Voorraadbeheersysteem: je magazijn efficiënter dan ooit


Bij voorraadbeheer denken mensen al snel aan winkels en hun voorraden. Maar ook bij groothandels, retailers, productiebedrijven en zelfs ziekenhuizen zijn de voorraden van producten cruciaal voor de continuïteit. Voorraden fluctueren continu en je wilt dat klanten bij jou kunnen blijven kopen.

Een slim voorraadbeheersysteem is voor verschillende bedrijven de basis van een soepele bedrijfsvoering. We leggen je graag uit hoe en waarom.


Wat is een voorraadbeheersysteem?

Een voorraadbeheersysteem geeft een helder en real-time inzicht in de in- en uitstroom van goederen, zoals grondstoffen of eindproducten. Hierdoor ziet een ondernemer precies wat er nog in het magazijn ligt en waar te weinig of te veel van is. Op deze manier wordt duidelijk welke producten of materialen er wel of niet moeten worden bijbesteld.

Is dat ene product bijna uitverkocht? Voorraadsoftware geeft dit aan, zodat er tijdig nieuwe voorraad kan worden besteld. Zijn er producten die juist al veel te lang op de plank liggen? Ook daar zit niemand op te wachten. Sterker, de hoge opslagkosten zijn veel ondernemers een doorn in het oog.

Door zicht te krijgen op de voorraadniveaus en de in- en uitgaande goederenstroom, lopen ondernemers niet meer achter de feiten aan. Een geoptimaliseerde voorraadstroom levert zowel aan de voor- als achterkant iets op: efficiëntie in het magazijn en blije klanten in de winkel. Hoe beter het voorraadbeheer is ingericht, des te meer rendement.

Wat kun je met een voorraadbeheersysteem?

In brede zin kun je met een voorraadbeheersysteem beter inschatten wat je aan voorraad nodig hebt. Van het juiste bestelmoment en de optimale bestelhoeveelheid tot aan de levertijden en inkoopprijzen. Het systeem helpt je bij belangrijke (inkoop)beslissingen door te berekenen en te voorspellen wat nodig is. Is het voorraadbeheersysteem onderdeel van je ERP-systeem, dan zorgt zo’n stukje automatisering voor overzicht in het hele ordermanagementproces. Ook de financiële en commerciële afdelingen zien wat er aan de achterkant gebeurt. Het systeem laat je bedrijf als geheel efficiënter werken.

  • Specifieker zorgt een voorraadbeheer voor een goedlopend magazijn. De nauwkeurige inschatting van de benodigde voorraden voorkomt dat je er te veel of te weinig van in huis hebt. Dit helpt je op twee manieren. Ten eerste voorkomt het dat je onnodig veel opslag- en voorraadkosten betaalt. De producten die in je magazijn staan, kun je (nog) niet verkopen.
  • Ten tweede worden klanten blij van jouw efficiënte magazijn. Doordat jij voldoende voorraad in huis hebt, blijven zij bij jou afnemen. Dankzij een voorraadbeheersysteem blijf jij verkopen omdat je klanten blijven terugkomen.
  • Ten derde zorgt een schaalbaar voorraadbeheersysteem voor minder administratie. Het verlaagt je administratieve druk, waardoor jij meer orders kunt verwerken.


Voorraadbeheersysteem voordelen

Wat zijn de voordelen van een voorraadbeheersysteem?

Een goed voorraadbeheersysteem heeft meerdere voordelen voor ondernemers.

Je hebt nooit meer te veel voorraad in je magazijn, wat de kosten naar beneden brengt. Denk hierbij aan de opslag- en verzekeringskosten van alle producten die daar liggen.

Of je nu kant-en-klare eindproducten verkoopt of van grondstoffen nieuwe producten maakt, met een slim voorraadbeheersysteem verkoop je nooit meer nee. Met de juiste voorraadniveaus kunnen je afnemers altijd bij jou terecht. Jij hebt op het juiste moment voldoende voorraad en voorkomt zo dat klanten het bij de concurrentie moeten zoeken.

Een voorraadbeheersysteem minimaliseert de voorraadverschillen. Simpel gezegd zijn dit de verschillen tussen wat je werkelijk aan voorraad hebt en wat de computer zegt dat je hebt. Zulke verschillen ontstaan wanneer er menselijke fouten worden gemaakt bij het verwerken van bijvoorbeeld retouren, leveringen of pakbonnen. Wordt dit nog handmatig ingevoerd door een medewerker, dan ligt er altijd een foutkans op de loer.

Met een slim voorraadbeheersysteem verlopen zulke handelingen geautomatiseerd en is de kans op fouten minimaal. De voorraadverschillen worden kleiner en dat bespaart een hoop frustratie. Ook de vastlegging partij- en serieregistratie kun je bijvoorbeeld aan je voorraadbeheersysteem overlaten.

De voordelen van een goed voorraadbeheersysteem op een rij:

  •  Nooit meer te veel voorraad
  •  Nooit meer nee verkopen
  •  Voorraadverschillen minimaliseren
  •  De kans op fouten minimaliseren
  •  Inzicht in huidige – en toekomstige voorraad


Digitaal

Voorraadbeheersysteem en ERP-systeem

Vroeger werd voorraadbeheer nog wel eens met een pen in de hand gedaan. Dat is anno nu niet meer realistisch en geen schaalbaar model. Er komt tegenwoordig veel meer kijken bij voorraadbeheer. Ook zijn er meestal diverse andere afdelingen betrokken bij voorraadbeheer, waaronder Logistiek en Finance.

