Digitalisering en de stap naar digitaal werken

We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. Alle digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Maar heb je de basis van digitalisering al op orde? Om digitaal werken echt te adopteren, moet je basis op orde zijn. Vanuit deze basis kan je uiteindelijk gaan automatiseren. En dat moet je doel zijn. 


Onze visie: alles digitaliseren en vervolgens automatiseren


Organisaties kunnen simpelweg niet meer om digitalisering heen. Het helpt je de administratieve druk te verlagen, te versnellen en inzichtelijker te maken. Het zorgt ervoor dat je weer grip op je bedrijfsprocessen hebt. En bovendien is het de basis voor automatisering in je organisatie, de weg naar echte efficiëntie.  

Maar wat is digitalisering precies? En hoe zet je de stad naar digitaal werken?


De basis van digitalisering

Deze basis moet je hebben

Met een digitale basis kun je automatiseren en optimaliseren. Maar deze basis moet wel aanwezig zijn. Kun jij onderstaande zaken digitaal uitvoeren?

  • Loonstrook & jaaropgave bekijken
  • Verlof aanvragen
  • Klantdossier raadplegen
  • Declaratie indienen
  • Uren schrijven
  • Ziek melden
  • (Interne) documenten delen
  • Offerte uitbrengen
  • Aanmaningrn versturen

En kun je onderstaande stellingen met ja beantwoorden?

  • Ik werk papierloos
  • Wij hebben geen archiefkasten meer
  • Klanten sturen vragen digitaal in
  • Ik sta niet wekelijks bij de printer
  • Ik kan stuurinformatie realtime raadplegen
  • Ik log in maximaal 3 systemen per dag in



Dit hoef je niet direct te doen

Dit hoef je niet direct te doen

Je wordt bestookt met digitale innovaties. Moet je daar nu direct iets mee doen? Onderstaande zaken hoef je (nog) niks mee.

  • Artificial intelligence onderzoeken
  • Blockchain implementeren
  • Allerlei losse tools aanschaffen
  • Nieuwe printers bestellen
  • Administratie uitbesteden (dit kun je prima zelf!)
  • Software op maat laten maken


In 5 stappen zelf aan de slag met digitalisering


Breng je processen in kaart

1. Breng je processen en activiteiten in kaart

Digitalisering wordt niks als je jouw huidige processen niet in kaart hebt gebracht. Hoeveel ordners staan er nog in de kast bij jouw financiële afdeling? Gaan de declaraties van medewerkers nog op papier? Zo maar wat processen en activiteiten waarvan je eerst moeten weten dat ze spelen en hoe ze lopen, voordat je ze kunt digitaliseren.

Uit ervaring: je bent niet de eerste die dit doet. Zoek een lijstje op internet op of kijk hierboven!


Werk je processen uit

2. Werk je processen uit

Begin simpel en overzichtelijk. Teken je proces uit. Kijk vervolgens hoe je het huidige proces kan digitaliseren. En... nu je toch bezig bent: kijk gelijk hoe het efficiënter kan, wees niet bang om dingen radicaal anders te doen. Je zit vast vol ideeën om digitaal werken werkelijk te maken.


Maak gebruik van condities in je workflows

3. Digitaliseer de processen in de software

Dit is misschien wel de leukste stap voor de applicatiebeheerders onder ons; de processen digitaliseren in de software. Je hebt de processen in stap 2 in kaart gebracht, nu implementeer je ze in software. Als je in stap 2 goed je werk hebt gedaan, is deze stap een fluitje van een cent!

Uit ervaring: heb je de juiste software al in huis? Er is software op de markt waar heel veel bedrijfsprocessen standaard al voor je gedigitaliseerd én geautomatiseerd zijn. Daar hoeft alleen je data nog in. Zo hoef je met onze software bijvoorbeeld zelf niet na te denken over het goedkeuren van een declaratie, dat hebben wij al voor je gedaan!


4. Weg met de archiefkast (en printer)!

Heb je de processen gedigitaliseerd? Dan komt de leukste stap: de printers en archiefkasten de deur uit! Klap alle ordners open, leg de documenten onder de scanner en zorg dat ze netjes in het digitale dossier worden opgeslagen. Direct bij de juiste klant en misschien ook wel direct beschikbaar voor jouw klant op zijn klantportal.

