Urenverantwoording is belangrijk voor het vertrouwen tussen jouw organisatie en je klanten. Houden je medewerkers hun uren bij in Excel? Of werken ze in een urenregistratiesysteem?
Wat is de beste manier om de urenverantwoording naar de klant te sturen? Wij leggen uit waarom urenverantwoording zo belangrijk is en hoe je dit op de beste manier kunt doen.
Met een urenverantwoording laat je aan klanten zien waaraan je je tijd hebt besteed. Het is een overzicht van de gewerkte uren met een korte beschrijving van de werkzaamheden erbij. Je stuurt de urenverantwoording naar je klant als je volgens een uurtarief werkt. Meestal staat de verantwoording op de factuur of is het een apart document dat je meestuurt met de factuur.
Voor je klant is het belangrijk om een urenverantwoording te krijgen. Als je je urenverantwoording netjes meestuurt, bouw je aan onderling vertrouwen. Klanten zien waar ze precies voor betalen, waardoor ze facturen sneller betalen.
Ook voor je bedrijf is een urenverantwoording erg waardevol. Door uren bij te houden, krijg je inzicht in hoeveel tijd je waaraan besteedt. Als je dit consequent doet, weet je of je überhaupt genoeg uren rekent voor je harde werk.
.
Je kunt op verschillende manieren uren schrijven. Starters en kleinere organisaties beginnen vaak met een urenverantwoording in Excel. In dat geval moet je als je gaat factureren, je gewerkte uren in Excel overzetten naar de factuur.
In het begin werkt dit prima, maar na verloop van tijd is een digitale urenverantwoording stukken makkelijker.
Met software verminder je de kans op foutjes bij het overtypen en krijg je meer inzicht in je gewerkte uren. Hoe zit dat precies?
Meestal zit digitale urenverantwoording verpakt in projectsoftware. In deze software staan alle projectgegevens overzichtelijk bij elkaar – ook je urenregistratie. Hier kun je je uren schrijven in een digitale omgeving.
Je maakt je urenverantwoording zo een stuk eenvoudiger. De uren die je schrijft, hoef je niet meer handmatig op de factuur te zetten. De software doet dit automatisch voor je. Uiteraard kun je altijd zelf nog facturen aanpassen. Daarnaast rapporteer en analyseer je gemaakte uren in een handomdraai.
Heb je urenregistratiesoftware van AFAS? Wij leveren dashboards mee, waardoor je maximaal inzicht in je urenregistratie en projectmanagement hebt. Minder foutjes, sneller klaar!
Het registreren en verwerken van uren moet snel gaan, toch? Met AFAS Software maak je het boeken van uren bijzonder makkelijk voor al je collega's.
Doordat het proces geïntegreerd is met de financiële - en projectadministratie, krijg je één totaaloverzicht van je projectadministratie. En dat is wel zo fijn, want daardoor houd je meer tijd over voor andere zaken.