Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Is jouw team helemaal klaar voor de toekomst? Als ondernemer is het een flinke uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en je organisatie toekomstproof te maken.
Digitalisering heeft hier een grote impact op. En nee, deze longread gaat niet over AI, Machine Learning of Blockchain. Met deze vorm van digitalisering kun je vandaag al aan de slag.
Wil je klaar zijn voor de toekomst? Dan moet je organisatie een geoliede machine zijn. Dat betekent dat je gestroomlijnde processen hebt die zorgen voor tevreden medewerkers en klanten. En als je het helemaal goed wilt doen, zorg je dat alle systemen naadloos samenwerken, waardoor data voor iedereen en op ieder moment beschikbaar is. Zo kan jouw team of bedrijf écht doen waar het goed in is. Hoe je dit bereikt? Door arbeidsintensieve processen zo veel mogelijk te digitaliseren en verder te automatiseren. Hierdoor creëer je slagkracht, waarmee je je concurrenten voorblijft, je winst verhoogt en je kosten verlaagt. Je verdoet geen tijd meer met simpel invoerwerk, en je medewerkers kunnen zich richten op hun kerntaken. Maak je bedrijf toekomstproof door te digitaliseren.
We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties en razendsnelle ontwikkelingen. Van nieuwe smartphones tot artificial intelligence en robotica. Digitale innovaties worden ontwikkeld om problemen op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Dit merken we op het werk en in ons privéleven.
Denk bijvoorbeeld aan de virtuele assistent op je smartphone die je kunt bedienen met je stem. Als je zegt: “Route naar huis”, start de navigatie automatisch op. En wat dacht je van de slimme thermostaat? Je stelt een tijdschema in op je smartphone en als je thuiskomt van je werk is het lekker warm in huis. Met smarthome-apparaten is al je apparatuur in huis aan elkaar gekoppeld – samen zorgen de devices voor rust en controle. Alle e-mailaccounts en agenda’s zijn gesynchroniseerd en je kunt altijd bij je social-media-accounts.
Even tussendoor: hoe digitaal is jouw bedrijf? Doe de scan!
Best gek dat we de digitalisering in ons privéleven toejuichen en omarmen, terwijl er binnen organisaties de nodige weerstand tegen digitalisering is. Veel organisaties gebruiken verschillende digitale tools en systemen, variërend van Excellijsten tot standalone softwareoplossingen. De data wordt niet aan elkaar gekoppeld en de processen zijn niet op elkaar afgestemd. Dat is zonde, want het is de bedoeling dat data voor jou werkt en niet andersom. Door te digitaliseren is dataverzameling een logisch gevolg van je dagelijkse werkzaamheden. Met deze informatie krijg jij inzicht en controle over de processen waarmee je uiteindelijk je bedrijf kunt verbeteren.
"Best gek dat we digitalisering in ons privéleven toejuichen en omarmen, terwijl er binnen organisaties de nodige weerstand tegen digitalisering is"
Digitalisering is het proces dat fysieke informatie naar een digitale vorm overzet. Dit kan op twee verschillende niveaus: het digitaliseren van data en het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Met data bedoelen we losse informatie, zoals contracten, werkbonnen of klantgegevens. De meeste bedrijven hebben deze data deels gedigitaliseerd en deels op papier in archiefkasten.
Het digitaliseren van processen gaat een stap verder. Je digitaliseert hiermee niet alleen informatie, maar ook de manier waarop je die verwerkt. Oftewel: met wie je de informatie deelt en waar de informatie heen gaat. Daarnaast zorgt digitalisering van bedrijfsprocessen ervoor dat de processen meer gestroomlijnd en efficiënter zijn dan voorheen. Je brengt het aantal handmatige acties flink terug en je hebt beter overzicht over hoe je bedrijf ervoor staat. De efficiëntste manier om te digitaliseren is vaak door met één samenhangend pakket te werken, in plaats van verschillende programma’s. Lees hier alles over ERP-systemen.
