
Het is een eeuwenoud gezegde: de boekhouding is het hart van je organisatie. Helaas zijn er nog veel organisaties met een aanpak voor het boekhouden die óók eeuwenoud is. In dit blog leggen we uit wat boekhouding precies is, waarom je het nodig hebt en hoe je de administratieve werkdruk kunt verminderen door slimme software.
Heel simpel gezegd is boekhouden het verwerken van de financiële administratie. Een iets uitgebreider antwoord: boekhouden is het systematisch verwerken van financiële feiten van een persoon of een bedrijf.
Wikipedia geeft de volgende definitie van boekhouden:
“Boekhouding is een systematische, veelal dagelijkse, en chronologische neerslag van feiten en gedragingen met een financiële impact waarmee ondernemingen, personen en (overheids)instellingen worden geconfronteerd, uitgedrukt in cijfers en meestal bijgehouden in een journaal. Iemand die in deze discipline werkzaam is, wordt een boekhouder of administrateur genoemd.”
Voor veel ondernemers bestaat boekhouden vooral uit het maken en verwerken van facturen, de salarisadministratie en belastingaangiftes. Maar technisch gezien vallen alle financiële administratieve handelingen onder de boekhouding.
De belastingdienst verplicht ondernemers om een goede administratie te voeren.
De boekhouding van je organisatie begint met het verwerken van facturen. Als ondernemer ben je verplicht om je inkomsten en uitgaven bij te houden. Je legt zo verantwoording af aan de belastingdienst. Om het overzicht te houden, werk je met inkomende en uitgaande facturen. De inkomsten zijn de uitgaande facturen, de uitgaven zijn de inkomende facturen.
Als je een product of dienst verkoopt, factureer je jouw klant. Dit is een uitgaande factuur. Een uitgaande factuur moet aan een aantal eisen voldoen: adresgegevens, datum, omschrijving van de dienst en het bijbehorende geldbedrag, btw-bedrag, KvK-nummer en btw-nummer.
Vaak moet je kosten maken voordat je iets kunt verkopen. Denk aan het inkopen van grondstoffen of het huren van een bedrijfspand. Dit zijn kosten – je bent in dit geval klant van een andere ondernemer. Die ondernemer stuurt jou een factuur, net zoals jij een factuur stuurt aan jouw klant. Dit is een inkomende factuur.
Facturen moeten worden ingeboekt. Dit houdt in dat je ze in de administratie moet opnemen. Hier kun je het verschil maken tussen een eeuwenoude administratie en een digitale en automatische administratie!
De eeuwenoude methode is als volgt: voor ieder onderdeel van de administratie is er een Excel-bestand. Alle gegevens moeten hier handmatig worden ingevoerd. Soms wordt er gebruikgemaakt van een stand-alone tool, maar de data wordt in geen enkel geval aan elkaar gekoppeld.
Digitale administratie is een stuk gebruiksvriendelijker. Met boekhoudsoftware automatiseer je een groot deel van je administratieve handelingen. Dat betekent minder werk en minder fouten over de hele breedte van je financiële administratie: van facturatie en jaarrekeningen tot inkoop en de btw-aangifte.
Als je organisatie groeit, wordt je financiële administratie complexer. Door op tijd boekhoudsoftware in te zetten, voorkom je een onbeheersbare boekhouding.
De financiële termen debiteuren en crediteuren liggen in het verlengde van inkomende en uitgaande facturen. Als je een factuur stuurt, wordt een klant debiteur. Als je een offerte hebt ontvangen, word je crediteur. Oftewel:
Als je naar de supermarkt gaat, betaal je direct voor je boodschappen. Anders mag je de producten niet meenemen. Maar vaak leveren bedrijven hun product of dienst zonder dat ze daar direct geld voor krijgen. Dan stuur je een factuur en hanteer je een betalingstermijn. Soms duurt het lang voordat bedrijven je factuur betalen. Andersom kan het ook gebeuren dat je vergeet om een ontvangen factuur te betalen.
Daarom moet je de debiteuren en crediteuren beheren. Je moet klanten herinneren aan het feit dat de factuur nog niet betaald is. En als een klant echt niet betaalt, ben je genoodzaakt om een incasso-traject te starten.
Als de boekhouding goed georganiseerd is, is de winst- en verliesrekening een logisch gevolg van het inboeken van facturen en het debiteuren- en crediteurenbeheer. Op een winst-en-verliesrekening worden de baten en lasten overzichtelijk weergegeven. De winst- en verliesrekening is een belangrijk onderdeel van de boekhouding.
Goede boekhouding geeft je inzicht in je bedrijf. Eventuele knelpunten in je financiële bedrijfsvoering kun je in een vroeg stadium ontdekken. Maar zoals gezegd, leg je met je boekhouding ook verantwoording af aan de belastingdienst. Dit doe je met belastingaangiftes.
Je kunt je aangifte vereenvoudigen met boekhoudsoftware. De aangifte volgt dan voor een groot deel vanzelf uit je software.
Boekhouding is een veelomvattend begrip. De belangrijkste onderdelen:
Met een online boekhoudprogramma kun je je boekhouding écht goed doen. Je weet dan ook zeker dat je voldoet aan de actuele wet-en regelgeving. Voor extra zekerheid heeft een boekhoudprogramma ingebouwde controles.
Voor veel ondernemers lijkt het aantrekkelijk om een externe boekhouder in te schakelen. Dit scheelt tijd en kopzorgen. Maar vergeet niet: het uitbesteden van de boekhouding is duur en kost uiteindelijk nog steeds tijd. Als je de boekhouding binnen je bedrijf houdt, heb je meer overzicht over je financiën. Met name mkb’ers hebben hier veel aan.
Vaak loont het om zelf je boekhouding te doen. Een boekhoudprogramma helpt daarbij. Met goede software volgt de boekhouding logisch op je bedrijfsprocessen.
Stop met administreren, start met automatiseren! Met AFAS Software laat je financiële processen door onze software uitvoeren, zodat je tijd overhoudt voor echt belangrijke zaken. De meest voorkomende financiële processen staan dan ook standaard voor je klaar. En door slimme automatisering toe te passen, beperk je de dagelijkse handelingen en creëer je realtime inzicht in je boekhouding.
Verstuurt jouw bedrijf nog handmatig digitale facturen in PDF? Zie je nog niet de noodzaak om het facturatieproces te automatiseren? Dit is namelijk echt niet alleen weggelegd voor grote organisaties. Elektronisch factureren is een proces waarbij uitgaande facturen automatisch worden aangemaakt en verzonden.
Met nieuwe software en technieken kunnen oude, ingeslepen gewoonten vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter worden. Maar daar is lef voor nodig. “Dat doen we al jaren zo en dat werkt toch prima?”. In deze blog vertellen we over de voor- en nadelen van de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden.