Maak het jezelf makkelijk met de digitale handtekening


Als je bedrijfsprocessen digitaliseert en automatiseert, ben je van die omslachtige papierwinkel af. Je hoeft niet meer te printen en te scannen: alles gaat digitaal, via efficiënte workflows.

Maar hoe zit het dan met het ondertekenen van documenten? Hoe werkt een digitale handtekening überhaupt? En is die wel net zo rechtsgeldig als een gewone handtekening? Wij beantwoorden alle vragen en kijken naar de voordelen van digitaal ondertekenen.


Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening (ook wel elektronische handtekening of e-handtekening) is de digitale vervanger van de ‘natte’, handgeschreven handtekening.

Er zijn twee soorten e-handtekeningen: een gewone elektronische handtekening en een gekwalificeerde elektronische handtekening. Een gewone digitale handtekening is bijvoorbeeld een ingescande ‘natte’ handtekening. Dit is dus letterlijk een gewone handtekening die gedigitaliseerd is.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening is stukken veiliger. Deze handtekening heeft een gekwalificeerd certificaat. Dit digitale certificaat is het bewijs dat de handtekening betrouwbaar is. Met het certificaat wordt de identiteit van de ondertekenaar aan de digitale handtekening gekoppeld en wordt de handtekening aan het document gekoppeld.

In dit artikel hebben we het over de gekwalificeerde digitale handtekening.

Wat kun je met een digitale handtekening?

Als je je processen digitaliseert en automatiseert, werk je efficiënter en bespaar je veel tijd. Maar het heeft natuurlijk niet zoveel zin als je voor iedere handtekening alsnog moet printen, tekenen en scannen. Dan loopt het gestroomlijnde proces alsnog vast.

Met een elektronische (of digitale) handtekening kun je in feite hetzelfde als een ouderwetse papieren handtekening. Het is een papieren proces dat nu digitaal is gemaakt, net als de workflows in een geautomatiseerd bedrijf. De digitale handtekening is geen inkt op papier, maar bestaat uit elektronische gegevens. Eigenlijk is het gebruik van een elektronische handtekening onmisbaar voor een bedrijf met geautomatiseerde processen.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Ja. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is net zo rechtsgeldig als een papieren handtekening. Sterker nog, het is juridisch geldig mét bewijskracht. Door het elektronische certificaat is vervalsing van het document of de handtekening onmogelijk.

Krijg je een document met een e-handtekening? Controleer dan altijd het certificaat. Check of het nog geldig is en of het niet is ingetrokken. Kijk ook of de uitgever van het certificaat betrouwbaar is.

Hoe werkt een digitale handtekening?

Sommige bedrijven zijn huiverig om e-handtekeningen in te voeren. Het ‘probleem’ hierbij is natuurlijk de authenticiteit. Hoe kun je zeker weten dat de handtekening daadwerkelijk is gezet door de desbetreffende verantwoordelijke?

Gekwalificeerde handtekeningen worden ‘vastgehecht’ aan het digitale document. Vervolgens wordt het document digitaal verzegeld.

Wordt het elektronisch ondertekende document op de een of andere manier aangepast? Dan wordt de zegel verbroken vervalt de digitale handtekening direct. Het certificaat is niet meer geldig. Hiervan krijg je een melding als je het document opent, zodat je weet dat de handtekening niet meer geldt.

Het gebruik van elektronische handtekeningen is dus hartstikke veilig – misschien zelfs veiliger dan een ouderwetse handtekening.

Er zijn talloze andere bedrijfsprocessen die vroeger analoog gingen, maar nu digitaal worden uitgevoerd. Ook daarvoor geldt dat ze veiliger en efficiënter zijn dan hun traditionele voorgangers. Er zijn sowieso steeds meer taken die medewerkers zelf uitvoeren via een medewerkersportaal. Hiermee verminder je de administratieve werkdruk voor bijvoorbeeld HR, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

Zo werkt een digitale handtekening - schema


Hoe werkt een digitale handtekening in de praktijk?

Heb je een document dat digitaal moet worden ondertekend? Dan krijgt de persoon die het moet ondertekenen, dit als taak toegewezen. Een medewerker krijgt deze melding op het intranet, een klant in de klantportal.

De identiteit van de ondertekenaar wordt gecheckt via tweestapsverificatie. De ondertekenaar moet inloggen op het intranet of in de klantportal. Tijdens het ondertekenen krijgt hij of zij een sms met een code, die moet worden ingevoerd. Pas dan kan de digitale handtekening worden gezet. Vervolgens wordt het document aangemerkt als ondertekend en kan het proces verder gaan.

Over wat voor documenten hebben we het dan?

  •  Adviesdocumenten 
  •  Arbeidscontracten
  •  Beoordelingsformulieren
  •  Loonbelastingverklaringen
  •  VOG's
  •  Ontbindingsovereenkomsten
  •  Offertes
  •  Orders
  •  Vaststellingsovereenkomsten
  •  Verhuurcontracten


Voordelen van de digitale handtekening

Waarom zou je kiezen voor elektronische ondertekening? Een handtekening met papier gaat toch net zo makkelijk? En hoe kun je überhaupt een digitale handtekening maken?

Er zijn veel redenen om over te stappen op een digitale handtekening. En het is heel eenvoudig om een e-handtekening te maken. Hieronder noemen we de vier belangrijkste redenen om over te gaan op elektronisch ondertekenen.

