Faalkosten in de bouw verminderen met software

 

De bouwsector is ingewikkeld en gefragmenteerd. Bouwprojecten duren soms jaren en de productieprocessen zijn complex. Daarbij zijn er vaak veel verschillende partijen betrokken bij een project. Architecten, aannemers, installateurs en andere partners moeten naadloos samenwerken om tot een mooi en winstgevend resultaat te komen.

In zo’n complexe keten kan zelfs de kleinste fout al zorgen voor grote problemen. En problemen, daar zit je in de bouw niet op te wachten. De marges zijn klein – gemiddeld zo’n 2-3%. Elke tegenvaller heeft direct impact op de eindopbrengst van je bouwproject.

Bouwbedrijven kunnen meer winst behalen door slimmer te werken. Hoe? Door hun faalkosten te verminderen. In dit blog leggen we uit wat faalkosten zijn, hoe ze ontstaan en hoe software voor de bouw kan bijdragen aan het verminderen ervan.

Faalkosten: betekenis en oorzaken

Faalkosten zijn kosten die ontstaan door falen of fouten. Stel: een bouwproject wordt niet volgens de afgesproken specificaties opgeleverd. De klant is ontevreden en eist dat de fouten worden hersteld. De extra kosten die je daardoor maakt, noemen we faalkosten.

Faalkosten zijn dus extra kosten die nodig zijn om gemaakte fouten te herstellen. Denk aan de arbeidskosten en het materiaal dat nodig is voor reparatie, maar ook aan schadevergoedingen. 

Waarom faalkosten in de bouw zo op de loer liggen? Door de grote risico’s die bouwprojecten met zich meebrengen, zoals:

  • Het verkeerd inschatten van benodigde arbeid
  • Vergunningen die te laat worden afgegeven
  • Wijzigingen in de plannen
  • Faillissementen van partijen in de keten

De jaarlijkse faalkosten in de Nederlandse bouwsector lopen in de miljarden. Uit onderzoek van ABN Amro blijkt dat 4 op de 10 bouwbedrijven hun faalkosten inschatten op 5% of hoger. 

Met een gemiddelde winstmarge van 2-3% kun je wel nagaan dat er voor bouwbedrijven veel winst te behalen valt als ze hun faalkosten verminderen. Zelfs bij een kleine verlaging kan de relatieve winst al behoorlijk groeien.

Faalkosten reduceren door grip en bedrijfsprocessen

Tussen de start en finish van een bouwproject zit veel tijd. Het proces bestaat uit meerdere fases waarin verschillende partijen en afdelingen naadloos moeten samenwerken. Faalkosten bewijzen dat dit niet altijd lukt. Fouten liggen altijd op de loer, vooral in een sector met veel mensenwerk.

Om de kans op fouten (en dus kosten) te verkleinen, kun je een aantal stappen in je bouwproces digitaliseren en automatiseren. Met behulp van slimme bouwsoftware bijvoorbeeld. Weten hoe deze efficiencyslag in er in de praktijk uitziet? We geven je een paar voorbeelden:

  • Voorkom menselijke fouten door tijdsdruk
  • Efficiënter inkopen
  • Meer duidelijkheid door workflows

 

Voorkom menselijke fouten als gevolg van tijdsdruk

De Nederlandse bouwsector heeft het druk. Er wordt veel gebouwd en nog voldoen we niet aan de vraag van de woningmarkt. Deadlines worden strakker en minder mensen moeten meer werk doen.

Het gevolg? Menselijke fouten die uiteindelijk leiden tot faalkosten. Om het werk op tijd af te krijgen, worden stappen overgeslagen. Ook communiceren betrokken partijen onder tijdsdruk vaak minder goed met elkaar. En waar een installateur of timmerman normaal gesproken elk knelpunt en iedere fout doorgeeft, laten ze dat onder tijdsdruk achterwege. Om maar sneller te kunnen opleveren.

