Maatwerk of standaardsoftware? Maak een verstandige keuze!


Is jouw organisatie ook uniek? Maak je van elk bedrijfsproces een feestje? En heeft de consultant van je huidige softwareleverancier een vaste parkeerplek bij jou voor de deur? Zomaar een aantal vragen die we in deze longread met je behandelen.

In deze longread nemen we je mee langs de voor- en nadelen van maatwerk en standaardsoftware. De uitgangspunten zijn simpel: werk moet altijd leuk zijn, software moet jou helpen én betaalbaar blijven. Vandaag, morgen en in de toekomst.


Wat is standaardisatie eigenlijk?

Volgens Wikipedia is standaardisatie ‘het opleggen van een bepaalde norm of standaard voor het ontwerp, de constructie, het testen of gebruiken van een product of proces’. Oftewel: een model maken voor activiteiten en processen die routinematig worden uitgevoerd. Wikipedia meldt dat standaarden er zijn om mensen te ondersteunen, zodat ze niets vergeten en niet hoeven na te denken over simpele dingen. Wij willen daaraan toevoegen dat een standaard ook de kwaliteit consistent houdt, de efficiency vergroot en voor continuïteit zorgt. Daarom zie je standaarden overal terugkomen.

Social intranet

Waarom zou je een proces standaardiseren?

  • De kwaliteit van een gestandaardiseerd proces is consistent
  • In een gestandaardiseerd proces worden minder fouten gemaakt
  • Een gestandaardiseerd proces wordt efficiënt uitgevoerd
  • Je kunt de methoden en resultaten van gestandaardiseerde processen met elkaar vergelijken om tot verdere verbetering te komen
  • Een gestandaardiseerd proces kan in principe door iedereen worden uitgevoerd
Nadelen van een los intranet

Waarom zou je niet standaardiseren?

  • Een gestandaardiseerd proces biedt minder ruimte voor flexibiliteit
  • Je moet een standaard maken voor elke variant van een proces
  • De menselijke factor is minder toepasbaar in een gestandaardiseerd proces

Wanneer is standaardisatie zinvol?

Wil je een industrieel proces standaardiseren, dan is het belangrijk om de kunstmatige variatie eruit te halen. Tegelijkertijd is juist die menselijke factor cruciaal bij het standaardiseren van je proces. Je kunt immers een prachtig proces uitdenken, maar het zijn de mensen die het moeten uitvoeren. Standaardiseren om het standaardiseren is nooit een goed plan. Ga met elkaar in gesprek over de zin van standaardisatie, en voer dat gesprek voor elk proces dat je wilt standaardiseren. Wat kan standaardisatie opleveren? Wat zijn de voor- en nadelen voor de organisatie en de mensen?

Ook als het om administratieve processen en software gaat, is het goed om deze discussie te voeren. Gaan er zinvolle aspecten van je dienstverlening verloren door standaardisatie? Is dat op te lossen door extra processen te formuleren? Of boek je juist grote winst door standaardisatie?

Software: maatwerk, standaard of een combinatie daarvan?

Als je administratieve bedrijfsprocessen wilt uitvoeren met behulp van software, zijn er meerdere mogelijkheden. Je kunt een softwarepakket op maat laten maken, je kunt standaardsoftware aanschaffen of je kunt werken met een combinatie van maatwerk en standaardsoftware. De keuze voor maatwerk biedt verscheidene voordelen. Maar wegen deze ook op tegen de nadelen?

De voordelen van maatwerksoftware

  • Het meest voor de hand liggend is dat je software krijgt, die volledig is toegesneden op jouw bedrijfsprocessen en wensen.
  • Je kunt maatwerk software met elke uitbreiding of nieuwe ontwikkeling laten meegroeien. Vooral als je vanaf het begin hebt vastgelegd wat de ambities van je organisatie zijn. Als er eenmaal een degelijke basis ligt, is die goed uit te breiden.
  • Meestal hoef je je softwareleverancier maar te bellen om een aanvulling of uitbreiding in gang te zetten. Kortom, je wordt op je wenken bediend. Hier moet je wel rekening houden met een investering. De tarieven verschillen nogal per leverancier.
  • Maatwerk software kan dienen als interface tussen verschillende applicaties die je al in gebruik hebt.
  • Maatwerk kan worden afgestemd op de bestaande en bewezen werkwijze van je medewerkers. Ze hoeven niet opnieuw te worden getraind om een nieuwe werkwijze aan te leren.

Verderop in deze longread: de nadelen van maatwerksoftware.

Bedrijfsprocessen zijn niet uniek: sterker nog, ze zijn in de meeste sectoren heel vergelijkbaar.

