Projecten software
Grip op je project van budget tot betaling
Budget
De voorcalculatie vormt de fundering van het project. De calculatie kan leiden tot een offerte, een interne begroting, projectplanning of inkopen die benodigd zijn op het project.
Realisatie
Alle vormen van realisatie zijn vast te leggen. Het uitgangspunt is dat de realisatie ontstaat bij de bron. Dit zorgt ervoor dat het proces verschuift van administreren naar controleren en regisseren.
Facturatie
Factureren van uren, materialen en inkopen kan op basis van regie of op vaste aanneemsom. Het uitgangspunt is administratie met het licht uit. De factuur is meteen verwerkt in AFAS Financieel.
Projectadministratie
Controle over jouw projectadministratie
Elke organisatie die met projecten werkt weet hoe belangrijk het is om de projectadministratie goed te bewaken. Met Projecten borg je alle projectinformatie in één geïntegreerd systeem zoals projectgegevens, documentatie, correspondentie, planning, capaciteit, urenregistratie en offertes.
Projectmedewerkers beschikken online over actuele projectgegevens en een complete rapportage. Met deze informatie houd je de planning en het budget onder controle. Zo komen jij en je klant achteraf niet voor vervelende verrassingen te staan.
Accorderen en factureren
Accorderen van uren kan op verschillende manieren worden gebruikt. Je bepaalt zelf de logische stappen in het proces. Het uitgangspunt in de projecten software is een sluitende urenadministratie en correcte factuur naar de opdrachtgever.
Inkoop
Als je inkopen boekt op je project, dan wordt automatisch het financiële inzicht bijgewerkt. Inkopen kunnen zowel artikelen zijn als bijvoorbeeld externe krachten die worden ingezet voor je project.
Prijzen & tarieven
Ook prijslijsten, kortingsgroepen en actieprijzen leg je hier eenmalig vast. Als je vervolgens een factuur voor de opdrachtgever maakt, worden de prijzen volgens de vastgestelde voorwaarden berekend. Zo weet je zeker dat de goede prijzen worden doorberekend aan jouw opdrachtgever.
Managementrapportage
Hiermee kun je jouw organisatie of medewerkers aansturen op directe en indirecte uren, vaak de grootste factor voor een winstgevende projectbijdrage of marge. Ook kun je overzichten maken van de projectresultaten door de geboekte kosten en opbrengsten per project naast elkaar te zetten.
De ervaringen uit de praktijk lezen?
Voorcalculatie
Van voorcalculatie naar inkoop
Vanuit de voorcalculatie is het mogelijk om het inkoopproces aan te sturen. Dit kan gaan om simpele inkopen, tot volledige goederenontvangst of voorraadregistratie en samenstellingen.
De bestelling is altijd inzichtelijk op het project, zowel financieel als operationeel. Ook de factuur die tegenover de bestelling staat drukt op jouw financiële resultaat en wordt geconfronteerd met de levering en bestelling. Zo kom je niet voor onnodige verrassingen te staan.
Urenregistratie
De bron voor een succesvol project
Registratie van facturabele of niet facturabele uren gebruik je als basis voor de nacalculatie. Medewerkers registreren simpel en snel hun uren via de app. Het accorderen van uren en de urenfacturatie is compleet geautomatiseerd.
Je kunt ervoor kiezen om de uren per medewerker vast te leggen, maar ook per organisatorische eenheid of per functie. Hierdoor kun je ook gebruikmaken van urenregistratie als je niet projectmatig werkt, maar wel uren wilt registreren.
Projectgroepen en teams
Project Self-Service voor zowel intern als extern
Projectteams zijn vandaag de dag meer en meer zelf-organiserend. Met AFAS Project Self-Service koppel je projectteams aan één of meer Projecten en bepaal jij per teamrol welke projectinformatie via het intranet en klantportal aan teamleden met deze rol wordt ontsloten.
Project Self-Service stelt teamleden in staat om, onafhankelijk van tijd, plaats en device, samen te werken aan hun projecten. Interne medewerkers en externe betrokkenen krijgen zo onafhankelijk inzicht in de status, voortgang en documentatie van projecten.
Workflows & signalen
Door slimme inzet van workflows en signalen helpt onze software je om tijd te besparen en te richten op wat echt belangrijk is. Denk bijvoorbeeld aan een geautomatiseerd signaal naar een collega die niet conform zijn rooster uren heeft geboekt.
Business Intelligence
Nagenoeg iedere organisatie die projectgestuurd werkt heeft dezelfde behoeften als het gaat om inzicht. Wij bieden standaard meer dan 30 visuele inzichten door middel van Profit BI. Denk aan budget versus realisatie, declarabiliteit en de projectvoortgang.
Je eigen portal
Informatie delen is van deze tijd. Ook als het gaat om het bieden van inzicht aan opdrachtgever of aan externe teamleden. Wij bieden de mogelijkheid om samen te werken aan een project via de AFAS OutSite portal, geheel in eigen huisstijl.
Meer weten over de geïntegreerde projectmanagement software?
"Een betere sturing van projecten leidt tot excellente performance. Het is een absolute prioriteit om onze projectleiders te voorzien van de tools om hun projecten optimaal te beheren.
- Gert-Jan van Melis, commercieel directeur Uticon
Lees hoe Uticon werkt met de software van AFAS
Jouw voordelen met de projecten software van AFAS:
- Automatisch factureren
- Digitaal projectdossier
- Inzicht via dashboards
- Uren boeken via de AFAS Pocket App
Meer weten over onze projecten software?
Bel ons voor een afspraak!
Advies op maat nodig? Bel: 033-4341800
