Hoe werkt boekhouden? Dit moet je weten als ondernemer

 

De boekhouding: iedereen moet eraan geloven. Van startende ondernemers tot aan multinationals. Wij leggen uit wat boekhouden is, waarom het zo belangrijk is en hoe je de boekhouding regelt met een online boekhoudprogramma.

Wat is boekhouden?

In de basis is boekhouden het verwerken van alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Oftewel: het bijhouden van de financiële administratie. Behalve de belastingaangifte zijn inkomende en uitgaande offertes en facturen belangrijke onderdelen van de boekhouding.

Het voeren van een kloppende boekhouding is belangrijk voor het inzicht in je eigen bedrijf. Eventuele knelpunten in je financiële bedrijfsvoering kun je zo in een vroeg stadium ontdekken. Maar als ondernemer ben je het ook daadwerkelijk wettelijk verplicht: de Belastingdienst verwacht van ondernemers dat ze een correcte boekhouding kunnen overleggen.

 

De belangrijkste onderdelen van boekhouden

Boekhouden is niet één proces: het bestaat uit veel verschillende zaken die je moet bijhouden. De meeste ondernemers die een groeiend bedrijf runnen, stappen daarom vaak over op online boekhouden. In online boekhoudprogramma’s staat je hele boekhouding verzameld. Hierdoor heb je volledig overzicht en diepgaand inzicht in de financiële stand van zaken.

We zetten de belangrijkste onderdelen van (online) boekhouding op een rijtje.

Facturen: de basis van je boekhouding

De boekhouding van je bedrijf begint met het verwerken van facturen. Om het overzicht te houden, werk je met inkomende en uitgaande facturen. De inkomsten zijn de uitgaande facturen, de uitgaven zijn de inkomende facturen.

Uitgaande facturen  

Als je een product of dienst verkoopt, factureer je aan de klant. Dit is een uitgaande factuur. Op een uitgaande factuur moet in ieder geval de volgende informatie staan: adresgegevens, datum, omschrijving van de dienst en het bijbehorende geldbedrag, btw-bedrag, KvK-nummer en btw-nummer.

Inkomende facturen  

Vaak moet je kosten maken voordat je iets kunt verkopen. Denk aan het inkopen van grondstoffen, kantoorartikelen of het huren van een bedrijfspand. Dit zijn kosten – je bent in dit geval klant van een andere ondernemer. Die ondernemer stuurt jou een factuur, net zoals jij een factuur stuurt naar jouw klant. Dit is een inkomende factuur.

(Elektronisch) factureren kun je automatisch regelen met online boekhouding. Ook als mkb!

Wie is wie: debiteuren en crediteuren

De financiële termen debiteuren en crediteuren liggen in het verlengde van inkomende en uitgaande facturen. Als je een factuur stuurt, wordt een klant debiteur. Als je een factuur hebt ontvangen, wordt het bedrijf waarmee je zakendoet, crediteur. Oftewel:

  •  Debiteuren zijn bedrijven (klanten) waar je nog geld van moet krijgen.
  •  Crediteuren zijn bedrijven (leveranciers) waar je nog geld aan moet betalen.

Het beheren van crediteuren en debiteuren

Als je als consument naar de supermarkt gaat, betaal je direct voor je boodschappen. Anders mag je de producten niet meenemen. Bij bedrijven onderling gaat dat vaak anders. Dan leveren bedrijven hun product of dienst, zonder dat ze daar direct geld voor krijgen. Dan stuur je een factuur en hanteer je een betalingstermijn. Soms duurt het lang voordat bedrijven je factuur betalen. Andersom kan het ook gebeuren dat je vergeet om een ontvangen factuur te betalen.

Daarom heb je helder debiteuren- en crediteuren-beheer nodig. Zo kun je klanten na de betalingstermijn een herinnering sturen. En als een klant echt niet betaalt, ben je genoodzaakt om een incasso-traject te starten.

Tip: wist je dat je het versturen van herinneringen kunt automatiseren met boekhoud-software?

Winst- en verliesrekening

Op de winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening) worden de baten en lasten overzichtelijk weergegeven. Het doel: zien of je bedrijf over een jaar winst of verlies heeft gedraaid. Bij een goed georganiseerde boekhouding is de winst- en verliesrekening een logisch gevolg van het inboeken van facturen en het debiteuren- en crediteurenbeheer.

Als je een goed online boekhoudprogramma hebt, wordt de winst- en verliesrekening automatisch gegenereerd.

Verantwoording afleggen met belastingaangifte

Je hebt je boekhouding nodig om verantwoording te kunnen afleggen aan de Belastingdienst. Dit doe je ieder jaar met belastingaangiftes. Dit kun je uitbesteden of zelf doen. Het eerste lijkt makkelijker, maar is duurder en kost je toch nog meer tijd dan je denkt. Het tweede is goedkoper en geeft waardevolle inzichten in je bedrijf.

Met financiële software volgt de aangifte voor het grootste deel vanzelf uit je software. Hierdoor kun je de belastingaangifte makkelijk zelf doen.

De belangrijkste onderdelen van boekhouden

Boekhouding is een veelomvattend begrip. We hebben in dit blog de belangrijkste onderdelen op een rijtje gezet:

  • facturatie verwerken
  • debiteuren en crediteuren beheren
  • winst- en verliesrekening opstellen 
  • belastingaangiftes doen

Meestal loont het om zelf je boekhouding te doen. Moet je dit doen in Excel-bestanden? Nee hoor. Je kunt ook kiezen voor digitale boekhouding. Dit is een stuk gebruiksvriendelijker; met boekhoudsoftware automatiseer je namelijk een groot deel van je administratieve handelingen. Zo volgt de boekhouding logisch op je bedrijfsprocessen. Dat betekent dat je je boekhouding écht goed kunt doen.

Met de boekhoudsoftware van AFAS weet je ook zeker dat je voldoet aan de actuele wet- en regelgeving. Voor extra zekerheid draait ons boekhoudprogramma ingebouwde controles. Onze financiële software betekent minder werk en minder fouten over de hele breedte van je financiële administratie. Van facturatie en jaarrekeningen tot inkoop en de btw-aangifte.

Als je organisatie groeit, wordt je financiële administratie complexer. Door op tijd boekhoudsoftware in te zetten, voorkom je een onbeheersbare boekhouding.

Jouw organisatie is uniek,
Je financiële administratie niet

 

Stop met administreren, start met automatiseren! Met AFAS Software laat je financiële processen door onze software uitvoeren, zodat je tijd overhoudt voor echt belangrijke zaken. De meest voorkomende financiële processen staan dan ook standaard voor je klaar. En door slimme automatisering toe te passen, beperk je de dagelijkse handelingen en creëer je realtime inzicht in je boekhouding.

Meer lezen?

E-factureren

De nieuwe realiteit


Verstuur je nog handmatig digitale facturen in pdf? Zie je nog niet de noodzaak om het facturatieproces te automatiseren? Je weet niet wat je mist. Elektronisch factureren is ook bereikbaar voor het mkb. Vervang papieren factuurstromen en begin met e-factureren in de financiële software van AFAS. Veiliger, goedkoper en stukken sneller!

 

Salarisadministratie

Uitbesteden of zelf doen?


De salarisadministratie kan makkelijker, sneller en efficiënter. Door de boel te digitaliseren en automatiseren, verlaag je de administratieve druk enorm. In dit blog vertellen we alles over salarisadministratie. Zo kun je kiezen of je het zelf wilt doen of wilt uitbesteden.