Proces-automatisering: de volgende stap voor je bedrijf


Ben je een groot deel van je tijd kwijt aan steeds terugkerende werkzaamheden? Stel je eens voor dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse taken niet iedere keer opnieuw hoeft te doen. Hoeveel tijd zou je dan over hebben voor je kerntaken? Juist, heel veel. Misschien is het tijd voor verandering.

Proces-automatisering zorgt voor structuur en tijdwinst – en dat is nog lang niet alles. Door standaardisatie gaat de kwaliteit van processen ook omhoog. Daarnaast verklein je de kans op fouten. Als processen automatische verlopen, hoef je je geen zorgen meer te maken dat je een stap overslaat of iets vergeet te doen.

Het automatiseren van bedrijfsprocessen is essentieel voor het bedrijf van de toekomst. Wij vertellen alle ins en outs van het automatiseren van je bedrijfsprocessen.


Definitie bedrijfsproces

Een bedrijfsproces kan worden gedefinieerd als “een geordende bundeling van menselijke activiteiten in relatie tot de productie van goederen en/of diensten.” In de werkelijkheid is een bedrijfsproces vaak minder geordend dan op papier. Daarnaast gebeurt het steeds vaker dat een bedrijfsproces niet door mensen wordt uitgevoerd. Bedrijven zetten meer in op het automatiseren van processen.

Definitie automatisering

De definitie van automatisering is als volgt:

“Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines of computers en computerprogramma's.”

Het werk dat mensen eerst deden, wordt na automatisering door machines en computers gedaan. Logische processen met duidelijke regels zijn bij uitstek geschikt om te automatiseren. Voorbeelden van logische kantoorprocessen zijn verlofregistratie, voorraadbeheer en een in-dienst-proces.

Definitie proces-automatisering

Door de betekenissen van proces en automatisering te verbinden, kunnen we een uitgebreide definitie voor proces-automatisering destilleren:

“Proces-automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines of computers en computerprogramma’s, in een geordende bundeling van activiteiten in relatie tot de productie van goederen en/of diensten.”

Oftewel: met proces-automatisering neem je je medewerkers terugkerende taken uit handen.

De voordelen van automatisering

Als je processen standaardiseert en automatiseert, krijgen medewerkers meer gedaan in minder tijd, doordat repeterend (administratief) werk verdampt. Vaak kan het niet meer uit om ieder proces handmatig te doorlopen. Dit kost zeeën van tijd en dus geld. Nieuwe technieken en innovaties werken veel efficiënter.

Een machine of softwaresysteem heeft het nooit te druk om de volgende stap in het proces te voltooien. Medewerkers soms wel. Als je een softwarepakket processen laat overnemen, hebben medewerkers meer tijd voor de menselijke en strategische kant van hun werk.

Een ander voordeel van automatisering is dat een geautomatiseerd proces minder foutgevoelig is. Fouten maken is menselijk. Als je processen automatiseert in een softwareprogramma, zie je het aantal fouten in je bedrijf omlaag gaan. Met een automatisch proces worden bijvoorbeeld bevestigingsmails en facturen verstuurd zonder dat iemand er omkijken naar heeft en wordt de werktelefoon voor nieuwe medewerkers altijd op tijd aangevraagd.

Eerst digitaliseren, dan automatiseren

Voordat je kunt automatiseren, moet je eerst je bedrijfsprocessen digitaliseren. Automatiseren gaat lastig als alles nog in archiefkasten staat.

Breng je huidige processen in kaart, zodat je weet wat er allemaal loopt binnen de organisatie.

Werk daarna je processen verder uit en kijk hoe je ze kunt digitaliseren.

Tip: zoek tegelijkertijd uit waar het efficiënter kan, dan kun je dat ook doorvoeren en sla je twee vliegen in één klap. Voorkom een as-is-implementatie, waarbij je de oude processen die je had, weer nabouwt in een nieuw systeem. Je kunt beter direct verbeteringen doorvoeren. Daarvoor is het proces van digitalisatie en automatisering bij uitstek geschikt.

Als je in kaart hebt gebracht welke processen er zijn en hoe je ze kunt digitaliseren, ben je klaar om daadwerkelijk de stap naar automatisering te zetten. Er zijn veel systemen die gedigitaliseerde processen direct kunnen automatiseren. Zoek naar software die bij je bedrijf en bedrijfsprocessen past.

Waarschijnlijk is het een aardige klus om je papierwerk te digitaliseren. Houd in gedachten dat je straks enorm veel tijd en geld bespaart doordat alles eenvoudig, snel en door iedereen te vinden is. Heb je alles gedigitaliseerd? Voor een snelle overgang haal je de meeste – of alle – printers van de afdelingen af. Zo wennen medewerkers direct aan werken zonder papier.

Tip: papierwerk digitaliseren is een ideale vakantiebaan voor studenten of scholieren.

VROUW BRIL

Automatisering en medewerkers

De kans bestaat dat je medewerkers eerst hun hakken in het zand zetten. Want als je gaat automatiseren, blijft er dan nog wel werk voor hen over? Natuurlijk. Sterker nog: ze zullen er blij mee zijn. Ze hoeven zich niet meer bezig te houden met het invoeren van gegevens en het heen en weer mailen naar klanten.

