Inkoop 

 Je bedrijfsmiddelen efficiënt in huis 


Inkoopstrategie

Inkoopstrategie


Om een efficiënt proces te kunnen realiseren, borg je belangrijke keuzes in een inkoopstrategie. Daarmee krijg je grip op zaken zoals budget,
prijs en kwaliteit.

Vrijheid in gebondenheid

Vrijheid in gebondenheid


De inkoopstrategie is de basis om decentraal in te kunnen kopen. Doordat je deze borgt in onze software, kunnen jouw collega's bestellen zonder onnodige handelingen of controles.

Van budget tot betaling

Van budget tot betaling


Doordat bestellingen vooraf worden beoordeeld middels het procuratieschema, is de factuur een logisch gevolg en hoef je deze dus niet meer los te beoordelen.

Meer weten over inkoopsoftware voor jouw afdeling?


Efficiënt inkopen

Optimale automatisering van het inkoopproces


Via inkoopaanvragen kan elke collega - binnen de vooraf vastgestelde kaders - zelfstandig een inkoopproces starten. Inkooporders worden bijvoorbeeld handmatig aangemaakt of automatisch via voorraadaanvulling. De bestelling verstuur je vervolgens aan de leverancier, bijvoorbeeld via e-mail of via de leveranciersportal.

Zodra de leverancier de goederen of diensten geleverd heeft maak je van de inkooporder vervolgens een ontvangst.

De digitale inkoopfactuur kan je dan vergelijken met de bestelling en de ontvangst. Het inboeken en betalen van de factuur is dus een logisch gevolg van het proces.

De belangrijkste onderdelen

Budgetten

Budgetten

De inkoopsoftware is volledig geïntegreerd met financieel. Hierdoor is het mogelijk verschillende budgetscenario's aan te maken en krijg je grip op exploitatie- en spend management. De budgethouder blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor wat de collega's inkopen.

Leveranciers

Leveranciers

Leveranciersmanagement geeft je de mogelijkheid voorkeur leveranciers op te geven voor bepaalde producten. Daarnaast geeft het je grip op prijsafspraken en artikelbeheer. Via de leveranciersportal loggen leveranciers makkelijk in om aanbiedingen te doen.

Contracten

Contracten

Doordat je contracten vast kunt leggen in de software, worden verplichtingen automatisch gegenereerd en kun je raamcontracten uitnutten via bestellingen. De verantwoordelijke van het contract krijgt vervolgens een taak op het moment dat een contract aandacht behoeft.

Inkoopaanvragen

Inkoopaanvragen

Inkoopaanvragen stellen jouw collega's in staat zelf te bestellen binnen de door jou vastgestelde kaders. Beoordelingen vinden plaats via het procuratieschema en de impact op het budget is direct zichtbaar. Na akkoord wordt de bestelling automatisch geplaatst.

Secundaire proces

Voor het secundaire proces

De inkoopsoftware stelt je in staat zaken die niet direct
met het primaire proces te maken hebben, efficiënt
in te kunnen kopen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld
presentjes voor de collega's of relaties, kantoorartikelen
of zaken voor jouw bedrijfsrestaurant of -kantine. 

Meer lezen? Download de brochure

Primaire proces

Voor het primaire proces

Het succesvol verkopen van een product of artikel begint
bij jouw eigen inkoop. Daarom wil je optimaal inzicht in
de inkoopprijzen, inkoopkortingen, goederenontvangsten,
minimum- en maximum voorraadniveaus, magazijnlocaties,
series en artikelsamenstellingen.

Lees meer over ordermanagement

De ervaringen uit de praktijk lezen?

Budget op peil

Altijd controle over jouw budget


Sturen op budgetten is een belangrijk financieel aspect als het gaat om inkopen. Alleen met geïntegreerde 'purchase to pay' software heb je direct inzicht in je budget en kun je dus ook de budget-uitnutting meten. Met de inkoopsoftware kun je eenvoudig autoriseren wie mag inkopen en welke budgethouder verantwoordelijk is voor welk budget. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en kan je tijdig bijsturen. 

De inkoopsoftware van AFAS gaat echter nog een stapje verder. Doordat de software is geïntegreerd in de ERP software heb je ook geen losse financiële software nodig om de betalingen te doen. Zo heb je dus niet alleen volledige controle, maar ook volledige integratie.

Meer lezen over budgetteren in de software?

Jij bepaalt de kaders

En bent volledig 'in control'


Als inkoper wil je grip houden op zaken zoals budget,
prijs en kwaliteit van de goederen en diensten die je hebt ingekocht ondersteunend aan jouw bedrijfsprocessen. Wat je alleen niet wil is jezelf continu bezig houden met wat wel en niet ingekocht kan worden. Eén keer de kaders bepalen en de rest van de administratieve zaken beleggen waar ze horen: bij de medewerkers die daadwerkelijk in willen kopen.

En wanneer de goederen en diensten dan daadwerkelijk zijn geleverd is het accorderen van de bijbehorende inkoopfactuur ook verleden tijd. Wanneer het bedrag op de inkoopfactuur klopt met de offerte wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld.

Lees hier meer over workflows!

Gerard Nijboer


Inkoopsoftware met visie!

"De software stelt je in staat om processen zeer efficiënt in te richten. Zo kun je écht kosten besparen als het gaat om inkoop."


- Gerard Nijboer, productmanager
AFAS Software

Boeken en journaalposten

De boekhouding wordt 'een gevolg van'


Met de inkoopsoftware heb je volledige controle over het proces,
van budget tot betaling. Wanneer het proces dan zo gecontroleerd en geautomatiseerd verloopt is het gek dat je nog steeds tijd kwijt zou moeten zijn
met het verwerken van de financiële mutaties daarvan.

Wanneer je aan het eind van het proces daarom de bijbehorende inkoopfactuur
wilt verwerken, is dit slechts een kwestie van controleren. De bijbehorende
verplichting wordt namelijk automatisch verwerkt, de juiste kostenplaats
staat al geselecteerd en wanneer het bedrag overeenkomt wordt
de factuur automatisch betaalbaar gesteld.

Jouw voordelen

  • Volledig geïntegreerd
  • Proces van budget tot betaling
  • Geautomatiseerde processen
  • Decentraal inkopen
  • Minder registreren, meer regisseren
  • Met business intelligence actueel inzicht
  • Budgethouders zijn altijd betrokken
  • Op maat in te richten

OCI-koppelingen

Interne inkopen direct in de webshop bestellen


Collega's kunnen hun interne inkopen direct in de webshop van je leverancier bestellen via de OCI-koppeling.
De software van AFAS zet de bestelling direct om in een inkoopaanvraag.
Hierdoor hoef je het assortiment niet steeds zelf te beheren en ben je verzekerd van actuele prijzen.

Welke koppelingen zijn standaard beschikbaar?

AFAS Profit
ARP
Bestdeal
Bidfood
Buy it direct
Distrivers
Lyreco
Manutan
Medeco
Technische unie

Meer weten over de inkoopsoftware?

Maak vrijblijvend een afspraak!


Advies op maat nodig? Bel: 033-4341800