Van Hattum en Blankevoort beleefde perfecte softwaretransitie


“Het is niet de bedoeling dat de automatisering van personeelsprocessen uitsluitend een HR-feestje is”


Het geheim van een geslaagde implementatie van HR-software schuilt in een projectmatige en gefaseerde aanpak, vinden ze bij bouwbedrijf Van Hattum en Blankevoort. Bijkomend voordeel: de HR-afdeling verwierf er status mee in de organisatie en de verantwoordelijke applicatiebeheerder stroomde door naar een coördinerende functie in concernverband.




Van Hattum en Blankevoort in het kort

Branche:

Bouw

Aantal medewerkers:

350 medewerkers

Gevestigd in:

Vianen

Klant van AFAS sinds:

Juli 2015

Softwaregebruik:

HRM / Payroll

Interview met:

Corretta ten Have (Manager HR en Communicatie)
Sylvia Coljé (Applicatiebeheerder)


De uitdagingen

Alle HR-processen in één systeem. Dat was de wens die de HR-afdeling van Van Hattum en Blankevoort in 2015 formuleerde. De situatie was op dat moment nog volstrekt anders. Er was sprake van meerdere IT-systemen terwijl een behoorlijk deel van de activiteiten niet was gedigitaliseerd, waardoor er nog met allerlei papieren formulieren werd gewerkt. “Het was een onsamenhangend systeem”, zegt Corretta ten Have, manager HR en Communicatie bij Van Hattum en Blankevoort. “Wij waren daarom op zoek naar een gebruiksvriendelijke en toegankelijke oplossing.”



Betrokken bij strategie 

Samen met applicatiebeheerder Sylvia Coljé zocht en vond Ten Have nieuwe HR-software voor haar organisatie. Achteraf is ze niet alleen blij met de fors toegenomen efficiency op de afdeling, ook kijkt ze tevreden terug op de gestructureerde aanpak van de softwaretransitie en de manier waarop de HR-afdeling daarvoor het benodigde draagvlak creëerde.

Op haar beurt had ook Sylvia Coljé een topervaring. Na de geslaagde implementatie van de nieuwe software bij Van Hattum en Blankevoort is zij per 1 januari 2018 bij VolkerWessels Infra ICT fulltime verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van HR-software voor vijf van de zes werkmaatschappijen binnen VolkerWessels Infra. Zo profiteert de rest van VolkerWessels van het pionierswerk van Van Hattum en Blankevoort. “Wij hebben een duidelijke voorhoedepositie als het gaat om het gebruik van de huidige HR-software”, concludeert Ten Have. “Daarmee vervullen wij in het concern een voorbeeldfunctie.” Dat heeft het imago van de HR-afdeling bepaald geen kwaad gedaan. “Integendeel zelfs”, zegt Ten Have. “Niet alleen neem ik structureel deel als verantwoordelijke voor HR aan de directievergaderingen, de beleving hier is ook dat onze afdeling echt als business partner functioneert. We worden nauw betrokken bij de strategie van de onderneming, bijvoorbeeld als het gaat om leiderschapsvraagstukken.”



Geen HR-feestje

In de zoektocht naar nieuwe software ging de HR-afdeling van Van Hattum en Blankevoort niet over één nacht ijs. Vooraf werd bepaald dat draagvlak in de organisatie een cruciaal punt was. Om zich hiervan te verzekeren, stelde de afdeling een enquête op voor leidinggevenden én medewerkers om hun voorkeuren te inventariseren. Eén van de uitkomsten was dat leidinggevenden zelf graag het stuur in handen wilden hebben.

Medewerkers gaven vooral te kennen voorkeur te hebben voor een laagdrempelig systeem. Vervolgens werd er een klankbordgroep in het leven geroepen (waarin onder andere ook de OR zitting had) om voeling te houden met het keuzeproces en het vaststellen van prioriteiten. “Deze manier van werken, verbinding maken aan de voorkant door onze mensen er echt bij te betrekken, past heel goed bij dit bedrijf”, legt Ten Have uit. “Het is niet de bedoeling dat het automatiseren van personeelsprocessen uitsluitend een HR-feestje is.”

