Digitaal ondertekenen: snel, veilig en betrouwbaar

Wil je veilig, snel en eenvoudig je elektronische handtekening kunnen zetten? Dan moet je bij AFAS zijn. Digitaal ondertekenen is volledig geïntegreerd in onze systemen. Weg papier, hallo volledige digitalisering en automatisering. Wij zijn klaar voor het bedrijf van de toekomst. Jij ook?





Digitaal ondertekenen: rechtsgeldig en eenvoudig

Digitaal ondertekenen: rechtsgeldig en eenvoudig

In bedrijfsprocessen worden flink wat handtekeningen gezet. Hoe doe jij dat? Printen, tekenen en weer scannen? Binnenkort niet meer. Want met AFAS kun je binnen no-time handtekeningen zetten – en daar komt geen printer aan te pas.

Is dat dan wel rechtsgeldig, digitaal ondertekenen? Jazeker, net zo rechtsgeldig als een krabbeltje op papier. Sterker nog: vanwege onze audit trail heb je zelfs volledige bewijskracht met een e-handtekening in AFAS.

PS: Wist je dat er maandelijks al meer dan 80.000 documenten worden ondertekend middels onze software?


Weten wat onze software voor jouw organisatie kan betekenen?



Jouw organisatie beter laten
ondernemen, dat is onze missie

Start met standaardiseren, digitaliseren en automatiseren





Hoe werkt digitaal ondertekenen van AFAS?

Wij werken met de geavanceerde elektronische handtekening. Dit type handtekening heeft een gekwalificeerd digitaal certificaat. Dit certificaat bewijst dat de handtekening betrouwbaar is. Hoe? De identiteit van de ondertekenaar wordt aan de digitale handtekening gekoppeld. Vervolgens wordt de handtekening aan het document gekoppeld. Vervalsing van het document of de handtekening is niet mogelijk.

Welke documenten kun je digitaal ondertekenen?

Kort gezegd: ieder document dat je ook met een ‘ouderwetse’ handtekening kunt ondertekenen. Je kunt een digitaal contract ondertekenen, maar ook een offerte of een ontbindingsovereenkomst.

Digitaal ondertekenen is een standaard onderdeel van het ERP-systeem en HRM/Payroll-systeem van AFAS. Je kunt elektronisch ondertekenen toevoegen aan iedere relevante workflow. Wil je een document digitaal ondertekenen? Dat kan gewoon via het intranet, maar ook met de AFAS Pocket app of een klantportaal. En dat zonder extra administratieve handelingen!

Digitaal ondertekenen met AFAS Pocket

Vier voordelen van digitaal ondertekenen


Waarom nu beginnen met digitaal ondertekenen? Omdat het noodzakelijk is voor het bedrijf van de toekomst. En omdat het juridisch geldig is, volledig inzicht biedt, supersnel (en dus locatie onafhankelijk) is, en kosten bespaart.


Jurdisch geldig

Juridisch geldig

Een e-ondertekening is juridisch geldig, net als een ‘natte’ handtekening. Bij AFAS gebruiken we een geavanceerde gekwalificeerde elektronische handtekening in plaats van een gewone elektronische handtekening.

Dit betekent dat aan onze digitale handtekeningen gekwalificeerde certificaten hangen. In zo’n certificaat wordt de identiteit van de ondertekenaar vastgelegd. Daarnaast zijn alle doorgelopen stappen inzichtelijk. Zo is je handtekening rechtsgeldig én heb je een hoge bewijskracht.

Doe je zaken in het buitenland en wil je met een digitale handtekening werken? Check dan voor de zekerheid lokale wet-en regelgeving.


Volledig inzicht

Volledig inzicht

Digitaal ondertekenen is volledig geïntegreerd in de software van AFAS. Dat betekent dat je de e-ondertekening eenvoudig kunt toevoegen aan je workflows. Je kunt ook zien waar in het proces het document zich precies bevindt.

In de audit trail staat het complete proces dat het document heeft doorlopen. De audit trail wordt na ondertekening toegevoegd aan het document. Zo heb je volledig inzicht in wie wanneer welke stap heeft gezet.


Digitaal ondertekenen in 1 minuut

Ondertekenen in 1 minuut

Als je digitaal ondertekenen opneemt in je workflows, gaan processen veel sneller. Printen is verleden tijd voor medewerkers, leveranciers en klanten. Iedereen kan gewoon ondertekenen via het intranet, de AFAS Pocket app of het klantportaal.

