| |
Wat is boekhouden?
Heel simpel gezegd is boekhouden het verwerken van de financiële administratie. Een iets uitgebreider antwoord: boekhouden is het systematisch verwerken van financiële feiten van een persoon of een bedrijf.
Wikipedia geeft de volgende definitie van boekhouden:
“Boekhouding is een systematische, veelal dagelijkse, en chronologische neerslag van feiten en gedragingen met een financiële impact waarmee ondernemingen, personen en (overheids)instellingen worden geconfronteerd, uitgedrukt in cijfers en meestal bijgehouden in een journaal. Iemand die in deze discipline werkzaam is, wordt een boekhouder of administrateur genoemd.”
Voor veel ondernemers bestaat boekhouden vooral uit het maken en verwerken van facturen, de salarisadministratie en belastingaangiftes. Maar technisch gezien vallen alle financiële administratieve handelingen onder de boekhouding.
De belastingdienst verplicht ondernemers om een goede administratie te voeren.
Facturen
De boekhouding van je organisatie begint met het verwerken van facturen. Als ondernemer ben je verplicht om je inkomsten en uitgaven bij te houden. Je legt zo verantwoording af aan de belastingdienst. Om het overzicht te houden, werk je met inkomende en uitgaande facturen. De inkomsten zijn de uitgaande facturen, de uitgaven zijn de inkomende facturen.
Uitgaande facturen
Als je een product of dienst verkoopt, factureer je jouw klant. Dit is een uitgaande factuur. Een uitgaande factuur moet aan een aantal eisen voldoen: adresgegevens, datum, omschrijving van de dienst en het bijbehorende geldbedrag, btw-bedrag, KvK-nummer en btw-nummer.
Inkomende facturen
Vaak moet je kosten maken voordat je iets kunt verkopen. Denk aan het inkopen van grondstoffen of het huren van een bedrijfspand. Dit zijn kosten – je bent in dit geval klant van een andere ondernemer. Die ondernemer stuurt jou een factuur, net zoals jij een factuur stuurt aan jouw klant. Dit is een inkomende factuur.
Hoe moet je facturen verwerken?
Facturen moeten worden ingeboekt. Dit houdt in dat je ze in de administratie moet opnemen. Hier kun je het verschil maken tussen een eeuwenoude administratie en een digitale en automatische administratie!
De eeuwenoude methode is als volgt: voor ieder onderdeel van de administratie is er een Excel-bestand. Alle gegevens moeten hier handmatig worden ingevoerd. Soms wordt er gebruikgemaakt van een stand-alone tool, maar de data wordt in geen enkel geval aan elkaar gekoppeld.
Digitale administratie is een stuk gebruiksvriendelijker. Met boekhoudsoftware automatiseer je een groot deel van je administratieve handelingen. Dat betekent minder werk en minder fouten over de hele breedte van je financiële administratie: van facturatie en jaarrekeningen tot inkoop en de btw-aangifte.
Als je organisatie groeit, wordt je financiële administratie complexer. Door op tijd boekhoudsoftware in te zetten, voorkom je een onbeheersbare boekhouding.
Debiteuren en crediteuren
De financiële termen debiteuren en crediteuren liggen in het verlengde van inkomende en uitgaande facturen. Als je een factuur stuurt, wordt een klant debiteur. Als je een offerte hebt ontvangen, word je crediteur. Oftewel:
- Debiteuren zijn klanten aan wie jij een factuur hebt gestuurd, maar van wie je nog geen geld hebt ontvangen.
- Crediteuren zijn bedrijven aan wie jij geld verschuldigd bent.
Het beheren van crediteuren en debiteuren
Als je naar de supermarkt gaat, betaal je direct voor je boodschappen. Anders mag je de producten niet meenemen. Maar vaak leveren bedrijven hun product of dienst zonder dat ze daar direct geld voor krijgen. Dan stuur je een factuur en hanteer je een betalingstermijn. Soms duurt het lang voordat bedrijven je factuur betalen. Andersom kan het ook gebeuren dat je vergeet om een ontvangen factuur te betalen.
Daarom moet je de debiteuren en crediteuren beheren. Je moet klanten herinneren aan het feit dat de factuur nog niet betaald is. En als een klant echt niet betaalt, ben je genoodzaakt om een incasso-traject te starten.