Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?


Mist jouw organisatie kansen op het gebied van HRM?


In eerste instantie zal je denken: deze blog is niet voor mij. Mijn organisatie doet al jaren de salarisadministratie uitbesteden en dat is voor ons de beste optie. Maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn.


Als HR-manager of salarisadministrateur ben je constant op zoek naar kansen en mogelijkheden om het HRM-proces te optimaliseren. Je wilt het beste voor je organisatie en medewerkers. Technische innovaties, trends, en ontwikkelingen in de markt zorgen voor meer efficiency en meer werkgeluk onder de medewerkers.

Vaak loont het de moeite om simpele HR-processen te heroverwegen en de mogelijkheden te onderzoeken. Met nieuwe software en technieken kunnen oude, ingeslepen gewoonten vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter worden. Daar moet je wel lef voor hebben, want het kan moeilijk zijn je eigen gewoonten kritisch onder de loep te nemen (“Dat doen we al jaren zo en dat werkt toch prima?”). In deze blog vertellen we over de mogelijkheden en de voor- en nadelen van de keuze die je maakt: salarisadministratie zelf doen of uitbesteden.

Waarom je een salarisadministratie moet bijhouden

Elke werkgever is verplicht een salarisadministratie bij te houden. Met de loonadministratie stel je de belastingdienst in staat om inzicht te krijgen in de loonbetalingen aan je medewerkers. 

Als organisatie heb je de volgende mogelijkheden om een loonadministratie bij te houden:

  • Je kunt de salarisadministratie zelf doen 
  • Je kunt de hele salarisadministratie outsourcen 
  • Je kunt kiezen voor payrolling (en ook dat hele proces kun je zelf doen of uitbesteden)

Voor organisaties met meer dan 10 medewerkers lijkt de keuze complexer dan wanneer je je eerste medewerker aanneemt. Maar juist voor grotere organisaties bieden nieuwe technieken en software veel kansen. Omdat de mankracht al aanwezig is, kan de rol van de HR-manager verschuiven van uitvoerend naar controlerend. Je hoeft niet langer alle informatie in te voeren, maar krijgt meer ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, loopbaanbegeleiding en coaching.

ESS: een van de belangrijkste maatschappelijke trends binnen het HRM-werkgebied

Employee Self Service (ESS) is ontstaan vanuit de gedachte dat het efficiënter is om medewerkers zelf hun personeelsgegevens te laten inzien en aanpassen. Zo is de HR-afdeling minder bezig met simpele, maar tijdrovende handelingen als het doorvoeren van een adreswijziging, het wijzigen van een bankrekeningnummer, het inplannen van verlof en het insturen van declaraties. Door software die ESS mogelijk maakt, kan de HR-afdeling zich weer focussen op de medewerkers.

Lees ook: 10 selfservicetaken die medewerkers zelf kunnen oppakken

Loonadministratie uitbesteden

Voor veel bedrijven is het outsourcen van de complete salarisadministratie een logische keuze. Er is bijvoorbeeld te weinig kennis van wet- en regelgeving in huis om de loonadministratie zelf te doen. Ook een gebrek aan tijd is een veelgehoord probleem. Er is niet alleen te weinig tijd om de administratie te voeren, maar ook te weinig tijd om loongerelateerde vragen van medewerkers te beantwoorden. Grotere organisaties die beschikken over een eigen HR-medewerker of HR-afdeling, zetten hun HR-kennis liever in ten behoeve van recruitment en talentmanagement.

Voordelen salarisadministratie uitbesteden

De voordelen van het uitbesteden van de loonadministratie 

Het grootste voordeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is tijdbesparing. Je bent van alle rompslomp af en je hoeft je niet te verdiepen in de wet- en regelgeving die bij het voeren van een salarisadministratie hoort. De regels veranderen voortdurend en het kost veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven. 

Wanneer je de administratie uitbesteedt omdat je te weinig kennis in huis hebt, is een groot voordeel dat medewerkers met hun vragen bij het administratiekantoor terecht kunnen.

