E-factureren, de nieuwe realiteit

 

Verstuurt jouw bedrijf nog handmatig digitale facturen in PDF? Zie je nog niet de noodzaak om het facturatieproces te automatiseren? Dit is namelijk echt niet alleen weggelegd voor grote organisaties.

Slaat de twijfel al toe? Je hebt vast gehoord van het gemak van E-factureren. Even een paar feiten:

  • E-factureren is voor iedereen, van klein tot groot.
  • E-factureren is veiliger dan handmatig factureren.
  • E-factureren levert meer inzicht en transparantie in de financiële processen op
  • E-factureren bespaart kosten
  • Zelfs de overheid is al overgestapt op e-factureren.
  • E-factureren is de nieuwe realiteit.

E-factureren betekent automatiseren

Elektronisch factureren is een proces waarbij uitgaande facturen automatisch worden aangemaakt en verzonden. Bij de ontvanger worden die facturen volledig automatisch ontvangen, verwerkt en betaalbaar gesteld. Dit alles gebeurt zonder menselijke tussenkomst.

Nu werk je misschien nog met facturen in PDF. Die zijn al beter dan papieren facturen of documenten in Word of Excel, maar moeten altijd nog worden geconverteerd en/of verwerkt met behulp van speciale software. Met een e-factuur hoeft dat allemaal niet meer. Het facturatieproces is van begin tot eind geautomatiseerd. Heerlijk toch, dat iedereen zich op leukere bezigheden kan richten?

Wat zijn XML en UBL? En wat zijn UBL facturen?

UBL (Universal Business Language) facturen zijn digitale facturen die zijn opgebouwd volgens een standaard XML formaat dat speciaal is uitgedacht voor facturen. Hiervoor is het ministerie van economische zaken verantwoordelijk geweest. XML (eXtensible Markup Language) is de enige bestandsvorm waarmee een digitale factuur kan worden geaccepteerd en verwerkt zonder tussenkomst van mensen.

Een e-factuur bestaat uit twee bestanden: een PDF die voor mensen begrijpelijk en overzichtelijk is (de voorvertoning) en een XML bestand voor het systeem.

E-factuur bestaat uit PDF en XML

Met UBL facturen kunnen factuurdata ook van het ene boekhoudpakket naar het andere worden gestuurd. Zo kunnen de organisatie die de factuur stuurt en de organisatie die hem ontvangt, via een UBL factuur met elkaar communiceren. Zegt een softwareleverancier bijvoorbeeld dat zijn boekhoudpakket UBL ready is, dan is de software geschikt voor e-factureren. In feite is de term UBL factuur niets anders dan een synoniem voor e-factuur. De meeste softwareleveranciers ondersteunen e-facturatie al jaren.

Lees ook: Boekhoudsoftware voor mkb’ers: hoe zit dat?

De voordelen van e-factureren

  • Gemakkelijker.
    Facturen worden automatisch verwerkt. Je hebt er geen omkijken meer naar. 
  • Sneller.
    Je bent van de papierstroom af. Er zijn minder handelingen nodig om facturen te versturen en te verwerken, omdat de facturen direct in de boekhouding terecht komen. 
  • Sneller 2.0.
    Ook op een andere manier ben je sneller. Zodra je product of dienst is geleverd, gaat de factuur er automatisch uit. Je gaat er dus niet meer op een vaste dag of tijd voor zitten. Sterker nog, je gaat er helemaal niet meer voor zitten!
  • Goedkoper.
    Print- en portokosten behoren tot het verleden. Bovendien bespaar je op arbeidskosten doordat de handmatige werkzaamheden verdwijnen. De facturen worden direct geïmporteerd zonder dat iemand ze controleert. Ook de efficiëntere logistieke afwerking levert een besparing op. Bij jou en bij je klanten. 
    De Europese Commissie schat de jaarlijkse besparing van e-facturatie voor het Europese bedrijfsleven op €243 miljard. Van de 30 miljard facturen die bedrijven in Europa jaarlijks verzenden, zijn er 1 miljard afkomstig van bedrijven in Nederland. In eigen land kunnen we elk jaar dus ongeveer €8 miljard besparen (243:30).  
  • Duurzamer.
    Je verbruikt minder papier en verlaagt je CO2-uitstoot.
  • Minder foutgevoelig.
    Tijdens de handmatige verwerking van facturen is een tikfout of rekenfout zo gemaakt. Een automatisch proces is daar niet zo gevoelig voor. 
  • Kortere betalingstermijn.
    E-facturen worden gemiddeld 7 dagen eerder betaald dan facturen op papier. Doordat je facturen automatisch en direct binnenkomen, weten je klanten snel genoeg wanneer ze een factuur kunnen verwachten en wanneer de automatische herinnering volgt als ze niet op tijd betalen. Ze gaan hun betaalgedrag daarop afstemmen.
  • Veiliger.
    E-factureren betekent het einde van van spookfacturen en dubbele facturen. Die worden snel onderschept omdat e-facturen worden gecontroleerd op IBAN, btw-nummer en KvK-nummer. 
  • Actuele boekhouding.
    Omdat inkomende en uitgaande facturen meteen in de boekhouding staan, heb je altijd de actuele cijfers bij de hand.
  • Professioneler.
    Doordat je niet alleen snel bent met je facturen, maar je ook houdt aan de regels en normen voor factureren, word je terecht gezien als een professionele en betrouwbare partij. Je hebt je zaakjes goed voor elkaar en dat wordt gewaardeerd. 