Een concreet voorbeeld van het digitaliseren van data en processen: digitaal ondertekenen. We hebben ook een uitgebreide uitleg over de e-handtekening. Hieronder geven we een korte samenvatting.
De eerste stap is het digitaliseren van data: je zorgt dat het te ondertekenen document digitaal beschikbaar is. Dit kan een contract zijn, of een andere document waarop je een handtekening nodig hebt.
Stap twee is het digitaliseren van het proces. Het niet-digitale proces gaat ongeveer zo: jij ondertekent een contract en stuurt dit als pdf-bestand via de e-mail naar je nieuwe medewerker. Die moet het printen, ondertekenen, scannen en weer terugsturen. Vervolgens print HR het contract en bewaart het in een map.
Bij het gedigitaliseerde proces hoeft niemand te printen of te scannen. Je zet het digitale contract klaar in de cloud, waartoe de nieuwe medewerker toegang heeft. Hij of zij zet direct de digitale handtekening via een app of gewoon via de browser. Zo wordt het contract binnen een minuut verzonden, ondertekend en teruggestuurd. Dat is het gemak van digitalisering!
Voor startups en jonge bedrijven is digitaal werken de normaalste zaak van de wereld. Natuurlijk doen zij de boekhouding zo veel mogelijk gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Bedrijven die nog maar een paar jaar bestaan, weten nu eenmaal niet anders. Zij hebben alle mogelijkheden direct binnen handbereik en benutten de nieuwste technologieën. Deze jonge bedrijven hebben wel een veel voorkomende valkuil: ze hebben vaak voor allerlei activiteiten een tool, maar die tools zijn niet met elkaar gekoppeld.
Tegenover de jonge bedrijven staan de organisaties die in de analoge tijd zijn begonnen. Voor hen is het minder vanzelfsprekend om digitaal te werken. Dat hun papieren dossiers in zware archiefkasten nu op een memorycard ter grootte van een postzegel passen, is een bizarre gewaarwording. Terwijl die postzegel niet eens meer nodig is, want door online software kunnen documenten nu 100% veilig in de cloud worden opgeslagen. Zo kun je altijd en overal bij de informatie die je nodig hebt – zelfs vanaf je smartphone.
Digitaliseren is eigenlijk niet eens meer een keuze. Het kan kostentechnisch vaak niet meer uit om processen handmatig uit te voeren. Door nieuwe technologieën en innovaties kunnen gegevens en bestaande processen op een betere en efficiëntere manier worden verwerkt. Administratieve processen kunnen zodanig worden geoptimaliseerd dat je ongekend veel inzicht hebt in bedrijfsresultaten en KPI’s.
Software is een belangrijke voorwaarde om de bedrijfsvoering op orde te hebben. Eén geïntegreerde oplossing voor jouw administratieve processen, van projectbeheer tot HRM en financiële zaken. Het implementeren van één overkoepelend softwarepakket is zonder haken en ogen te realiseren. Het wordt vaak lastig als meerdere pakketten en programma’s moeten samenwerken en moeten worden geïntegreerd. Dat vergt meer geld, tijd en geduld.
Een digitale verandering doorvoeren in je privéleven is makkelijk. Je downloadt een app, tweakt de instellingen en je bent klaar om je smart-tv te bedienen vanaf je smartphone. Je had het niet nodig, want je had namelijk gewoon een afstandsbediening, maar het maakt je leven wel makkelijker en leuker.
Binnen je organisatie werk het uiteindelijk net zo. Neem de urenregistratie. Die gaat bij veel organisaties nog handmatig. Aan het eind van de werkweek worden de urenbriefjes ingeleverd, waarna een administratief medewerker de uren in een Excellijst of ander systeem invoert. Vervolgens zorgt de financiële afdeling dat de salarisadministratie klopt, zodat medewerkers goed krijgen uitbetaald. Dit werkt allemaal prima, maar een digitaal systeem verlaagt de werkdruk significant, minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de efficiency. Een digitaal systeem maakt je leven makkelijker. Net als die app, die je in je privéleven zonder blikken of blozen implementeert.
