Onboarding: wat is het en hoe doe je het goed?

 

Een eerste werkdag is altijd even spannend. De nieuwe medewerker leert je bedrijf kennen, ontmoet zijn of haar nieuwe collega’s en heeft een berg aan informatie te verwerken. En dat dan ook nog eens allemaal tegelijk.

Ook voor jouw organisatie is de eerste werkdag van een nieuwe medewerker spannend. Uiteraard wil je iemand goed inwerken, ook als hij of zij vanuit huis werkt. Daarnaast wil je dat nieuwe collega’s zich écht verbonden gaan voelen met jouw bedrijf. Met perfecte onboarding sla je twee vliegen in een klap. Maar wat is onboarding precies en hoe richt je dit proces als organisatie goed in? Dat lees je hier. All aboard!

De betekenis van onboarding

Bij AFAS hanteren we de volgende definitie voor onboarding:

“Het instroomproces waarbij nieuwe medewerkers kennismaken met je organisatie. Ze leren hun collega’s kennen en krijgen een goed beeld van hun rol binnen het team.”

Het doel van het onboarding-proces is dat nieuwe medewerkers zich onderdeel gaan voelen van de organisatie. Want pas wanneer je je bij een nieuwe club betrokken voelt, heb je de intrinsieke motivatie om het bedrijf verder te helpen. En dat is natuurlijk een win-winsituatie: zowel de nieuwe medewerker als je bedrijf profiteert van een goede onboarding.

Onboarding: offline of online?

We zien dat het onboarding-proces bij bedrijven vooral op twee manieren plaatsvindt. Sommige organisaties vinden een korte kennismaking en een stapeltje losse documenten met werkinstructies wel genoeg. Andere bedrijven kiezen ervoor de kennismaking te combineren met een online omgeving. Bijvoorbeeld een online e-learning-portaal, waarin iemand alles leert over de bedrijfscultuur en interne processen.

Dat wij fan zijn van de tweede manier, had je vast al geraden. Bij een door software ondersteund onboarding-proces snijdt het mes namelijk aan twee kanten. De nieuwe collega heeft altijd toegang tot de juiste informatie, en je bedrijf biedt elke nieuwe medewerker een consistent en efficiënt proces. Je hoeft niet voor elke nieuwe medewerker het wiel opnieuw uit te vinden. Het automatiseren van HR-processen maakt je werk makkelijker!

Waaraan moet een onboarding-proces voldoen?

De definitie van een goed instroomproces verschilt per organisatie. Het hangt onder andere af van de branche, de bedrijfsgrootte en de bedrijfscultuur. Een goed onboarding-proces moet in ieder geval aan de vier C’s voldoen:

Connectie

Allereerst is het belangrijk dat een nieuwe medewerker de connectie krijgt met de organisatie. Je wilt dat medewerkers zich trots voelen wanneer ze zich identificeren met je bedrijf. Hier kun je voor zorgen door tijdens het onboarding-proces zo veel mogelijk informatie met hen te delen.

En dan bedoelen we niet alleen de missie en visie die ook gewoon op je website staan. Deel bijvoorbeeld incrowd-informatie met de nieuwe collega, zoals belangrijke nieuwe ontwikkelingen binnen je bedrijf.

Laat ook hun vertrouwen en verantwoordelijkheidsgevoel groeien, door ze bepaalde invoertaken zelf te laten uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld met Employee Self Service via de AFAS Pocket app. Zet taken klaar voor als een nieuwe medewerker begint. ‘Stel jezelf voor op het intranet’ of ‘geef je maten voor bedrijfskleding door’ zijn hier voorbeelden van.

Cultuur

De tweede C staat voor cultuur. Een goed onboarding-proces ademt de cultuur van een organisatie. Natuurlijk is de bedrijfscultuur iets dat medewerkers vooral zelf moeten ervaren. Toch kun je hier op voorhand al best wat informatie over delen. Hoe ga je als collega’s met elkaar om? Hoe ziet de lunchpauze eruit? Wat doe je tijdens bedrijfsuitjes? Dit soort informatie geeft je nieuwe collega een goed beeld van de cultuur van je bedrijf.

