“Niemand kent mijn onderneming beter dan ik.” De uitspraak is niet uit de lucht gegrepen, veel ondernemers denken precies te weten wat er binnen hun handelsbedrijf speelt. Toch, wie eens wat dieper in de bedrijfsgegevens, zoals inkoop-, verkoop- en voorraaddata duikt, zal zich verbazen over de échte werkelijkheid.
Misschien zit een deel van het bedrijfskapitaal wel vast in voorraad die niet meer verkoopbaar is. Veel ondernemers hebben moeite om de benodigde data voor een goed overzicht boven water te krijgen. Dit resulteert in beslissingen die te vaak voor een groot deel op onderbuikgevoel zijn gebaseerd. Dashboards kunnen hierin verandering brengen. We hebben vijf redenen verzameld waarom dashboards binnen handelsondernemingen geen overbodige luxe zijn.
Handelsondernemingen moeten zich meer dan ooit bewijzen. Zeker in een wereld waarin de concurrentie moordend is en producenten in toenemende mate drop-shipments omarmen. Er is heel duidelijk behoefte aan handelsondernemingen in deze wereld, maar ze zullen hun bedrijfsgegevens en inkomende- en uitgaande data op orde moeten hebben. Dashboards zijn hiervoor de aangewezen tools. Deze zijn bovendien zo in te stellen dat elke interne (werknemers) en externe klant precies op maat is te bedienen. De benodigde data is vaak wel voorhanden, maar met behulp van een ERP niet altijd op een effectieve manier te tonen.
Ketenpartners ondersteunen met het juiste inzicht in bijvoorbeeld voorraden en levertijden is alleen mogelijk als je als handelsonderneming zelf over juiste data beschikt. Dat is niet altijd eenvoudig. Elke ondernemer die ervaring heeft met het implementeren van een ERP, een WMS of een CMS, zal erkennen dat data zelden goed onderhouden of volledig is. Een handelsonderneming die wil profiteren van de voordelen die dashboards bieden, doet er goed aan om klant-, artikel- en voorraaddata te controleren en waar nodig aan te passen of aan te vullen. Is dit soms best arbeidsintensieve klusje geklaard, dan zijn dashboards een openbaring. Ze geven overzicht in een handomdraai en daarmee verbeteren ondernemers niet alleen hun prestaties, ze besparen ook enorm op tijd. Tijd die vervolgens aan klanten is te besteden.
Het beste overzicht is te creëren door diverse soorten informatie te combineren. Veel van de basisfunctionaliteit voor het overgrote deel van de handelsondernemingen zit al in een ERP verwerkt. Dashboards zijn niet alleen in staat tot het tonen van gegevens uit het ERP, maar ook bijvoorbeeld uit CRM, HRM-, Financiële-, Project- en Ordermanagementprocessen. Een dashboard is in staat om, liefst via data uit de ERP-database, informatie uit al deze processen te verzamelen en helder weer te geven. Dit geeft een real-time of nagenoeg real-time zicht op interne (en soms zelfs externe) data. Ofwel, échte business intelligence.
‘Belangrijke’ klanten krijgen soms voorrang. Dat valt vanuit ‘het gevoel van een manager’ best te begrijpen, maar het kan de moeite lonen om het resultaat van dergelijke keuzes eens langs de meetlat te leggen. Zorgen deze keuzes voor extra omzet, betere prestaties of leiden ze tot extra kosten? Een dashboard kan dit haarfijn duidelijk maken. Wie ervoor kiest om een grotere order dan gemiddeld te accepteren, loopt het risico om nee te moeten verkopen. Inzicht in de logistieke keten, van bron tot verkoop, kan helpen bij het maken van de juiste beslissing. Het gebruik van een dashboard geeft in elk geval het precieze inzicht van wat er wanneer arriveert, op voorraad ligt en wanneer bij de klant moet zijn. Nee verkopen is met dit overzicht misschien niet nodig, terwijl het kapitaal dat vastzit in voorraad is te beperken. Een handelsonderneming weet precies waar hij aan toe is en kan groeien zonder het voorraadniveau te laten exploderen.
Dashboards gaan uitstekend samen met Key Performance Indicators (KPI’s), ofwel de belangrijke elementen waarop een ondernemer moet of wil presteren. Is een dashboard zo ingesteld dat er een specifieke vraag mee te beantwoorden is, dan is een druk op de knop voldoende om te weten wat de stand van zaken is.
Voorbeelden van vragen zijn: ‘hoeveel orders zijn er op moment X verscheept?’, ‘is de hoeveelheid voorraad van artikel X voldoende om ook de komende dagen aan de vraag te voldoen?’. Daarnaast zijn er nog legio aspecten te meten binnen een handelsonderneming. Bijvoorbeeld gerelateerd aan inkopen of aan omloopsnelheid van de voorraad. Verder kan het lonen om inzicht te hebben in de hoeveelheid beschikbaar kapitaal versus de verwachte inkomsten uit diverse bronnen. En ook klanttevredenheid is te meten met de juiste dashboardinstelling. Aanvullend aan de standaardoverzichten is er de mogelijkheid om met filters nog verder in te zoomen op de getoonde data. Stap voor stap is zo af te dalen tot op detailniveau, wat prettig kan zijn bij het maken van vergelijkingen met prestaties uit eerdere perioden.
Met de BI-dashboards toon je alle belangrijke data uit de software van AFAS op een overzichtelijke manier. Business Intelligence wordt standaard en klaar voor gebruik meegeleverd in de software.
Met het ERP-systeem van AFAS krijg je weer grip op je handels- en productieprocessen. Het proces van bestelling tot levering en van stuklijst tot product is geïntegreerd onze ERP-software. Zo automatiseer je processen, heb je met standaard dashboards een actueel beeld van je voorraad bij in- en verkoop en weet je altijd wat je marge is. En dit allemaal vanuit één online systeem.