ERP Systeem: krijg grip op je bedrijfsprocessen


Staat jouw organisatie als een huis? Of is er sprake van een mooie voorgevel, maar een lelijk achterwerk? Wij zijn ervan overtuigd dat een ERP systeem het fundament voor succes is. In een ERP systeem komen namelijk al je bedrijfsprocessen samen.


Gaan jouw bedrijfsprocessen mee met de tijd?

Om de toekomst van je organisatie veilig te stellen, moet je complete organisatie in sync zijn. Vergelijk de performance van je bedrijfsprocessen met een hardloopestafette. Als een van de atleten achter blijft, heeft de volgende atleet een behoorlijke inhaalslag te maken.

Hetzelfde geldt voor je bedrijfsprocessen. Een voorbeeldje: als een medewerker geen project-uren schrijft, kan de financiële afdeling geen factuur maken en worden diverse mensen opgezadeld met extra werk.

De tijd waarin afdelingen afzonderlijk van elkaar opereerden, is voorbij. Alle processen zijn met elkaar verbonden. Met een ERP systeem krijg je grip op al je bedrijfsprocessen.

Wat is een ERP-systeem

Wat is een ERP systeem?

Vroeger had iedere afdeling een eigen tool, systeem of proces. Variërend van een softwareoplossing tot een excelsheet tot een rolodex. Als afdeling A gegevens nodig had van afdeling B, werd het excelsheet geprint of verstuurd via de mail en werden de gegevens handmatig overgetikt in de softwareoplossing van afdeling B. En dat laatste is met het oog op de veiligheid van je data geen verstandige procedure.

Dit zijn tijdrovende klussen. Bovendien zijn ze behoorlijk inefficiënt en foutgevoelig. Het is veel efficiënter als afdeling A en B in dezelfde tool werken. En dat is precies wat een ERP-programma mogelijk maakt. Een ERP pakket bestaat uit modules die een specifieke taak of afdeling ondersteunen. Alle bedrijfsprocessen en activiteiten komen samen in een ERP pakket.

  • Iedere afdeling werkt met een module van het ERP pakket
  • Afdeling A (inkoop) werkt met een module die volledig aansluit op de administratieve processen
  • Afdeling B (finance) werkt met een module die volledig aansluit op de financiële processen
  • Module A communiceert realtime module B, omdat het gebruik maakt van dezelfde brondata
  • Als afdeling A een nieuwe medewerker invoert, heeft afdeling B direct de beschikking over de gegevens.

In de praktijk ziet dat er dus zo uit; in welke module je ook werkt, de brondata komt altijd uit één ERP systeem. 

Zo werkt een ERP systeem in de praktijk - AFAS Software

Een tweetal definities

Good old Wikipedia geeft een duidelijke omschrijving van de werking van een ERP-systeem.

Enterprise resource planning (ERP) staat voor een computerprogramma (software) dat gebruikt wordt binnen organisaties ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf.

Bij AFAS geven we graag iets meer gevoel mee aan zo'n definitie. Onze definitie luidt als volgt:

Een ERP systeem is het hart van je organisatie. ERP software brengt belangrijke bedrijfsinformatie en bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen samen. Digitale processen worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd zodat alle medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken.


Voor- en nadelen

De voor- en nadelen van een ERP pakket op een rij

Misschien denk je nu: dat klinkt te mooi om waar te zijn, een systeem waar je alles mee kunt. Zijn er dan helemaal geen nadelen? We hebben de voor- en nadelen op een rijtje gezet.

De belangrijkste voordelen van een ERP oplossing

De grootste voordelen van een ERP systeem zijn: een hoge mate van efficiency en grip op je organisatie.

Enterprise resource planning software brengt alle bedrijfsprocessen van je organisatie samen in een tool en koppelt alle belangrijke bedrijfsinformatie aan elkaar.

Alle administratieve processen worden in één softwareoplossing verwerkt. Dit betekent ook dat er gebruik gemaakt wordt van één database en eenmalige inlog. Daardoor kunnen de bedrijfsprocessen naadloos op elkaar worden afgestemd. De salarisadministratie wordt een logisch gevolg van de HR-administratie en de financiële administratie wordt een logisch gevolg van je bedrijfsprocessen. Handmatige handelingen of ingewikkelde koppelingen tussen afzonderlijke systemen zijn niet meer nodig. En is er dan toch een systeem dat je moet koppelen? Dan gebruik je de data van het ERP systeem altijd als de basis.

PS: wist je dat 1 op de 3 medewerkers zich ergert aan de grote hoeveelheid systemen in een organisatie?

ERP software stelt je in staat om een groot deel van de bedrijfsprocessen te automatiseren. Automatisering zorgt voor kostenbeheersing en efficiency. Daarnaast zorgt het ook voor zinvol werk. Dat is niet onbelangrijk!

Bovendien heb je altijd inzage in de performance van je organisatie. De ERP-data wordt razendsnel opgehaald uit de database en kan eenvoudig worden ingeladen in dashboards. Zo heb je realtime inzicht in hoe jouw organisatie ervoor staat.


De voordelen van een ERP systeem samengevat:

  • Het helpt je een hoge mate van efficiency te bereiken
  • Het brengt alle belangrijke bedrijfsinformatie bij elkaar in één systeem
  • Je werkt in één database
  • Je hoeft maar één keer in te loggen om toegang te krijgen tot alle bedrijfsprocessen
  • Stelt je in staat om bedrijfsprocessen te automatiseren
  • Maakt de weg vrij voor realtime dashboards

Nadelen van een ERP systeem

De grootste nadelen van een ERP zijn het implementatietraject en de kosten.

Het implementeren van een ERP systeem heeft een grote impact op je organisatie. Het heeft impact op iedere medewerker, afdeling en managementlaag. De verwachte impact roept allerlei emoties op. Sommige medewerkers zullen de aanstaande verandering omarmen, terwijl die bij anderen juist weerstand zal oproepen.

Het implementatietraject kan dus als een nadeel worden ervaren. De processen waarmee mensen soms al vele jaren werken, moeten ineens over de kop. Mensen moeten hun gebaande paden verlaten en moeten helemaal anders gaan denken. En daar houden mensen nu eenmaal niet van. Zeker als een deel van het werk niet meer terugkomt, omdat het wordt geautomatiseerd.

Afgezien van de algemene angst voor verandering, zullen sommige medewerkers zich aangevallen voelen of bang zijn dat hun baan wordt overgenomen door een systeem. Andere medewerkers zullen bang zijn dat ze het niet begrijpen en dat ze de verandering niet aankunnen.

Ook de kosten van de software kunnen een nadeel zijn. De Excel lijsten, papieren dossiers en urenbriefjes die je nu gebruikt zijn gratis, en voor de software moet je betalen. Bovendien moet je ook kosten maken om het implementatietraject succesvol te laten verlopen. Echter, als je 10 systemen kan vervangen voor één systeem, zal het ERP systeem juist goedkoper zijn.


De nadelen van een ERP systeem samengevat:

  • Je moet rekening houden met een implementatietraject
  • De implementatie zal geld en tijd gaan kosten
  • De implementatie heeft een impact op de hele organisatie
  • Het werk van je werknemers wordt geautomatiseerd (is dit slecht? Nee, maar het roept wel emoties op)

Je kunt je afvragen of alle nadelen die hierboven beschreven worden écht nadelen zijn wanneer je je organisatie verder wilt helpen.

Maak voor jezelf de afweging. Een goed ERP systeem biedt je tal van voordelen, maar je moet dus wel rekening houden met een implementatie. Vergeet niet dat een implementatie je wel de kans biedt om werkprocessen te veranderen en te verbeteren. Als je jouw organisatie bouwt op excel lijsten, papieren dossiers en urenbriefjes, ben je een kaartenhuis aan het bouwen.

