Als organisatie moet je je houden aan wetten en regels. Een daarvan is de Archiefwet. Die regelt het bewaren en vernietigen van informatie. Wat is de Archiefwet precies? Waar moet je precies aan voldoen? En hoe voorkom je administratieve rompslomp? Wij leggen het uit.
De Archiefwet van 1995 beschrijft hoe organisaties gegevens moeten bewaren. Op grond van de Archiefwet moeten organisaties informatie toegankelijk maken en houden.
Met de Archiefwet wordt enerzijds geregeld dat belangrijke gegevens goed worden bewaard. Sommige informatie moet namelijk voor het algemeen belang bewaard blijven, bijvoorbeeld voor verantwoording, rechtsvinding of voor (toekomstig) historisch onderzoek.
Aan de andere kant zorgt de Archiefwet ervoor dat gegevens na verloop van tijd moeten worden vernietigd. Dit moet ook vanwege de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die als doel heeft om privacy te waarborgen.
De Archiefwet regelt zaken die van groot belang zijn in deze tijd van (digitale) informatie. Het goed archiveren en vernietigen van informatie was al verplicht. Deze wettelijke verplichting heeft meer aandacht gekregen, mede door de AVG. Daarnaast verwerken en bewaren bedrijven meer informatie dan ooit.
Hierdoor moeten organisaties kritisch naar hun informatiehuishouding kijken en moeten ze deze goed inregelen. Dat geldt voor informatie die moet worden bewaard, maar ook voor informatie die na een wettelijke bewaartermijn moet worden vernietigd.
Doordat er persoonlijke informatie in dossiers en archieven staat, is de AVG hierop van toepassing. Deze combinatie van Archiefwet en AVG kan tegenstrijdig lijken, maar gelukkig gaan het bewaren en het beschermen van persoonsgegevens wettelijk prima met elkaar samen. De afspraak is dat je je als organisatie moet houden aan dataminimalisatie. Dat betekent dat je alleen de noodzakelijke persoonlijke gegevens bewaart.
Door de informatie binnen je bedrijf te digitaliseren, kun je archiveringsprocessen en vernietigingsprocessen eenvoudig automatiseren. Dat betekent dat je met weinig moeite kunt voldoen aan de Archiefwet en de AVG.
Hoe werkt dit precies? In de oude situatie zwerft informatie overal rond: van archiefkasten tot aan mappen op de pc. Het is dan lastig om overzicht te behouden over wat er wanneer met welke gegevens moet gebeuren.
De oplossing: je bedrijfsprocessen en dossiers digitaliseren in een ERP-systeem. Vervolgens kun je je processen automatiseren. Dat leidt tot minder administratief werk en meer overzicht!
Met onze bedrijfssoftware ben je volledig in control. Door nieuwe functionaliteiten ben je nóg beter in staat om te bepalen wat kan worden gearchiveerd of verwijderd. Zo werk je altijd volgens de officiële richtlijnen en bespaar je zeeën van tijd.
Als je alle dossiers handmatig moet archiveren of vernietigen, raak je binnen de kortste keren het overzicht kwijt. Je bewaart persoonlijke gegevens te lang, en andere gegevens gooi je per ongeluk te vroeg door de shredder. Het gevolg: je bewaart belangrijke informatie niet lang genoeg volgens de Archiefwet, en persoonlijke informatie bewaar je te lang, waardoor je in strijd bent met de AVG.
Gelukkig is er een efficiënt en overzichtelijk alternatief. Door te digitaliseren en automatiseren voldoe je eenvoudig aan wettelijke bewaartermijnen. Je kunt met de software namelijk bewaartermijnen toevoegen aan typen dossieritems. Deze kun je handmatig of automatisch toewijzen. Door dossiers of archieven te bewaren, blijft de informatie beschikbaar voor recht- of bewijszoekenden.
Hoe werkt dit in de praktijk? Hieronder geven we een voorbeeld van hoe onze software je organisatie ondersteunt in het naleven van de Archiefwet.
Personeelsdossiers zijn bij uitstek gegevens die je moet behandelen volgens de Archiefwet. In dossiers en archieven staat vaak veel persoonlijke informatie: NAW-gegevens en diploma’s, maar ook salarissen en eventuele aantekeningen over het functioneren van medewerkers. In feite bestaat een personeelsdossier uit allerlei verschillende documenten. En deze verschillende documenten hebben verschillende bewaartermijnen.
Ingewikkeld? Nee hoor. Met onze bedrijfssoftware houd je het overzicht. Je kunt verschillende bewaartermijnen aan verschillende onderdelen in het personeelsdossier toewijzen. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat delen van het dossier 7 jaar moeten worden bewaard. Of dat sommige documenten na een halfjaar moeten worden vernietigd. Je voldoet hierdoor altijd aan de wettelijke bewaartermijnen voor de documenten in je personeelsdossiers.
De theorie is mooi, maar hoe zit het in de praktijk? In deze video zie je hoe de archiefwet wordt toegepast in de software van AFAS.
Met onze bedrijfssoftware kun je handmatig dossieritems weergeven, filteren, vernietigen en labelen als ‘nooit verwijderen’. Dossieritems die kunnen worden verwijderd, kun je collectief vernietigen met één klik.
Daarnaast hebben we een krachtige functionaliteit ontwikkeld, waarmee je bewaartermijnen kunt instellen per type dossieritem of per kenmerkcombinatie. Je kunt ook kiezen of je de termijn wilt laten ingaan op de aanmaakdatum van het dossier, of bijvoorbeeld op de uitdienstdatum van een medewerker. Zo weet je zeker dat je belangrijke informatie lang genoeg archiveert en dat je persoonlijke informatie op tijd weggooit. Als de termijn eenmaal is verlopen, hoef je de vernietiging alleen nog maar te accorderen. Eenvoudiger wordt het niet!
Met de ERP-software van AFAS beheer je alle communicatie en informatiestromen binnen je organisatie. Je hanteert één systeem met één database voor al je gegevens en documenten. Zo kijkt iedere afdeling naar dezelfde actuele informatie en bepaal je zelf wie toegang heeft tot deze informatie. Natuurlijk krijg je volledige grip op je archiveringsprocessen en vernietigingsprocessen.
We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. Alle digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Maar heb je de basis van digitalisering al op orde? Vanuit deze basis kan je uiteindelijk gaan automatiseren. En dat is waar de toekomst naartoe gaat.
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Daarom hebben we één compleet softwaresysteem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!