Boekhouden: het hart van je bedrijf

 

Het is een eeuwenoud gezegde: de boekhouding is het hart van je organisatie. Helaas zijn er nog veel organisaties met een aanpak voor het boekhouden die óók eeuwenoud is. In dit blog leggen we uit wat boekhouding precies is, waarom je het nodig hebt en hoe je de administratieve werkdruk kunt verminderen door slimme software.

boekhouden mkb

Wat is boekhouden?

Heel simpel gezegd is boekhouden het verwerken van de financiële administratie. Een iets uitgebreider antwoord: boekhouden is het systematisch verwerken van financiële feiten van een persoon of een bedrijf.

Wikipedia geeft de volgende definitie van boekhouden:

“Boekhouding is een systematische, veelal dagelijkse, en chronologische neerslag van feiten en gedragingen met een financiële impact waarmee ondernemingen, personen en (overheids)instellingen worden geconfronteerd, uitgedrukt in cijfers en meestal bijgehouden in een journaal. Iemand die in deze discipline werkzaam is, wordt een boekhouder of administrateur genoemd.”

Accountancy

Voor veel ondernemers bestaat boekhouden vooral uit het maken en verwerken van facturen, de salarisadministratie en belastingaangiftes. Maar technisch gezien vallen alle financiële administratieve handelingen onder de boekhouding. 

De belastingdienst verplicht ondernemers om een goede administratie te voeren. 

Facturen

De boekhouding van je organisatie begint met het verwerken van facturen. Als ondernemer ben je verplicht om je inkomsten en uitgaven bij te houden. Je legt zo verantwoording af aan de belastingdienst. Om het overzicht te houden, werk je met inkomende    en uitgaande facturen. De inkomsten zijn de uitgaande facturen, de uitgaven zijn de inkomende facturen.

Factuur

Uitgaande facturen  

Als je een product of dienst verkoopt, factureer je jouw klant. Dit is een uitgaande factuur. Een uitgaande factuur moet aan een aantal eisen voldoen: adresgegevens, datum, omschrijving van de dienst en het bijbehorende geldbedrag, btw-bedrag, KvK-nummer en btw-nummer.

Inkomende facturen  

Vaak moet je kosten maken voordat je iets kunt verkopen. Denk aan het inkopen van grondstoffen of het huren van een bedrijfspand. Dit zijn kosten – je bent in dit geval klant van een andere ondernemer. Die ondernemer stuurt jou een factuur, net zoals jij een factuur stuurt aan jouw klant. Dit is een inkomende factuur.

Hoe moet je facturen verwerken? 

Facturen moeten worden ingeboekt. Dit houdt in dat je ze in de administratie moet opnemen. Hier kun je het verschil maken tussen een eeuwenoude administratie en een digitale en automatische administratie!

De eeuwenoude methode is als volgt: voor ieder onderdeel van de administratie is er een Excel-bestand. Alle gegevens moeten hier handmatig worden ingevoerd. Soms wordt er gebruikgemaakt van een stand-alone tool, maar de data wordt in geen enkel geval aan elkaar gekoppeld. 

Digitale administratie is een stuk gebruiksvriendelijker. Met boekhoudsoftware automatiseer je een groot deel van je administratieve handelingen. Dat betekent minder werk en minder fouten over de hele breedte van je financiële administratie: van facturatie en jaarrekeningen tot inkoop en de btw-aangifte. 

Als je organisatie groeit, wordt je financiële administratie complexer. Door op tijd boekhoudsoftware in te zetten, voorkom je een onbeheersbare boekhouding. 