Nog een voordeel van het outsourcen van de loonadministratie is dat je de verantwoordelijkheid uit handen geeft. Het administratiekantoor heeft de kennis en ervaring en is verantwoordelijk voor een correcte salarisadministratie. Je perkt het risico op boetes van de belastingdienst dus in door de administratie uit te besteden. Let op: het is belangrijk dat je hier goede afspraken over maakt met je administratiekantoor.

Als je samenwerkt met een goed administratiekantoor, loopt je loonadministratie als een geoliede machine. De loonstroken worden iedere maand keurig aangeleverd en je hoeft niet te checken of alle mutaties kloppen.

Nadelen salarisadministratie uitbesteden

De nadelen van de loonadministratie uitbesteden

Een bekend gezegde is: “Tijd is geld”, maar soms kun je ergens beter tijd aan besteden dan er geld aan uitgeven. Het is een open deur, maar een nadeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is dat het geld kost. 

De meeste salariskantoren vragen een opstarttarief om de gegevens van de medewerkers in te voeren en om je “eigen” online omgeving te creëren. Daarna betaal je een vast bedrag per medewerker per maand of per salarisstrook. Hoe meer medewerkers je in dienst hebt, hoe duurder het uitbesteden dus wordt. 

Wanneer je ervoor kiest om de salarisadministratie uit te besteden moet je je realiseren dat je ook een deel van de controle uit handen geeft. De loonadministratie is een essentieel onderdeel van je organisatie en kan belangrijke inzichten geven. We willen niet zeggen dat je het inzicht kwijt bent als je de administratie uitbesteedt, maar je kunt sneller het gevoel kwijtraken. Als je elke maand zelf de salarisadministratie invoert, ben je je meer bewust van de stand van zaken dan wanneer je elke maand een snelle blik op de rapportage werpt.

Voor organisaties die graag het heft in eigen hand houden kan het een nadeel zijn dat je altijd afhankelijk bent van een derde partij. Je geeft een belangrijk proces uit handen en je hebt weinig invloed op de gang van zaken, ook is het niet vanzelfsprekend dat je op ieder moment toegang hebt tot alle beschikbare data en analyses.

De grootste deceptie van het uitbesteden van de loonadministratie is dat je er nog steeds werk van hebt. Dat wil zeggen: als je niet met software werkt of als je de HR-processen van je organisatie maar gedeeltelijk hebt geautomatiseerd zal je er, zelfs als je de loonadministratie hebt uitbesteed, nog steeds werk van hebben. De HR-afdeling zal nog steeds iedere maand de urenstaten moeten checken, accorderen en medewerkers moeten vragen om uren in te vullen wanneer ze dit niet hebben gedaan. 

Loonadministratie zelf doen

Laten we vooropstellen dat loonadministratie geen rocket science is. Veel bedrijven hebben gekozen voor outsourcing van de loonadministratie, omdat dit vroeger de makkelijkste optie was. 

Voor veel grote organisaties ligt het keuzemoment ver in het verleden: de keuze is gemaakt toen de eerste medewerker werd aangenomen. Er waren weinig alternatieven en het voeren van een salarisadministratie was een tijdrovende klus. Maar times are changing!

Sommige organisaties besteden veel aandacht aan het door-ontwikkelen van HR-processen, terwijl andere organisaties dit minder belangrijk vinden. Het kan dus zijn dat je belangrijke ontwikkelingen hebt gemist. Er zijn veel mogelijkheden om de loonadministratie zelf te doen. En dat op een manier die makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter is dan het uitbesteden van de loonadministratie. Toegegeven, daar moet je wel lef voor hebben, want het kan moeilijk zijn je eigen gewoonten kritisch onder de loep te nemen.

Voordelen salarisadministratie zelf doen

De voordelen van de loonadministratie zelf doen

Overzicht, inzicht, geldbesparing en mogelijkheden. Vier termen die iedere organisatie als muziek in de oren moeten klinken. 