Volledig inzicht in het proces

De digitale handtekening is geïntegreerd in de betere ERP-systemen. Als je je bedrijfsprocessen hebt gedigitaliseerd en vervolgens geautomatiseerd, kun je de digitale handtekening al eenvoudig toevoegen aan je workflows. In de workflow-geschiedenis is iedere stap inzichtelijk. Je ziet ook altijd waar in het proces een document is.

Als een document elektronisch is ondertekend, wordt er een extra blad toegevoegd aan het document. Hierin staat het complete proces beschreven: de audit trail. Zo kun je altijd zien wie wanneer welke stap heeft gezet.

Ondertekenen in één minuut

Stel, je neemt een nieuwe medewerker aan. Vroeger stuurde je dan het door jouw bedrijf ondertekende contract als pdf-bestand via e-mail naar de nieuwe medewerker. Die moest het printen, ondertekenen, scannen en weer opsturen naar je bedrijf. Vervolgens moest HR het weer printen en in een map doen.

Voorbeeld Digitale handtekening in de praktijk

Met een elektronische handtekening in een workflow gaat dit veel eenvoudiger. Medewerkers, klanten en leveranciers hoeven niet alles te printen. Ze hoeven ook niet in te loggen in externe systemen. Ondertekenen kan via het intranet, een app of het klantportal. Zo kunnen documenten binnen een minuut worden verzonden, ondertekend en teruggestuurd.

Het werk wordt voor alle betrokken partijen gemakkelijker als ze de elektronische variant van een handtekening kunnen gebruiken. Niet alleen voor je HR-afdeling, maar ook voor klanten en leveranciers, die minder administratieve rompslomp hoeven te doorlopen.

Ook salestrajecten kunnen zo sneller worden afgehandeld. Is een salestraject akkoord? Dan heb je alles centraal gedocumenteerd – handig, vooral als je werkt volgens ISO-normen.

Volledig rechtsgeldig

De elektronische handtekening is net zo rechtsgeldig als een handtekening met pen en papier. Dat niet alleen; een e-handtekening heeft ook volledige bewijskracht. Dit komt door het digitale certificaat en de audit trail. Als je je bedrijfsprocessen hebt gedigitaliseerd en geautomatiseerd, is het voor iedere stap inzichtelijk en overzichtelijk wie wanneer wat heeft gedaan.

Over inzicht en overzicht gesproken: als je overgaat op digitaal documentbeheer, kun je eigenlijk niet om de elektronische handtekening heen. Het hele idee van digitalisering van je documenten is dat je ze allemaal in je systemen hebt staan. Zo creëer je maximaal inzicht en overzicht.

Als je geen elektronische handtekening gebruikt, maar voor iedere handtekening moet printen, werk je alsnog deels met papier. En dat was nou net niet de bedoeling. Dus als je papierloos wilt werken en je documentenstroom online wilt regelen, heb je digitaal ondertekenen nodig.

Kostenbesparend en milieuvriendelijk

Als je bedrijfsprocessen digitaal verlopen, kun je niet blijven printen en scannen met een ‘natte’ handtekening. Dan loopt de automatisering van je bedrijf alsnog spaak. Door de digitale handtekening te integreren in je werkwijze, bespaar je kosten.

Je vermindert het aantal administratieve handelingen. Zo kunnen medewerkers zich focussen op wat er écht toe doet, en zijn repeterende taken verleden tijd.

Digitaal ondertekenen is duurzaam. Doordat je minder papier verbruikt, spaar je het milieu. Ook scheelt de e-handtekening in de papierkosten. En als klap op de vuurpijl is digitaal ondertekenen vaak een standaard onderdeel van een digitaal ERP- of HRM-systeem. Geen extra kosten: je hoeft de beschikbare functionaliteit alleen maar te gebruiken!

Digitaal ondertekenen: maak het jezelf makkelijk

Overstappen op de elektronische handtekening is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Als je een goed ERP-systeem hebt, maakt de e-handtekening er waarschijnlijk deel van uit. Vooruit dan. Hier zijn de vier belangrijkste voordelen nog één keer:

  •  Je hebt volledig inzicht in het proces: wie heeft wanneer wat ondertekend?
  •  E-ondertekenen kan binnen een minuut. Niet meer printen, tekenen en scannen.
  •  De handtekening is rechtsgeldig én heeft volledige bewijskracht.
  •  Je bespaart flink op de kosten, vanwege hogere efficiency en lager papierverbruik.

De digitale handtekening start met een goed softwarepakket


Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet systeem ontwikkeld, waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt superefficiënt en kunt je zorgeloos richten op je kerntaken!

De software is af te nemen in 2 varianten. Het volledige ERP-pakket, of onze HRM & Payroll oplossing.

Meer lezen?

Digitalisering, automatisering

Ben jij klaar voor de toekomst?


Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Als ondernemer of manager van de afdeling IT, HR, Applicatiebeheer of Control is het je grootste uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. En nee, deze longread gaat niet over AI, Machine Learning of Blockchain. Hier kun je vandaag mee aan de slag.



Proces-automatisering

De volgende stap voor je bedrijf


Ben je een groot deel van je tijd kwijt aan steeds terugkerende werkzaamheden? Stel je eens voor dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse taken niet iedere keer opnieuw hoeft te doen. Hoeveel tijd zou je dan over hebben voor je kerntaken? Juist, heel veel. Misschien is het tijd voor verandering.