Document management

Kies voor digitaal documentbeheer voor de hele organisatie met automatische dossiervorming. Of dit nu gaat om je CRM, financiële-, HR- of projectadministratie. Documentbeheer is een essentieel onderdeel van de HRM/Payroll & ERP-oplossing van AFAS.






Centraal en digitaal documentbeheer


Met document management in AFAS beheer je alle communicatie en informatiestromen binnen je organisatie. Je hanteert één systeem met één database voor al je gegevens en documenten. Zo kijkt iedere afdeling naar dezelfde actuele informatie en bepaal je zelf wie toegang heeft tot deze informatie.

Document management is een vast en essentieel onderdeel van de software van AFAS. De software is af te nemen in twee smaken: onze volledige ERP-oplossing of onze HRM/Payroll-oplossing.

Weten wat onze software voor jouw organisatie kan betekenen?



Eén softwareoplossing voor jouw organisatie

Met automatische dossieropbouw van CRM tot Projecten


Eén softwareoplossing voor jouw organisatie

Met automatische dossieropbouw van CRM tot Projecten





Dossier en CRM


Alle relevante documenten, automatisch gegenereerd of handmatig toegevoegd, zijn beschikbaar per (klant)relatie. Omdat je werkt vanuit één database heb je inzicht in alle soorten documenten die van toepassing zijn.

Enkele voorbeelden:

  • Notities
  • Aanvragen via de website
  • Binnengekomen of uitgaande post
  • Contactmomenten met medewerkers


Dossier en Financieel


Van de eerste offerte tot de uiteindelijke factuur. Alle onderdelen van het financiële proces worden vastgelegd. Zelfs facturen van aangeschafte bedrijfseigendommen of gedigitaliseerde contracten zijn overal beschikbaar.

Enkele voorbeelden:

  • Offertes
  • Facturen
  • Aanmaningen
  • Contractbeheer



Dossier en HRM


Van de sollicitatie tot uit dienst: in de tussentijd hebben jullie samen veel meegemaakt. Veel hiervan wordt in het digitale dossier vastgelegd met documentbeheer. Uiteraard alleen voor jou en diegenen die daar toegang toe mogen hebben.

Enkele voorbeelden:

  • Loonstroken
  • Arbeidscontracten
  • Voortgangsgesprekken
  • Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG)


Dossier en Projecten


Van de voorcalculatie tot de nacalculatie: ten alle tijden heb je inzicht over het verloop van je project. Alle communicatie leg je vast in het dossier. Ook declaraties van medewerkers en inkopen voor het project zijn beschikbaar.

Enkele voorbeelden:

  • Declaraties
  • Projectvoortgang
  • Urenverantwoording
  • Projectcommunicatie



Nieuws via jouw intranet


InSite is het intranet van jouw organisatie waarmee je makkelijk informatie deelt. Via InSite heb je tevens toegang tot bijvoorbeeld je CRM, zodat je altijd makkelijk toegang hebt tot alle benodigde documenten en informatie. InSite kan je daarnaast zelf inrichten naar jouw huisstijl. Zo maak je document management toegankelijk voor alle medewerkers.

Lees meer over InSite en document management in de brochure


Documentmanagement in combinatie met Intranet InSite


Ontdek de mogelijkheden van AFAS


"Dossiervorming in de ERP-oplossing van AFAS bespaarde ons een dikke boete van €25.000,-."





Grip op documentstromen & documentbeheer

Misschien herken je dit wel. Archiefkasten vol dossiers en documenten en niemand weet eigenlijk waar de stukken zich precies bevinden of zijn opgeslagen. Met online document management krijg je opnieuw grip op documentstromen.

Zowel medewerkers als externen kunnen documenten opmaken en insturen. Via workflows worden deze documenten vervolgens digitaal verstuurd binnen of buiten de organisatie. Hierdoor is altijd inzichtelijk waar het document zich op dat moment bevindt en welke stappen het document al heeft doorlopen. Via de digitale ondertekening is het zelfs mogelijk de documenten via een rechtsgeldige digitale handtekening te voorzien, ook van externe belanghebbenden. Zo wordt documentbeheer een inzichtelijk proces. En die archiefkasten? Die kunnen weg wanneer je de inhoud digitaliseert.



Inzicht met dashboards

Krijg digitaal inzicht in je document management

Met de BI dashboards toon je alle belangrijke data uit de software van AFAS op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. Door deze informatie inzichtelijk te maken, kun je beter sturen op het resultaat. Bovendien kun je inzoomen op de gegevens en filteren op de informatie die je wil zien. Business Intelligence wordt standaard en klaar voor gebruik meegeleverd in de software. Via het standaard dashboard Dossier heb je altijd inzicht in de status van je processen en de hoeveelheid documenten. Zo zet je de volgende stap in document management.


Wil jij ook slimmer werken?

Wij helpen je jouw bedrijfsprocessen te automatiseren.




Of bel ons direct op: 033 - 43 43 883

Maak een afspraak
Software van eigen bodem