Het is iets te simpel om te zeggen dat je geld bespaart door zelf de loonadministratie te doen. We zeggen liever dat je geen geld hoeft uit te geven aan een salariskantoor. Per medewerker scheelt dit een kostenpost van honderden euro’s op jaarbasis. We hebben het liever over “geen geld uitgeven” omdat je wel degelijk eigen tijd gaat investeren of een HR-medewerker in dienst hebt. Hoogstwaarschijnlijk moet je ook software aanschaffen. 

Door gebruik te maken van software, kun je echt geld en tijd besparen. Met slimme softwareoplossingen kun je tijdrovende processen automatiseren. Het uiteindelijke salaris dat een medewerker ontvangt, wordt door diverse factoren beïnvloed. Vroeger moest je deze mutaties handmatig berekenen. Denk aan het verwerken van declaraties en verlofaanvragen. Dit hele proces wordt nu geautomatiseerd, van het invoeren van mutaties tot een automatische controle op de salarisverwerking. 

De software maakt het maken van fouten bijna onmogelijk, foutieve gegevens worden niet overgenomen en ook de salarisberekening is geautomatiseerd. 

Door de loonadministratie zelf te doen, houd je inzicht in je grootste kostenpost: je medewerkers. Je weet precies hoe veel uren er worden gemaakt en tegen welke kosten je medewerkers op de werkvloer staan. Het overzicht bewaren noemden we eerder in dit blog als belangrijk punt. Als je elke maand zelf de salarisadministratie doet, blijf je als organisatie meer betrokken en houd je een beter overzicht dan wanneer je elke maand een rapport ontvangt van het salariskantoor.

Mogelijkheden E-HRM en softwareontwikkelingen

Mogelijkheden door E-HRM en nieuwe softwareontwikkelingen

Zelfs als je besluit om de salarisadministratie zelf te doen, sta je er niet alleen voor. Innovatieve software ondersteunt organisaties bij het verbeteren en optimaliseren van HRM-processen. E-HRM staat voor Electronic Human Resource Management en dit houdt in dat HR-activiteiten binnen een organisatie worden ondersteund door software en internettechnologie. Door E-HRM wordt de administratieve last van de HR-afdeling verlaagd zodat HR zich kan focussen op wat er echt toe doet: de medewerkers. 

Lees ook: Wat is E-HRM?

Om je een voorbeeld te geven van de mogelijkheden: uit onderzoek door hoogleraar bestuurskunde Bram Steijn van de Erasmus Universiteit blijkt dat e-hrm bijna acht ton kan besparen en het ziekteverzuim met 25% kan verminderen bij een bedrijf met duizend medewerkers.

Lees ook: 10 taken die je als HR-professional niet zelf meer hoeft te doen.

Door gebruik te maken van integraties en door software aan elkaar te koppelen, kunnen er nog meer processen worden geautomatiseerd. Zo kun je de salarisadministratie koppelen aan je boekhoudpakket. Dan worden alle loonjournaalposten automatisch in de boekhouding verwerkt. Er zijn diverse softwareleveranciers die een totaaloplossing bieden met zowel de financiële boekhouding als de salarisadministratie in één pakket.

Nadelen salarisadministratie zelf doen

De nadelen van de loonadministratie zelf doen

Het klinkt allemaal te mooi om waar te zijn: tijd en geld besparen en een goed overzicht bewaren. Maar de salarisadministratie zelf doen heeft ook nadelen. Het vraagt vooral veel tijd en kennis.

Laten we beginnen met de tijdsinvestering. Het zelf bijhouden van een salarisadministratie kost simpelweg tijd. Je hebt tijd nodig voor het verwerken van gegevens en je hebt tijd nodig om up to date te blijven op het gebied van wet- en regelgeving. En al die automatisering waar we het over hadden? Die zorgt toch voor tijdsbesparing? Ja, dat klopt. Maar vergeet niet dat het tijd kost om de juiste software te kiezen. Vervolgens kost het veel tijd om de software succesvol binnen je organisatie te implementeren en als de software geïmplementeerd is, moeten je medewerkers meewerken met de digitalisering. Ze hebben training en oefening nodig om goed met de software te kunnen werken. Pas als alles goed op de rit staat, begin je tijd te besparen.

