CRM: je bedrijfsvoering klaar voor de toekomst

 

CRM betekent Customer Relationship Management. De basis van CRM is het organiseren van al je klanten, relaties en contacten. De definitie van CRM in één woord? Relatiebeheer. Maar dan 2.0.

CRM-software zorgt ervoor dat deze relatiebeheer-processen worden gestroomlijnd en geautomatiseerd.

Wat is een CRM-systeem?

Met een CRM-systeem (of CRM-software) beheer en organiseer je alle relaties van jouw organisatie. Het gaat niet alleen om de relatie met klanten. Want je leveranciers, je prospects en zelfs je collega’s zijn immers ook relaties.

In CRM-software staat alle data overzichtelijk bij elkaar. Zo heb je een helder beeld van iedere relatie. Daarnaast stroomlijnt en automatiseert deze software processen die te maken hebben met je relatiebeheer. Denk aan dossiervorming, het vastleggen van contacten of ophalen van openbare gegevens van bijvoorbeeld het KVK. Ook maakt het marketing- en sales activiteiten zichtbaar.

CRM-systeem wat is het

CRM-software voordelen

Goede CRM-software heeft allerlei voordelen. Om dit blog kort te houden, geven we drie voorbeelden:

  • Helder beeld van relaties.
  • Orde scheppen met dossiers.
  • Inzicht in sales en forecasting.

Het klinkt misschien logisch, maar het is een supergroot voordeel van CRM: je relaties duidelijk in kaart hebben. Door CRM-software te gebruiken, zet je je relaties centraal. Iedere afdeling heeft duidelijk zicht op alle informatie (en die is ook nog eens altijd up-to-date). Nooit meer zoeken naar visitekaartjes met telefoonnummers, of de meest recente excel-bestanden.

Dit komt grotendeels doordat je dossiers opbouwt voor klanten en relaties. In deze dossiers staat alle info, zoals bezoeken, correspondentie, offertes en facturen. Je kunt activiteiten rondom een relatie altijd en overal raadplegen en aanvullen.

CRM geeft inzicht in ieder proces dat met relaties te maken heeft. Dus ook op het gebied van sales en forecasting. Want door info vast te leggen over potentiële klanten en de verwachtingen van elke prospect, kun je sturen op targets. Bovendien krijg je inzicht in zaken die normaal lastig te meten zijn, zoals eventuele toekomstige verkopen en marketingactiviteiten.

Veelvoorkomende features van een CRM-systeem:

  • Campagnebeheer
  • CRM-app
  • Cursusmanagement (evenementenbeheer)
  • Digitaal dossier opbouw
  • Digitaal ondertekenen
  • E-mailingen
  • Enquêtes
  • Evenementenbeheer
  • Forecasting
  • Klantportaal
  • Rapportages & dashboarding
  • Relatiesmanagement
  • Prospect- en klantbeheer
  • Sales automation
  • Selecties en segmentatie
  • Targets
CRM-software voor bedrijfsprocessen

CRM-software als basis voor alle bedrijfsprocessen

Een goed CRM-systeem kan je bakken met werk schelen. Met name als je CRM geïntegreerd is in ERP-software. Relatiebeheer wordt dan de basis voor al je processen. En dat is helemaal zo gek nog niet, want uiteindelijk draait alles in je bedrijf om de relatie met relaties: klanten, prospects, leveranciers en collega’s.

Door relatiebeheer te beschouwen als de basis van je bedrijfsprocessen, zet je je contacten centraal – en dat merken ze echt wel. Hierdoor kunnen klanten eerder geneigd zijn om te kiezen voor jouw producten en diensten.

Daarnaast hoef je alles maar één keer vast te leggen. Alle informatie wordt namelijk centraal opgeslagen. Ideaal, want zo heeft iedereen altijd toegang tot de nieuwste data. Met een geïntegreerd CRM-systeem weet je dat iedere beslissing gebaseerd is op de meest up-to-date informatie.

De koppeling met andere afdelingen zorgt ervoor dat je processen probleemloos van afdeling naar afdeling lopen. Van finance naar HR, en van logistiek naar de klantenservice: informatie en processen stromen met CRM-software moeiteloos door je bedrijf.

Waarom relatiebeheer als basis voor andere bedrijfsprocessen?

  • Alles draait om het goed onderhouden van relaties.
  • Centrale en eenmalige vastlegging.
  • Eenvoudige koppeling met andere afdelingen.

Aandachtspunt CRM-software

Als je CRM-software wilt implementeren, moet je op een aantal zaken letten. Het belangrijkste: kies je voor best of breed of voor een softwarepakket waar CRM bij in zit?

Best of breed: op zichzelf fantastisch, maar niet bedrijfsbreed

Bij best of breed krijg je een tool die puur is gericht op het beste CRM-systeem. Op zichzelf is dit een fantastische oplossing. Kanttekening hierbij is dat verschillende tools lastig te koppelen zijn. Als je voor iedere afdeling of voor ieder proces een andere oplossing hebt, krijg je te maken met dure en omslachtige koppelingen. De tools leveren op hun eigen eilandje goed werk, maar je hoeft niet te rekenen op bedrijfsbrede oplossingen. Een gevolg is vaak dubbele invoer en hogere kosten voor de organisatie.

Onderdeel van een ERP-systeem: perfecte integratie, maar meer tijd kwijt aan de implementatie

Als je kiest voor één softwarepakket, sluiten alle onderdelen naadloos op elkaar aan. Daarnaast hoeven medewerkers maar aan één pakket te wennen, in plaats van aan verschillende tools. Het nadeel is dat het even wat werk kost om alles te implementeren. Dus die tijd moet je wel hebben. Maar: als het hele pakket staat, ben je wel klaar. En is er toch iets heel specifieks wat niet kan? Dan kan je alsnog de keuze maken voor een koppeling.

Bij een klein bedrijf (tot zo’n 15 medewerkers) kun je nog kiezen voor allemaal losse pakketten. Maar vooral voor grotere organisaties is deze werkwijze niet houdbaar. Dan is één softwarepakket veel toekomstbestendiger, en uiteindelijk stukken voordeliger.

Het belangrijkste aandachtspunt: best of breed of onderdeel van een ERP-systeem

  • Maak je de keuze voor best of breed of CRM als onderdeel van een ERP-systeem?

Lees ook: ERP en CRM: verschillen ze echt zoveel?

Dus, hoe ziet dat eruit?

Verschil crm-systeem en ERP in figuur

Maak voor jezelf de afweging. Een goed ERP systeem biedt je tal van voordelen, maar je moet dus wel rekening houden met een implementatie. Misschien ben je daar nu niet naar op zoek, maar kan dit vraagstuk in de toekomst wel opnieuw gaan spelen. Het is het uitzoeken waard!

Ga voor een geïntegreerd CRM met AFAS Software

AFAS CRM is het fundament voor bijna alle processen in je organisatie. Alle contactmomenten met relaties leg je eenvoudig vast: digitaal én zoveel mogelijk automatisch.

Meer lezen?

 

ERP, CRM, wat is het verschil?

Wat is de beste keuze?


Een ERP-systeem en CRM-systeem dragen beide bij aan een efficiënte organisatie. Maar welk systeem doet nu precies wat? En wat heb je eraan? Wij leggen het uit.

 

Meerwaarde goede forecast

Hoe haal je het maximale uit forecasten?


Een goede forecast creëert  waarde voor de onderneming en biedt betrouwbare informatie over de toekomstige kansen en risico’s. Maar hoe creëer je meerwaarde?