Urenregistratie app: makkelijk, prettig en snel je uren boeken.

 

De meeste mensen hebben een hekel aan urenregistratie. Wie vindt het nou leuk om elk kwartier, of soms zelfs elke minuut, vast te leggen? En schrijf je pas een week later je uren op, dan ben je de meeste activiteiten allang vergeten.

Omdat je als organisatie niet zonder urenregistratie kunt, is het belangrijk om hiervoor een makkelijk, prettig en snel systeem te hebben. In dit blog bekijken we de mogelijkheden. Biedt een urenregistratie-app uitkomst?

Maar eerst: redenen om je uren bij te houden

Voor projectleiders, controllers of HR-managers is het bijhouden van uren onmisbaar. Niet alleen moet je je uren kunnen verantwoorden naar klanten toe. Ook de betaling van lonen en vergoedingen naar medewerkers hangt vaak af van de gemaakte uren.

Vier redenen om je uren te registreren:

  •  Betere offertes
  •  Sneller en makkelijker factureren
  •  Meer inzicht in winst & verlies
  •  Projectvoortgang bewaken

Je brengt betere offertes uit

Door urenregistratie zie je precies hoeveel tijd je kwijt bent aan een gemiddeld project. Misschien ontdek je dat iemand na een degelijke voorbereiding snel door een project heen loopt. En dat diezelfde medewerker na een vluchtige voorbereiding veel meer tijd nodig heeft om de rest af te krijgen.

Het kan ook zijn dat projecten waarvoor een vaste prijs is afgesproken, zelden rendabel zijn. Door projecten te analyseren op basis van gewerkte uren, kun je in het vervolg efficiënter werken en scherper offreren.

Je factureert sneller en makkelijker

Houd je je gewerkte uren niet goed bij? Zonde, je laat namelijk geld liggen. Een kwartiertje hier, een halfuurtje daar; als medewerkers elke dag een paar van die kleinigheden niet noteren, kan dat flink in de papieren lopen. Door je gewerkte uren meteen te noteren, wordt al je werk factureerbaar. En ben je achteraf geen tijd kwijt aan uitzoekwerk – wel zo snel en makkelijk!

Krijg inzicht in winst en verlies

Iedere organisatie die op projectbasis werkt, kent het wel. Op het ene project lijd je verlies, terwijl het andere juist heel veel winst genereert. Misschien ligt het aan de klant, maar ook een vaste prijsafspraak kan de boosdoener zijn. Hebben medewerkers er misschien veel meer tijd ingestoken dan waarvoor de klant betaalt?

Ook urenregistratie kan de oorzaak zijn van verlies. Onze tip: zet de geplande uren af tegen de geregistreerde en gefactureerde uren. Alleen door de gewerkte uren bij te houden, krijg je inzicht in wat er wel en niet goed gaat in je organisatie.

Projectvoortgang bewaken

Urenregistratie geeft projectmanagers een compleet overzicht van de projectvoortgang. Wanneer je de huidige status van een project scherpt hebt, kun je waar nodig bijsturen.

Lees ook: Digitale projectplanning: eindelijk inzicht in het presteren van je organisatie

Het probleem van tussendoortjes

Het gebeurt zelden dat je achter elkaar kunt doorwerken aan een opdracht. Soms word je om de haverklap gestoord. Een telefoontje, iemand die binnenloopt met een probleem, mailtjes met korte vragen over de voortgang van een project en een snelle kop koffie met een collega. Bovendien vechten allerlei andere opdrachten ook om je aandacht.

Klanten vragen of je naar een contract kunt kijken, of je vandaag nog wilt reageren op hun feedback, of je tijd hebt voor een kort telefonisch overleg, of je de berekening al klaar hebt. Het ‘duurt allemaal maar even’. Maar in de praktijk kosten die tussendoortjes zo een paar uur van je dag.

De vraag is: wat doe je ermee? Noteer je die telefoontjes, mailtjes en tussendoortjes voor klanten? Boek je ze aan het eind van de week afgerond als een paar uur ‘intern’ of ‘algemeen’? Verdeel je ze globaal over de klanten waarvoor je aan het werk bent geweest? Of laat je ze gewoon maar lopen?

