Digitaal ondertekenen

Zet eenvoudig online je digitale handtekening. Veilig, snel en zonder papieren rompslomp. Digitaal ondertekenen met AFAS voldoet aan de meest zware bewijslast. 





Rechtsgeldig digitaal ondertekenen

Rechtsgeldig digitaal ondertekenen

AFAS maakt gebruik van een 'geavanceerde elektronische handtekening'. Hiermee voldoe je aan de meest zware bewijslast, zodat je altijd zeker bent van een rechtsgeldig én te bewijzen juist ondertekend document. Van arbeidscontract tot offerte en van adviesdocumenten, aktes tot ontbindingsovereenkomsten. Zelfs externe documenten kunnen worden ingestuurd in het dossier en worden voorzien van een digitale handtekening. 

Digitaal ondertekenen is volledig geïntegreerd in de ERP software van AFAS. Dit betekent dat documenten via het intranet of de portal elektronisch kunnen worden ondertekend. Zonder extra administratieve handelingen!

PS: Wist je dat er maandelijks al meer dan 25.000 documenten worden ondertekend middels onze software?

Weten wat onze software voor jouw organisatie kan betekenen?


Starten met digitaal ondertekenen

Niet alleen omdat het de nieuwe standaard zal worden



Digitaal ondertekenen in 1 minuut


Ondertekenen in 1 minuut


Doordat zowel medewerkers als bijvoorbeeld klanten en leveranciers niet in externe systemen hoeven in te loggen, is digitaal ondertekenen van documenten met één druk op de knop gebeurd. Het goed doorlezen van het document blijft natuurlijk tijd kosten.


Volledig inzicht


Volledig Inzicht


Doordat digitaal ondertekenen volledig is geïntegreerd in de software, zijn alle stappen inzichtelijk via de workflowhistorie. Zo kun je altijd zien wie welke stap wanneer in het proces heeft gezet. Uiteraard leveren we deze rapportage standaard mee.



Jurdisch geldig


Juridisch geldig


Door gebruik te maken van de geavanceerde elektronische handtekening, ben je verzekerd van een juridisch rechtsgeldige handtekening. Doordat ook alle stappen die zijn doorgelopen inzichtelijk zijn, heb je altijd een volledige bewijskracht voor je elektronische handtekening. 


Kosten besparen


Kosten besparen


Doordat het volledige proces digitaal verloopt bespaar je direct kosten op zowel administratieve handelingen als bijvoorbeeld papier. Daarnaast is digitaal ondertekenen gratis beschikbaar op AFAS Online. Zo bespaar je dus direct kosten én is het goed voor het milieu!


Jouw elektronische handtekening


Digitaal Ondertekenen van AFAS (ook wel de AFAS Signing Service genoemd) is een onderdeel wat volledig geïntegreerd is in de software. AFAS maakt gebruik van een zogenoemde 'geavanceerde elektronische handtekening'. De betrouwbaarheid van het proces is net zoals bij de andere vormen het uitgangspunt.

Het verschil is dat bij een geavanceerde elektronische handtekening, dus de handtekening die AFAS gebruikt, een certificaat wordt gebruikt voor het identificeren van de ondertekenaar.

Dat klinkt als een hoop technische details. Maar het komt erop neer dat met de AFAS Signing Service je dus een volledig geïntegreerde én rechtsgeldige elektronische handtekening zet onder elk document.

Ontdek de mogelijkheden van AFAS

Voorbeelden van te ondertekenen documenten

  • Arbeidscontracten
  • Loonbelastingverklaringen
  • Beoordelingsformulieren
  • VOG's
  • Ontbindingsovereenkomsten
  • Offertes
  • Orders
  • Adviesdocumenten
  • Vaststellingsovereenkomsten
  • Verhuurcontracten

Digitaal onderteken in de praktijk

Bekijk het voorbeeld

Digitaal ondertekenen in de praktijk

Om een te tekenen document digitaal te ondertekenen stel je een document op zoals je gewend bent. De juist gegevens worden verzameld vanuit de software en uitzonderingen kunnen handmatig worden vastgelegd. Het document wordt vervolgens direct opgeslagen in het dossier.

Op het moment dat het document ondertekend moet worden voordat deze geaccordeerd wordt, staat er op het intranet een taak klaar voor de medewerker of op de portal voor een externe relatie. Wanneer het document succesvol ondertekenend is, wordt het document voorzien van een extra blad waarin het complete proces (audittrail) is beschreven. Zo staat je rechtsgeldige ondertekening altijd in het dossier bij het document.

Renova aan het woord over Digitaal Ondertekenen


Digitaal ondertekenen is gratis voor AFAS klanten

Sinds januari 2018 profiteren AFAS klanten van de digitale handtekening


Tegenwoordig worden bijna alle documenten binnen een onderneming niet meer geprint en per post verstuurd, maar digitaal bekeken en verstuurd. Het is best vreemd dat deze documenten voor ondertekening dan nog wel worden geprint, gescand en weer verstuurd. Omslachtig en helemaal niet meer nodig, vindt AFAS. Daarom worden nu maandelijks meer dan 25.000 documenten digitaal ondertekend met onze software.

Voor het zetten van een rechtsgeldige digitale handtekening maakt AFAS gebruik van een speciaal eIDAS-certificaat in combinatie met een beveiligd proces en een 'Hardware security module (HSM)'. Het certificaat zorgt ervoor dat zowel het Word-document wat omgezet wordt naar PDF als een originele PDF geseald wordt. Na het ondertekenen veranderen de pixels en wordt het document opnieuw geseald. Elke stap in het proces wordt zo opnieuw geseald. Als een digitaal ondertekend document op welke wijze dan ook gewijzigd wordt, verbreekt de zegel en vervalt de digitale handtekening. Dit is direct inzichtelijk voor diegene die het document kan raadplegen.

Weg met die pen!

De digitale handtekening wordt de nieuwe standaard


Steeds meer processen in bedrijven verlopen digitaal. Digitaal werken wordt bij steeds meer bedrijven de standaard. Met onze software vangen we zoveel mogelijk standaardprocessen in workflows. Maar zodra het op het ondertekenen van documenten, contracten of aktes aankomt, loopt het digitale proces spaak. Er wordt gekozen voor een 'natte' handtekening die weer wordt ingescand. Dat is niet meer van deze tijd.

De digitale handtekening is weer de volgende stap om onzinnig werk te verbannen en dus te automatiseren. Grijp deze kans en neem je papieren processen nog eens kritisch onder de loep en kijk waar je in je organisatie nog een digitaliseringsslag kunt slaan.


Digitaal ondertekenen en digitale handtekening mob

Ontdek de mogelijkheden van de software van AFAS

Ontdek de mogelijkheden van de software van AFAS


Meer weten over onze software?

We komen graag met je in contact!




Of bel ons op: 033 - 43 43 883

Maak een afspraak
Software van eigen bodem