Waarom e-factureren?

We zouden kunnen zeggen: zie boven, want de lijst met voordelen is behoorlijk indrukwekkend. Maar er is meer. Eigenlijk zit je jezelf, je medewerkers en je hele organisatie in de weg als je niet overgaat op e-factureren. En in feite loop je gewoon achter.

Doorpakken e-facturatie

Je zit jezelf in de weg

Je zit jezelf in de weg omdat je niet doorpakt. Natuurlijk, het is een investering in geld en tijd. Deze automatiseringsslag heb je niet van de ene dag op de andere geregeld. Maar hoe eerder je die stap zet, hoe sneller je het voor elkaar hebt en hoe groter je werkplezier wordt. Hoe fijn zou het zijn als die repeterende werkzaamheden waren geautomatiseerd en jij je kon bezighouden met belangrijker zaken? Je zult een keer de efficiencyslag moeten maken.

medewerkers in de weg zonder e-factureren

Je zit je medewerkers in de weg

Je medewerkers moeten nu het facturatieproces handmatig uitvoeren, terwijl ze die tijd zouden kunnen besteden aan het werk waarvoor ze zijn opgeleid. Namelijk het optimaliseren, verbeteren en monitoren van het financiële proces. Als je weet dat facturatie een volledig geautomatiseerd proces kan worden en welke voordelen dat oplevert, waarom gun je je medewerkers dan niet meer werkplezier? Je zult merken dat niet alleen zij daar gelukkiger van worden.

Organisatie in de weg

Je zit je hele organisatie in de weg

Je organisatie loopt kansen mis doordat je het facturatieproces niet automatiseert. Ten eerste profiteer je niet van al die voordelen van e-factureren (zie boven, toch wel). Ten tweede kun je geen zaken meer doen met overheidsinstanties. Die eisen tegenwoordig e-facturatie van hun leveranciers. Ten derde gaan er groeikansen aan je voorbij. Zowel jij als je medewerkers moeten zo veel aandacht besteden aan niet-geautomatiseerde processen, dat jullie je handen niet vrij hebben om naar buiten te kijken. Je organisatie blijft hangen in de uitvoering.

Vooruitgang om te groeien

Stilstand is achteruitgang, wordt vaak gezegd. Feit is dat je moet blijven innoveren, vernieuwen en/of ontwikkelen om te kunnen groeien. Dat kun je doen door optimaal gebruik te maken van technologie en door processen vanuit een andere invalshoek te bekijken. 

“Het gebrek aan talentvolle medewerkers en de hoge kosten van arbeid vormen een belangrijk obstakel in de groeiambities van bedrijven. Naast een proactief personeelsbeleid vraagt dit van bedrijven vooral dat zij anders gaan kijken naar hun bedrijfsvoering. Structurele krapte vraagt om een andere manier van werken en een andere toepassing van de technologie. Procesautomatisering, robotisering en data-analytics helpen bijvoorbeeld om arbeidskrachten slimmer in te zetten en helpen bedrijven om beter om te gaan met structurele arbeidstekorten.” (Tom Hesselink, KPMG)

E-factureren is zo’n proces dat je op een andere manier kunt inrichten. Met de beschikbare technologie kun je het facturatieproces sneller, efficiënter en goedkoper maken.

Blije medewerkers

Blije medewerkers blijven bij je

Talentvolle medewerkers werden hierboven al even genoemd. Hoe blij ga jij hen maken? Je hebt hen waarschijnlijk met enige moeite binnengehaald. Ze verwachten tegenwoordig boeiende werkzaamheden en interessante doorgroeimogelijkheden. Als je hen de hele dag aan de facturatie laat werken, zijn ze zo weer weg. Ook hier biedt e-factureren uitkomst. Je kunt deze talenten uitstekend inzetten om het nieuwe e-facturatieproces in te richten. Om te helpen bij het koppelen van data en systemen. Om een standaard e-factuur te ontwikkelen. Om met je communicatiemensen te schakelen om klanten, leveranciers en opdrachtgevers te informeren. Spannend? Zeker. Maar als het proces voor e-factureren eenmaal loopt, kunnen ze hun kennis en ervaring gebruiken voor andere taken. Heerlijk, weer een nieuwe uitdaging.