Documenten worden met tweestapsverificatie binnen een minuut verzonden, ondertekend en teruggestuurd. Sneller en veiliger kan eigenlijk niet. Toch gek eigenlijk zo'n natte handtekening?



Kosten besparen

Kostenbesparend en groen

Als al je processen al digitaal verlopen, waarom zou je dan nog blijven printen voor handtekeningen? Door te kiezen voor elektronisch ondertekenen, verminder je het aantal administratieve handelingen. Dat scheelt flink wat tijd voor je medewerkers en relaties.

Digitaal ondertekenen is ook duurzaam. Je gebruikt veel minder papier. Dat is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor je portemonnee. Een echte win-winsituatie!


Digitaal onderteken in de praktijk

Bekijk het voorbeeld

Digitaal ondertekenen in de praktijk

Hoe werkt digitaal ondertekenen in de dagelijkse praktijk? Als een document moet worden ondertekend, krijgt de desbetreffende medewerker of relatie dit als taak toegewezen. Dit kan op het intranet zijn, maar ook op de klantportal.

De AFAS Signing Service werkt met tweestapsverificatie via een sms-code. Om de handtekening te kunnen zetten, moet de ondertekenaar eerst de sms-code invoeren. Zo weten we zeker dat de handtekening ook echt wordt gezet door degene die hem moet zetten.

Als het document is ondertekend, komt er een extra blad onderaan het document te staan. Dit is de audit trail, waarin het complete proces staat beschreven. Hiermee heb je volledige juridische bewijskracht.

Voorbeelden van te ondertekenen documenten

  •  Arbeidscontracten
  •  Loonbelastingverklaringen
  •  Beoordelingsformulieren
  •  VOG's
  •  Ontbindingsovereenkomsten
  •  Offertes
  •  Orders
  •  Adviesdocumenten
  •  Vaststellingsovereenkomsten
  •  Verhuurcontracten

Ontdek de mogelijkheden van AFAS

Techniek achter digitaal ondertekenen


Hoe werkt zo’n rechtsgeldige digitale handtekening technisch gezien? De AFAS Signing Service gebruikt een speciaal eIDAS-certificaat. Dit combineren we met een beveiligd proces en een Hardware Security Module (HSM).

Het certificaat sealt het document. Dit geldt voor een pdf-bestand, maar ook voor een word-document dat voor de ondertekening wordt omgezet naar pdf. Na het ondertekenen veranderen de pixels en wordt het document opnieuw verzegeld. Elke stap in het proces wordt zo opnieuw geseald. Wordt een digitaal ondertekend document op welke manier dan ook aangepast? Dan wordt de zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening.

Renova aan het woord over Digitaal Ondertekenen


Gratis digitaal ondertekenen voor AFAS-klanten

Sinds januari 2018 profiteren AFAS klanten van de digitale handtekening


Als je bedrijf is gedigitaliseerd en geautomatiseerd, kun je niet meer om de e-handtekening heen. Vooral als je alle documenten digitaal hebt staan, is het omslachtig om documenten voor ondertekeningen steeds te moeten printen, scannen en weer e-mailen. Met de AFAS Signing Service is deze administratieve rompslomp niet meer nodig. Iedere maand worden meer dan 80.000 documenten  digitaal ondertekend met onze software.

Zet de stap naar digitaal ondertekenen!

De digitale handtekening wordt de nieuwe standaard


Met AFAS Software kun je talloze bedrijfsprocessen omzetten in geautomatiseerde workflows. Dit is sneller, veiliger en zorgt voor meer overzicht. Veel ondernemingen hebben hun processen al grotendeels geautomatiseerd met AFAS. Toch zijn bedrijven soms huiverig om ook hun handtekeningen te digitaliseren.

De AFAS Signing Service maakt de overstap naar e-ondertekenen makkelijk. Je kunt ondertekenen binnen 1 minuut, je hebt meer inzicht in het proces, de handtekening is rechtsgeldig en het scheelt bakken met geld en papier.

Wij beloven je: als je eenmaal bent overgestapt naar digitaal ondertekenen, wil je nooit meer terug.


Digitaal ondertekenen en digitale handtekening mob

Ontdek de mogelijkheden van de software van AFAS

Ontdek de mogelijkheden van de software van AFAS


Meer weten over onze software?

We komen graag met je in contact!




Of bel ons op: 033 - 43 43 883

Maak een afspraak
Software van eigen bodem