Compliance

Ook compliance is belangrijk tijdens onboarding. Dit betekent letterlijk ‘naleving’. Met deze C bedoelen we dat je de regels, normen en waarden en principes die in het bedrijf gelden, deelt met nieuwe medewerkers. Zo weten ze direct waar ze aan toe zijn. Deze informatie kun je goed vastleggen in je digitale inwerktraject.

Collega's

De vierde C is natuurlijk van collega’s. Want mensen maken het bedrijf! Het leren kennen van mensen is een ontzettend belangrijk onderdeel van onboarding. Door kennis te maken met collega’s, weet een nieuwe medewerker direct bij wie hij of zij terecht kan. Andersom geldt dat natuurlijk ook: zo weet iedereen meteen waarvoor ze bij de nieuwe collega moeten zijn.

De voordelen van onboarding

Door je onboarding-proces slim in te richten, geef je nieuwe medewerkers een warm welkom. Maar behalve een zachte landing biedt slimme onboarding nog meer voordelen. Dit zijn er een paar:

  1. Slimme onboarding waarborgt kwaliteit en consistentie
  2. Goede onboarding trekt talent aan
  3. Goede onboarding levert ambassadeurs op
  4. Slimme onboarding bespaart kosten

Uit het onderzoeksrapport ‘HR-Trends 2019-2020’ van Berenschot, Performa en AFAS Software is gebleken dat talent management vanaf 2020 de grote uitdaging voor HR-professionals is. Hiervoor was het zo dat organisaties vooral bezig waren met het aantrekken van talent. Werving en selectie stond voorop. Dit is nu aan het verschuiven.

Er is een heuse War for Talent gaande. Het is lastig om nieuwe medewerkers te vinden. En zijn ze eenmaal binnen, dan weten bedrijven van gekkigheid niet meer wat ze moeten doen om hen te binden. Daarom is het belangrijk je talentmanagement goed op orde te hebben. Daarop richten we ons in dit artikel. Dat doen we aan de hand van de drie stromen in talentmanagement: instroom, doorstroom en uitstroom.

1. Slimme onboarding waarborgt kwaliteit en consistentie

Door het onboarding-proces in te richten in een geautomatiseerd HR-systeem, lever je continu dezelfde hoge kwaliteit. Elke nieuwe medewerker krijgt dezelfde onboarding. En: door je onboarding net als je andere bedrijfsprocessen te automatiseren, leert de nieuwe medewerker direct het systeem kennen.

Met een geautomatiseerd systeem hoef je niet meer bij elke nieuwe medewerker opnieuw te bedenken wat er ook alweer precies moet gebeuren. Je vergeet nooit meer de bedrijfskleding, nieuwe laptop of telefoon te regelen voor je collega. En de tijd die je daarmee bespaart? Die kun je mooi benutten om het proces nog verder te verbeteren. Of aan een persoonlijke kennismaking natuurlijk.

2. Goede onboarding trekt talent aan

Als organisatie wil je talent aan je binden. Waarom? Omdat talentvolle medewerkers actief bijdragen aan je doelstellingen. Een goed ingericht onboarding-proces helpt hierbij.

Minstens zo belangrijk is dat je het aangetrokken talent ook weet vast te houden. En ook daar draagt goede onboarding aan bij. Nieuwe medewerkers blijven langer hangen wanneer de onboarding als een warm bad aanvoelt. Wist je dat zo’n 50% van de nieuwe medewerkers binnen 6 maanden al besluit, bewust of onbewust, het bedrijf te verlaten als ze slecht zijn ingewerkt?

Uitgezoomd gaat dit proces natuurlijk verder dan alleen het aantrekken en vasthouden van talent. Het is cruciaal om dat talent vervolgens ook te ontwikkelen. Daarvoor zet je talentmanagement in.

3. Goede onboarding levert ambassadeurs op

Goede onboarding maakt ambassadeurs van werknemers. Ze voelen zich thuis in de organisatie. Ze weten precies waar ze aan toe zijn, ze weten hoe de bedrijfscultuur in elkaar steekt en bouwen een band op met hun collega’s. Doordat jij een goed onboarding-proces hebt ingericht, kan zo’n gevoel ontstaan.

Zeker de eerste maanden zal iedereen aan je nieuwe collega vragen of hij of zij het naar z’n zin heeft. Wordt iemand een echte ambassadeur van je bedrijf? Hij of zij schreeuwt dit enthousiasme voor je bedrijf het liefst van de daken. Het mooie hiervan is dat deze positieve en enthousiaste houding ook weer nieuwe medewerkers aantrekt. En zo werkt onboarding als een opwaartse spiraal!

4. Slimme onboarding bespaart kosten

Goede onboarding bespaart je kosten op twee manieren. Aan de ene kant vanwege de automatisering van het proces. Want automatiseren = minder overhead = minder kosten.

Aan de andere kant brengt een slim ingericht onboarding-proces de verloop- en opleidingskosten naar beneden.

Wist je dat maar liefst 50% van de nieuwe medewerkers bewust of onbewust al binnen 6 maanden weet of ze het bedrijf gaan verlaten of niet?

Als jij je medewerkers langer vasthoudt, hoef je minder vaak het werving & selectie-traject te doorlopen. Er is een hoog verloop bij organisaties die hun onboarding-proces niet op orde hebben. Dat verloop kost een flinke smak geld. En dan hebben we het niet eens over de kennis die het gebouw steeds verlaat. Zonde!

Draai je het om en zorg je wél voor een warm welkom, dan voelen mensen zich sneller thuis en presteren ze beter.

Geautomatiseerd onboarding-proces: de beste keuze

Een ding is duidelijk: goede onboarding levert zowel je nieuwe collega’s als de gehele organisatie voordelen op. En door het onboarding-proces te automatiseren, maximaliseer je die voordelen.

Wat automatiseer je dan zoal? Denk aan:

  • Online handboeken en werkinstructies klaarzetten
  • Toegang tot de nodige systemen
  • Taken klaarzetten
  • HR-gegevens bijwerken
  • Medewerkers onderling kennis laten delen
  • Inzichtelijk maken in welke fase van het inwerktraject een medewerker zit
  • Het indiensttredingsproces met sollicitant self service

Met een geautomatiseerd inwerktraject weet je dat elke nieuwe medewerker hetzelfde traject doorloopt. Je richt dit proces één keer goed in en dan staat het. Natuurlijk blijf je kijken naar wat beter kan en pas je het traject aan als zich een ontwikkeling voordoet. Toch ben je er op deze manier veel minder tijd aan kwijt dan wanneer je dit voor elke medewerker opnieuw moet bepalen. Die tijdsbesparing scheelt je op termijn ook flink wat geld, zeker als je veel nieuwe medewerkers krijgt.

Goede onboarding helpt nieuwe collega’s op verschillende manieren. Ze begrijpen beter wat er wordt verwacht en waar in het inwerktraject ze zich bevinden. Ze krijgen direct een helder inzicht in de organisatie, de afdeling, hun werkzaamheden en hun collega’s. En het voornaamste is nog wel, dat je met een slim ingerichte en geautomatiseerde onboarding een indrukwekkend visitekaartje afgeeft. Een nieuwe medewerker die wordt verwelkomd met een doordacht geautomatiseerd onboarding-proces, ziet bij binnenkomst dat zijn of haar nieuwe werkgever de zaken goed voor elkaar heeft. Dat wekt direct vertrouwen.

Natuurlijk, ook met een goed ingericht onboarding-proces is de eerste werkdag spannend. Maar de connectie met je organisatie is er nu wel veel sneller. En de blije mensen die dat oplevert, dragen maar al te graag bij aan het succes van je organisatie.

Werk je al met de software van AFAS?

 

Automatiseer jouw HR-processen met AFAS Software

Of het nu gaat om onboarding, verlof, verzuim, de salarisverwerking of werving & selectie, met de HRM software van AFAS beschik je over één volledige HR-oplossing om de administratie tot een minimum te beperken.

Meer lezen?

Talentmanagement

De 13 thema's van talentmanagement


Misschien denk je dat het veel tijd kost om aan goed talentmanagement te doen. Allerlei flitsende termen als War for Talent, talentontwikkeling, succession planning, onboarding en competentiemanagement worden in verband gebracht met talentmanagement. Maar je kunt talentmanagement onderverdelen in 13 aandachtspunten.

 

Salarisadministratie

Uitbesteden of zelf doen?


Met nieuwe software en technieken kunnen oude, ingeslepen gewoonten vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter worden. Maar daar is lef voor nodig. “Dat doen we al jaren zo en dat werkt toch prima?”. In deze blog vertellen we over de voor- en nadelen van de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden.