Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

 

In eerste instantie denk je misschien: dit blog is niet voor mij. Mijn organisatie besteedt de salarisadministratie uit en dat is voor ons de beste optie. Maar is dat wel zo? In dit blog vind je de voor- en nadelen van salarisadministratie uitbesteden en zelf doen. Ook praten we je bij over twee belangrijke trends op dit gebied. Zo bepaal jij welke optie nu echt het beste bij je past.

Waarom je een salarisadministratie moet bijhouden

Salarisadministratie is het proces van het (op tijd) betalen van salaris aan je werknemers. Je stelt het brutoloon en nettoloon vast, waarbij je rekening houdt met loonheffingen, overige aftrekposten en onkostenvergoedingen. Intussen zorg je ook dat alle administratie voldoet aan de geldende pensioen- en CAO-regels. Een omvangrijk administratief proces dus.

Waarom je een salarisadministratie moet bijhouden

Als werkgever ben je verplicht een salarisadministratie bij te houden. Met loonadministratie krijgt de Belastingdienst inzicht in de loonbetalingen aan je medewerkers. Als organisatie heb je de volgende mogelijkheden:

  • Je kunt de salarisadministratie zelf doen 
  • Je kunt de hele salarisadministratie outsourcen 
  • Je kunt kiezen voor payrolling (en ook dat hele proces kun je zelf doen of uitbesteden)

Besteed je op dit moment de salarisadministratie uit en twijfel je over het intern regelen ervan? Met handige software kunnen oude, ingeslepen gewoonten vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter worden. Maar je moet er wel lef voor hebben. Het is namelijk best lastig om je vaste manier van werken te veranderen. “We doen dat al jaren zo en dat werkt toch prima?” Hoog tijd voor een vergelijking tussen je opties.

Optie 1: salarisadministratie uitbesteden

Veel bedrijven outsourcen hun complete salarisadministratie. Bijvoorbeeld omdat er te weinig kennis in huis is van het proces en de actuele wet- en regelgeving eromheen. Of door een gebrek aan tijd, voor zowel de administratie zelf als voor het beantwoorden van loongerelateerde vragen van medewerkers.

Voordelen van salarisadministratie uitbesteden  

Door je salarisadministratie uit te besteden, bespaar je tijd. Je hoeft je niet te verdiepen in de wet- en regelgeving die bij het voeren van een salarisadministratie hoort. De regels veranderen voortdurend en het kost veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven. 

Wanneer je de administratie uitbesteedt omdat je te weinig kennis in huis hebt, is een groot voordeel dat medewerkers met hun vragen bij het administratiekantoor terecht kunnen.

Een ander voordeel van het outsourcen van de salarisadministratie is dat je de verantwoordelijkheid uit handen geeft. Vanaf nu is het administratiekantoor verantwoordelijk voor een correcte salarisadministratie. Dit betekent minder risico op fouten of zelfs boetes van de Belastingdienst.

Als je samenwerkt met een goed administratiekantoor, loopt je administratie als een geoliede machine. De loonstroken worden iedere maand keurig aangeleverd en je hoeft niet te checken of alle mutaties kloppen. 

De nadelen van de loonadministratie uitbesteden

‘Tijd is geld’ is een bekend gezegde. Toch kun je soms beter tijd aan iets besteden dan er geld aan uitgeven. Het is een open deur, maar een nadeel van het uitbesteden van salarisadministratie is dat het geld kost.

Salariskantoren vragen meestal een opstarttarief om medewerkersgegevens in te voeren en je je “eigen” online omgeving te creëren. Daarna betaal je een vast bedrag per medewerker per maand of per salarisstrook. Hoe meer medewerkers in dienst, des te hoger de kosten.

Salarisadministratie uitbesteden, betekent ook een deel van de controle uit handen geven. Dit administratieve proces kan tot belangrijke inzichten leiden. Je bent vaak minder goed op de hoogte wanneer je de salarisadministratie uitbesteedt in plaats het intern te regelen.

De grootste deceptie van het uitbesteden van de loonadministratie is dat je er nog steeds werk van hebt. Tenminste, als je niet met software werkt of je HR-processen maar gedeeltelijk hebt geautomatiseerd. De HR-afdeling moet nog steeds iedere maand de urenstaten checken, accorderen en medewerkers vragen om hun uren in te vullen als ze dit niet hebben gedaan.
 

Optie 2: salarisadministratie zelf doen

Voorheen kozen veel bedrijven voor outsourcing omdat het simpelweg de makkelijkste optie was. Voor deze organisaties ligt het keuzemoment ver in het verleden: de keuze werd gemaakt bij het aannemen van de eerste medewerker. Er waren weinig alternatieven en het voeren van een salarisadministratie was een tijdrovende klus. 

Maar times are changing! Mede door software(ontwikkelingen) doen steeds meer bedrijven hun salarisadministratie zelf. Loonadministratie is intussen makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter dan het uitbesteden ervan.

Trends en ontwikkelingen op het gebied van salarisadministratie

Voordat we de voor- en nadelen behandelen van het zelf doen van loonadministratie, benoemen we twee belangrijke ontwikkelingen: E-HRM en ESS.

Trend 1: E-HRM

E-HRM staat voor Electronic Human Resource Management. Dit houdt in dat software en internettechnologie jouw HR-activiteiten, waaronder salarisadministratie vaak valt, ondersteunen. Hoe? Door processen te koppelen en te automatiseren, zoals de salarisadministratie en je boekhoudpakket. Dan worden alle loonjournaalposten bijvoorbeeld automatisch in de boekhouding verwerkt. Diverse softwareleveranciers bieden totaaloplossingen waarbij zowel de financiële boekhouding als de salarisadministratie in één pakket zit.

