Bedrijfsprocessen zijn het hart van je organisatie. Zonder goedlopende bedrijfsprocessen ben je nergens. In dit blog vertellen we je wat deze processen zijn en waarom ze zo belangrijk zijn. Ten slotte geven we tips voor het verbeteren van je bedrijfsprocessen.
Wat is een bedrijfsproces precies? In de basis is een bedrijfsproces een zich herhalende keten van activiteiten. Deze keten is gericht op de klant en afgestemd op het bedrijf. Bedrijfsprocessen zijn eigenlijk het fundament van een organisatie.
Uiteindelijk zijn alle processen met elkaar verbonden. Wanneer er bij één proces op één afdeling een kink in de kabel zit, heeft dat gevolgen voor de hele organisatie – er ontstaat een soort domino-effect. Daarom is het voor een toekomstproof bedrijf essentieel dat de bedrijfsprocessen efficiënt zijn ingericht.
Er zijn drie soorten bedrijfsprocessen:
Primaire bedrijfsprocessen zijn de processen die direct te maken hebben met het bedrijfsdoel. Bij de meeste bedrijven hebben primaire processen te maken met productie en verkoop.
Managementprocessen zijn gericht op het besturen van de organisatie en het inrichten van processen.
Ten slotte de ondersteunende processen. Die bestaan om de primaire processen goed te kunnen uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn de administratie en de financiële afdeling.
Het is eigenlijk heel eenvoudig: goedlopende bedrijfsprocessen zijn cruciaal voor de gezondheid van een bedrijf. Grip op bedrijfsprocessen is dus van levensbelang. Bedrijven zijn soms huiverig om processen aan te pakken. Dat betekent dat in de praktijk veel processen suboptimaal zijn ingericht. Oftewel: e-mails worden niet opgepakt, dossiers staan achterin archiefkasten en contracten moeten worden gemaild, geprint, ondertekend, gescand en weer gemaild. Bovenal doet iedereen het op zijn of haar eigen manier. En dat is niet futureproof.
Bedrijfsprocessen kun je verbeteren door ze te digitaliseren en te automatiseren. Je begint met het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen, zodat je ziet wat al goed loopt en waar het efficiënter kan. Als je al je processen hebt nagelopen, zie je waarschijnlijk dat er veel bij zijn die digitaal én automatisch kunnen worden uitgevoerd.
Je kunt kiezen voor verschillende tools voor verschillende afdelingen of voor één softwarepakket. Kleine organisaties kunnen vaak nog uit de voeten met verschillende tools. Als er groei in het bedrijf zit, zijn verschillende tools minder efficiënt: koppelingen zijn duur en communicatie tussen de tools is onmogelijk of lastig. Grotere bedrijven en groeiende bedrijven ervaren meer efficiëntie als ze één softwarepakket gebruiken voor alle bedrijfsprocessen.
Lees ook: Proces-automatisering? Zo doe je dat.
In je bedrijf lopen talloze processen, van eenvoudig tot complex. Uiteindelijk zijn alle processen met elkaar verweven. Primaire processen, managementprocessen én ondersteunende processen zijn van levensbelang voor je organisatie.
Tijd voor soepele bedrijfsprocessen? Lees meer over onze ERP-software.
In ieder bedrijf lopen talloze processen. Een paar voorbeelden van bedrijfsprocessen zijn:
Om een beeld te schetsen van de complexiteit van bedrijfsprocessen, werken we het laatste voorbeeld kort uit.
Het proces van werving en selectie heeft flink wat voeten in de aarde. In de basis verloopt dit proces als volgt:
Overigens kun je met HRM-software dit proces voor een groot deel automatiseren. Ter illustratie: dit is het recruitmentproces als je onze software gebruikt:
Streef je naar efficiënte, effectieve en flexibele processen? Zorg er dan voor dat je de bedrijfsprocessen in kaart brengt. Beschrijf de gewenste werkwijze en definieer alle stappen. Begin simpel en overzichtelijk. Procesbeschrijvingen hebben al snel de neiging om ingewikkeld te worden door alle uitzonderingen. Beschrijf eerst de standaard, voeg daarna de uitzonderingen toe. En wanneer je processen in software gaat standaardiseren, neem ook de kans om kritisch naar je proces te kijken. Kan het efficiënter?
In onderstaand voorbeeld zie je een bedrijfsproces voor het insturen van een security issue. Door deze te beschrijven en te visualiseren is voor iedereen duidelijk hoe het proces moet verlopen. Met inzicht kan je een proces verbeteren!
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP-systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!