Loonadministratie: dit moet je weten


De loonadministratie speelt een hoofdrol in je HR-processen. Toch kan de loonadministratie voor kopzorgen zorgen bij grote en kleine organisaties. Het bijhouden en invullen van jaaropgaven, loonstrookjes en declaraties zijn niet iedereens lievelingsbezigheid. We zien dat MKB-organisaties vaak te weinig tijd hebben om de administratie te voeren. Terwijl grotere organisaties juist op zoek zijn naar mogelijkheden om de loonadministratie te automatiseren.


Met 50 medewerkers wordt het tijd te professionaliseren

Voor kleinere organisaties is de loonadministratie te overzien, maar als je de grens van 50 medewerkers ontstijgt, wordt het tijd om je HR-processen te optimaliseren. Als je de HR-processen niet tijdig herziet, ga je de loonadministratie onnodig ingewikkeld maken. En dat kost geld en tijd.

Tijd voor actie dus. In dit blog duiken we in de wereld van loonadministratie om jou verder te helpen.

Definitie loonadministratie

Definitie loonadministratie

Oftewel, de basics van loonadministratie. Simpel gezegd is loonadministratie het bijhouden van de betalingen aan je medewerkers. Het grootste deel hiervan bestaat uit het salaris.

De loonadministratie bestaat uit verschillende onderdelen, zoals de loonstrookjes en de jaaropgaven. Maar ook reiskostenvergoedingen moet je bijvoorbeeld inzichtelijk maken in de loonadministratie. De Belastingdienst heeft een uitgebreide uitleg van wat er in je salarisadministratie hoort te zitten.

Je moet de loonadministratie bijhouden als je:

  • ten minste één betaalde medewerker in dienst hebt.
  • als werkgever inhoudingsplichtig bent.

Je bent inhoudingsplichtig als je zorg draagt voor het inhouden van belasting op loon, uitkering of pensioen van medewerkers en dit afdraagt aan de Belastingdienst.

Verder hoor je je te houden aan de fiscale bewaarplicht. Dat betekent dat je verplicht bent om je loonadministratie 7 jaar te bewaren. Ook als je na verloop van tijd stopt met je bedrijf of als je verder gaat als eenmanszaak, moet je gegevens 7 jaar bewaren.

Waarom moet je loonadministratie bijhouden?

Ten eerste natuurlijk voor je eigen overzicht, maar ook voor de Belastingdienst. Via jouw loonadministratie krijgt de fiscus inzicht in welk personeel je in dienst hebt en hoeveel je hun betaalt. Als jij je loonadministratie goed bijhoudt, kan de Belastingdienst zien hoeveel loonheffing en sociale premies je moet afdragen.

Ook voor je werknemers is het vanzelfsprekend belangrijk dat je de loonadministratie bijhoudt. Zij verwachten iedere maand een loonstrookje en aan het einde van het jaar de jaaropgaaf.

Om te voldoen aan wet- en regelgeving ben je dus verplicht om een loonadministratie bij te houden. Je kunt ervoor kiezen om dit zelf te doen, maar je kunt het ook (deels) uitbesteden.

Loonadministratie zelf doen of uitbesteden

Loonadministratie zelf doen

Als je je salarisadministratie zelf doet, heeft dat zo zijn voordelen. Ten eerste is het fijn om zelf inzicht te hebben in je loonkosten, in plaats van dat een derde partij het voor je regelt. Je bent altijd op de hoogte van de huidige stand van zaken. Ten tweede is het door nieuwe software-ontwikkelingen het minder tijdrovend dan voorheen. Daarnaast scheelt het geld als je het zelf doet.

Het grootste nadeel van je loonadministratie zelf voeren is dat je er tijd in moet steken. Vooral als je bedrijf relatief klein is, kan het lastig zijn om hier de tijd voor te vinden. Nog een uitdaging is het feit dat je een bepaalde kennis van zaken nodig hebt.

Loonadministratie uitbesteden?

Je kunt er ook voor kiezen om je loonadministratie uit te besteden. Dit kan een prima oplossing zijn als je je bijvoorbeeld helemaal wilt focussen op je business. Of als je zelf nog geen dedicated financial man of vrouw in je gelederen hebt. Je hoeft je bij uitbesteding niet zelf te storten op de ingewikkelde wet- en regelgeving.

Aan de andere kant is uitbesteden duurder en heb je zelf geen inzicht in je grootste kostenpost. Wanneer je elke maand bezig bent met de salarisadministratie, ben je altijd op de hoogte van de huidige stand van zaken. Als je het uitbesteedt, geef je een belangrijk proces uit handen en heb je misschien niet altijd toegang tot alle data. Houd er ook rekening mee dat je alsnog tijd kwijt bent aan de loonadministratie, ook al is deze uitbesteed.

