Alles in eigen hand met Employee Self Service


Is jouw HR-afdeling nog iedere dag bezig met administratieve handelingen? Zonde. Wat als wij je vertellen dat dit verleden tijd kan zijn?

Met Employee Self Service ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan is de administratieve druk verspreid over de organisatie. Door te kiezen voor administratie bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service werkt makkelijk, inzichtelijk en soepel.


Wat is Employee Self Service precies?

Employee Self Service (ESS) is een online tool. Hiermee kunnen medewerkers zelf hun gegevens inzien, invoeren en aanpassen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld verlof aanvragen, declaraties indienen, bankrekening wijzigen en loonstrookjes en jaaropgaven inzien. Op die manier verminder je het aantal administratieve taken en vragen voor de HR-afdeling. Het is bij AFAS dan ook standaard onderdeel van de HRM-software.

Met een Self Service-portal kunnen medewerkers veel zaken zelf regelen. Dat betekent dat ze in veel gevallen niet meer naar HR, salarisadministratie of hun manager hoeven. Dat scheelt iedereen tijd. Bonusvoordeel: als medewerkers hun eigen taken doen, vereenvoudig je processen in je bedrijf.

Employee self service voordelen

Voordelen Employee Self Service

Employee Self Service biedt allerlei voordelen:

  •  Minder foutgevoelig
  •  Informatie is altijd up-to-date
  •  Meer inzicht
  •  HR heeft tijd voor strategisch HRM
  •  Afgestemd op jouw bedrijf
  •  Medewerkers zijn 24/7 beschikbaar

Minder foutgevoelig

Met ESS laat je informatie door de medewerker zelf invullen. Dat betekent dat er minder snel fouten worden gemaakt. Medewerkers hoeven niet hun info door te geven aan een HR-medewerker, die het vervolgens in het systeem moet zetten. Overtypfouten zijn verleden tijd!

Informatie is altijd up-to-date

Als je medewerkers zelf hun data laat invoeren, weet je zeker dat de informatie altijd up-to-date is. Een verhuizing, nieuw telefoonnummer of zelfs een geboorte kan direct via de AFAS Pocket app worden doorgegeven.

Meer inzicht

Vaak hebben medewerkers geen idee hoeveel verlof ze bijvoorbeeld nog hebben. Met ESS hebben medewerkers eindelijk inzicht in hun verlof. Daarnaast hebben ze breder inzicht in hoe het met de afdeling staat, wie wanneer verlof heeft en wat de bezettingsgraad is. Zo kweek je actieve betrokkenheid bij je organisatie. Medewerkers voelen zich medeverantwoordelijk voor de bezettingsgraad. Sta je op het punt een vakantie te boeken? Je ziet gelijk of dat kan qua bezetting en of je een verlofaanvraag kunt insturen. Ook al is het weekend.

HR heeft tijd voor strategisch HRM

HR hoeft minder administratieve handelingen uit te voeren. Die doen medewerkers en managers nu gewoon zelf! Door Employee Self Service en Manager Self Service kan de HR-afdeling zich meer richten op strategische werkzaamheden. Ze kunnen zich volledig richten op het werk waarvoor ze zijn opgeleid.

Afgestemd op jouw bedrijf

Een groot voordeel van Employee Self Service is dat het in principe geschikt is voor iedere organisatie. Je kunt zelf instellen welke functies van ESS je wel of niet wilt gebruiken en hoeveel checks je in het systeem inbouwt. En doordat je workflows flexibel kunt aanpassen, kun je de software helemaal inrichten op een manier die bij jouw bedrijf past.

Medewerkers zijn 24/7 beschikbaar

Met ESS zijn medewerkers stukken flexibeler. Dat betekent niet dat ze middernacht nog bezig moeten zijn met werk. Je geeft medewerkers de vrijheid om zaken zelf te regelen. Is een verlofaanvraag goedgekeurd? Dan zien ze dat gelijk, in plaats van maandagochtend op het werk. Je kunt 24/7 informatie uitwisselen met medewerkers, en zij met het bedrijf. Zo kan iedereen informatie inzien, aanpassen en invoeren wanneer het uitkomt.

