Alles over de digitale werkbon

 

Werkbonnen zijn het begin van iedere reparatie, installatie en onderhoudsbeurt. Als je werkbonnen en de daarbij behorende processen digitaliseert en automatiseert, scheelt dat tijd en moeite. Wij leggen alles uit over digitale werkbonnen en hoe ze kunnen werken in jouw toekomstproof bouwbedrijf.

Benieuwd naar wat je kunt met een digitale (mobiele) werkbon? Heel veel! Wij leggen het uit, geven een voorbeeld en noemen de voordelen.

Wat is een (digitale) werkbon?

Op een werkbon staan de gegevens van een kortdurende klus, zoals een reparatie. Hiermee heeft een buitendienstmedewerker alle informatie over zijn of haar klussen paraat. Vaak werken bijvoorbeeld servicemedewerkers, monteurs, installateurs en andere technici met werkbonnen.  De werkbon vermeldt waar de medewerker moet zijn, op welk tijdstip, en wat er moet gebeuren. Bijvoorbeeld: er moet om 10 uur een cv-ketel worden gerepareerd bij een huurder op een bepaald adres.

Een digitale werkbon is in de basis precies hetzelfde als een papieren werkbon. Doordat de informatie digitaal wordt opgeslagen, zijn de gegevens op de werkbon direct verbonden aan allerlei andere administratieve processen. En dat heeft verschillende voordelen, vooral voor bedrijven in service en onderhoud of in de bouw.  
 

Digitaliseren en automatiseren van processen en werkbonnen

Werkbonnen worden al sinds jaar en dag gebruikt. De registratie van de gegevens is cruciaal, maar zorgt wel voor een papieren rompslomp. 

Gelukkig is de tijd dat de administratie zich door stapels papieren heen moet werken, voorbij. Door werkbonnen te digitaliseren, werk je op verschillende vlakken sneller en efficiënter. Vooral als je je andere administratieve processen al hebt gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Dan koppel je de informatie op de digitale werkbon makkelijk aan je andere administratieve processen. 

Voorheen was het zo dat de installateur of monteur schriftelijk vastlegde wat hij of zij had gedaan. Vervolgens moest dit weer worden overgenomen door de administratie. Het gevolg? Vertraging in het opslaan van informatie, rondslingerende papieren en kans op overtypfouten. 

Met een digitale (mobiele) werkbon kunnen servicemedewerkers makkelijk doorgeven dat ze een klus hebben afgerond en hoe lang het geduurd heeft. Meestal kan dit via een app. Zo kunnen buitendienstmedewerkers direct hun urenregistratie doen, zonder extra administratieve stappen te hoeven zetten.

Voorbeeld digitale werkbon-app

Hoe werkt dat nu precies, een digitale werkbon? Met de software van AFAS werkt dit zo: 

Stap 1
De planner voegt via InSite een medewerker toe aan de werkbon. Bijvoorbeeld een monteur. Op dat moment is de werkbon beschikbaar voor de monteur in de AFAS Pocket app. In de AFAS Pocket app ziet de monteur alle werkbonnen die op zijn of haar naam staan. Monteurs kunnen kiezen uit een kalenderweergave of een lijst op chronologische

volgorde.

Stap 2
Als de monteur de werkbon opent, ziet hij of zij alle relevante informatie zoals plaats, datum, tijdstip, wat er moet worden gerepareerd en hoeveel uren hiervoor beschikbaar zijn. De monteur kan via de app de urenregistratie en materiaalregistratie doen. Daarnaast kan hij of zij het dossier inzien en bewerken. De monteur kan zo belangrijke informatie bekijken, zoals een handleiding. Hij of zij kan ook voor en/of na de reparatie een foto maken en die toevoegen aan het dossier.


Stap 3

Als de reparatie is afgerond, kan de monteur de status van de werkbon aanpassen en eventueel een handtekening van de bewoner toevoegen. Dan wordt de werkbon afgerond en kan de factuur worden verstuurd. Er zijn ook andere statussen mogelijk, bijvoorbeeld als de bewoner niet thuis was, of als een extra reparatie nodig is. Dan wordt de werkbon niet afgesloten.

 

Voordelen van digitale werkbonnen

Werkbonnen zijn essentieel voor het soepel functioneren van de buitendienst. Digitale werkbonnen maken het werk voor iedereen nog een stuk efficiënter. De vier grootste voordelen: 

  •  Digitaal dossier per werkbon
  •  Actueel inzicht in de status van iedere werkbon
  •  Overzichtelijk werken met verschillende statussen
  •  Makkelijk uren schrijven 
Digitale werkbon app uitgewerkt

De voordelen van digitale werkbonnen

 

1. Digitaal dossier per werkbon

Rondslingerende informatie? Niet helemaal duidelijk meer waarom die afspraak niet is doorgegaan? Met een digitale werkbon is dit verleden tijd. Een digitale werkbon is een soort mini-project en valt feitelijk onder projectadministratie. Dat betekent dat informatie keurig digitaal wordt opgeslagen. Handig voor de binnen- én buitendienst. 

Is de afspraak afgezegd? Of was de bewoner niet thuis? Met een mobiele werkbon kunnen de binnendienst en buitendienst makkelijk informatie aan elkaar doorgeven. Er staat direct in het systeem waarom een afspraak bijvoorbeeld niet is doorgegaan en wat nu de vervolgstappen zijn. Stel dat de bewoner niet thuis was: dan kan de buitendienstmedewerker dit aangeven via de mobiele werkbon. De planning kan dan direct een nieuwe afspraak inplannen.

De informatie op een digitale werkbon is altijd actueel en voor iedere betrokkene direct toegankelijk. Monteurs, installateurs en andere technici hoeven daardoor niet steeds met kantoor te bellen om zaken door te geven, of andersom.

Digitale Werkbon app dossier bij de hand

2. Actueel inzicht in iedere werkbon

Als je meerdere installateurs, monteurs of servicemedewerkers op pad hebt, kan het soms een uitdaging zijn om het overzicht te behouden. Met digitale werkbonnen heb je het overzicht over de gehele buitendienst. Zo kun je bij AFAS alle statussen van alle werkbonnen in één scherm zien. Je hebt overzicht over: 

  •  In te plannen afspraken
  •  Welke afspraken zijn gemaakt 
  •  Welke werkbonnen zijn ingepland, inclusief bijbehorende medewerker 
  •  Als een opdracht in uitvoering is
  •  Welke werkbonnen zijn afgerond

3. Overzichtelijk werken met verschillende projectstatussen

De meeste afspraken volgen het standaardverloop dat hierboven staat. Maar wat als de situatie iets anders is? Met een digitale werkbon kun je dit eenvoudig aangeven. Zo heb je direct opgeslagen wat er moet gebeuren en kan de binnendienst eventueel actie ondernemen. Je kunt via workflows direct acties koppelen aan bepaalde statussen. Moet er bijvoorbeeld materiaal worden besteld? Dan kan dit direct worden gedaan via inkoopsoftware. En als een werkbon is afgerond, kan de factuur automatisch digitaal worden verstuurd. Voorbeelden van statussen die je aan een werkbon zou kunnen toewijzen: 

  •  Afgemeld
  •  Afwachten
  •  Bewoner niet thuis
  •  Materiaal in bestelling
  •  In uitvoering
  •  Te factureren
  •  Geweigerd
  •  Gereedgemeld

4. Makkelijk uren schrijven

Urenregistratie is een vervelend werkje. Toch is het cruciaal dat dit goed gebeurt. Je kunt alleen correct factureren als je correct registreert. Met papieren werkbonnen moeten gemaakte uren apart aan het einde van de dag of de week worden ingevoerd.

Als je een digitale werkbon gebruikt, worden uren automatisch geregistreerd. Een buitendienstmedewerker geeft aan van wanneer tot wanneer hij of zij ergens is geweest. Met AFAS wordt dit direct gekoppeld aan de urenregistratiesoftware. Door uren direct bij de bron vast te leggen, voorkom je fouten en heb je de registratie op de dag zelf al in orde

Haal het maximale uit de digitale werkbon

Digitale werkbonnen hebben dus veel voordelen. Het lastige is dat je er pas echt van kunt profiteren als je meerdere bedrijfsprocessen hebt gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Dan koppel je de informatie op werkbonnen makkelijk aan bijvoorbeeld de urenregistratie, inkoop of facturatie.

Heb je nog niets aan digitalisatie en automatisering gedaan? Dan kun je niet het maximale uit digitale werkbonnen halen. Gelukkig is het nooit te laat om te beginnen! Bij AFAS denken we met je mee. We kijken samen welke software geschikt is voor jouw bedrijf.

De bouwplaats verbinden met kantoor

Met de AFAS Pocket app heb je de belangrijkste informatie voor op de bouwplaats altijd bij de hand. De belangrijkste acties voer je met de app direct en eenvoudig uit op de bouwplaats. De bouwfunctionaliteit zorgt voor een digitale verbinding tussen de binnen- en buitendienst collega’s, oftewel het kantoor en de bouwplaats. 

Benieuwd naar alle mogelijkheden?

 

Is jouw bouwbedrijf klaar om te digitaliseren? 

Jouw organisatie beter laten ondernemen, dat is onze missie

Meer lezen

Wet kwaliteitsborging (Wkb)

Wat gaat er veranderen?


Op 14 mei 2019 is de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) aangenomen door de Eerste Kamer en per 1 juli 2022 wordt hij van kracht. Deze nieuwe wet gaat voor veel verandering zorgen in de bouwprocessen, de aansprakelijkheid en de af te leggen verantwoording.

 

Grip op faalkosten in de bouw

Meer winst behalen door slimmer te werken


De bouwsector is ingewikkeld en gefragmenteerd. In zo’n complexe keten kan zelfs de kleinste fout al zorgen voor grote problemen. Door faalkosten te verminderen kunnen bouwbedrijven meer winst behalen. Benieuwd hoe software voor de bouw kan bijdragen aan het verminderen van je faalkosten?