Het zal je niet verbazen dat we er bij AFAS anders tegenaan kijken. Wij maken immers standaard software! Alle bedrijfsprocessen binnen een sector zijn min of meer gelijk, in onze visie. Neem een ziekenhuis. Daar komen mensen binnen, ze krijgen een of meerdere behandelingen, worden beter, of niet, en gaan weer naar huis. Met een accountantskantoor is dat niet anders. De ondernemer komt binnen met zijn boekhouding, daar moet iets mee gebeuren, hij krijgt advies en gaat weer weg. Of neem een kaasfabriek. De melk komt binnen, wordt volgens een vast procedé behandeld en verwerkt, en wordt als kaas verkocht en verzonden.

Elke organisatie heeft ook te maken met administratie, inkoop, facturen, btw, verloningen en noem maar op. Daar is jouw organisatie echt niet uniek in.

Mensen zijn uniek

Mensen, díe zijn uniek.

Zij voegen iets toe aan het bedrijf. De bedrijfsprocessen zijn niet uniek. Dus waarom zou je dan niet voor standaard software kiezen? Standaard software is heel goed af te stemmen op jouw bedrijf. Als jouw inkomende facturen bijvoorbeeld langs de controller moeten voordat ze betaalbaar kunnen worden gesteld, bouw je dat gewoon in. Daarvoor hoef je niets te programmeren. Als je besluit dit proces via maatwerk software te laten regelen, vraagt dit veel meer tijd en een grotere investering.

Er zijn verschillende redenen om juist niet voor maatwerk te gaan

Er komt enorm veel content voorbij op een social intranet. Die kun je indelen in drie categorieën. De combinatie van deze drie soorten content maakt van het social intranet een efficiënte, interactieve en dynamische werkomgeving.

1.

Voordat je het hebt, is het al achterhaald

Het ontwikkelen van maatwerksoftware is tijdrovend. De bedrijfsprocessen worden in kaart gebracht, de verbanden tussen de verschillende stappen worden gelegd, er wordt ontwikkeld, getest, gelanceerd, verbeterd en geoptimaliseerd. Dat kan zo maar een half jaar duren, als het niet langer is. Tegen de tijd dat de software klaar is voor gebruik, is de bedrijfssituatie alweer veranderd en is de software dus al achterhaald. Kun je gelijk met een verbeterslag beginnen.

2.

Duurt lang

Afgezien van het feit dat de software achterhaald is voordat je ermee kunt werken, zorgt die lange wachttijd op zich al voor veel frustratie. Je bent maanden aan het overleggen, definiëren en finetunen, terwijl je nog niets tastbaars hebt.

3.

Geen kritische blik op je processen

Het is niet noodzakelijk om je bedrijfsprocessen kritisch tegen het licht te houden als je voor maatwerk kiest. De ontwikkelaar bouwt software voor jouw vertrouwde situatie. Dat vinden wij een gemiste kans. Alleen al door er nog eens over te praten, kun je een efficiencyslag maken. Durf jij te vertrouwen op een softwareleverancier die een standaardproces heeft ontwikkeld op basis van duizenden klanten?

4.

Update en onderhoud

Updates horen bij alle software en applicaties. Heb je een uitgebreid systeem waarin diverse pakketten, maatwerkoplossingen en applicaties met elkaar zijn verbonden, dan heeft elke update gevolgen voor al die producten. Ze moeten immers ook na de update nog met elkaar samenwerken? Dit betekent dat je softwareontwikkelaar in actie moet komen voor elke update van elk onderdeel van het systeem. Een softwareleverancier van een standaardoplossing zal proactief de software up-to-date houden en blijven verbeteren, zonder meerkosten.

5.

Beperkte oplossing

Maatwerkoplossingen bieden maar een fractie van de mogelijkheden die je in standaard software aantreft. Dat is ook wel logisch, want je bestelt een oplossing op maat voor een specifiek probleem of proces. Terwijl je met standaardsoftware een schat aan functionaliteiten in huis haalt, die je direct of op een later tijdstip kunt gebruiken. Bijvoorbeeld een workflow voor datalekken. Die zit al in je standaardpakket. Bouw hem dus niet zelf, maar gebruik de beschikbare workflow. Als de wet wijzigt, past je softwareleverancier de workflow aan en ben jij gelijk weer bij. Wat dacht je bijvoorbeeld van de wijzigingen voor de AVG in 2018? Die updates gaan automatisch en hebben geen invloed op alle andere workflows.

Je moet ten alle tijden voorkomen dat je een heel netwerk aan maatwerksoftware creëert. Dit is zeer kostbaar. Zeker wanneer je deze software met elkaar wilt laten communiceren.


Vaste parkeerplaatsen voor de consultants?

Bij een ziekenhuis hebben we de standaardoplossing van AFAS geïmplementeerd ter vervanging van drie serieuze maatwerk softwarepakketten. We vonden het veelzeggend dat bij het ziekenhuis vaste parkeerplaatsen waren gereserveerd voor de consultants van de vorige softwareleveranciers. We vroegen ons af waarom dat was. Wat bleek? Doordat ze verschillende leveranciers gebruikten die allemaal maatwerk software leverden, was er een grillig IT-landschap ontstaan. Als afdeling A te maken kreeg met een software-update, viel er op andere afdelingen iets om. Als iemand iets patchte in pakket 1, werkten de koppelingen met pakket 2 en 3 niet meer. Als de wetgeving werd gewijzigd of als er een nieuwe regeling werd geïntroduceerd, moest het hele systeem worden bijgewerkt. Alleen al het onderhoud kostte het ziekenhuis tonnen per jaar. De consultants waren er kind aan huis. In onze visie moet je dat als organisatie én softwareleverancier niet willen.

Lees ook het verhaal van Geldersch Landschap & Kasteelen, waar een nieuwe knop in het scherm zomaar vijfduizend euro kon kosten: "Met maatwerk kan alles. Het kost wat, maar dan heb je ook wat. Maar in de loop van de tijd hadden we ook een zekere allergie voor maatwerk ontwikkeld."

Combineren van maatwerk en standaardsoftware

De meeste bedrijven werken al met software en zoeken een oplossing voor bepaalde knelpunten. Een combinatie van maatwerk en standaardsoftware kan heel effectief zijn. Handig om te weten is dat je maatwerk goed kunt aansluiten op standaardsoftware. Zie maatwerksoftware wel als een laatste optie. Dit is een slimme manier om zo’n traject aan te pakken:

Maak een overzicht van alle processen waarin zich knelpunten voordoen. Betrek hierbij vooral je medewerkers op de werkvloer. Zij hebben vaak slimme en praktische ideeën waarmee je veel knelpunten direct kunt oplossen, zelfs zonder te investeren in aanvullende software. Vraag jezelf altijd af of het niet al met je huidige pakket op te lossen is. Meer maatwerksoftware betekent meer onderhoud, een nieuwe partij waarmee je zaken doet en die support verleent. Is er toch een extra module of pakket nodig, bepaal dan in goed overleg wat je echt nodig hebt. Door je uitvoerende medewerkers te betrekken bij de oplossing, creëer je een breed draagvlak voor het nieuwe systeem. Ga uit van het aanwezige systeem en probeer de IT-omgeving zo standaard mogelijk te houden.

Hoe bepaal je of je maatwerksoftware combineert met je huidige software?

  • Bepaal welke functionaliteiten er echt nodig zijn
  • Vraag eerst bij je huidige softwareleverancier uit of zij dit kunnen. Bij AFAS merken we heel vaak dat het onnodig is om een nieuw softwarepakket aan te schaffen of te laten maken
  • Zie maatwerksoftware als je laatste redmiddel: probeer dit altijd met een standaard op te lossen
  • Zorg voor zo min mogelijk overlap met aanwezige functionaliteit om dubbel werk te voorkomen
  • Maak een kosten-batenanalyse. Soms heb je aan 80% van de functionaliteit genoeg en kun je veel kosten besparen
  • Zorg ervoor dat de data altijd vanuit één systeem komt en ook daar weer terugkomt (bijvoorbeeld je ERP-oplossing)
Imago van bedrijfssoftware

Het negatieve imago van bedrijfssoftware

Software heeft bij veel bedrijven een negatief imago. De media maken graag ophef over grote softwaremissers (denk aan de Lidl of ICT-projecten bij de overheid) en gigantische bedragen die zijn uitgegeven aan software die niet werkt. Het gaat in zulke gevallen altijd om maatwerk. Zonder uitzondering. Wij begrijpen niet hoe je het voor elkaar krijgt om zo veel geld uit te geven aan maatwerk die niet functioneert.

Ten eerste: als je zegt dat je klant/leerling/patiënt/cliënt centraal staat, waarom zou je dan zo veel geld uitgeven aan software? Ten tweede: moet je alles en iedereen maar tevreden willen stellen? Ben je bereid leeg te lopen op indirecte kosten omdat een klant niet mee wil in je standaard? Je kunt je ook afvragen of die klant wel bij je past. Ten derde: ben je echt zo bijzonder dat je maatwerk nodig hebt? Als je je bedrijfsprocessen onder de loep neemt, zie je al gauw dat je verre van uniek bent. Je bent hooguit wat groter dan doorsnee. Des te belangrijker is het om met standaarden te werken. Maak je nog gebruik van maatwerksoftware? Een afspraak met een leverancier van standaardsoftware is vrijblijvend.

standaardsoftware

Degelijke administratieve basis

AFAS software is volledig standaard. Wij leveren een ERP-systeem die het werk zo makkelijk en efficiënt mogelijk maakt. Met standaardisatie kan dat. Met standaard software leg je een degelijke administratieve basis. De administratie moet vooral zo makkelijk mogelijk worden en je helpen in je dagelijkse werk. Administratie is niet je corebusiness. De menselijke factor, die maakt je uniek. Daarmee kun je je onderscheiden.

