Waarom jouw logistiek systeem een ERP-systeem moet zijn


Als ondernemer in de logistiek ben niet alleen bezig met groeien, maar wil je ook de marge verhogen en een uitstekende dienstverlening leveren. Dit kan soms lastig te managen zijn wanneer je groeit. Een omslachtige, handmatige administratie met veel systemen kan bijvoorbeeld veel problemen opleveren. Zeker als dit je dagelijkse logistieke processen beïnvloedt. Daarom is het voor logistieke bedrijven essentieel om te kijken naar digitalisering en automatisering. Het is dan ook niet gek dat logistieke bedrijven de laatste jaren massaal overstappen op een logistiek ERP-systeem.


Wanneer wordt een ERP logistiek systeem interessant?

Investeren in een logistiek ERP-systeem is misschien wat overdreven bij een onderneming van 2 of 3 man, maar vanaf ongeveer 10 medewerkers is dit zeker aan te raden! Dan wil je zeker niet meer met Excel-lijstjes in de weer zijn, maar profiteren van slimme software die je een hoop tijd bespaart. Inkoop, verkoop, voorraad en productie van goederen, je kunt het allemaal doen vanuit één logistiek systeem. En je kunt je voorstellen dat daar (automatiserings)voordelen aan zitten.

Wat is een logistiek ERP-systeem

Wat is een logistiek ERP-systeem?

Vroeger had iedere afdeling een eigen tool, systeem of proces. Variërend van een softwareoplossing tot een excelsheet tot een rolodex. Als afdeling A gegevens nodig had van afdeling B, werd het excelsheet geprint of verstuurd via de mail en werden de gegevens handmatig overgetikt in de softwareoplossing van afdeling B. En dat laatste is met het oog op de veiligheid van je data geen verstandige procedure.

Het is bovendien erg tijdrovend, behoorlijk inefficiënt en foutgevoelig. Het is veel efficiënter als afdeling A en B in dezelfde tool werken. En dat is precies wat een logistiek ERP programma mogelijk maakt. Een ERP pakket bestaat uit modules die een specifieke taak of afdeling ondersteunen. Alle bedrijfsprocessen en activiteiten komen samen in een ERP pakket.

In de praktijk ziet dat er dus zo uit; in welke module je ook werkt, de brondata komt altijd uit één systeem. 

ERP Logistieke systeem van AFAS overzicht


Voor- en nadelen

Boekhouding & logistiek in hetzelfde systeem

Grote kans dat wanneer je nog niet met een logistiek ERP-systeem werkt, je een los systeem gebruikt voor je boekhouding en een ander systeem voor je logistieke processen. Dat terwijl deze juist zo afhankelijk van elkaar zijn. Bijkomend voordeel: er is heel veel te automatiseren hierin! Inkoop, verkoop: ze beïnvloeden zowel je voorraad als boekhouding.

Order- en voorraadbeheer aan elkaar koppelen

Natuurlijk kun je het beste je hele bedrijf volledig digitaliseren, maar als je ergens wilt beginnen dan is dat hier. Zorg dat je verkopers naar je realtime voorraad kunnen kijken. Spreadsheets zijn zo up-to-date als de laatste voorraadtelling en zitten geregeld vol fouten. Heb je een webshop, koppel die dan ook aan je voorraadbeheer. Zo voorkom je dat je producten verkoopt die er niet blijken te zijn. Probeer dat maar eens uit te leggen aan een klant zonder hun vertrouwen te verliezen.

Koppelingen maken het verschil

Samenwerken me je leveranciers

Met geautomatiseerd voorraadbeheer kun je automatisch producten laten bijbestellen als de voorraad onder een bepaald niveau komt. Voor de inkoop kun je gebruik maken van handige OCI-koppelingen. Je kunt ook gaan werken met dropshipments waarbij de leverancier rechtstreeks de order naar de klant stuurt. Maar dan moeten jullie systemen dat wel ondersteunen. Gelukkig zit dat standaard in moderne logistieke bedrijfssoftware.

Integratie

ERP & Logistiek: welke bedrijfsprocessen komen samen?

Een ERP-programma is modulair opgebouwd. Elke module ondersteunt een specifieke taak of proces. Technisch gezien kan een goede ERP leverancier ervoor zorgen dat al je bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd en samenkomen in de software.

Dit zijn de meest voorkomende ERP-modules:

Workflow

Processen automatiseren met een logistiek ERP-systeem

De belangrijke bedrijfsprocessen van je organisatie komen samen in een systeem, waardoor alle informatie altijd vanuit één database op te halen is. Doordat alle informatie is gekoppeld, kunnen dagelijkse processen worden geautomatiseerd.

Dit doe je met workflows. Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en papiergebruik te verminderen. ERP software heeft vaak standaard workflow templates, maar het is ook mogelijk om zelf workflows te bouwen. Hierdoor kun je de workflow helemaal afstemmen op je organisatie.

Voorbeelden van processen die heel eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden:

  • Een factuur goedkeuren
  • Een order van een klant verwerken
  • Een samenstelling/assemblage gereed melden
  • HR-zaken regelen, zoals verlof aanvragen
  • Elektronisch factureren
  • Actieve signalering (bijvoorbeeld op aflopende contracten)

Zelfs het sturen van een bloemetje aan een jarige medewerker is een 'proces’ dat kan worden geautomatiseerd. Doordat je de processen automatiseert, verklein je de kans op fouten, voorkom je volle e-mailboxen en zwerven er geen takenlijstjes door de organisatie.

Van bestelling tot levering regel je met het logistieke systeem van AFAS

Met het logistieke ERP-systeem van AFAS krijg je weer grip op je handels- en productieprocessen. Het proces van bestelling tot levering en van stuklijst tot product is geïntegreerd onze ERP-software. Zo automatiseer je processen, heb je een actueel beeld van je voorraad bij in- en verkoop en weet je altijd wat je marge is. En dit allemaal vanuit één online logistiek systeem.