Koppelingen maken het verschil

Het verschil tussen ERP en best of breed

Als je je bedrijfsprocessen gaat digitaliseren, heb je twee mogelijkheden. Je kunt kiezen voor een ERP systeem of je kunt voor ieder proces gebruik maken van een dedicated tool. Zo’n dedicated tool noemen ze “best of breed”. Simpelweg omdat het een tool is die specifiek voor een taak bedoeld is.

Je kiest dan voor iedere afdeling (of voor ieder proces) een best of breed tool. Sales en CRM worden ondergebracht in tool X, de financiële administratie in tool Y en je project- en urenregistratie in tool Z.

Begrijp ons niet verkeerd, de tools zullen ongetwijfeld goed zijn en hun werk uitstekend doen. Maar het brengt je organisatie niet de rust die ze verdient. Alle tools moeten aan elkaar worden gekoppeld (en dat gebeurt lang niet altijd), de data is niet overzichtelijk en de processen zullen nooit naadloos in elkaar overvloeien.

ERP = alle processen in een tool
Best of breed = meerdere losstaande, dedicated tools voor ieder proces (eventueel gekoppeld)

Je ziet vaak dat kleine organisaties van maximaal 15 medewerkers nog met losse tools werken. Maar naar mate het bedrijf groeit in zowel omzet als aantal medewerkers, zie je dat een ERP oplossing uitkomst biedt.

Integratie

Welke bedrijfsprocessen komen samen in een ERP pakket?

Een ERP-programma is modulair opgebouwd. Elke module ondersteunt een specifieke taak of proces. Technisch gezien kan een goede ERP leverancier ervoor zorgen dat al je bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd en samenkomen in de software.

Alles is mogelijk, maar welke modules je kiest, hangt af van je branche en organisatie.

Dit zijn de meest voorkomende ERP-modules:

Workflow

Processen automatiseren met een ERP systeem

De belangrijke bedrijfsprocessen van je organisatie komen samen in een systeem, waardoor alle informatie altijd vanuit één database op te halen is. Doordat alle informatie is gekoppeld, kunnen dagelijkse processen worden geautomatiseerd.

Dit doe je met workflows. Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en papiergebruik te verminderen. ERP software heeft vaak standaard workflow templates, maar het is ook mogelijk om zelf workflows te bouwen. Hierdoor kun je de workflow helemaal afstemmen op je organisatie.

Voorbeelden van processen die heel eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden:

  • Een informatieaanvragen verwerken
  • Een order van een klant verwerken
  • HR-zaken regelen, zoals verlof aanvragen
  • Elektronisch factureren
  • Actieve signalering (bijvoorbeeld op aflopende contracten)

Zelfs het sturen van een bloemetje aan een jarige medewerker is een 'proces’ dat kan worden geautomatiseerd. Doordat je de processen automatiseert, verklein je de kans op fouten, voorkom je volle e-mailboxen en zwerven er geen takenlijstjes door de organisatie.

Voor wie is een ERP systeem geschikt?

Een ERP systeem is een must voor iedere organisatie die zichzelf wil verzekeren van een efficiënte bedrijfsvoering. Ongeacht welke branche je nu in opereert. Van organisaties met een klein aantal medewerkers (onze ervaring is dat je van +- 10 medewerkers echt niet meer zonder kan) tot corporates met duizenden medewerkers. Van zorginstellingen tot accountantskantoren, van bakkerijen tot bouwbedrijven. Digitale bedrijven hebben de toekomst.

Je wilt er zeker van zijn dat jouw organisatie een geoliede machine is. Dat gestroomlijnde processen zorgen voor tevreden medewerkers en klanten en dat alle systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen en op ieder moment beschikbaar zijn, zodat jouw team kan doen waar het goed in is.

En dat bereik je met een ERP systeem.

Ontdek het ERP systeem van AFAS

Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!

Op naar een nieuw systeem?

Hier moet je op letten.

Software kiezen in 7 stappen