Inkoopsoftware

Je bedrijfsmiddelen efficiënt in huis.





Automatisering van het inkoopproces


Via inkoopaanvragen kan iedere collega zelfstandig een inkoopproces starten, binnen vooraf vastgestelde kaders. Inkooporders worden handmatig aangemaakt of automatisch via voorraadaanvulling. De bestelling verstuur je vervolgens aan de leverancier, bijvoorbeeld via e-mail of via de leveranciersportal.

Zodra de leverancier de goederen of diensten heeft geleverd, maak je van de inkooporder een ontvangst. De digitale inkoopfactuur kun je vervolgens vergelijken met de bestelling en de ontvangst. Het inboeken en betalen van de factuur is dus een logisch gevolg van het proces.

Weten wat onze inkoopsoftware voor jouw organisatie kan betekenen?




Budgetten


De inkoopsoftware is volledig geïntegreerd met financieel. Hierdoor is het mogelijk verschillende budgetscenario's aan te maken en krijg je grip op exploitatie- en spend management. De budgethouder blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor wat de collega's inkopen.

Lees er meer over in onze brochure


Contracten


Doordat je contracten vastlegt in de software, worden verplichtingen automatisch gegenereerd en kun je raamcontracten uitnutten via bestellingen. De verantwoordelijke van het contract krijgt dan een taak op het moment dat een contract aandacht behoeft.

Lees er meer over in onze brochure



Leveranciers


Leveranciersmanagement geeft je de mogelijkheid voorkeur leveranciers op te geven voor bepaalde producten. Daarnaast houd je prijsafspraken en artikelbeheer onder controle. Via de leveranciersportal loggen leveranciers makkelijk in om aanbiedingen te doen.

Lees er meer over in onze brochure


Inkoopaanvragen


Inkoopaanvragen stellen jouw collega's in staat zelf te bestellen binnen de door jou vastgestelde kaders. Beoordelingen vinden plaats via het procuratieschema. De impact op het budget is direct zichtbaar. Na akkoord wordt de bestelling automatisch geplaatst.

Lees er meer over in onze brochure


Inkopen met een inkoopstrategie


Belangrijke keuzes leg je vast in een inkoopstrategie. Dat zorgt voor een efficiënt proces. Je krijgt grip op zaken als het budget, de prijs en de kwaliteit. Doordat je je inkoopbeleid vastlegt in onze software, is het mogelijk decentraal in te kopen. Zo kunnen jouw collega's bestellen zonder onnodige handelingen of controles.

Omdat bestellingen vooraf worden beoordeeld middels het procuratieschema, is de factuur een logisch gevolg en hoef je deze dus niet meer los te beoordelen.

Ontdek de mogelijkheden van AFAS

Secundaire proces

Voor het secundaire proces


De inkoopsoftware stelt je in staat zaken die niet direct met het primaire proces te maken hebben, efficiënt in te kunnen kopen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld presentjes voor de collega's of relaties, kantoorartikelen of zaken voor jouw bedrijfsrestaurant of -kantine.

Meer lezen? Download de brochure

Primaire proces

Voor het primaire proces


Het succesvol verkopen van een product of artikel begint bij jouw eigen inkoop. Daarom wil je optimaal inzicht in de inkoopprijzen, inkoopkortingen, goederenontvangsten, minimum- en maximum voorraadniveaus, magazijnlocaties, series en artikelsamenstellingen.

Meer lezen? Download de brochure

OCI-koppelingen

Interne inkopen direct in de webshop bestellen


Collega's kunnen hun interne inkopen direct in de webshop van je leverancier bestellen via de OCI-koppeling. De software van AFAS zet de bestelling direct om in een inkoopaanvraag. Hierdoor hoef je het assortiment niet steeds zelf te beheren en ben je verzekerd van actuele prijzen.

Welke koppelingen zijn standaard beschikbaar?

ARP
Bestdeal
Bidfood
BMN Bouwmaterialen
Buy it direct
Daily fresh food
Distrivers
Fleurop
King Nederland
Lyreco
Manutan
Medeco
Staples Business Advantage
Technische unie
Zorg boodschap



"We runnen projecten vanuit hetzelfde systeem als waarin we het ordermanagement doen. Alle administratie, en alle processen, van aanvraag tot aftersale: het draait in AFAS. Daardoor konden we ook echt maximaal digitaal gaan. We raken nooit meer iets kwijt, omdat alles in één systeem zit."

Roossien over AFAS




Budget op peil

Altijd controle over jouw budget


Sturen op budgetten is een belangrijk financieel aspect als het gaat om inkopen. Alleen met geïntegreerde 'purchase to pay' software heb je direct inzicht in je budget en kun je dus ook de budget-uitnutting meten. Met de inkoopsoftware kun je eenvoudig autoriseren wie mag inkopen en welke budgethouder verantwoordelijk is voor welk budget. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en kun je tijdig bijsturen. 

De inkoopsoftware van AFAS gaat echter nog een stapje verder. Doordat de software is geïntegreerd in de ERP software heb je ook geen losse financiële software nodig om de betalingen te doen. Zo heb je dus niet alleen volledige controle, maar ook volledige integratie.

Jij bepaalt de kaders

En bent volledig 'in control'


Als inkoper wil je grip houden op zaken zoals budget, prijs en kwaliteit van de goederen en diensten die je hebt ingekocht ondersteunend aan jouw bedrijfsprocessen. Je bepaalt één keer de kaders en laat de administratie over aan de medewerkers die daadwerkelijk inkopen. Eén keer de kaders bepalen en de rest van de administratieve zaken beleggen waar ze horen: bij de medewerkers die daadwerkelijk in willen kopen.

En wanneer de goederen en diensten dan daadwerkelijk zijn geleverd is het accorderen van de bijbehorende inkoopfactuur ook niet meer nodig. Wanneer het bedrag op de inkoopfactuur klopt met de offerte wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld.

Inzicht via dashboards

Dashboard verkoopomzet ordermanagement

Met de BI dashboards toon je alle belangrijke data uit de software van AFAS op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. Door deze informatie inzichtelijk te maken, kun je beter sturen op het resultaat. Bovendien kun je inzoomen op de gegevens en filteren op de informatie die je wil zien. Business Intelligence wordt standaard en klaar voor gebruik meegeleverd in de software.

Een greep uit de standaard beschikbare dashboards

  • Actuele voorraad
  • Inkoop
  • Verkoop
  • Verkoopomzet
  • Voorraad

Meer weten over de inkoopsoftware van AFAS?

We komen graag met je in contact.


Advies op maat nodig? Bel: 033 - 43 43 883