Het verschil met nieuwe software in een organisatie is uiteraard dat het niet om jou als individu draait, maar om een heel bedrijf. In je eentje download je de software en ga je aan de slag. In een organisatie moeten alle processen waarmee medewerkers soms al vele jaren werken, ineens over de kop. Ze moeten hun gebaande paden verlaten en helemaal anders gaan denken. En dat vinden veel mensen toch een beetje spannend: ze houden van veilig, vertrouwd en makkelijk, en verandering is dus bedreigend.
Er ontstaat dan ook weerstand als je besluit om je bestaande processen open te breken en te digitaliseren. Afgezien van de algemene angst voor verandering, zullen sommige medewerkers zich aangevallen voelen of denken dat hun baan wordt overgenomen door een computer. Andere medewerkers zullen bang zijn dat ze het niet begrijpen of dat ze de verandering niet aankunnen. Gelukkig zijn er ook gegarandeerd medewerkers die de verandering omarmen. Ze verheugen zich op de verbetering van de bedrijfsprocessen en zijn blij met elke ontwikkeling in de vorm van software. En die laatste groep ga je gebruiken om succesvol te veranderen.
Hoe krijg je alle neuzen dezelfde kant op en hoe zorg je ervoor dat het digitaliseringstraject voorspoedig verloopt? Hoe houd je de moed erin, als er bij het integreren van meerdere pakketten en programma’s vertraging ontstaat en de weerstand ineens weer toeneemt?
Mike Myatt heeft een artikel geschreven, met daarin drie stappen een verandertraject te starten en met succes te implementeren. De onderstaande stappen zijn gebaseerd op zijn theorie.
Allereerst wil je vaststellen waarom er iets moet veranderen. Daarbij ga je niet uit van aantrekkelijke software ‘die iedereen heeft’ of het veranderen om het veranderen, maar van je eigen organisatie. Je kijkt naar drie dingen:
Dit betekent niet dat elke verandering beslist tot betere service, meer nieuwe klanten én een nieuwe organisatiecultuur moet leiden, maar in de praktijk zorgt een goed georganiseerde verandering wel degelijk voor verbeteringen op meerdere fronten en tot tevreden medewerkers.
Bij elke verandering is er een grote behoefte aan leiderschap. Bereid je voor op de digitalisering door goed om je heen te kijken in de organisatie en veel te praten met de leidinggevenden. Wie zijn je medewerkers en hoe kijken zij tegen verandering aan? Er zijn een paar stereotypen aan te wijzen.
Zo zijn er de slachtoffers die elke verandering zien als een persoonlijke aanval, en de toekijkers die niet voor of tegen verandering zijn, maar alles lijdzaam ondergaan. De critici vormen de derde groep die je goed in beeld moet hebben. En let op, want niet alle critici zijn uitgesproken! Sommigen zeggen dat ze geen problemen hebben met een verandering, of zeggen helemaal niets, maar stellen alles in het werk om de verandering te saboteren.
Tot slot de groep waarmee je kunt werken: de voorstanders. Dit zijn de mensen die het belang van verandering begrijpen, die enthousiast zijn over je plannen en die een positieve vibe kunnen verspreiden in de organisatie. Als je tijd investeert om deze mensen goed te informeren en aan je kant te krijgen, kunnen zij goed werk verrichten onder hun minder blije collega’s.
Het is van groot belang dat de verandering die je wilt doorvoeren duurzaam is. Je investeert liever geen tijd en geld in een verandering die binnen een paar maanden weer is verdampt. Gelukkig is digitalisering bij uitstek een verandering waar je op de lange termijn voordeel van hebt.