Een voorbeeld: waarom zou een HR-medewerker zijn of haar tijd moeten steken in het steeds weer aanvragen van benodigde zaken voor nieuwe medewerkers? Bij een of twee nieuwe mensen is dat niet zo’n ramp, maar in een groter bedrijf loopt dit aantal al snel op. Door dit soort processen te automatiseren, kan de HR-afdeling zich eindelijk weer richten op kerntaken.

Het is wel belangrijk om je medewerkers mee te nemen in de verandering. Door tijdig informatie te delen en trainingen te geven, kun je medewerkers laten wennen aan een nieuwe werkwijze. Daarnaast is het aan te raden om tijd te steken in de groep enthousiastelingen – mensen die begrijpen dat verandering nodig is en zin hebben om ermee aan de slag te gaan. Informeer deze mensen vroegtijdig en probeer hen aan jouw kant te krijgen. Dan kunnen ze je helpen met het meekrijgen van de twijfelaars.


Automatiseren met standaardsoftware

Als je alles hebt gedigitaliseerd, kun je de boel automatiseren. Ga al je processen na en bedenk welke automatisch kunnen worden uitgevoerd. Dat zijn er vaak meer dan je denkt. Als je bedrijfsprocessen automatiseert met behulp van één ERP-systeem, komen alle essentiële bedrijfsprocessen samen in een systeem. Daardoor is alle informatie altijd vanuit één database op te halen. En doordat al die informatie is gekoppeld, kunnen dagelijkse processen worden geautomatiseerd.

zo werkt een erp systeem in de praktijk - afas software

Maar hoe doe je dat precies? Procesautomatisering gaat het eenvoudigst met workflows. Deze werkpatronen zorgen dat processen altijd verlopen volgens een vaste structuur en veranderbare stappen.

Workflows

Voorbeelden van automatiseren met workflows

Workflows zorgen ervoor dat taken die normaal door verschillende medewerkers worden gedaan, automatisch verlopen. Om de impact van automatisering van bedrijfsprocessen te begrijpen, laten we zien wat er allemaal gebeurt bij één specifiek HR-proces.

Stel, een medewerker krijgt een nieuwe functie. De leidinggevende start een bestaande workflow op. Hiermee laat hij of zij het systeem weten dat een medewerker een andere functie krijgt. Het systeem start verschillende automatische flows. Bijvoorbeeld: 

  1. Er gaat een flow naar salarisadministratie, zodat het salaris wordt aangepast. 
  2. Een andere flow gaat van HR naar de medewerker. Hierin staat de omschrijving van de nieuwe functie en het nieuwe contract. Dat moet digitaal worden ondertekend en teruggestuurd. 
  3. De toegangsrechten worden automatisch aangepast, zodat de medewerker bij de juiste processen en projecten kan.

Dit is nog maar een greep uit alle automatische processen die aan een nieuwe functie hangen. We hebben het nog niet eens gehad over flows voor de automatische aanvraag van een bedrijfstelefoon, of het automatisch aanpassen van vrije dagen die opgebouwd worden. Je lost hier meer knelpunten mee op dan je van tevoren misschien denkt.

Je begrijpt wel: automatisering scheelt veel medewerkers veel tijd. Tijd die ze kunnen steken in hun kerntaken. 

ERP-software heeft meestal standaard workflow-templates. Je kunt natuurlijk ook zelf workflows bouwen of aanpassen, zodat ze beter bij je organisatie passen. Wil je bijvoorbeeld iedere verlofaanvraag onder de 8 uur automatisch goedkeuren? Dan kan dat.

Voorbeeld workflow van het digitaal ondertekenen van een arbeidscontract

Voorbeeld workflow digitaal ondertekenen arbeidscontract

Administratie automatiseren

Proces-automatisering en het werken met workflows heeft veel voordelen. Vooral het administratieve werk vermindert door digitalisering en automatisering. Je administratie digitaal bijhouden is stukken overzichtelijker dan op de ouderwetse manier. Zeg maar dag tegen je archiefkasten, Excel-lijsten en de vraag of je wel de laatste versie hebt. Door je administratie te automatiseren, werkt iedere afdeling veel efficiënter.

Wanneer je gehele administratie online in het systeem staat, kan iedereen er altijd bij. Doordat data centraal wordt opgeslagen, hebben medewerkers altijd toegang tot de meest up-to-date informatie. Digitale administratie betekent dat je nooit meer hoeft te zoeken naar de laatste documenten, bonnen en facturen. Alle gegevens staan netjes geordend in het systeem.

Als je online administratie vervolgens ook nog eens automatiseert, scheelt dat enorm in de hoeveelheid repetitief werk. Administratief werk dat normaal door medewerkers moet worden gedaan, verloopt nu automatisch. Door de workflows goed te benutten, heb je dus niet alleen online boekhouding, maar ook automatische boekhouding. Administratie kan eindelijk écht overzichtelijk zijn!