Snel aan de slag met standaardiseren

AFAS levert standaardsoftware en consultants die ervoor zorgen dat de software werkt. Onze consultants zijn er niet om je huidige bedrijfsprocessen te analyseren, verbeteren of optimaliseren. Nee, we implementeren je op onze standaard. Veel voorkomende bedrijfsprocessen, autorisatierollen, vooraf opgemaakte webpagina’s, workflows, grootboekschema’s en nog veel meer. Zo staat 80% van de software al voor je klaar. Alleen je data hoeft er nog maar in. De andere 20% richt je zelf in. Uiteraard helpen we je daarbij, maar uiteindelijk moet je dit zelf kunnen. Zo word je niet afhankelijk van je softwareleverancier. Die vaste parkeerplek kan weer beschikbaar zijn voor je eigen klanten.

Wil je dus optimaal profiteren van onze software? Bereid je dan goed voor en begin met het verbeteren van je bedrijfsprocessen. Breng je processen in kaart, bekijk wat er scherper, efficiënter of sneller kan en leg dat vast. Vervolgens kun je die processen borgen met AFAS software.

De voordelen van standaardsoftware

Tussen de regels door heb je de voordelen van de keuze voor standaardsoftware al kunnen lezen. Als leverancier van standaardsoftware zijn we misschien wat gekleurd, maar we hebben al heel veel voorbeelden in de praktijk meegemaakt. We zetten de voordelen nog even helder voor je op een rij.


Met standaardsoftware...


  • ben je vele malen goedkoper uit. De kosten voor ontwikkeling, door-ontwikkeling en updates van de software deel je met alle klanten van je leverancier
  • is je systeem altijd automatisch en probleemloos up-to-date
  • kun je vertrouwen op een softwareleverancier die meerdere bedrijven uit jouw branche kent
  • heb je veel meer functionaliteiten tot je beschikking dan met maatwerk, en dat binnen één softwarepakket
  • kun je meteen aan de slag met standaardinrichting
  • neem je je bestaande processen eerst zorgvuldig onder de loep
  • leg je een degelijke basis voor je administratieve processen
  • borg je de kwaliteit van je processen (voor bijvoorbeeld certificeringen)
  • boek je tijdwinst bij de uitvoering van processen
  • maken je medewerkers minder fouten
  • kun je je goed voorbereiden op automatisering
  • geef je je medewerkers alle ruimte om het verschil te maken

Keuze gemaakt? Aan de slag dan!

Bij AFAS beschouwen we de keuze voor standaardsoftware als een kwestie van vertrouwen op je softwareleverancier. Die heeft zijn software ontwikkeld en door-ontwikkeld op basis van de input van duizenden organisaties. Maar heb je inmiddels de keuze voor maatwerksoftware gemaakt? Of voor een combinatie van maatwerk en een standaardpakket? Dan is het zaak om alle mogelijkheden zorgvuldig af te wegen. Breng je bedrijfsprocessen in kaart, eventueel met hulp van een adviseur. Kies een oplossing waarmee je het je medewerkers zo makkelijk mogelijk maakt. Zodat ze snel en efficiënt hun werk kunnen doen en zo veel mogelijk werkplezier ervaren. Want software is er om je medewerkers te helpen en dingen makkelijker te maken. Werkplezier leidt tot topprestaties!

Ontdek de ERP-software van AFAS

Met AFAS krijg je grip op al je bedrijfsprocessen door één geïntegreerde softwareoplossing. Verlaag de administratieve druk zodat jij je kan richten op de kerntaken van je organisatie. En dankzij onze standaardoplossing staan talloze workflows, dashboards en andere standaardinrichting al voor je klaar!


Productplaat AFAS ERP


Aan de slag met AFAS Software

Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet systeem ontwikkeld, waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt superefficiënt en kunt je zorgeloos richten op je kerntaken!

Meer lezen?

Documentbeheer

Digitaliseren of faillissement?


Hoe leuk wil je het maken voor je medewerkers? Misschien verwacht je het niet, maar met documentbeheer draag je bij aan hun werkgeluk. Documentbeheer vandaag de dag houdt in dat je werkprocessen gaat digitaliseren. Als alle archiefkasten de deur uit zijn, ben je klaar voor de volgende stap: automatisering.


Thema: Digitaal werken

Hoe digitaal is jouw organisatie?


We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. Alle digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Maar heb je de basis van digitalisering al op orde? Vanuit deze basis kan je uiteindelijk gaan automatiseren. En dat moet je doel zijn.