Uit onderzoek door hoogleraar bestuurskunde Bram Steijn van de Erasmus Universiteit blijkt zelfs dat E-HRM maar liefst bijna acht ton kan besparen en het ziekteverzuim met 25% kan verminderen bij een bedrijf met duizend medewerkers.

Lees ook: 10 taken die je als HR-professional niet zelf meer hoeft te doen

Trend 2: Employee Self Service (ESS)

Employee Self Service (ESS) is een mooi voorbeeld van procesoptimalisatie. ESS is ontstaan vanuit de gedachte dat het efficiënter is om medewerkers zelf hun personeelsgegevens te laten inzien en aanpassen. Zo zijn HR-medewerkers minder bezig met simpele, maar tijdrovende handelingen als het doorvoeren van een adreswijziging, het wijzigen van een bankrekeningnummer, het inplannen van verlof en het insturen van declaraties. Dankzij software met ESS kan de HR-afdeling zich weer focussen op de medewerkers.

Lees ook: 10 taken die je als HR-professional niet zelf meer hoeft te doen.

Door gebruik te maken van integraties en door software aan elkaar te koppelen, kunnen er nog meer processen worden geautomatiseerd. Zo kun je de salarisadministratie koppelen aan je boekhoudpakket. Dan worden alle loonjournaalposten automatisch in de boekhouding verwerkt. Er zijn diverse softwareleveranciers die een totaaloplossing bieden met zowel de financiële boekhouding als de salarisadministratie in één pakket.

Voordelen van salarisadministratie zelf doen

Overzicht, inzicht, geldbesparing en mogelijkheden. Vier termen die iedere organisatie als muziek in de oren moeten klinken. 

Het is te simpel om te zeggen dat je geld bespaart door met salarisadministratie-software zelf de loonadministratie te doen. We zeggen liever dat je geen geld meer hoeft uit te geven aan een salariskantoor. Per medewerker scheelt dit een kostenpost van honderden euro’s op jaarbasis. Wel moet je de software nog aanschaffen en kost het traject implementatietijd.

Door gebruik te maken van software, bespaar je uiteindelijk wel degelijk geld en tijd. Met slimme softwareoplossingen automatiseer je tijdrovende processen. Neem salarisberekening. Het uiteindelijke salaris dat een medewerker ontvangt, wordt door diverse factoren beïnvloed. Vroeger berekende je mutaties als declaraties en verlofaanvragen handmatig. Met software, en bijvoorbeeld ESS, kun je dit hele proces automatiseren. Van het invoeren van mutaties tot een automatisch controle op de salarisverwerking.

Ook minimaliseert software de kans op fouten. Foutieve gegevens worden niet zomaar overgenomen en ook de salarisberekening is geautomatiseerd. 

Door de loonadministratie intern te regelen met behulp van de juiste software, blijf je als organisatie meer betrokken en houd je een beter overzicht dan wanneer je elke maand een rapport ontvangt van het salariskantoor.

Nadelen van salarisadministratie zelf doen

 

Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn: tijd en geld besparen én een goed overzicht bewaren. Toch heeft salarisadministratie ook nadelen. Het vraagt vooral veel tijd en kennis.

Laten we beginnen met de tijdsinvestering. Het zelf bijhouden van een salarisadministratie kost tijd. Tijd om gegevens te verwerken en tijd om up-to-date te blijven op het gebied van wet- en regelgeving. En al die automatisering waar we het over hadden? Die zorgt toch voor tijdsbesparing? Ja, dat klopt. Maar vergeet niet dat het tijd kost om de juiste software te kiezen. Vervolgens kost het veel tijd om die software succesvol te implementeren. Medewerkers hebben training en oefening nodig om goed met de software te kunnen werken. Pas als alles goed op de rit staat, ga je tijd besparen.
 

 

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden: zo maak jij de keuze

Welke keuze je qua salarisadministratie ook maakt, uiteindelijk moet deze leiden tot een lagere administratieve werkdruk. Voor zowel zelf doen als uitbesteden valt iets te zeggen. 

Ligt de focus in jouw onderneming op digitalisering? Onderzoek je de mogelijkheden om bedrijfsprocessen verder te digitaliseren? Dan raden we je aan om de salarisadministratie zelf te gaan doen. Met slimme software en ESS (Employee Self Service) is dat een stuk makkelijker. Integraties met andere softwarepakketten zorgen voor de volgende stap in je digitaliseringstraject. 

Kies je niet voor digitalisering? Zie je automatisering niet zitten? Dan kun je misschien beter de salarisadministratie uitbesteden. Dit zorgt op korte termijn voor tijdswinst, plus je bent in een keer af van de loonadministratie. Je kunt je focussen op je organisatie. 

Ons advies: neem digitalisering serieus. En kijk verder dan puur het uitbesteden of zelf doen van de loonadministratie. Want door digitalisering is er steeds meer mogelijk. Dat geldt voor loonadministratie net zo goed als voor alle andere administratieve processen binnen je organisatie. En die mogelijkheden nemen alleen maar toe.

 

De salarisadministratie zelf doen?

Maandelijks krijgen meer dan 2,7 miljoen Nederlanders hun loonstrook via de software van AFAS. Met onze software kan je zelf de salarisadministratie doen. Dankzij de integratie met HRM, alle wet- en regelgeving in de software, de ondersteuning van meer dan 200 cao's en diverse automatische controles op je salarisadministratie wordt de salarisverwerking een efficiënt proces.