Vergeet vooral niet je printer de deur uit te doen, of in ieder geval te verstoppen. Want digitaal werken bereik je alleen als jouw collega ook echt geen mogelijkheid meer heeft om te printen.

Uit ervaring: het inscannen van documenten is een ideale zomerbaan voor een student. Let wel even op vertrouwelijke gegevens.


Evalueer je worklows

5. Volgende stap? Automatiseren!

Nu je digitaal werkt (in één database), kun je een waardevolle vervolgstap zetten: automatiseren. Bedenk bij alles wat je doet: zou dit automatisch kunnen? Als een nieuwe medewerker in dienst komt, kan het systeem automatisch allemaal taken generen. Een laptop aanvragen? Dat kan het systeem ook. Gegevens overkloppen? Dat moet je niet willen.



Praktijkvoorbeeld: inkopen

Hoe ziet digitaal inkopen er in de praktijk uit?


Niemand weet beter hoeveel rolletjes verband op voorraad zijn dan het ziekenhuis. De medewerker scant zelf welke producten nodig zijn en de producten worden volledig digitaal besteld en betaald. Stel je voor dat dit allemaal nog op papier zou gaan. 

Bekijk de video van het Gelre Ziekenhuis.



Praktijkvoorbeeld: Aanmaningen

Aanmaningen kan je automatiseren


GVT Group of Logistics was veel tijd kwijt aan het consequent versturen van aanmaningen. Het oude systeem werkte niet goed. Nu hebben ze dit volledig geautomatiseerd in een ander systeem en krijgen ze verschillende signalen als er dan toch iets misgaat. Eenmalig investeren bespaart ze dus tijd.

Benieuwd naar het hele verhaal van GVT?


Meer over dit onderwerp

Digitalisering - automatisering - klaar voor de toekomst

Digitalisering, automatisering - ben jij klaar voor de toekomst? (longread)

Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Een van grootste uitdaging is om de bedrijfsprocessen efficiënt in te richten en je organisatie future proof te maken. Digitalisering heeft een grotere impact dan je denkt.

Magazine digitaal werken

#DigitaalWerken - Benut jij al alle kansen van digitalisering? (magazine)

Het magazine #DigitaalWerken bevat 8 inspirerende artikelen over digitalisering. Hoe ga je om met weerstand? Hoe ga je om met privacy en welke kansen biedt digitalisering? Met de Hoe digitaal werk jij scan weet je precies hoe jouw bedrijf ervoor staat.

Digitalisering biedt inzicht


Digitaal werken levert data op. En wanneer je data samenbrengt in een dashboard krijg je stuurinformatie. Zo geeft digitalisering bijvoorbeeld inzicht in de doorlooptijd van processen. Maar wat dacht je van openstaande debiteuren, forecasts en je omzet? Een dashboard geeft het realtime weer. Dit was niet mogelijk zonder digitalisering.

Dashboards in de workflow software van AFAS

Een voorbeeld van een dashboard in de software van AFAS.

Met de BI-dashboards toon je alle belangrijke data uit de software van AFAS op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. Door deze informatie inzichtelijk te maken, kun je beter sturen op het resultaat. Bovendien kun je inzoomen op de gegevens en filteren op de informatie die je wil zien. Business Intelligence is een standaardonderdeel van onze software en direct klaar voor gebruik. Geen meerkosten dus!

Digitaliseren met AFAS


Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP-systeem ontwikkeld, waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt, je gaat digitaal werken en kunt je zorgeloos richten op je kerntaken!

Je wordt snel op weg geholpen, doordat we alvast een hoop veelvoorkomende bedrijfsprocessen klaar hebben staan voor gebruik. Op basis van de best practices uit jouw branche kun je aan de slag.

Neem contact op!

Succesmanager

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak een afspraak!


Download de brochure 

Bij digitalisering hoort software die je helpt. Wil je meer weten over AFAS Software? Download dan de brochure.