Op basis van de opgestelde wensen en eisen werden aanvankelijk vijf mogelijke leveranciers benaderd. Naar aanleiding van de door hen toegestuurde informatie vielen er al snel twee partijen af. De drie overige leveranciers werden uitgenodigd voor een gesprek, waarna er nog twee overbleven. “Eén van deze partijen had veel ervaring in de bouw. Dat zou een veilige en misschien ook wel voor de hand liggende keus zijn geweest”, zegt Coljé. “Een probleem was echter dat onze jaargesprekken niet in dat pakket pasten. Bij AFAS, dat destijds veel minder ervaring in de bouw had, konden de jaargesprekken ook niet meteen in de software draaien, maar was het systeem flexibel genoeg om dit met behulp van vrije inrichting toch voor elkaar te krijgen. Hoewel AFAS dus minder bouwervaring had, zagen we het als een uitdaging om met en van elkaar te leren.”



Vlekkeloze implementatie

Vanaf de zomer van 2015 werd de HR-software van AFAS geïmplementeerd. “Die implementatie verliep vlekkeloos”, stelt Ten Have. “Met de herstructurering van processen is Sylvia er vol ingegaan. Tegelijk hebben we aan de voorkant richting gebruikers hard gewerkt aan communicatie over de mogelijkheden van het intranet, dat wij in onze organisatie ‘Next’ noemen. Met die naam willen we het gevoel meegeven van vernieuwing, ondernemerschap en lef.”

Van Hattum en Blankevoort heeft nagenoeg alle onderdelen van de HR-software in gebruik genomen. De software werd gekoppeld aan het specifiek voor de bouw ontwikkelde ERP-systeem dat bij de werkmaatschappijen van VolkerWessels operationeel is. Dit systeem, overwegend financieel georiënteerd, biedt gebruikers geen HR-functionaliteit en ook geen intranet. Er was in de oude situatie wel een intranet, maar dat had nogal wat beperkingen. Het was niet goed mogelijk om medewerkers inzicht te bieden in hun eigen dossiergegevens. “Met Next lukt dat wel”, aldus Coljé, “maar dat vroeg om enige gewenning onder gebruikers. Daarom hebben we FAQ-pagina’s ingericht waarin we uitlegden hoe de nieuwe manier van werken er in vergelijking met de oude situatie uitzag.”

Van Hattum en Blankevoort koos bewust voor een projectmatige en gefaseerde aanpak. Met een coördinator in de persoon van Coljé, die daar ook geheel voor werd vrijgemaakt. “We hebben het per onderwerp aangevlogen. Van ESS via MSS tot jaargesprekken en verzuim. Tegelijk zijn de bijbehorende workflows ingericht. We kregen hierbij overigens wel ondersteuning in de vorm van extra handjes van een implementatiepartner van AFAS”, blikt Coljé terug.



Professionele uitstraling

Ten Have herinnert zich nog goed hoe dat ging. “Sylvia werd helemaal gegrepen door het implementatiewerk. De passie die zij erin legde, bleef niet onopgemerkt. Het gevolg was dat zusterbedrijven aan haar begonnen te trekken. Met als resultaat dat zij nu dus een andere, meer coördinerende functie in concernverband bekleedt.

Het is een perfecte stap voor Sylvia.” “Dit past helemaal in de filosofie van Corretta om mensen in hun kracht te zetten”, zegt Coljé er zelf over. “Ik heb altijd een stukje systeembeheer gedaan naast mijn andere werkzaamheden. Dat was leuk, maar toen ik er veel structureler mee bezig ging vond ik het echt geweldig.” Trots laat ze op het beeldscherm van haar laptop een roadmap zien waarop de voortgang van ingebruikname van HR-software bij de verschillende werkmaatschappijen van VolkerWessels is weergegeven. Uit de afgebeelde vakjes in het schema blijkt dat er al het nodige is gerealiseerd, maar dat er in concernverband nog genoeg te doen is.