Zakendoen met overheid en decentrale overheid

Wereldwijd hebben veel overheden een leidende rol in de overgang naar e-factureren. Om te beginnen werken ze zelf veel samen met het bedrijfsleven. Daardoor krijgen ze stapels facturen binnen, en de verwerking daarvan kan nu eenmaal veel efficiënter met e-facturatie. Een andere, minstens zo belangrijke reden is dat de belastingdienst op basis van facturen vaststelt hoe veel belasting een organisatie moet betalen. 

Veel landen hebben te kampen met een enorm btw-gat. Dit is de gapende kloof tussen de verschuldigde en de daadwerkelijk geïnde belastingen. Om je een idee te geven: de EU loopt jaarlijks ongeveer €150 miljard aan btw mis. Door bedrijven te verplichten om al hun facturen ook naar de overheid te sturen, is het een aantal landen gelukt het btw-deficit behoorlijk te verlagen.

Ook in Nederland loopt de overheid voorop. Het btw-gat valt bij ons nogal mee. In Nederland gaat het er vooral om dat e-factureren tot kostenbesparingen leidt. Sinds 2017 moeten alle organisaties die producten of diensten leveren aan de overheid, hun facturen elektronisch indienen. Sinds april van dit jaar geldt hetzelfde voor decentrale overheidsinstanties en aanbestedende diensten. Bedrijven die voor gemeenten en onderwijsinstellingen werken, bijvoorbeeld, moeten dus e-facturen indienen

Wettelijke eisen voor e-facturen

Een e-factuur moet voldoen aan dezelfde wettelijke eisen als een traditionele papieren factuur. De eisen die de Belastingdienst aan facturen stelt, zijn wettelijk verplicht. De Belastingdienst verplicht organisaties om een administratie bij te houden van verzonden en ontvangen facturen. Aan de hand van die administratie kan de Belastingdienst bepalen hoe veel btw en inkomstenbelasting / vennootschapsbelasting organisaties moeten betalen.

Dit zijn de gegevens die op elke factuur moeten staan:

 

  • Jouw volledige bedrijfsnaam, handelsnaam en vestigingsadres
  • Naam/bedrijfsnaam/handelsnaam en vestigingsadres van de klant
  • Factuurdatum
  • Factuurnummer; gebruik een doorlopende, opeenvolgende nummering, zodat alle facturen een uniek factuurnummer hebben
  • Jouw btw-nummer
  • Jouw KvK-nummer
  • Tarief, aantal en omschrijving van geleverde producten/diensten
  • Datum van levering of voltooiing
  • Prijs van de producten/diensten, zowel exclusief als inclusief btw
  • Het totale btw-bedrag
  • In geval van een vooruitbetaling vermeld je ook de datum van de vooruitbetaling, als die niet gelijk is aan de factuurdatum.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Voorbeeld van een factuur

De meeste softwareleveranciers hebben een standaard factuur die aan alle wettelijke eisen voldoet. Je kunt ze afstemmen op je eigen huisstijl en ze direct in gebruik nemen.

Onderdeel van je systemen

Een van de grote voordelen van e-factureren is dat je er direct voor kunt zorgen dat al je facturen aan de eisen voldoen. Je maakt één keer een ontwerp voor al je facturen, zodat de verplichte informatie op elke factuur terecht komt. In sommige gevallen moet je eenmalig een koppeling maken met je boekhoudsoftware of ERP-systeem, waarin je ook je producten, diensten en/of voorraden bijhoudt. Heb je dat voor elkaar, dan rollen de facturen er probleemloos uit. Bij AFAS werkte-facturatie al vanuit het ERP-systeem en hoef je geen extra koppeling te maken.

eVerbinding maakt e-factureren bereikbaar

 

Nog niet volledig overstappen op een geautomatiseerde administratie van inkomende en uitgaande facturen? Dan kan eVerbinding uitkomst bieden. Dankzij dit platform kan elke zzp-er en iedere organisatie e-factureren via de eigen financiële software. eVerbinding zit namelijk standaard in de meeste financiële software. Via eVerbinding worden zowel de facturen die je wilt versturen als de binnenkomende rekeningen gelezen en verwerkt. Daar hoef je geen nieuw softwarepakket voor te nemen.

Bereikbaar zijn via Simplerinvoicing

Ook kan eVerbinding je via Simplerinvoicing bereikbaar maken voor alle organisaties die zijn aangesloten op het netwerk van Simplerinvoicing. Dit is een initiatief van de Nederlandse overheid. Het is een netwerk van Europese aanbieders van e-facturatie en leveranciers van financiële software.

