Jouw verhaal, onze zorg. Dat is het uitgangspunt van zorgorganisatie Oktober, een ouderenzorgorganisatie met woonzorglocaties, een zorgboerderij, hospice, thuiszorg en welzijnsdiensten in de Kempen, Veldhoven en Waalre.
Zorg & Welzijn
1850 medewerkers & 1000 vrijwilligers
de Kempen, Veldhoven & Waalre
1 augustus 2015
ERP
Henk Meulenbroeks (teammanager CFA)
Erik van den Bogart (teammanager HR)
Het management van Oktober is de laatste jaren flink op de schop gegaan. Van den Bogart: ‘Om echt invulling te geven aan onze visie van het thuisgevoel, moet je je medewerkers ook ruimte geven. Daarom hebben we de organisatie platter gemaakt. We sturen nu veel meer op het faciliteren van medewerkers om invulling te geven aan onze visie. Het idee is dat we leren van elkaar. Maar daar hadden we wel écht andere software voor nodig.’
Meulenbroeks: ‘Als je wilt dat mensen goede beslissingen nemen, moet je zorgen dat ze de goede informatie hebben. Dat was voorheen zacht gezegd nogal omslachtig. Er werd op zoveel plaatsen informatie bijgehouden, dat je er nooit van uit kon gaan dat alles klopte. Bij een inventarisatie vonden we op negen plaatsen BSN-nummers. Dat is vragen om problemen, ook qua privacy. Daarnaast slopen er toch geregeld foutjes in de administratie. Terwijl je op sommige vragen echt snel een antwoord moet hebben. Zijn alle kamers bezet, bijvoorbeeld. Of: wie zijn onze vrijwilligers? En: is iemand wel echt bij ons in dienst? Daarom wilden we heel graag toe naar invoer bij de bron.’
Van den Bogart: ‘Op alle administratieve afdelingen waren medewerkers heel veel tijd en energie kwijt aan herstelwerkzaamheden. Dat is echt zonde. Het zorgt ervoor dat de zorgmedewerkers niet optimaal hun werk kunnen doen, én het was niet goed voor de uitstraling van de organisatie. Naar buiten, en naar binnen. Bovendien: als je altijd maar brandjes moet blussen, blijf je stilstaan. Op de administratie moet een controleslag gedaan worden, en voor de rest moet er vooral meegedacht worden. Pas dan kun je echt gezamenlijk optrekken.’
De administratie binnen Oktober ging in sommige gevallen over meer dan tien schijven. Meulenbroeks: ‘Dat kwam ook doordat er een oerwoud aan applicaties draaide. Die applicaties waren allemaal aan elkaar geknoopt met Excel, en aan het begin van de keten was het zelfs nog allemaal handwerk. Dat neemt risico’s met zich mee. Op woonzorgcentra lagen bijvoorbeeld mappen vol met briefjes, maar dat leverde geen zekerheid op.’
Toen ze de uitdagingen op een rijtje hadden gezet, was het voor Meulenbroeks en Van den Bogart duidelijk: ze wilden een ERP-systeem. Van den Bogart: ‘We hebben toen allerlei opties bekeken. Uiteindelijk sprak de e-HRM van AFAS ons het meeste aan. En bij financiën wilden ze daar ook wel in mee, want dan hadden we in één keer een goed geïntegreerd systeem. Dus werd het AFAS.’
Meulenbroeks: ‘Half oktober kregen we het groene licht om alle hard- en software te vervangen. En we stelden ons ook meteen als doel om daar vóór het eind einde van het jaar klaar mee te zijn. Anders wordt het zo ingewikkeld, als je halverwege een boekjaar moet migreren.’
Van den Bogart: ‘De hardware was te overzien, want al onze servers gingen weg en we draaien nu alles in de cloud. Maar we hebben in die tijd ook met twee man op onze laptopjes AFAS ingericht. Dat was krap, maar overzichtelijk. En het gaf ons de kans om te focussen. We deden niet alles in één keer, maar pakten eerst payroll, financiën en inkoop op. Dat was alsnog aardig hectisch. En de eerste salarisverwerking was best spannend. Maar het ging goed.’
