkeling in plaats van achterover leunen en alles bij het oude houden, maak je vandaag nog een plan om je organisatie waar mogelijk te digitaliseren en daarna te automatiseren. Heb je binnen je organisatie geen specialisten die je daarbij kunnen helpen, dan zijn er deskundige consultants die je kunt inschakelen voor advies en assistentie bij de implementatie van zo’n traject. Met voldoende voorbereiding, planning en aandacht voor je medewerkers creëer je draagvlak en betrokkenheid bij de uitvoering van je plan. Jouw gedeelde enthousiasme en drive doen de rest.

Op zoek naar de juiste software voor jouw documentbeheer?

Met de ERP software van AFAS beheer je alle communicatie en informatiestromen binnen je organisatie. Je hanteert één systeem met één database voor al je gegevens en documenten. Zo kijkt iedere afdeling naar dezelfde actuele informatie en bepaal je zelf wie toegang heeft tot deze informatie.

Meer lezen?

Thema: Digitaal werken

Hoe digitaal is jouw organisatie?


We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. Alle digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Maar heb je de basis van digitalisering al op orde? Vanuit deze basis kan je uiteindelijk gaan automatiseren. En dat moet je doel zijn.


ERP Software van AFAS

Grip op al je bedrijfsprocessen


Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Daarom hebben we één compleet softwaresysteem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!