Uit financieel en organisatorisch oogpunt is het daarom aantrekkelijk om werkprocessen en een voorraadbeheersysteem te koppelen met een Enterprise Resource System (ERP). De samenhangende bedrijfsprocessen komen dan letterlijk samen in één digitaal systeem. Iedereen werkt met dezelfde gegevens, wat de administratieve druk verlicht. Zo voorkom je dubbel werk en dat bespaart tijd en geld.

Situatie 1 – zonder voorraadbeheersysteem: Stel, een klant belt je op. Ze is op zoek naar een specifiek product, maar kan het niet vinden. Je zegt dat het waarschijnlijk is uitverkocht. Je kunt het misschien bestellen, maar weet niet hoe lang het duurt voordat het binnen is. Daarom verwijs je haar naar de concurrent (wat overigens wel een goede service is).

Situatie 2 – met voorraadbeheersysteem: Er neemt opnieuw een klant contact met je op. Ook zij is op zoek naar een specifiek product en kan het niet vinden. Jij, als sales-medewerker, logt in op het voorraadbeheersysteem en ziet inderdaad dat het product is uitverkocht. Je ziet dankzij het real-time dashboard ook dat er nog twee producten op voorraad zijn bij het andere filiaal in de stad. De klant kan het daar ophalen als ze dat wil. Lukt dat niet, dan kan de afdeling Inkoop het ook voor haar bestellen. In dat geval komt het product morgen aan en ligt het vanaf 16:00 uur voor haar klaar.

De tweede situatie is een voorbeeld van wat mogelijk is wanneer je voorraadbeheer koppelt met andere afdelingen. Wanneer iedere afdeling in één ERP-systeem werkt, zijn de processen en de gegevens perfect op elkaar afgestemd. En dat levert je gegarandeerd blije klanten én blije medewerkers op.


Aandachtpunten implementatie MRP-systeem

Aandachtspunten bij het implementeren van een voorraadbeheersysteem

Een voorraadbeheersysteem biedt veel voordelen. Er zijn wel een paar zaken waarmee je rekening moet houden als je zo’n systeem implementeert.

Een voorraadbeheersysteem betekent nieuwe software en meestal ook een andere manier van werken. Medewerkers hebben hiervoor training nodig. Hoewel zo’n training aanvankelijk tijd en geld kost, levert de efficiëntieslag die daarop volgt, alleen maar voordelen op.

Daarnaast roepen nieuwe systemen soms weerstand op. Mensen moeten vaak even wennen aan de nieuwe software. Als ze er eenmaal mee leren werken, zien ze de voordelen er al snel van in. En daar plukt het bedrijf als geheel de vruchten van. Op de lange termijn zorgt de succesvolle implementatie van een voorraadbeheersysteem namelijk voor efficiëntie en meer rendement.

Waar je op moet letten:

  •  Training kost tijd en geld
  •  Nieuwe software roept soms weerstand op

Houd altijd het resultaat voor ogen

Ook al is het begin lastig, automatisering biedt je organisatie aanzienlijke kansen. Niet alleen gaat de kwaliteit van het werk omhoog, ook handmatig werk van collega's verdwijnt. Daardoor kunnen zij leuker en zinvoller werk doen.


Voor wie is een voorraadbeheersysteem geschikt?

Voorraadbeheer is geschikt voor verschillende soorten organisaties. Productiebedrijven, groothandels en retailers kunnen dankzij efficiënt voorraadbeheer goed blijven in- en verkopen. Ook productiebedrijven die dealen met grote hoeveelheden grondstoffen en materialen en werken met een MRP-systeem hebben baat bij efficiënt voorraadbeheer.  Ook scholen, ziekenhuizen of zakelijk dienstverleners kunnen voorraad bijhouden. Ook zij profiteren van een goed voorraadoverzicht en efficiënte inkoop.

Zonder input geen output. Zonder grondstoffen geen eindproduct. En zonder eindproduct geen afnemers. Een goed voorraadbeheersysteem, zeker als het is gekoppeld aan een ERP-systeem, helpt eigenlijk iedereen: jouw bedrijf, je medewerkers en je klanten.

Nooit meer 'nee' verkopen met voorraadbeheer in de ERP software van AFAS


Voorraad, inkoop, verkoop, orderbeheer, boekhouding, CRM en HRM zijn allemaal geïntegreerd in één ERP-systeem. Dankzij slimme automatisering beperk je de administratieve lasten. En met de standaard meegeleverde dashboards weet je dan altijd hoe je er voor staat!

Meer lezen?

Waarom jouw logistiek systeem een ERP-systeem moet zijn


Inkoop, verkoop, voorraad en productie van goederen, je kunt het allemaal doen vanuit één logistiek systeem. En je kunt je voorstellen dat daar (automatiserings)voordelen aan zitten.



Wat kenmerkt een succesvolle handelsonderneming?


Wat maakt dat het ene handelsbedrijf succesvoller is of sneller kan groeien dan het andere? Een goed product vermarkten is één, maar dat is niet het enige onderscheid.