Wij bepalen niet of je die tien minuten hier, vijf minuten daar per se in rekening moet brengen. Wel weten we dat het goed registreren van elke minuut en elk mailtje dat je beantwoordt, veel inzicht geeft.

Zo zie je bijvoorbeeld meteen welke klanten vaak kleine werkzaamheden aandragen. Ook schrik je waarschijnlijk van het aantal uren dat je kwijtraakt door versnipperd te werken. Misschien geeft dat inzicht je een duwtje in de rug om je dag efficiënter in te richten.

Gewerkte uren bijhouden op 3 manieren

Het registreren van uren moet een gewoonte worden. Afhankelijk van je organisatie zijn er een drietal mogelijkheden:

  • Urenregistratie in Excel
  • Urenregistratie in (losstaand) software
  • Urenregistratie apps

1.

Urenregistratie in Excel

Excel biedt mogelijkheden voor tijdregistratie. Vooral voor zzp’ers en kleine bedrijven is dit een prima oplossing. Je kunt sjablonen downloaden, rekenmodellen en urenstaten gebruiken. Hiervoor hoef je geen extra software aan te schaffen.

Wel zitten er beperkingen en nadelen aan het gebruik van Excel. Grotere organisaties koppelen de activiteiten van verschillende afdelingen bijvoorbeeld het liefst aan elkaar. Dat kan met Excel, maar is niet eenvoudig. Daarbij: met Excel werk je in principe offline. Wil je thuis of onderweg bij je urenregistratie? Dat is een stuk lastiger.

Tijdregistratie in Excel koppel je niet zomaar met andere systemen, zoals een facturatiesysteem. Op het moment dat je je gemaakte uren wilt factureren, moet je die vaak handmatig invoeren. Daar zijn slimmere oplossingen voor op de markt.

Voor zzp’ers of kleine bedrijven kan Excel een (tijdelijke) oplossing bieden. Maar is je organisatie groter en wil je professionaliseren? Dan is werkuren-registratie-software de moeite waard.

2.

Urenregistratie-software

Je kunt ook kiezen voor een speciaal softwarepakket voor urenregistratie. Zulke software biedt al veel meer mogelijkheden dan Excel.

De informatie die medewerkers invoeren, levert je aan de achterkant handige rapportages op over hun effectiviteit en efficiëntie. Ook kun je met deze software meestal goed op afstand en vanaf meerdere apparaten werken.

Niet elk urenregistratie-programma koppel je makkelijk aan je boekhouding of projectadministratie. Voordat je nieuwe software aanschaft, is het raadzaam om te onderzoeken of je huidige software urenregistratie als functionaliteit biedt. Veel ERP-softwareleveranciers bieden deze mogelijkheid.

Een softwareprogramma voor de urenregistratie biedt veel meer mogelijkheden dan Excel. Wees wel kritisch op de (totaal)kosten. Onderzoek of je ERP-softwareleverancier deze functionaliteit al aanbiedt.

3.

Urenregistratie-app, als onderdeel van ERP-software

Ook zijn er apps om je gewerkte uren in te registreren. Vaak met een simpele voorkant die fijn en snel werkt. Helaas zit het venijn meestal in de achterkant.

Veel urenregistratie-apps zien er mooi uit en werken prima, maar koppelen niet met een bestaand ERP- of HR-systeem. En daar gaat je efficiëntie. Want dan moet iemand anders alsnog handmatig uren overnemen. Voor de werkende medewerker misschien prettig, voor de administratie betekent het extra werk.

Een urenregistratie app maakt het voor jouw collega's heel makkelijk om uren te boeken. Wees wel kritisch of deze app het ook makkelijker maakt voor de administratie. 

 

Uren bijhouden met de AFAS Pocket app van AFAS

ERP-software op broekzakformaat

Wat als er een geïntegreerde urenregistratie-app was? Waarin medewerkers hun uren met één druk op de knop registreren? En waar jouw organisatie als geheel van profiteert? Goed nieuws, die is er gewoon: de AFAS Pocket app

Met AFAS Pocket kun je veel meer dan alleen de urenregistratie bijhouden. Deze mobiele app voor iOS en Android maakt namelijk standaard onderdeel uit van ons ERP-pakket. En is daardoor verbonden met zaken als projectadministratie, financieel, HRM en CRM.

