Als ondernemer werk je vaak projectmatig. Dat geldt voor een bouwbedrijf net zo goed als voor een marketingbureau. Heb je een mkb-bedrijf? Dan is goede projectadministratie-software onmisbaar. Het is het verschil tussen flinterdunne marges en structureel mooie winst op je projecten.
ERP als bedrijfssoftware maakt projectadministratie makkelijker. En vergroot de kans op jouw bedrijfssucces. Hoe dat precies zit? Wij leggen het je uit.
Als het op projectadministratie aankomt, voer je als kleine of middelgrote organisatie vaak behoorlijk wat administratief werk handmatig uit. Of doen alle collega’s dingen op hun eigen manier. Misschien print de boekhoudende collega inkoopfacturen eerst uit om ze, na een stempel, vervolgens in te boeken. Of hebben projectteamleden via eigen kanalen contact met de klant, waardoor de voortgang van projecten soms onduidelijk is.
We komen zulke situaties regelmatig tegen. Tijd voor procesoptimalisatie is er vaak niet – je bent immers al druk genoeg met je organisatie! En dat terwijl je juist zeeën van tijd overhoudt wanneer je processen wél digitaliseert en automatiseert. Tijd die je normaal kwijt bent aan gegevens dubbel invoeren of de zoektocht naar dat ene document, kun je nu besteden aan waar het jou eigenlijk om gaat: je onderneming!
ERP, Enterprise Resource Planning, is bij uitstek de software om je projectadministratie te digitaliseren en automatiseren. Waarom? Doordat iedereen vanuit dezelfde database werkt, kun je processen veel eenvoudiger stroomlijnen. En daar heb je echt niet altijd een lang en ingewikkeld implementatietraject voor nodig. Sterker nog, we richten onze software vaak binnen twee weken voor je in.
Met ERP Direct helpen we ambitieuze bedrijven tot 25 medewerkers. Onze software maakt projectadministratie makkelijker op drie manieren:
Met ERP-software staat al je data in één centraal systeem, ook je financiële administratie. Dat betekent dat iedereen in je organisatie met dezelfde gegevens en informatie in een project werkt. Geen afzonderlijke silo’s, maar geïntegreerde werkprocessen. Dat maakt ook het leven van je boekhouder stukken makkelijker.
Zo is het kopiëren van gewerkte uren naar een facturatietool bijvoorbeeld niet meer nodig. Die worden automatisch geladen wanneer je een factuur opstelt. Door de centrale opslag werkt je boekhouder altijd met up-to-date informatie. En factureer je projectkosten niet in één keer.
We zeggen het vaker: door processen te automatiseren, houd je tijd over voor wat echt belangrijk is. Het inzetten van onze ERP-software voor projectmanagement levert je iets handigs op: dashboards.
Met onze slimme dashboards zie jij in één oogopslag hoe je projecten ervoor staan. Hoe was de verdeling van de teams ook alweer en wie doet wat? Wat is op dit specifieke moment het behaalde resultaat? Hoeveel uren hebben die collega’s besteed aan die ene klant? Met zulke projectdetails zie je waar winst valt te behalen en stuur je scherper aan op bedrijfssucces. Meer inzicht, geen tijdverlies!
Uren registreren. Het lijkt zo simpel en toch gebeurt het lang niet altijd goed. Of überhaupt niet, omdat mensen veel onderweg zijn en hun uren niet op afstand kunnen invullen. Dat is zonde. Je laat op die manier veel geld liggen.
Met de AFAS Pocket app is de tijd van ongeschreven uren voorbij. Het bijwerken van projectadministratie is nog nooit zo makkelijk geweest. Met de app kunnen je medewerkers altijd en overal uren boeken op het juiste project. Zo blijven je projecten mooi overzichtelijk en up-to-date.
Je herkent het wel: verschillende projecten lopen door elkaar heen. Soms zijn het er maar een paar, soms wel tientallen tegelijkertijd. Verschillende contactpersonen, verschillende afspraken. En dat leg je nu misschien nog vast in meerdere systemen. En zie je eenmaal door de bomen het bos niet meer, dan liggen fouten op de loer. Een gemiste deadline, de verkeerde persoon mailen, het niet kunnen vinden van de juiste contracten of tekeningen – daar zit je niet op te wachten.
ERP Direct koppelt projecten aan klantbeheer. Alle lopende projecten staan samen met de benodigde klantinformatie duidelijk in één overzicht. Zowel interne projecten als projecten voor klanten. Van te organiseren teamuitjes tot een aanbesteding voor een groot project. En is de voor het project verantwoordelijke collega er een keer niet? Alle betreffende medewerkers zien met één muisklik hoe het project ervoor staat. Handig hè?
Zodra je grote kosten maakt, de afgesproken uren maakt of een project succesvol is afgerond, wil je factureren. Maar lukt dat altijd op tijd? We zien bij kleine en middelgrote bedrijven geregeld dat inefficiënties een snelle facturatie in de weg staan. Moest je bijvoorbeeld extra materialen of manuren inkopen? Zijn die niet direct toegevoegd aan het project? Dan moet je dat uitzoeken voordat je kunt factureren.
Met ERP Direct integreer je projecten en de bijbehorende financiën moeiteloos. Alle financiële mutaties worden direct gejournaliseerd. Zo is je boekhouding altijd up-to-date. Projectfacturatie is zo geregeld!
Met een digitaliseringstraject maak je je bedrijf future-proof. Je neemt afscheid van oude systemen en vervangt het door een nieuw digitaal systeem. Een van de grootste vragen is dan: hoe ga je over van het ene op het andere systeem? We schreven hier een businesscase over, waarvan je hieronder de inleiding kunt lezen.
Een softwarepakket dat precies kan worden afgestemd op de wensen van een bouwbedrijf. Dat was het startpunt van een zoektocht van Bouwbedrijf Boogert. Uiteindelijk kwam het bedrijf uit bij het ERP-pakket van AFAS. Daar heeft Boogert geen spijt van. “De software is zeer gebruikersvriendelijk.”
““We werkten daarvoor met een ander ERP-pakket, maar dat sloot niet precies aan op onze wensen. In de bouw is een goede projectadministratie cruciaal. Vandaar dat we zochten naar een pakket dat ook in die behoefte kan voorzien.”
Met ERP Direct is je projectadministratie altijd op orde. Je werkt in één oplossing, in plaats van op tien verschillende plekken. En dat allemaal zonder eenmalige investering of hoge implementatiekosten. Door te automatiseren met AFAS Softeare houd Jij meer tijd over voor écht belangrijker zaken.
Een aantal keer per jaar krijg ik de vraag om een proof of concept te begeleiden bij een bedrijf. Meestal wil de prospect vertrouwen krijgen in ons en in de software die wij leveren.
De urenregistratie, projectactiviteiten.. alle projectadministratie regel je met AFAS Software. Met de AFAS Pocket app is het doen van je projectadministratie een fluitje van een cent.