Urenregistratie app: makkelijk, prettig en snel je uren boeken.


Iedereen heeft een hekel aan urenregistratie. Het is gewoon niet leuk om per kwartier, en soms zelfs per minuut, vast te leggen wat je hebt gedaan. En als je het uitstelt en bijvoorbeeld pas na een week aan je administratie begint, ben je de meeste activiteiten allang vergeten.

Vooral die blokjes van een paar minuten of een kwartiertje waarin je voor klanten aan het werk was. Wat blijkt? Tijdregistratie valt en staat met een makkelijk, prettig en snel systeem. We bekijken een paar mogelijkheden. Biedt een urenregistratie app uitkomst?


Waarom moet je uren registeren?

  • Betere offertes
  • Sneller en makkelijker factureren
  • Meer inzicht in winst & verlies
  • Projectvoortgang bewaken

Eigenlijk is urenregistratie het hart van je organisatie. Als projectleider, controller of HR-manager weet je dat uren bijhouden belangrijk is voor de facturatie en de betaling van de lonen en vergoedingen van medewerkers. En dan moet je je uren ook nog kunnen verantwoorden naar je klanten. Het is niet leuk en het vereist enige discipline. En als het druk is, waarom zouden je medewerkers er dan prioriteit aan geven? Betalende klanten gaan toch voor?


Offerte

Betere offertes

Urenregistratie geeft je een veel beter inzicht in hoeveel tijd mensen gemiddeld aan projecten besteden. Je ontdekt misschien dat iemand na een degelijke voorbereiding snel door een project heen komt en dat diezelfde medewerker na een vluchtige voorbereiding veel meer tijd nodig heeft om de rest af te krijgen. 

Of je komt erachter dat projecten waarvoor een vaste prijs is afgesproken, zelden rendabel zijn. Door afgehandelde projecten te analyseren en daarbij naar de gewerkte uren te kijken, kan je organisatie in het vervolg efficiënter werken en scherper offreren.

Factureren

Sneller en makkelijker factureren

Veel bedrijven laten geld liggen doordat ze niet zorgvuldig met de tijdregistratie omgaan. Een kwartiertje hier, een halfuurtje daar; als medewerkers elke dag een paar van die kleinigheden niet noteren, kan dat flink in de papieren lopen. Dagelijks de gewerkte uren bijhouden geeft altijd een helder overzicht van de declarabele uren.

Het maakt factureren sneller en makkelijker. Of dit het werkgeluk van je medewerkers bevordert, is de vraag.

Winst en verlies

Meer inzicht in winst & verlies

Als je organisatie op projectbasis werkt, weet je dat je op sommige projecten verlies lijdt, terwijl je op andere projecten juist veel winst maakt. Het kan heel goed aan de klant liggen, maar ook een vaste prijsafspraak kan de boosdoener zijn. Hebben de medewerkers er misschien veel meer tijd ingestoken dan de klant betaalt?

Ook de urenregistratie kan de oorzaak zijn van verlies. Zet de geplande uren af tegen de geregistreerde en gefactureerde uren. Hoe dan ook: alleen door de gewerkte uren bij te houden, krijg je inzicht in wat er wel en niet goed gaat in je organisatie. Vaak wordt hier een urenregistratie app bij gebruikt.

Projectvoortgang

Projectvoortgang bewaken

Dankzij de digitale urenregistratie heb je als projectmanager een compleet overzicht van de projectvoortgang. Zo weet iedereen in de organisatie altijd de huidige status van het project.

Lees ook: Digitale projectplanning: eindelijk inzicht in het presteren van je organisatie

Het probleem van tussendoortjes

Het gebeurt maar zelden dat je achter elkaar kunt doorwerken aan een opdracht. Om te beginnen word je om de haverklap gestoord: een telefoontje, iemand die binnenloopt met een probleem, mailtjes met korte vragen over de voortgang van een project en een snelle kop koffie met een collega. Bovendien vechten allerlei andere opdrachten om je aandacht.

Klanten vragen of je naar het contract kunt kijken, of je vandaag wilt reageren op hun feedback, of je tijd hebt voor een kort telefonisch overleg, of je de berekening al klaar hebt. Het duurt allemaal maar even.

In de praktijk kosten die tussendoortjes een paar uur van je dag.

De vraag is: wat doe je ermee? Noteer je die telefoontjes, mailtjes en tussendoortjes voor klanten? Boek je ze aan het eind van de week afgerond als een paar uur ‘intern’ of ‘algemeen’? Verdeel je ze globaal over de klanten waarvoor je aan het werk bent geweest? Of laat je ze gewoon maar lopen?

We willen niet zeggen dat je die tien minuten hier, vijf minuten daar per se in rekening moet brengen. Dat bepaal jij of dat wordt voor je bepaald door de organisatie. Wel weten we dat het registreren van elke minuut en elk mailtje dat je beantwoordt, veel inzicht geeft in hoe je je tijd besteedt.