Snelle veranderingen leiden nogal eens tot weerstand. Dat was bij Oktober niet anders. Van den Bogart: ‘Niet alle medewerkers in onze organisatie zijn nou eenmaal opgegroeid met computers. In het begin gaven veel mensen aan dat ze hun salarisstrook niet konden vinden. Dat soort zaken leggen we dan gewoon nóg een keer uit. En mensen wennen wel snel. Zeker als ze de voordelen zien. Dat merk je bijvoorbeeld bij het declaratieportaal. Want met het nieuwe systeem kregen mensen ook meer vrijheid. Vind jij dat er iets moet komen om de best mogelijke zorg te kunnen bieden? Dan kun je dat tot een bedrag van € 500,- gewoon bestellen. Zo werken we het liefst, en nu hebben we ook het systeem om dat te doen. Want inzicht achteraf kunnen we altijd nog verschaffen.’
Meulenbroeks: ‘We merken sowieso dat mensen steeds meer hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Dat durven ze ook, omdat ze vertrouwen op de informatie die ze uit de organisatie krijgen. Ook in team CFA zie je dat. Dat is dankzij het nieuwe systeem kleiner geworden en heeft een andere invulling gekregen. We hebben geen anderhalve fte meer op de facturen, maar nog geen halve. Dat zijn harde keuzes, maar die maak je op basis van het gezamenlijke doel. En in het belang van dat doel hebben we steeds meer behoefte aan innovatieve meedenkers, mensen die scherp naar de processen kijken, dan aan mensen die foutloos kunnen typen. De mensen die die rol past, pakken het fantastisch op. En met wie dat niet past, gaan we in gesprek. Zij worden ook niet gelukkig van werk dat ze niet ligt.’
Van den Bogart: ‘Sowieso zijn we binnen de organisatie veel meer met elkaar in gesprek. Als je beter inzicht hebt, kun je veel meer met zekerheid zeggen. Over de dingen die fout gaan, maar óók over wat juist wel goed gaat. Medewerkers houden meer tijd en energie over voor hun kernwerkzaamheden, en de administratieve afdelingen denken veel meer mee. Dat maakt de hele organisatie leniger. We zijn nooit meer briefjes kwijt en de facturen zijn veel sneller afgehandeld, net als de mutaties. Iemand kan binnen een half uur in dienst zijn.’
Henk Meulenbroeks is als teammanager verantwoordelijk voor de financiële administratie en cliëntenadministratie (CFA). Hij legt uit wat bedoeld wordt met 'Jouw verhaal, onze zorg': ‘Mensen kunnen bij ons terecht vanaf het moment dat ze zorg nodig hebben, tot het einde. En we willen dat iedereen zich daar altijd zo prettig mogelijk bij voelt. Dat betekent dus ook dat als je opgenomen wordt, je nog steeds een thuisgevoel moet hebben. Thuis is namelijk een gevoel, en is onafhankelijk van plaats. Dat zit hem in heel veel dingen. In de manier waarop medewerkers met je omgaan natuurlijk, maar ook in soms onverwachte zaken. Zo hebben we een pilot gedaan waarbij mensen hun eigen voordeur mee konden nemen. Dat was een groot succes.’
Meulenbroeks’ collega Erik van den Bogart is teammanager bij de HR-administratie. Hij vult aan: ‘Die manier van werken vraagt vooral veel van verzorgenden en verpleegkundigen. Zij moeten echt focussen op de cliëntvraag. Wat heeft iemand echt nodig? Daar helpen ze bij. En de rest doen mensen zoveel mogelijk zelf. De focus ligt op zelfredzaamheid.’
Zorgorganisatie Oktober heeft zo’n 1850 medewerkers en bijna 1000 vrijwilligers. Zij bieden zorg en diensten aan kwetsbare ouderen. Van mensen met een lichamelijke beperking en mensen die moeten revalideren, tot ouderen met dementie en mensen met een levensverwachting van minder dan drie maanden. Die zorg verlenen ze zolang mogelijk bij mensen thuis, en anders in woonzorgcentra. De werkzaamheden variëren daarbij van hulp bij het huishouden, tot behandelingen aan huis, van maaltijdservice tot personenalarmering, en van een klussendienst tot het bieden van gezelschap.
| Automatiseer net als Oktober en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |