Het succes van een onderneming is nauw verbonden met de mate waarin het management in staat is toekomstige ontwikkelingen tijdig te signaleren. Een goede forecast creëert waarde voor de onderneming en biedt betrouwbare informatie over de toekomstige kansen en risico’s. Het zorgt ervoor dat de onderneming wendbaarder wordt. Terwijl traditioneel forecasten wordt gezien als een financiële exercitie behoort het tegenwoordig tot de kern van het performance managementproces. Hoe haal je het maximale uit forecasten?
De grote uitdaging bij forecasten is het bepalen van indicatoren die relevant zijn voor de onderneming. In een goede forecast probeer je zoveel mogelijk variabelen mee te nemen. Maar te veel variabelen leiden tot vertragingen, fouten en slokken onnodig veel tijd op van de cfo. Het is belangrijk dat de doelen die worden gesteld reëel zijn en dat ondernemingen weten waar ze op sturen en waarom ze dat doen.
‘De verleiding is groot om heel veel KPI’s in een forecast mee te nemen. Je krijgt dan teveel metertjes waar je naar gaat kijken. Die fout wordt bijna door elk bedrijf gemaakt’, stelt Bernard-Paul Hakkenberg commercieel directeur van AFAS Software. ‘Wij hanteren voor sales 5 indicatoren. Het moet overzichtelijk blijven anders maak je van commerciële mensen administrateurs en gaat het mis. Hou het simpel en zorg dat het bij het werk van die persoon hoort.’ Te vaak is er volgens hem sprake van een strijd tussen commercie en finance die het liefst zoveel mogelijk wil weten terwijl sales daar geen tijd voor heeft. ‘De uitdaging is om uit te zoeken wat belangrijk is voor het hele bedrijf en toch nog werkbaar voor de commerciële afdeling.’
Aan de hand van de forecast worden één keer per jaar de doelstelling en budgetten voor sales vastgesteld. Hakkenberg is geen voorstander van een rolling forecast, waarbij er gedurende het jaar nieuwe forecast worden gemaakt, als dit betekent dat ook de budgetten en doelstellingen van sales gedurende het jaar worden aangepast. ‘Je moet niet halverwege de wedstrijd de regels gaan veranderen. Als een salespersoon het goed doet en halverwege het jaar 50 procent boven budget zit, moet je niet ineens zijn doelstelling gaan verhogen. Dat werkt demotiverend.’
Omdat ondernemingen te maken hebben met een snel veranderende omgeving, moeten de KPI’s in de forecast regelmatig worden aangepast of vervangen door nieuwe KPI’s. ‘Wij vervangen jaarlijks een grote KPI of finetunen KPI’s. Voor marketing is bijvoorbeeld de kwaliteit van de afspraken erg belangrijk, daar steken we veel geld in. Op het moment dat blijkt dat de kwaliteit goed is, moet je stoppen met dit te meten en overgaan naar het volgende. Hier moet je jaarlijks naar kijken en bij sales gebeurt dit maandelijks.’ Maar let wel: verander de regels niet.
Een goed softwaresysteem is erg belangrijk voor de betrouwbaarheid van de forecast. Forecasts en KPI’s die uit verschillende systemen bij elkaar moeten worden gebracht, zijn vaak minder nauwkeurig. Het is belangrijk dat er een uniforme en eenduidige manier van werken wordt gebruikt, het liefst binnen één systeem of systemen die met elkaar communiceren zodat er geen controles en aanpassingen achteraf hoeven plaats te vinden. Gebruik een uniforme en eenduidige manier van werken.
De betrouwbaarheid van data is een andere belangrijke factor om tot een goede forecast te komen. De kwaliteit van data is voor veel ondernemingen vaak een punt van discussie. Bedrijven denken dat hun database op orde is, maar als niet iedereen binnen de onderneming zich verantwoordelijk voelt om deze up to date te houden, valt dit in de praktijk tegen. Het moet echt in de cultuur van de onderneming worden opgenomen en de tone at the top is hierbij belangrijk. De kwaliteit van data neemt drastisch toe als iedereen in hetzelfde systeem werkt waardoor wijzigingen maar één keer hoeven te worden ingevoerd. Op het moment dat de data niet in orde is, ontstaat er discussie over de forecast en verliest deze aan kracht.
In de software van AFAS leg je alles over je forecast vast. Alle informatie staat in één systeem en met de standaard meegeleverde dashboards krijg je daar direct inzicht in. De integratie van Forecast en campagnes maakt daarnaast marketingactiviteiten inzichtelijk en meetbaar. Hiermee zie je direct wat een campagne heeft gekost en hoeveel het heeft opgeleverd. Zo creëer je belangrijke stuurinformatie.
Met sales forecasting krijg je een goed beeld van potentiële klanten en aanstaande projecten. En met de juiste software kun je écht keuzes maken op basis van data. Hoe zit het met de targets? En hoe draagt marketing precies bij aan nieuwe klanten? Een duidelijke sales forecast zorgt voor een duidelijk overzicht.