Je ziet meteen welke klanten vaak kleine werkzaamheden aandragen. Ook schrik je waarschijnlijk van het aantal uren dat je kwijtraakt door versnipperd te werken. Misschien geeft dat inzicht je een duwtje in de rug om je dag anders in te richten, zodat je efficiënter en effectiever wordt.

Wat zijn de mogelijkheden?

Het registeren van je uren moet een gewoonte worden. Het vraagt inspanning en discipline van je medewerkers. Afhankelijk van je organisatie zijn er een aantal mogelijkheden.

  • Urenregistratie in Excel
  • Urenregistratie in (losstaand) softwareprogramma
  • Urenregistratie apps

1.

Urenregistratie in Excel

Excel biedt mogelijkheden voor tijdregistratie. Vooral voor ZZP’ers en kleine bedrijven is dit een prima oplossing. Je kunt allerlei sjablonen downloaden, rekenmodellen en urenstaten gebruiken. Je hoeft geen extra software te kopen.

Er zitten ook beperkingen en nadelen aan het gebruik van Excel. In een grotere organisatie wil je de verschillende afdelingen en activiteiten het liefst aan elkaar koppelen. Dat kan wel met Excel, maar dat vereist de nodige kennis van het programma. Je kunt je afvragen of dat het waard is.

Je werkt in principe offline met Excel. Wil je op afstand bij je urenregistratie, dan heb je bijvoorbeeld een Dropbox nodig en moet je eerst synchroniseren om ermee te kunnen werken. Je tijdregistratie in Excel is niet eenvoudig te koppelen met andere systemen, zoals een facturatiesysteem. Op het moment dat je je gemaakte uren wilt factureren, moet je die handmatig invoeren. En daar zijn slimmere oplossingen voor op de markt.

Als ZZP'er of als klein bedrijf kan Excel een (tijdelijke) oplossing bieden. Wanneer jouw bedrijf verder professionaliseert is het aan te raden naar urenregistratie software te kijken.

2.

Urenregistratie in (losstaand) softwareprogramma

Je kunt ook kiezen voor een speciaal softwarepakket voor urenregistratie. Deze software biedt al veel meer mogelijkheden dan Excel.  

De informatie die medewerkers invoeren, levert handige rapportages op over hun effectiviteit en efficiëntie. Je kunt met deze software meestal goed op afstand en vanaf uiteenlopende apparatuur werken. Er is software die offline werkt en software die online werkt. 

Het is niet vanzelfsprekend dat je een losstaand urenregistratie programma makkelijk aan je boekhouding of projectadministratie kan koppelen. Hier is soms ook enige kennis voor vereist. Wees dan ook kritisch op de (totaal)kosten. Voordat je nieuwe software aanschaft is het raadzaam om te onderzoeken of je huidige software al urenregistratie functionaliteit biedt. Veel ERP-softwareleveranciers bieden deze mogelijkheid. En mocht je huidige softwareleverancier deze functionaliteit niet bieden, kan het raadzaam zijn om ook eens met een ERP-softwareleverancier te praten.

Een softwareprogramma voor de urenregistratie biedt veel meer mogelijkheden dan Excel. Wees wel kritisch op de (totaal)kosten. Onderzoek of je ERP-softwareleverancier deze functionaliteit al aanbiedt.


3.

Urenregistratie apps

Er zijn allerlei apps om gewerkte uren te registreren. In het algemeen hebben ze een simpele voorkant waarmee je snel en fijn kunt werken, en zit het venijn in de achterkant. Veel urenregistratie apps zien er mooi uit en werken prima, maar controleer ook of ze koppelen met je ERP- of HR-systeem. Met een urenregistratie app zorg je voor een nette vastlegging van uren, maar je wilt voorkomen dat deze handmatig moeten worden overgenomen voor de facturatie of voor het uitbetalen van uren. Dan heb je voor je medewerker een mooie voorkant, maar voor de administratie een vervelende achterkant. Het loont dus om na te gaan of je huidige ERP- of HRM-leverancier zelf een urenregistratie app heeft, of anders koppelt met urenregistratie apps. Zo heeft AFAS bijvoorbeeld de AFAS Pocket app, waar urenregistratie een standaard onderdeel in is.

Jouw medewerkers verdienen het om makkelijk hun uren te kunnen registreren. Jouw organisatie verdient het om die gegevens in een geïntegreerd systeem te kunnen gebruiken. Je wilt je medewerkers het werk zo makkelijk, snel en prettig mogelijk maken. Want daarvan profiteert uiteindelijk ook de organisatie. Doordat alle medewerkers lachend alle informatie doorgeven, heeft de hele organisatie meer inzicht in de facts & figures.

Een urenregistratie app maakt het voor jouw collega's heel makkelijk om uren te boeken. Wees wel kritisch of deze app het ook makkelijker maakt voor de administratie. 