Daarnaast zal je moeten investeren in kennis op het gebied van wet- en regelgeving. Wanneer je een bedrijf runt met minder dan 10 medewerkers, heb je waarschijnlijk geen HR-manager. Dat betekent waarschijnlijk dat je zelf een cursus moeten volgen om te leren over HR-processen en wet- en regelgeving, want de software heeft alleen maar een ondersteunende functie. In de basis moeten je HR-processen goed staan.


Hoe maak je de keuze tussen het zelf doen of uitbesteden van de salarisadministratie?

Voor iedere organisatie is de salarisadministratie een essentieel HR-proces. Bij het maken van een keuze speelt digitalisering een grote rol. In hoeverre zijn de HR-processen van jouw organisatie al gedigitaliseerd? Of ben je met je organisatie juist op zoek naar mogelijkheden om bedrijfsprocessen verder te digitaliseren? Misschien verzet jij je juist enorm tegen automatisering, of is er veel verzet binnen je organisatie. 

Digitalisering speelt een grote rol bij het maken van een keuze. In hoeverre ben je bereid en heb je het lef om te kiezen voor automatisering en afscheid te nemen van bestaande processen? Is jouw organisatie er klaar voor om nieuwe software en technieken in te zetten? 

Welke keuze je ook maakt, uiteindelijk moet deze stap leiden tot een lagere HR-werkdruk. Voor beide valt dan ook iets te zeggen.

De keuze voor digitalisering

Wat ons betreft maak je de keuze door wel of niet te kiezen voor digitalisering. 

Kies je voor digitalisering? Dan raden we aan om de salarisadministratie zelf te doen. Met slimme software en ESS (Employee Self Service) wordt de salarisadministratie zelf doen een stuk makkelijker. Door software is er weinig kans op fouten. Integraties met andere softwarepakketten zorgen voor de volgende stap in je digitaliseringstraject. 

Kies je niet voor digitalisering? Dan kan je beter de salarisadministratie uitbesteden. Dit levert op korte termijn de meeste tijdswinst op en je bent in een keer af van de loonadministratie. Je kunt je focussen op je organisatie. 

Neem digitalisering serieus. We raden je in alle gevallen aan om een stap verder te kijken dan het uitbesteden of zelf doen van de loonadministratie. Op korte termijn levert het outsourcen van de salarisadministratie misschien significante tijdswinst op. Vergeet niet dat er door software steeds meer mogelijk wordt gemaakt. De mogelijkheden gaan in de toekomst alleen maar toenemen. 

Maak gebruik van de mogelijkheden die er nu zijn, ook dat heeft voordelen. Als je nu start met het zelf doen van de loonadministratie, werk je aan een voorsprong. Je bouwt een schat aan kennis en informatie op, je legt dossiers aan en je bent in staat om je online omgeving te optimaliseren.

Uitbesteden


Voordelen

Nadelen

Tijdbesparing

Hogere kosten

Minder kennis wet- en regelgeving nodig

Controle uit handen

Helpdesk administratiekantoor

Afhankelijk van derde partij

Verantwoordelijkheid uit handen

Minder (snel) toegang tot beschikbare date


Je blijft er werk aan houden


Zelf doen


Voordelen

Nadelen

Overzicht

Vraagt tijd

Inzicht (in je grootste kostenpost)

Vraagt kennis

Geld besparen


Kies voor digitalisering


Je kunt andere software koppelen



De salarisadministratie zelf doen?

Maandelijks krijgen meer dan 1,9 miljoen Nederlands hun loonstrook via de software van AFAS. Met onze software kan je zelf de salarisadministratie doen. Dankzij de integratie met HRM, alle wet- en regelgeving in de software, de ondersteuning van meer dan 190 cao's en diverse automatische controles op je salarisadministratie wordt de salarisverwerking een efficiënt proces.