Voorbeelden van geautomatiseerde processen in je bedrijf

Als je eenmaal besloten hebt dat je processen wilt automatiseren, kun je vast wel wat inspiratie gebruiken. Welke processen laat je automatisch verlopen? Hieronder noemen we een aantal voorbeelden, zodat je een idee krijgt van de mogelijkheden.

Geautomatiseerde salarisadministratie

Financiële administratie, waaronder loonadministratie, is bij uitstek geschikt om te automatiseren. Het gaat namelijk om standaardprocessen waarbij je toch vaak te maken krijgt met afwijkende situaties, zoals declaraties of wijzigingen in al verloonde periodes. Dit zorgt ervoor dat de salarisadministratie een arbeidsintensief proces kan zijn. Met geautomatiseerde loonadministratie-software bespaar je zeeën van tijd.

Declaraties kunnen bijvoorbeeld automatisch worden verwerkt in het salaris. Wijzigingen in al verloonde periodes hoef je niet meer handmatig te berekenen en aan te passen. Daarvoor heb je TWK-berekeningen (terugwerkende-kracht-berekeningen). 

Een bijkomend voordeel hiervan is dat je nu zelf de salarisadministratie kunt doen, in plaats van dat je het moet uitbesteden.

Projectadministratie automatiseren

Met het automatisch beheren en factureren van projecten voorkom je een hoop kopzorgen. Vooral als je allerlei projecten tegelijkertijd hebt lopen, kunnen medewerkers het overzicht kwijtraken, met alle gevolgen van dien. Het automatiseren van de projectadministratie zorgt ervoor dat processen weer soepel verlopen.

Als je de projectadministratie in een geïntegreerd systeem hebt staan, hebben projectmedewerkers altijd de actuele projectgegevens voor zich. Projectmanagers krijgen meer inzicht in de lopende projecten. En ook de urenverantwoording wordt keurig geborgd.

De projectfacturatie kan prima automatisch worden geregeld. Vooral als je met veel verschillende soorten projecten te maken hebt, is dat ideaal. Je kunt bijvoorbeeld in de software aangeven of de klant een vaste prijs krijgt, of dat je maandelijks een voorschot factureert. Dan wordt daar tijdens de automatische projectfacturatie rekening mee gehouden. En loopt een abonnement bijna af? Als je wilt, krijg je daar een melding van. 

Automatiseren van ordermanagement

Er hangen heel veel processen aan ordermanagement. Daardoor loop je het risico dat medewerkers het grotere geheel niet meer overzien. Wanneer je te laat inkoopt of een order niet op tijd verstuurt, kan dat grote gevolgen hebben. Als je processen in je ordermanagement automatiseert, gaat het bijna allemaal vanzelf. 

Zo heb je met ordermanagement-software altijd actueel inzicht in je voorraad en prijzen en kortingen bij leveranciers. Als je een order de deur uitstuurt, kun je een signaal krijgen wanneer je binnen drie dagen geen orderbevestiging hebt. En krijg je een order van een klant? Dan wordt die automatisch verwerkt. 

Efficiënter werken met geautomatiseerde bedrijfsprocessen

Naast deze drie voorbeelden zijn er nog talloze processen te automatiseren, waaronder het verwerken van informatieaanvragen, werving & selectie en facturatie. Je kunt zelfs automatisch een cadeautje laten sturen als iemand een jaar lang klant is. De geautomatiseerde processen kunnen geheel naar jouw organisatie worden gevormd. Niks stug en verwarrend, maar flexibel en overzichtelijk. Met dashboards maak je je processen inzichtelijk en overzichtelijk en kun je de kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) goed in de gaten houden.

Tip: begin met eenvoudige processen met weinig uitzonderingen. Zo maak je het jezelf makkelijk, kan iedereen eraan wennen en begin je met een succesverhaal. Als je als eerste een ingewikkeld proces met allemaal haken en ogen probeert te automatiseren, is de kans groot dat niet iedereen het begrijpt.

Automatisering is een grote verandering in je organisatie. We weten zeker dat je er veel plezier aan gaat beleven. Processen verlopen inzichtelijker en efficiënter. Er worden minder fouten gemaakt. Medewerkers kunnen eindelijk écht hun talenten ontdekken, ontwikkelen en inzetten. Een win-win-win-situatie.

Wanneer start jij met automatiseren?

Automatiseer je bedrijfsprocessen met AFAS Software


Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet systeem ontwikkeld, waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt superefficiënt en kunt je zorgeloos richten op je kerntaken!


Meer lezen?

Digitalisering, automatisering

Ben jij klaar voor de toekomst?


Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Als ondernemer of manager van de afdeling IT, HR, Applicatiebeheer of Control is het je grootste uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. En nee, deze longread gaat niet over AI, Machine Learning of Blockchain. Hier kun je vandaag mee aan de slag.


Maatwerk of standaard?

Maak een verstandige keuze!


Is jouw organisatie ook uniek? Maak je van elk bedrijfsproces een feestje? En heeft de consultant van je huidige softwareleverancier een vaste parkeerplek bij jou voor de deur? Zomaar een aantal vragen die we in deze longread met je behandelen. In deze longread nemen we je mee langs de voor- en nadelen van maatwerk en standaardsoftware.