Alle geregistreerde uren worden gekoppeld aan de backoffice, zodat een leidinggevende ze kan accorderen. De financiële afdeling factureert ze daarna. Daar zit geen export of import van bestanden meer tussen. Zo heb je als medewerker een simpele voorkant en als administratie een geautomatiseerde achterkant.

Medewerkers kunnen via de app verlof aanvragen, maar ook dossiers van klanten en prospects erbij pakken. Alles wat je in de app invoert, wordt direct opgenomen in het systeem. Iedereen werkt met up-to-date informatie.

De AFAS Pocket app geeft rechtstreeks toegang tot de CRM-database. Vooral handig voor thuiswerkers en medewerkers die veel onderweg zijn. Ze kunnen hun contacten in de database opzoeken en zo vanuit de app bellen. Of ter voorbereiding van een gesprek nog even snel hun laatste aantekeningen bekijken.

AFAS Pocket

#1 business app

AFAS Pocket is een van de meest gebruikte business apps van Nederland en stond zelfs een tijd op #1  in de App Store.

Functionaliteiten

 

Functionaliteiten

AFAS Pocket gaat veel verder dan andere urenregistratie apps

Verlof

Boek verlofdagen makkelijk via de app. Je ziet direct je resterende saldo.

Declaraties

Stuur eenvoudig declaraties in. Met een foto zit ook het bonnetje er direct bij.

Uren boeken & Projecten

Uren gemaakt voor een klant? Boek ze direct op het juiste project.

Loonstroken

Bekijk via de app al je loonstroken en jaaropgaven.

Ziek melden

Je hoeft je bed niet meer uit om je ziek te melden. 

Taken

Krijg inzicht in openstaande taken en handel ze direct af.

Insturen

Op klantbezoek geweest? Stuur gelijk je notities in via de app.

Contacten (CRM)

Je (klant)relaties altijd bij de hand: van dossiers en contacten tot adresgegevens.

Nieuws

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws van jouw organisatie.

Natuurlijk bepalen jullie zelf welke functies van de AFAS Pocket app je gebruikt. Jouw bedrijfsbeheerder stelt dit eenvoudig in.

Kiezen voor een totaaloplossing of nóg een app?

Er is veel mogelijk op het gebied van tijd bijhouden. Voor eenmanszaken en kleine organisaties zijn eenvoudige urenregistratie-apps of programma’s soms al voldoende.

Maar voor grotere organisaties is het belangrijk dat zulke informatie wordt gekoppeld met het achterliggende systeem. Jouw medewerkers verdienen het om hun bedrijfsadministratie zo makkelijk mogelijk te kunnen doen. De handige app en de software van AFAS helpen je daarbij. Kiezen voor één geïntegreerde softwareoplossing levert voor de lange termijn veel meer efficiency en kostenbesparing op dan alweer een extra app voor een specifiek bedrijfsproces.

> Geen compromis met ERP software

Urenregistratie met AFAS Software: alles op één plek

Met de ERP-software van AFAS beheer je alle communicatie en informatiestromen binnen je organisatie. Eén systeem met één database voor al je gegevens en documenten. Iedere afdeling werkt met dezelfde actuele informatie en je bepaalt zelf wie toegang heeft. Je slaat twee vliegen in één klap: je medewerkers werken prettig met de AFAS Pocket app, jij hebt een krachtig softwareprogramma voor al je bedrijfsprocessen.

Meer lezen?

Documentbeheer

Digitaliseren of faillissement?


Hoe leuk wil je het maken voor je medewerkers? Misschien verwacht je het niet, maar met documentbeheer draag je bij aan hun werkgeluk. Documentbeheer vandaag de dag houdt in dat je werkprocessen gaat digitaliseren. Als alle archiefkasten de deur uit zijn, ben je klaar voor de volgende stap: automatisering.

 

ERP Software van AFAS

Grip op al je bedrijfsprocessen


Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Daarom hebben we één compleet softwaresysteem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!