Wat is er veranderd? Ten Have: “Alle processen zijn in Profit ondergebracht. Deze gestandaardiseerde manier van werken is voor ons sneller en efficiënter. Dat heeft geresulteerd in tijdwinst en capaciteitsopbrengst, waardoor HR-collega’s meer ruimte krijgen om zich met andere onderwerpen bezig te houden. Voor medewerkers is het bijvoorbeeld heel eenvoudig om via Next verlof aan te vragen, terwijl leidinggevenden volledig inzicht in de verlofadministratie hebben. Daarnaast is de stroomlijning van het sollicitatieproces een grote stap vooruit. Er blijven geen berichten in de HR-mailbox hangen omdat kandidaten hun sollicitatie nu via de portal OutSite invoeren. Dat zorgt tegelijk voor een professionele uitstraling naar buiten. In vergelijkbare processen zijn veel administratieve werkzaamheden vervallen. We zijn af van die enorme papierwinkel terwijl de transparantie enorm is toegenomen. Onze oude verzuimadministratie was, dat durf ik nu wel te zeggen, eigenlijk een gedrocht. Door dit proces met AFAS volledig in te richten op basis van de Wet Poortwachter hebben we alles administratief in één dossier samengebracht.”



Compliant aan de privacywet

Er veranderde meer ten goede, stelt Ten Have. “Leidinggevenden kunnen we nu centraal inzicht in managementrapportages bieden, terwijl we die informatie in het verleden uit allerlei bronnen moesten opduikelen. Eén druk op de knop volstaat om bijvoorbeeld de voortgang van jaargesprekken of de ontwikkeling in het ziekteverzuim inzichtelijk te maken. De toegang tot dossieritems van medewerkers werkt gewoon foutloos.”

“Ons inzicht en overzicht zijn sterk gegroeid”’ vult Coljé aan, “terwijl Van Hattum en Blankevoort nog niet eens gebruikmaakt van dashboards. Hier is de wet van de remmende voorsprong van toepassing want we zien dat sommige zusterbedrijven wel dashboards in hun omgeving vrijgegeven hebben.” Een wens die binnen Van Hattum en Blankevoort leeft is de ingebruikname van de Pocket App. Zeker voor onze bouwplaatsmedewerkers zou dat echt een uitkomst zijn. Een andere wens is het gebruik van de digitale handtekening. “Omdat die functionaliteit volledig beschikbaar is had ik die het liefst begin 2018 al in gebruik willen nemen. Vanwege het gevaar van datalekken zijn er echter nog de nodige haken en ogen waar onze juridische collega’s zich nog over buigen”, aldus Coljé. Een ander juridisch getint vraagstuk pakt juist wel goed uit, zegt Coljé. “De gerealiseerde digitalisering van personeelsdossiers biedt ons een voorsprong op het gebied van naleving van de privacywetgeving, een behoorlijk hot issue. Wij zijn op dat vlak compliant omdat wij die hele opschoningsoperatie al achter de rug hebben.”

Hebben Ten Have en Coljé ten slotte nog tips voor andere organisaties die een overstap op andere software overwegen? “Kies voor een projectmatige en gefaseerde aanpak”, zegt Ten Have direct. Waar Coljé aan toevoegt: “Neem betrokkenen mee in de transitie door draagvlak te creëren. In onze organisatie is dat prima gelukt. We hebben hier niemand horen zeggen: ‘O, dus jullie willen dat ik het HR-werk voortaan zelf ga doen?’”



Over Van Hattum en Blankevoort 


Van Hattum en Blankevoort ontwerpt, bouwt en onderhoudt civiele constructies zoals bruggen, viaducten en tunnels. De geschiedenis van het bedrijf, dat tegenwoordig deel uitmaakt van het beursgenoteerde concern VolkerWessels, gaat terug tot 1831. Van Hattum en Blankevoort heeft de ambitie een toonaangevende en innovatieve civiele bouwonderneming te zijn waar de beste mensen werken en actief wordt gestuurd op het verbeteren van de organisatie. In gedrag tonen medewerkers ondernemerschap en resultaatgerichtheid en ligt de nadruk op samenwerken in een prettige werkomgeving. Aandacht voor veiligheid, kwaliteit, gezondheid en milieu staat bij Van Hattum en Blankevoort hoog in het vaandel. Bij de in Vianen gevestigde onderneming werken ongeveer 350 mensen.


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de brochure

Wil je meer weten over de software van AFAS?
Download dan de brochure.