Wat is een document-management-systeem (DMS) nou precies?


Information overload? Te veel documenten op te veel plekken? Tijd voor een fatsoenlijk document-management-systeem.

Wij vertellen je precies wat dit is, hoe het werkt, wat de voordelen zijn en waar je op moet letten. Ten slotte geven we een aantal voorbeelden van documenten die je digitaliseert met een DMS.


Wat is DMS?

Met een document-management-systeem (DMS) kun je in de basis twee dingen doen:

  • documenten op een duidelijke manier opslaan
  • documentstromen efficiënt inrichten

Met een DMS digitaliseer en automatiseer je documenten en documentstromen. Goed documentbeheer is cruciaal voor soepele bedrijfsprocessen. Daarom zit DMS ook standaard in onze software.

Hoe werkt DMS-software

Hoe werkt DMS-software?

Je herkent het vast wel. Je hebt talloze documenten op verschillende plekken. Hierdoor is informatie niet altijd en voor iedereen beschikbaar. Dit beïnvloedt de communicatie met klanten, collega’s en leveranciers. Tijd voor duidelijkheid en efficiëntie!

Met een DMS-systeem beheer je de communicatie- en informatiestromen binnen je organisatie. Alle gegevens en documenten die eerst in archiefkasten stonden, staan nu digitaal opgeslagen in één database. Dat betekent dat iedere afdeling de meest up-to-date informatie heeft. Op kantoor, vanuit verschillende vestigingen, thuiswerkend en onderweg. Uiteraard kun je zelf regelen wie waarvoor toegang heeft.

Waarom een DMS-systeem?

Document management software brengt rust in veel processen. Er zijn allerlei verschillende redenen om een DMS te implementeren. Misschien heb je de archiefruimte nodig, wil je minder papier verbruiken, het stroomverbruik verminderen of besparen op inktpatronen.

Wat de reden in eerste instantie ook is, met een DMS merk je dat je veel beter georganiseerd kunt werken dan voorheen. Er gaat een wereld voor je open! Je maakt een flinke efficiëntieslag met het digitaliseren en automatiseren van documenten en documentstromen.

Voordelen van DMS

Voordelen van DMS

Een document-management-systeem heeft verschillende voordelen:

  •  het zorgt voor overzicht
  •  automatische dossiervorming
  •  documenten veilig digitaal ondertekenen
  •  automatische processen
  •  toegang op basis van autorisatie

Persoonlijke gegevens van medewerkers veranderen nogal eens. En het is veel werk om iedere adreswijziging en ieder nieuw telefoonnummer door HR te laten aanpassen – vooral in grotere bedrijven. Als de medewerker zelf zijn of haar gegevens aanpast, bespaar je tijd en voorkom je fouten/

Een DMS geeft overzicht

Eindelijk grip op je documenten en documentstromen. Voorbij zijn de tijden dat je de archiefkasten moet induiken voor dat ene dossier. En heb je het eindelijk gevonden, is het een oude versie… Dit is verleden tijd met DMS. Hiermee staan alle documenten digitaal in de database. En doordat alles in één database staat, werkt iedereen altijd met actuele informatie.

Automatische dossiervorming

Alle relevante documenten staan bij elkaar. Zo vorm je automatisch dossiers voor iedere medewerker, klant, leverancier en andere relatie. Of de documenten nu automatisch gegenereerd of handmatig toegevoegd zijn, de juiste documenten staan op de juiste plek. Daardoor heb je volledig inzicht in alle documentatie rondom relaties en contracten.

Digitaal ondertekenen

Digitale documenten kun je digitaal ondertekenen. En dat is stukken sneller en veiliger dan een ouderwetse handtekening. Voor een ondertekening hoef je niet meer te mailen, printen, ondertekenen, scannen en weer te mailen. Een elektronische handtekening is gewoon rechtsgeldig.

Automatische processen

Een document-management-systeem doet natuurlijk meer dan alleen digitaliseren. Het automatiseren van documentstromen is minstens zo belangrijk. Via workflows gaan documenten op de juiste momenten naar de juiste personen. En is er onverhoopt een kink in de kabel? Dan krijg je direct een seintje. Efficiënt, proactief en duidelijk.

Toegang op basis van autorisatie

Documentstromen kunnen gevoelige gegevens bevatten. Denk bijvoorbeeld aan personeelsdossiers. Met een DMS kun je de toegang regelen op basis van autorisatie. Zo weet je zeker dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten.

Implementeren van een DMS

Mensen zijn gewoontedieren. We werken al eeuwen met papier. Het omgooien van documentbeheer kan dus een flinke stap zijn. Zorg voor een goede implementatie en benadruk de positieve kanten in plaats van de twijfels. Check onze longread voor meer over documentbeheer en mensen meekrijgen.

Digitaliseer alles in een DMS

Ieder document dat je nu op papier hebt, kun je digitaliseren in een DMS. Vervolgens kun je de daarbij behorende processen automatiseren. Een greep uit de documenten die je digitaliseert:

  • Klantdossiers
  • Correspondentie (in- en uitgaand)
  • Offertes
  • Facturen
  • Aanmaningen
  • Arbeidscontracten
  • Voortgangsgesprekken

Op zoek naar de juiste software voor jouw documentbeheer?

Met de ERP software van AFAS beheer je alle communicatie en informatiestromen binnen je organisatie. Je hanteert één systeem met één database voor al je gegevens en documenten. Zo kijkt iedere afdeling naar dezelfde actuele informatie en bepaal je zelf wie toegang heeft tot deze informatie.