Aandachtspunten ESS

Aandachtspunt ESS

ESS heeft dus veel voordelen. Het nadeel is dat medewerkers moeten accepteren dat ze meer zelf moeten doen.

In het overgrote deel van de gevallen zijn medewerkers juist blij met de eigen regie. Uiteindelijk zorgt ESS ervoor dat je dingen sneller gedaan krijgt: of het nu gaat om verlofaanvragen of declaraties.

Maar niet iedereen zit direct te wachten op nieuwe software. Beroepsgroepen die niet achter de computer werken, bijvoorbeeld. Ook voor arbeidsmigranten is ESS soms even wennen, zeker wanneer je geen goede oplossing hebt voor de taalbarrière. En wat dacht je van medewerkers zonder smartphone? Ook beroepsgroepen die al veel tijd kwijt zijn aan administratie en rapporten hebben niet altijd zin in meer selfservice. Denk hierbij aan verpleegkundigen, de thuiszorg of docenten. Meestal kun je een groot deel van de bezwaren prima ondervangen door goed te kijken naar welke ESS-functies bij jouw organisatie passen.

Weten hoe je twijfelaars over de streep trekt? Check ons artikel over digitalisering en automatisering!

Employee self service voorbeeld

Voorbeelden van Employee Self Service

Medewerkers kunnen met ESS zelf alles regelen via de AFAS Pocket app of via InSite. In principe verplaats je invoertaken van HR naar de medewerker zelf. Maar ESS is meer dan alleen het invoeren van je eigen adres – je kunt er alle kanten mee op. Een paar voorbeelden van Employee Self Service:

  • Gegevens wijzigen (adres, telefoon)
  • Verlof aanvragen
  • Ziekmelden
  • Declaraties indienen

Gegevens wijzigen (adres, telefoon)

Persoonlijke gegevens van medewerkers veranderen nogal eens. En het is veel werk om iedere adreswijziging en ieder nieuw telefoonnummer door HR te laten aanpassen – vooral in grotere bedrijven. Als de medewerker zelf zijn of haar gegevens aanpast, bespaar je tijd en voorkom je fouten.

selfservicetaken - adres wijzigen

Verlof aanvragen

Medewerkers kunnen met ESS zelf hun verlof aanvragen. Als je ook met Manager Self Service (MSS) werkt, keurt de manager het verlof goed. Je kunt nog een stap verder gaan door kort of zelfs lang verlof automatisch goed te keuren. Dan ga je ervan uit dat je medewerkers zelf kunnen bepalen of hun verlofaanvraag oké is.

selfservice verlof aanvragen met afas pocket

Ziekmelden

Een andere functie van Employee Self Service is dat medewerkers zichzelf ziek kunnen melden. De leidinggevende krijgt hiervan een signaal en is dus direct op de hoogte. De administratie is ook gelijk geregeld. Het hangt er per bedrijf vanaf of dit wenselijk is of niet.

selfservicetaken - jezelf ziek melden

Declaraties indienen

Rondslingerende bonnetjes zijn niet meer van deze tijd. Met Employee Self Service kunnen medewerkers zelf declaraties indienen. HR of de manager hoeft ze alleen nog maar goed te keuren en de salarisadministratie betaalt het bedrag vervolgens uit. Met handige workflows is een declaratie binnen de kortste keren ingediend, goedgekeurd en uitbetaald.

Nieuwe declaratie AFAS Pocket

Geef je medewerkers eigen regie met ESS in AFAS Software

Met Employee Self Service maak je jouw bedrijfsprocessen toekomstproof. ESS zorgt voor minder fouten, meer inzicht en up-to-date-informatie. Je HR-afdeling kan zich eindelijk weer bezighouden met strategische HRM-werkzaamheden. En als klap op de vuurpijl kun je ESS precies zo inrichten als bij jouw bedrijf past. De software past zich aan jou aan, in plaats van andersom. Zoals het hoort!