Debiteuren en crediteuren

De financiële termen debiteuren en crediteuren liggen in het verlengde van inkomende en uitgaande facturen. Als je een factuur stuurt, wordt een klant debiteur. Als je een offerte hebt ontvangen, word je crediteur. Oftewel:

  • Debiteuren zijn klanten aan wie jij een factuur hebt gestuurd, maar van wie je nog geen geld hebt ontvangen. 
  • Crediteuren zijn bedrijven aan wie jij geld verschuldigd bent.
Openstaande posten debiteuren

Het beheren van crediteuren en debiteuren

Als je naar de supermarkt gaat, betaal je direct voor je boodschappen. Anders mag je de producten niet meenemen. Maar vaak leveren bedrijven hun product of dienst zonder dat ze daar direct geld voor krijgen. Dan stuur je een factuur en hanteer je een betalingstermijn. Soms duurt het lang voordat bedrijven je factuur betalen. Andersom kan het ook gebeuren dat je vergeet om een ontvangen factuur te betalen.

Daarom moet je de debiteuren en crediteuren beheren. Je moet klanten herinneren aan het feit dat de factuur nog niet betaald is. En als een klant echt niet betaalt, ben je genoodzaakt om een incasso-traject te starten.

Naar de winst- en verliesrekening

Als de boekhouding goed georganiseerd is, is de winst- en verliesrekening een logisch gevolg van het inboeken van facturen en het debiteuren- en crediteurenbeheer. Op een winst-en-verliesrekening worden de baten en lasten overzichtelijk weergegeven. De winst- en verliesrekening is een belangrijk onderdeel van de boekhouding.

Belastingaangifte

Goede boekhouding geeft je inzicht in je bedrijf. Eventuele knelpunten in je financiële bedrijfsvoering kun je in een vroeg stadium ontdekken. Maar zoals gezegd, leg je met je boekhouding ook verantwoording af aan de belastingdienst. Dit doe je met belastingaangiftes. 

Je kunt je aangifte vereenvoudigen met boekhoudsoftware. De aangifte volgt dan voor een groot deel vanzelf uit je software.

De belangrijkste onderdelen van boekhouden

Boekhouding is een veelomvattend begrip. De belangrijkste onderdelen: 

  • facturatie verwerken
  • debiteuren en crediteuren beheren
  • winst- en verliesrekening opstellen 
  • belastingaangiftes doen

Met een online boekhoudprogramma kun je je boekhouding écht goed doen. Je weet dan ook zeker dat je voldoet aan de actuele wet-en regelgeving. Voor extra zekerheid heeft een boekhoudprogramma ingebouwde controles. 

Boekhouden zelf doen of uitbesteden?

Voor veel ondernemers lijkt het aantrekkelijk om een externe boekhouder in te schakelen. Dit scheelt tijd en kopzorgen. Maar vergeet niet: het uitbesteden van de boekhouding is duur en kost uiteindelijk nog steeds tijd. Als je de boekhouding binnen je bedrijf houdt, heb je meer overzicht over je financiën. Met name mkb’ers hebben hier veel aan.  

Vaak loont het om zelf je boekhouding te doen. Een boekhoudprogramma helpt daarbij. Met goede software volgt de boekhouding logisch op je bedrijfsprocessen. 

Jouw organisatie is uniek,
Je financiële administratie niet

 

Stop met administreren, start met automatiseren! Met AFAS Software laat je financiële processen door onze software uitvoeren, zodat je tijd overhoudt voor echt belangrijke zaken. De meest voorkomende financiële processen staan dan ook standaard voor je klaar. En door slimme automatisering toe te passen, beperk je de dagelijkse handelingen en creëer je realtime inzicht in je boekhouding. 

Meer lezen?

E-factureren

De nieuwe realiteit


Verstuurt jouw bedrijf nog handmatig digitale facturen in PDF? Zie je nog niet de noodzaak om het facturatieproces te automatiseren? Dit is namelijk echt niet alleen weggelegd voor grote organisaties.  Elektronisch factureren is een proces waarbij uitgaande facturen automatisch worden aangemaakt en verzonden.

 

Salarisadministratie

Uitbesteden of zelf doen?


Met nieuwe software en technieken kunnen oude, ingeslepen gewoonten vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter worden. Maar daar is lef voor nodig. “Dat doen we al jaren zo en dat werkt toch prima?”. In deze blog vertellen we over de voor- en nadelen van de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden.