Loonadministratie: wat is het en hoe houd je het bij?

 

Of je het nu leuk vindt of niet, loonadministratie is een onmisbaar bedrijfsproces. Het bijhouden en invullen van jaaropgaven, loonstrookjes maken en declaraties doorgeven – het hoort er nu eenmaal bij. Waarom eigenlijk? Wat is loonadministratie precies? En hoe kan software je hierbij helpen? In dit blog duiken we erin.

Met 50 medewerkers wordt het tijd te professionaliseren

Voor kleinere organisaties is de loonadministratie te overzien, maar als je de grens van 50 medewerkers ontstijgt, wordt het tijd om je HR-processen te optimaliseren. Als je de HR-processen niet tijdig herziet, ga je de loonadministratie onnodig ingewikkeld maken. En dat kost geld en tijd.

Tijd voor actie dus. In dit blog duiken we in de wereld van loonadministratie om jou verder te helpen.

Definitie loonadministratie

Loonadministratie is alle administratie rondom de betalingen aan je medewerkers. Denk aan het basissalaris, maar ook aan reiskostenvergoedingen, vakantietoeslag en eventuele bonussen. Medewerkers zien dit terug in de vorm van loonstrookjes en jaaropgaven.

Je moet de loonadministratie bijhouden als je:

  • ten minste één betaalde medewerker in dienst hebt.
  • als werkgever inhoudingsplichtig bent.

Je bent inhoudingsplichtig als je zorg draagt voor het inhouden van belasting op loon, uitkering of pensioen van medewerkers en dit afdraagt aan de Belastingdienst.

Verder hoor je je te houden aan de fiscale bewaarplicht. Dat betekent dat je verplicht bent om je loonadministratie 7 jaar te bewaren. Ook als je na verloop van tijd stopt met je bedrijf of als je verder gaat als eenmanszaak, moet je deze gegevens 7 jaar bewaren.
 

Waarom moet je loonadministratie bijhouden?

Het bijhouden van loonadministratie doe je voor jezelf, je medewerkers en de Belastingdienst. Ten eerste geeft het jou als bedrijf inzicht in wat er aan loonkosten uit gaat. Daarnaast ontvangen medewerkers hun juist berekende loon graag op tijd – ze verwachten maandelijks een loonstrookje en aan het einde van het jaar de jaaropgaaf. Tot slot doe je het voor de fiscus. Die ziet op basis van je personeelsbestand en hoeveel je hun betaalt, hoeveel loonheffing en sociale premies je moet afdragen. Goed bijhouden dus!

Om te voldoen aan wet- en regelgeving, ben je verplicht om een loonadministratie bij te houden. Je kunt ervoor kiezen om dit zelf te doen, maar je kunt het ook (deels) uitbesteden aan een loonadministratiekantoor. Meer weten? Bekijk ons blog: salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Bekijk ons blog: salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Makkelijker werken met loonadministratie-software

Werk je nog met Excel-sheets of urenbriefjes? Dan weet je hoeveel tijd handmatige loonadministratie kan innemen. Afgezien van de tijd is ook de kans op fouten groter. Daarbij: met Excel werk je in principe offline. Zijn er wijzigingen in cao’s of pensioenregelingen? Zonder software moet je dit goed in de gaten houden en tijdig bijwerken. 

Het werken met loonadministratie-software heeft zo zijn voordelen. Loonadministratie is dan geen doorn in het oog meer, maar wordt een fluitje van een cent.

Wanneer je de loonadministratie zelf doet en hiervoor goede payroll-software gebruikt, hoef je je bijvoorbeeld nooit meer druk te maken over cao-wijzigingen. De software voert wijzigingen in pensioenregelingen en salaristabellen automatisch door. Zo voldoe je altijd aan de Nederlandse wet- en regelgeving.

Een handig feature van onze eigen loonadministratie-software is Employee Self Service (ESS). Hiermee vullen medewerkers zelf eenvoudig informatie in. Wil iemand bijvoorbeeld iets declareren? Is er overgewerkt? In onze software vullen medewerkers zelf hun uren in en is een bonnetje zo geupload. Het systeem genereert keurig op tijd de loonstroken en jaaropgaven.

 

Automatiseren en digitaliseren met ERP-software

Ook andere afdelingen hebben te maken met personeelsgerelateerde zaken die zijn gelinkt aan loonadministratie. Denk aan langdurig verzuim, keuzebudgetten, een wagenpark – zaken die bijvoorbeeld HR aangaan. Onze software integreert de salarisadministratie volledig met HR-administratie. Dit voorkomt dubbel werk en minimaliseert fouten in het payroll-proces.

Bedrijven die de voordelen van automatische processen ervaren, willen al snel meer. Een volgende stap is ERP-software: het middel om je organisatie als geheel te digitaliseren en automatiseren. Het verbindt alle administratieve processen binnen je bedrijf, van financiële administratie tot aan relatiebeheer en dossiervorming. Het resultaat? Minder fouten, minder tijd kwijt aan administratie en meer tijd voor je kerntaken.

De loonadministratie zelf doen met AFAS Software

Maandelijks krijgen meer dan 2,7 miljoen Nederlanders hun loonstrook via de software van AFAS. Met onze software regel je zelf de loonadministratie. Dankzij de integratie met HRM, alle wet- en regelgeving in de software, de ondersteuning van meer dan 200 cao's en diverse automatische controles op je loonadministratie wordt de salarisverwerking een efficiënt proces.

Op naar een nieuw systeem?

Hier moet je op letten.