Wanneer je je salarisadministratie uitbesteedt, betaal je vaak een basistarief, met daarnaast nog een prijs per loonstrook. Maar als je de administratie uitbesteedt, houdt dat niet in dat je er niets meer aan hoeft te doen. Het kost nog steeds tijd.

Tip: Staat jouw organisatie als een huis? Of is er sprake van een mooie voorgevel, maar een lelijk achterwerk? Wij zijn ervan overtuigd dat een ERP-systeem het fundament voor succes is. In ons blog over ERP lees je waarom.

Automatiseren van de loonadministratie

De volgende stap: het digitaliseren en automatiseren van je loonadministratie

De tijd waarin Excelsheets en urenbriefjes de norm waren, is voorbij. De loonadministratie hoeft je geen doorn in het oog te zijn. Sterker nog, het is tijd om de administratie te behandelen als waardevolle informatie waarop organisaties kunnen bouwen en sturen.

Als je inderdaad nog met excelsheets en urenbriefjes werkt, lijkt dat misschien een utopie. Maar de juiste software is het halve werk. Dankzij slimme payroll-software en ESS (Employee Self Service) wordt het voeren van de loonadministratie een stuk makkelijker.

Wanneer je de loonadministratie zelf doet en gebruik maakt van goede payroll-software, hoef je je bijvoorbeeld nooit meer druk te maken over cao-wijzigingen. De software voert de wijzigingen in pensioenregelingen en salaristabellen automatisch door. Zo zorgt de software ervoor dat je altijd aan de meest recente Nederlandse wet- en regelgeving voldoet.

Door gebruik te maken van integraties en door software aan elkaar te koppelen, kunnen er nog meer processen worden geautomatiseerd. Zo kun je de salarisadministratie koppelen aan je boekhoudpakket. Dan worden alle loonjournaalposten automatisch in de boekhouding verwerkt. Er zijn diverse leveranciers van ERP-software. Zij bieden een totaaloplossing met zowel de financiële boekhouding als de salarisadministratie in één pakket.

ERP-software kan een uitkomst zijn

De afdeling HR heeft met allerlei personeelsgerelateerde zaken te maken die ook gelinkt zijn aan de loonadministratie. Voorbeelden zijn declaraties, langdurig verzuim, bonussen, een wagenpark en een keuzebudget. In een grote organisatie leveren die zaken veel extra werk op. Met goede geïntegreerde software op het gebied van HRM & loonadministratie kun je je processen zodanig automatiseren, dat je én altijd aan de wet- en regelgeving voldoet én veel minder werk van die zaken hebt. Hetzelfde geldt voor controles op je loonadministratie. Heb je dus een organisatie van meer dan 50 medewerkers? Dan kan een HR-systeem inclusief loonadministratie zeer de moeite waard zijn. En als je het echt alle processen van je organisatie wilt integreren, ga je voor een ERP-oplossing.


Hoe je de loonadministratie ook doet, regel het goed

Iedere onderneming is anders. Daarom moet je zelf goed onderzoeken welke vorm van loonadministratie bijhouden bij jouw HR-processen past. Vergeet vooral niet om de administratie een belangrijk onderdeel van je digitaliseringstraject te maken.

Je leest soms dat het goed is om je loonadministratie uit te besteden, zodat je kunt focussen op je core business. Maar uitbesteden is niet per definitie de juiste oplossing. Misschien is de manier waarop jouw organisatie de loonadministratie voert wel achterhaald. Daarom is het de moeite waard om simpele HR-processen te heroverwegen en de loonadministratie-mogelijkheden te onderzoeken.

Met behulp van nieuwe software en technieken kun je arbeidsintensieve processen vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter inrichten.

Dankzij nieuwe software en technieken houd je de regie in handen en krijg je inzicht in waardevolle informatie waarop jouw organisatie kan bouwen en sturen.

De loonadministratie zelf doen met AFAS Software

Maandelijks krijgen meer dan 2,7 miljoen Nederlanders hun loonstrook via de software van AFAS. Met onze software regel je zelf de loonadministratie. Dankzij de integratie met HRM, alle wet- en regelgeving in de software, de ondersteuning van meer dan 200 cao's en diverse automatische controles op je loonadministratie wordt de salarisverwerking een efficiënt proces.

Op naar een nieuw systeem?

Hier moet je op letten.

Software kiezen in 7 stappen