Het digitaliseren van werkprocessen vermindert de kans op zulke fouten. Hier is de AFAS Pocket app een mooi voorbeeld van. Stel, een projectleider constateert een fout op de bouwplaats. In plaats van dit op papier te schrijven, kan hij of zij de fout via de app als dossieritem insturen. De melding wordt direct doorgegeven aan de verantwoordelijke in het projectteam. Die kan er vervolgens actie op ondernemen. Op deze manier blijven fouten niet liggen, maar worden ze snel opgelost. Dat scheelt tijd en geld!

 

Sneller bouwen door efficiënte inkoop

Inkoop speelt een grote rol bij het financiële succes van bouwbedrijven. Door materialen tegen de juiste prijzen in te kopen, probeer je als inkoper de kosten zo laag mogelijk te houden. En minstens zo belangrijk: een efficiënte inkoop-administratie bespaart je veel tijd.

Nog maar kort geleden betekende inkopen vaak veel papierwerk. Inkopers vulden hun opdrachten op briefjes in en verwerkten deze handmatig in het inkoopsysteem. Dat kan eenvoudiger! Ons systeem genereert inkoopopdrachten automatisch.

En staan je inkoopcontracten opgeslagen op meerdere plekken, bijvoorbeeld in de mail en in Excel? Hoe weet je dan welke versie up-to-date is? De tijd die je spendeert om dat uit te zoeken, besteed je natuurlijk liever aan je kerntaken. Software voor efficiënte inkoop maakt een einde aan stress en onzekerheid.

En wist je dat je in het pakket van AFAS kunt aangeven welke kosten buiten inkoop zijn toegestaan? Dit geeft je meteen inzicht in het verwachte resultaat en de marges. Zo voorkom je dat je onnodig tijd besteedt aan bijstellingen en standopnames.

 

Meer duidelijkheid met workflows

Traditioneel gezien wordt er in de bouw veel met papier gewerkt. Uren worden vaak nog via briefjes geregistreerd. Timmermannen laten notities achter voor elkaar. Bestellingen voor de bouwplaats worden met de hand ondertekend. Deze manier van administratie vergroot de kans op faalkosten. Waarom? Gemaakte fouten zijn niet inzichtelijk op één centrale plek. Hierdoor worden fouten soms niet of te laat geconstateerd.

Om grip te krijgen op dat proces, kun je in de software van AFAS workflows aanmaken. Die automatiseren onnodig administratief werk. Wel zo handig! Stel dat een projectleider via de app aangeeft dat er extra informatie nodig is, dan zorgt de workflow ervoor dat de verantwoordelijke collega automatisch een seintje krijgt. Zo creëer je duidelijkheid en kun je projecten beter aansturen.

Grip op faalkosten in de bouw

Faalkosten leggen een groot beslag op bouwbedrijven, zowel in tijd als geld. Bouwprojecten lopen vertraging op en de marges verdampen. Met behulp van goede software kun je vanaf de eerste stap efficiënter werken. Alleen zo krijg je grip op je faalkosten. Door de faalkosten te verlagen, houd je meer winst over, zodat je bouwbedrijf met meer vertrouwen nieuwe projecten kan aannemen. Samen bouw je slimmer, sneller en beter!

 

Is jouw bouwbedrijf klaar om te digitaliseren?

Jouw organisatie beter laten ondernemen, dat is onze missie

Meer lezen?

Wet kwaliteitsborging (Wkb)

Wat gaat er veranderen?


Op 14 mei 2019 is de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) aangenomen door de Eerste Kamer en per 1 juli 2022 wordt hij van kracht. Deze nieuwe wet gaat voor veel verandering zorgen in de bouwprocessen, de aansprakelijkheid en de af te leggen verantwoording.

 

Hoe digitaal is Nederland?

Onderzoek: de kosten van moeizame processen


De steeds verdergaande digitalisering en automatisering van onze maatschappij is niets nieuws. Binnen veel van die bedrijven worden meerdere systemen en programma’s naast elkaar gebruikt, wat het er niet voor iedere werknemer makkelijker op maakt. Hoe ervaart werkend Nederland dit?