Scan & Herken

Er is geen enkele softwareleverancier in Nederland die financiële software heeft met een eigen scan & herken functie. Wel zijn er aanbieders van scan & herken diensten. Je maakt een foto of scan van je bonnetjes, inkooporders en facturen en stuurt die in, waarna zij ze scannen en verwerken tot bestanden waarmee je verder kunt werken. Ook PDF facturen kun je met scan & herken software verwerken.

Bij AFAS hebben we verscheidene scan & herken partners die dit voor ons doen. Hun software koppelt goed met AFAS en biedt je snel een efficiencyslag. Op termijn zal de adoptie van e-facturatie ervoor zorgen dat de meeste bedrijven geen scan & herken software meer nodig hebben.

E-facturatie in AFAS Financieel

Heb je AFAS Financieel? Dan heb je e-factureren al tot je beschikking. Daar heb je geen aanvullende module voor nodig. Je kunt in één keer instellen dat al je debiteuren vanaf nu e-facturen krijgen. Misschien is het handig om hen een mailtje met een toelichting te sturen.
Als je op dit moment nog PDF bestanden verstuurt, kan dat extra XML bestand er ook nog wel bij. Er is namelijk geen systeem dat daarmee niet overweg kan. Alle financiële softwarepakketten kunnen dat bestand lezen. Misschien kun je in je e-mail nog uitleggen waar dat XML bestand voor is.

Op de PDF kun je zelf van alles veranderen en toevoegen en weglaten. Stel dat je bijvoorbeeld je uurtarief niet wilt laten zien, dan kun je die weghalen. Maar let op, het staat wél allemaal in de UBL!

Daarnaast kent de boekhoudsoftware van AFAS bijvoorbeeld meer dan 100 controles op het financiële proces. Allemaal zodat jouw boekhouding correct en veilig is.

Leestip: Bekijk ook de themapagina over E-facturen op de Klantportal van AFAS.

Ontvangen en verzenden

E-facturen versturen en ontvangen

Het enige dat je moet doen om te kunnen starten, is een communicatieverbinding tot stand brengen met je leveranciers en je klanten. AFAS ondersteunt drie manieren om e-facturen te versturen en te ontvangen:

  1. Via e-mail
  2. Handmatig uploaden, bijvoorbeeld omdat je scan & herken software van een van onze partners gebruikt
  3. Via eVerbinding dat aansluiting heeft op het Simplerinvoicing netwerk.

Ook het ontvangen van elektronische facturen kan per e-mail.

Bijlage

Bijlagen meesturen met je e-factuur

Behalve de standaard PDF voorvertoning kun je diverse bijlagen met je e-factuur meesturen. Denk aan een urenspecificatie, materiaalspecificatie of kwaliteitsrapportage. Heb je klanten die dat prettig vinden, dan kun je die mogelijkheid in AFAS aanvinken en de bijlagen afzonderlijk selecteren. Dit heb je natuurlijk allemaal bij de klant in het systeem gezet. En zo kan de ontvanger checken of alles klopt.

Zelfs de overheid is om. Waarom jij nog niet?

Tot slot komen we nog even terug op een van de feiten die we in het begin noemden: e-factureren is de nieuwe realiteit. Als zelfs de overheid al om is, mogen we dat wel stellen. E-factureren is een kans voor elke onderneming, hoe groot of klein ook. Sterker nog, als je te lang wacht, loop je kansen mis. Je kunt nu al niet meer voor de centrale of decentrale overheid werken als je niet een e-factuur kunt indienen. En straks gaan veel méér opdrachtgevers dat van je eisen. Kortom, je kunt er maar beter zo snel mogelijk mee beginnen. Want e-factureren is voor iedereen mogelijk, zeer betaalbaar en is de nieuwe realiteit!

De software van AFAS stelt je in staat om deze stap te maken. Mét de integratie van e-factureren. Jouw financiële bedrijfsadministratie wordt geautomatiseerd door alle bedrijfsactiviteiten die je registreert in hetzelfde systeem. 

Meer lezen?

Documentbeheer

Digitaliseren of faillissement?


Hoe leuk wil je het maken voor je medewerkers? Misschien verwacht je het niet, maar met documentbeheer draag je bij aan hun werkgeluk. Documentbeheer vandaag de dag houdt in dat je werkprocessen gaat digitaliseren. Als alle archiefkasten de deur uit zijn, ben je klaar voor de volgende stap: automatisering.

 

Salarisadministratie

Uitbesteden of zelf doen?


Met nieuwe software en technieken kunnen oude, ingeslepen gewoonten vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter worden. Maar daar is lef voor nodig. “Dat doen we al jaren zo en dat werkt toch prima?”. In deze blog vertellen we over de voor- en nadelen van de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden.