"Het ontcijferen van HR-wetgeving was ons op eigen kracht nooit gelukt"


Voor een beetje pionieren zijn ze bij het Amsterdamse Swapfiets niet bang. Sterker nog: zo gaan ze de wereld veroveren. De internationale HR-software van AFAS moet de internationale expansie ondersteunen. “Twee jaar geleden hadden we behalve een pakket voor urenregistratie verder nog weinig op HR-gebied.”



Swapfiets in het kort

Branche:

Verhuur van roerende goederen

Aantal medewerkers:

1500

Gevestigd in:

Amsterdam

Klant van AFAS sinds:

5 februari 2018

Softwaregebruik:

HRM (internationaal)

Interview met:
Onno Huyge (Commercieel Directeur) 



De uitdagingen

‘Made simple’ is een van de kernwaarden van Swapfiets. De medewerkers van de jonge scale-up, Swappers in het bedrijfsjargon, houden het graag eenvoudig en overzichtelijk. Volgens commercieel directeur Onno Huyghe is ook de strategie van Swapfiets niet ingewikkeld. “Wij kiezen voor het faciliteren van verdere groei om nog meer klanten in Nederland, België, Duitsland en Denemarken zorgeloos te kunnen laten fietsen en kijken wat we daarvoor nodig hebben om dat goed en efficiënt te doen. Daarbij maken we een onderscheid tussen wat nu nodig is, en wat later kan.”  



Rotsvast geloof

Huyghe werkt sinds september 2017 bij Swapfiets. Daarvoor werkte hij negen jaar in internationale sales- en marketingfuncties bij Heineken. Toen hij in dienst trad, was Swapfiets nog in Delft gevestigd en exploiteerde het een bescheiden hoeveelheid van vijfduizend fietsen. Inmiddels is dat aantal meer dan vertwintigvoudigd. Als voormalig Growth Director heeft Huyghe daarin zijn aandeel gehad. De groei van Swapfiets gaat intussen gestaag door; elke week komen er 2.500 fietsen bij.

Dat Huyghe zijn vaste dienstverband bij Nederlands grootste bierbrouwer verruilde voor een onzekere toekomst bij Swapfiets was voor hem minder opzienbarend dan het misschien lijkt. 

“Ik had en heb namelijk een rotsvast geloof in het duurzame concept van Swapfiets. Bovendien voelde ik meteen een klik met de oprichters van het bedrijf en leek het me een geweldige uitdaging om mee te helpen een start-up uit te bouwen tot een internationaal bedrijf.”




Spectaculaire groei

De spectaculaire groei van het aantal medewerkers in combinatie met de internationale expansie van het bedrijf vroeg om een professionele vorm van HR-automatisering. Huyghe: “We maakten twee jaar geleden voor onze urenregistratie gebruik van de software van Nostradamus. Verder hadden we nog weinig op HR-gebied. Er was zelfs geen officiële HR-afdeling.” Volgens Huyghe was het dan ook niet meer dan logisch om de vernieuwing van de geautomatiseerde omgeving te starten op het gebied van people services. “We hebben te maken met een hoge mutatiegraad in ons personeelsbestand. Veel medewerkers zijn bijvoorbeeld studenten die na verloop van tijd iets anders gaan doen. Ook de variatie in contracten is daardoor enorm. We moesten op zoek naar een automatiseringsoplossing die daarbij zou passen.”



Internationale HR-software

Swapfiets kwam uiteindelijk uit bij de internationale HR-software van AFAS. Niet alleen omdat de software probleemloos communiceert met Nostradamus, ook omdat deze het grensoverschrijdend automatiseren van administratieve HR-processen mogelijk maakt. Bijvoorbeeld door lokale payrollers te koppelen aan de HR-software. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de specialisten van Salure, implementatiepartner van AFAS op het gebied van internationale HR-vraagstukken en salarisadministratie. Met de internationale consultants van Salure werd het HR-landschap van de nieuwe vestigingslanden in kaart gebracht en vertaald in werkende automatiseringsoplossingen. Huyghe herinnert dit zich als een periode van pionieren. “In België liepen we bijvoorbeeld tegen het fenomeen van het sociaal secretariaat aan, een wettelijk verplichte partner op het gebied van de salarisadministratie. En we ontdekten nog wel meer eigenaardigheden. In Duitsland kan een arbeidscontract bijvoorbeeld uitsluitend met een ‘natte handtekening’ worden beëindigd, terwijl je zo’n taak in Nederland met behulp van een app veel eenvoudiger afwikkelt.”

Ontcijferen van HR-wetgeving

Inmiddels is de implementatie van het Belgische HR-deel voltooid en gaan de implementaties in Duitsland en Denemarken eerdaags van start. De rol die Salure heeft gespeeld bij de voorbereiding van de implementaties mag volgens Huyghe niet onderschat worden.

“Wetgeving is altijd complex en in het buitenland is het zonder specifieke HR-kennis van het land nog lastiger om dat direct goed te doorgronden. Daarom hebben we op onze nieuwe markten gekozen voor samenwerking met lokale partners en Salure. Op eigen kracht was het ontcijferen van HR-wetgeving ons nooit gelukt.” 




Groei blijft speerpunt

Dat Swapfiets nu in Nederland en België beschikt over prima draaiend HR-systemen, geeft Huyghe het vertrouwen dat dit in de andere landen ook gaat lukken. Dat is ook absoluut nodig, benadrukt hij, want de groei van Swapfiets in het buitenland blijft een strategisch speerpunt. “Met name in Duitsland is de potentie enorm.”

Dat de buitenlandse markten waarop Swapfiets actief is geworden onderling nogal verschillen, is Huyghe wel duidelijk geworden. “De blauwdruk van de Belgische software-implementatie bleek voor Duitsland bijvoorbeeld onbruikbaar. Bij onze oosterburen is men veel meer dan bij ons nog sterk offline georiënteerd. Toch gaat het ons zeker lukken om onze vijfhonderd Duitse medewerkers online te krijgen met behulp van InSite.”



Het juiste gereedschap

Swapfiets maakt vooralsnog uitsluitend gebruik van de HR-software van AFAS in combinatie met InSite. “Voor de overige bedrijfsfuncties hebben we eigen oplossingen. Ons klantsysteem hebben we bijvoorbeeld zelf gebouwd. In de praktijk blijkt het voor ons prima te werken, dus we gaan dit nu niet vervangen."

"We zijn tevreden met goed werkende fietsen en goed werkende systemen.”

Op de implementatieperiode van de HR-software kijkt Huyghe met een goed gevoel terug. “Volgens mij verloopt zo’n implementatie succesvol als je er, zoals bij ons, niemand over hoort. Onze mensen konden ook meteen goed uit de voeten met de aangeboden functionaliteit."

"Er zijn hier en daar wel wat trainingen gegeven, maar dankzij het intuïtieve karakter van de software heeft men het snel opgepikt.”





Goed inzicht in het werk

Voor medewerkers is InSite het aangewezen portaal voor zaken als verlof en ziekteverzuim. Huyghe is gewend om met de Pocket App in te loggen op het HR-systeem voor het accorderen van aanvragen en mutaties. “Op die manier bewaar ik het overzicht.” Gebruikt hij daarvoor ook dashboards? “Op dit moment gebruiken we die nog niet, deze staan gepland voor fase 2.” 

Ondanks het ontbreken van dashboards is het volgens Huyghe geen probleem om de business vanaf het Amsterdamse hoofdkantoor aan te sturen. “We hebben dankzij de HR-software een goed inzicht in het werk van onze mensen, de duur van contracten en zaken als verlof en verzuim. Voor een servicebedrijf als het onze is het belangrijk om dat goed in beeld te hebben. Medewerkers vormen toch de kern van ons bedrijf.” 


Kleine overhead

Inmiddels werken er ongeveer vijftien tot twintig mensen op de HR-afdeling van Swapfiets. De operationele betrokkenheid van Huyghe bij de HR-werkzaamheden is minder groot dan in het verleden, omdat de HR-medewerkers dankzij de software heel goed zelfstandig uit de voeten kunnen. Dat moet volgens Huyghe vooral zo blijven, zonder dat de HR-afdeling met de omvang van het bedrijf meegroeit.

“Wij willen die overhead zo klein mogelijk houden door de werkzaamheden zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Daarmee houden we ook de kosten onder controle. We investeren liever in onderwijs en training van onze medewerkers. Verder blijven we onze grenzen verkennen, ook op HR-gebied. We willen onze medewerkers zoveel mogelijk ontzorgen.”



Over Swapfiets

In 2016 was Swapfiets nog een start-up van drie Delftse studenten maritieme techniek. Drie jaar later rijden er al meer dan 115 duizend Swapfietsen rond in 48 steden in vier landen. De fietsen, herkenbaar aan de opvallende blauwe voorband, maken inmiddels ook deel uit van het straatbeeld in België, Duitsland en Denemarken. Waren het aanvankelijk voornamelijk studenten die een abonnement namen op de Swapfiets, tegenwoordig is de doelgroep verbreed naar iedereen die bereid is om maandelijks een vast bedrag (vanaf € 16,50) over te maken. Daarvoor krijgt men niet alleen een fiets, ook al het onderhoud wordt verzorgd. 

Bij de start van Swapfiets bood het bedrijf klanten één model, want dat was efficiënt voor onderhoud en onderdelen. Inmiddels is er een luxe fiets met zeven versnellingen bijgekomen en zal op korte termijn ook e-bike deel van het assortiment gaan uitmaken. Door de onstuimige groei van Swapfiets, waar intussen meer dan 1.500 mensen werken, groeide het bedrijf in Delft uit zijn jasje. Daarop volgde een verhuizing naar Amsterdam, waar op het hoofdkantoor ongeveer honderd medewerkers actief zijn.


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de HRM brochure

Wil je meer weten over de HRM-software van AFAS?
Download dan de brochure.