AFAS Pocket app

ERP-software op broekzakformaat

AFAS Pocket is een app waarmee je veel méér kunt dan alleen de urenregistratie bijhouden. Deze app maakt deel uit van de AFAS HR- of ERP-suite. AFAS Pocket maakt urenregistratie makkelijk, geeft inzicht en is volledig geïntegreerd in de ERP-software. Zo heb je als medewerker simpele voorkant en als administratie een geautomatiseerde achterkant.

Al je medewerkers hebben dan ook altijd en overal toegang tot de administratie en hun takenlijst. Ze kunnen verlof aanvragen en de dossiers van klanten en prospects bijwerken. Alles wat ze in de app invoeren, wordt direct opgenomen in het systeem. En dat allemaal vanaf hun mobiel.

De AFAS Pocket app geeft rechtstreeks toegang tot de CRM-database. Vooral als er medewerkers zijn die veel onderweg zijn of vanuit huis werken, is dat super handig. Ze kunnen hun contacten in de database opzoeken en zo vanuit de app bellen.

Ze kunnen de laatste ontwikkelingen checken voordat ze bij een klant of prospect binnenstappen. Ze kunnen nog even hun aantekeningen bekijken ter voorbereiding op een gesprek.

De urenregistratie werkt door in alle onderdelen van de organisatie, van HR tot de projectadministratie. Alle geregistreerde uren worden gekoppeld naar de backoffice, zodat ze door de leidinggevende kunnen worden geaccordeerd en direct door de financiële afdeling kunnen worden gefactureerd. Daar zit geen export of import tussen.

Nummer 1 urenregistratie app

AFAS Pocket

#1 business app

AFAS Pocket werd in 2018 de #1 gratis business app in de App Store in Nederland.

Urenregistratie app Pocket feitjes

Functionaliteiten

Blauwe lijn


Functionaliteiten

AFAS Pocket gaat veel verder dan andere urenregistratie apps

Urenregistratie app met AFAS Mobiel
Verlof

Verlof

Verlofdagen boeken doe je simpel via de app. Ook zie je direct je resterende saldo.

Declaraties

Declaraties

Stuur direct je declaratie in via de app. Bonnetje erbij? Maak gelijk een foto.

Uren boeken

Uren boeken

Uren gemaakt voor een klant? Boek ze direct op het juiste project.

Loonstroken

Loonstroken

Bekijk via de app al je loonstrook en jaaropgaven.

Ziek melden

Ziek melden

Je hoeft je bed niet meer uit om je ziek te melden. 

Taken

Taken

Krijg inzicht in openstaande taken en handel ze direct af.

Insturen

Insturen

Op klantbezoek geweest? Stuur gelijk je notities in via de app.

Contacten

Contacten (CRM)

Je (klant)relaties altijd bij de hand: het dossier, contacten en adresgegevens.

Nieuws

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws van jouw organisatie.

Dit kunnen de medewerkers (en jijzelf dus ook) met de AFAS Pocket app. De beheerder van de software bepaalt zelf welke functionaliteiten hij aan en uitzet. De app werkt snel en makkelijk, en alles wordt meteen gekoppeld met het centrale systeem. De urenregistratie wordt bijvoorbeeld meteen verwerkt voor de facturatie, en ook opgenomen verlofdagen worden automatisch verwerkt.

Kiezen voor een totaaloplossing of nóg een app?

Op het gebied van tijd bijhouden is er veel mogelijk. Voor eenmanszaken en kleine organisaties zijn er urenregistratie apps en programma’s met verschillende mogelijkheden.

Voor grotere organisatie is het belangrijk dat informatie wordt gekoppeld met het achterliggende systeem. Jouw medewerkers verdienen het om hun bedrijfsadministratie zo makkelijk mogelijk te kunnen doen. De AFAS Pocket App en de software van AFAS helpen je daarbij. Kiezen voor één geïntegreerde softwareoplossing brengt je voor de lange termijn veel meer efficiency en kostenbesparing dan wéér een app voor een specifiek bedrijfsproces.

> Geen compromis met ERP software

De urenregistratie met AFAS Software

Met de ERP software van AFAS beheer je alle communicatie en informatiestromen binnen je organisatie. Je hanteert één systeem met één database voor al je gegevens en documenten. Zo kijkt iedere afdeling naar dezelfde actuele informatie en bepaal je zelf wie toegang heeft tot deze informatie. Jouw medewerkers werken prettig met de AFAS Pocket app. Daarnaast heb je een krachtig softwareprogramma voor al je bedrijfsprocessen.

Meer lezen?

Documentbeheer

Digitaliseren of faillissement?


Hoe leuk wil je het maken voor je medewerkers? Misschien verwacht je het niet, maar met documentbeheer draag je bij aan hun werkgeluk. Documentbeheer vandaag de dag houdt in dat je werkprocessen gaat digitaliseren. Als alle archiefkasten de deur uit zijn, ben je klaar voor de volgende stap: automatisering.


ERP Software van AFAS

Grip op al je bedrijfsprocessen


Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Daarom hebben we één compleet softwaresysteem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!