Je moet er verder voor zorgen dat je alle neuzen dezelfde kant op krijgt. Daarvoor zet je de voorstanders in, maar ook je hele managementteam moet aan het werk om alle medewerkers mee te krijgen of in elk geval hun verzet te neutraliseren. Verder is het essentieel dat je managers voldoende verantwoordelijkheden krijgen om de gewenste resultaten te realiseren: geef ze daarom de juiste tools, talenten, middelen en bevoegdheden.
Hoe eenvoudig deze stappen misschien ook lijken, de praktijk is soms weerbarstig. Grote veranderingstrajecten vragen enerzijds om een ferme leider en anderzijds om veel kennis en het nodige inlevingsvermogen. Heb je grote plannen met je organisatie en overweeg je een ingrijpende verandering? Kijk eens of een ervaren consultant iets voor je is. Hij of zij kan je een hoop werk uit handen nemen en beschikt over veel inhoudelijke kennis. Een consultant kan de slachtoffers, toekijkers en critici extra uitleg geven en de voorstanders ondersteunen. Zo heb jij de tijd om leiding te geven aan je bedrijf.
Heb je je organisatie gedigitaliseerd? Dan ben je klaar voor de volgende stap: automatisering. Het automatiseren van je bedrijf is de kers op de digitaliserings-taart.
Als je al je bedrijfsprocessen naloopt, zul je zien dat je daarvan veel automatisch kunt uitvoeren. Kies je voor ERP-software, zoals Dijkhof Bouw? Dan komen al je bedrijfsprocessen samen in één centraal systeem. Dat vergemakkelijkt de automatisering enorm.
Iedere afdeling in je bedrijf heeft baat bij proces-automatisering. Neem de salarisadministratie: zij zijn veel tijd kwijt aan loonadministratie. Die handelingen kun je eenvoudig grotendeels automatiseren. Zo is het afdragen van loonbelasting een standaardhandeling. Dit proces kun je volledig automatiseren. Het enige waarop je moet letten, is dat je alle medewerkersgegevens op de juiste manier invult.
Of wat dacht je van projectadministratie? Vooral als allerlei teams aan verschillende projecten werken, kan deze administratie onoverzichtelijk worden. Als je projecten automatisch beheert en factureert, loop je nooit meer achter de feiten aan.
Ieder bedrijf is anders. Daarom is het belangrijk dat je zelf kiest welke processen je wilt automatiseren. Als je net begint met automatisering, kun je het beste beginnen met een eenvoudig proces. Zo kunnen medewerkers aan de automatisering wennen en maak je het jezelf niet te moeilijk. Is deze eerste, kleine stap geaccepteerd? Dan kun je gaan uitbouwen.
Geloof ons: als je eenmaal begint wil je nooit meer terug naar het leven voor digitalisering en automatisering.
Het automatiseren van je processen gaat het makkelijkst met workflows. Een workflow zorgt dat je proces altijd verloopt volgens een vaste structuur. Je kunt workflows op zo'n manier inrichten, dat ze perfect bij jouw organisatie passen.
Met dashboarding haal je nog meer uit je digitalisering en automatisering. Sterker nog, een digitale onderneming kan eigenlijk niet zonder dashboards. Deze tools maken je processen inzichtelijk en overzichtelijk. Een dashboard is een visuele weergave van je bedrijfsdata. Zo kun je je kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) goed in de gaten houden.
Binnen je bedrijf hangen veel bedrijfsprocessen met elkaar samen. Of het nu gaat om relatiebeheer, administratie, projectadministratie of het uitbetalen van medewerkers. Om deze processen zo efficiënt mogelijk in te richten, moet je ze duidelijk en centraal vastleggen. Daarom kun je het beste kiezen voor één compleet systeem, waarin alle activiteiten samenkomen. Zo hoeven medewerkers steeds herhalende taken niet meer iedere keer handmatig uit te voeren. Met een compleet ERP-systeem kunnen alle medewerkers zich weer op hun kerntaken richten.