Talentmanagement moet de topprioriteit zijn van HR-professionals. Het is zelfs urgenter dan de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Weet jij al hoe je dit het beste kunt aanpakken?
Goed talentmanagement is geen raketwetenschap. Wij zetten op een rij hoe je talent boeit, bindt en behoudt. De investering die je in medewerkers doet, verdien je zo dubbel en dwars terug. Vooral als je HR-afdeling wordt ondersteund door bedrijfssoftware.
In de basis bestaat talentmanagement uit drie stromen: instroom, doorstroom en uitstroom. Deze stromen kun je weer onderverdelen in 13 aandachtspunten. Die zetten we helder voor je op een rij.
Talentmanagement is een continu proces waarin je talent vindt en ontwikkelt. Het doel: de talenten van je medewerkers optimaal inzetten voor jouw organisatie. Medewerkers krijgen op hun beurt weer de kans om zichzelf te ontplooien.
Als je eenmaal talenten hebt gevonden, zet je ze op een plek in de organisatie die goed is voor hen en voor jou. Vervolgens houd je in de gaten hoe talenten zich ontplooien op hun plek. Zitten ze daar goed, of komen ze uiteindelijk beter tot hun recht in een andere functie? Talentontwikkeling blijft de gehele loopbaan van groot belang
Bij talent-management gaat het erom dat je talent bindt, boeit en behoudt. Waar HR-professionals voorheen vooral bezig waren met het aantrekken van talent, verschuift dit nu naar het behouden en laten groeien van aanwezig talent.
Het is lastig om nieuwe medewerkers te vinden. Als je eenmaal een talentvolle medewerker hebt gevonden, wil je hem of haar daarom écht binnen je organisatie houden. Daarom moet je je talentmanagement goed op orde hebben. Dat doe je door je te richten op de drie stromen: instroom, doorstroom en uitstroom.
Om aan talentmanagement te kunnen doen, moet je wel eerst talenten in huis hebben. Daarom begint het natuurlijk allemaal bij het aantrekken van talent. Er zijn drie tools waarmee je de instroom van talent kunt optimaliseren:
Kies waar mogelijk voor een aparte werken-bij-site. Zo’n aparte vacaturesite is handig om verschillende redenen. We hebben eerder geschreven over alle voordelen van een aparte vacaturesite.
Een aparte website voor potentiële kandidaten is maar op één ding gericht: nieuwe medewerkers. Dit leidt tot meer sollicitanten. Daarnaast wordt je vacaturesite vaak beter gevonden in zoekmachines. Zorg er wel voor dat je de werken-bij-site goed linkt aan je gewone bedrijfswebsite.
Voor het maximale effect laat je de bedrijfscultuur duidelijk zien op de werken-bij-site. Zet je bedrijf goed op de kaart door bijvoorbeeld medewerkers hun verhaal te laten doen. Dit kan tekstueel, maar video’s doen het ook altijd goed.
Altijd een goede instroom? Daar zorgt een sollicitant-workflow voor. Als je software van AFAS hebt, kun je gebruikmaken van Sollicitant Self Service. Hiermee kunnen sollicitanten hun gegevens invullen in jouw online omgeving. Ze kunnen zelf de benodigde documenten uploaden en aanvullende informatie toevoegen. Je kunt als bedrijf de sollicitant via deze omgeving uitnodigen voor een gesprek, of hem of haar om extra gegevens vragen. Zo automatiseer je een groot deel van het sollicitatieproces en creëer je voor iedereen dezelfde instroom. Deze automatisering leidt ook tot minder administratief werk en meer tijd voor talent-management.
Meer lezen over onze e-HRM-software?
Wist je dat meer dan een derde van de nieuwe medewerkers binnen een halfjaar weer weg is? Dit heeft meestal te maken met een gebrekkig onboardingproces. Alle tijd en energie die je als organisatie in deze nieuwe medewerkers hebt gestoken, betaalt zich niet uit op de lange termijn.
De realiteit is dat meer dan een derde van de nieuwe medewerkers in minder dan een halfjaar weer weg is.
Daarom loont het om een goed onboarding-programma te hebben. Hiermee kun je nieuwe medewerkers volledig onderdompelen in de organisatie. Je leert ze zo snel mogelijk de regels, de missie en visie van het bedrijf, maar laat hen ook de bedrijfscultuur ervaren. Als nieuwe medewerkers zich onderdeel van de organisatie voelen, vergroot je de kans dat ze bij je blijven werken. Hogere betrokkenheid = langer blijven.
Doorstroom of talentontwikkeling is de tweede stroom van talentmanagement. De basis van doorstroom en ontwikkeling: breng de competenties van medewerkers in kaart en check welke competenties ze nodig hebben voor hun functie. Of kijk of hun huidige competenties met een beetje ontwikkeling of aanpassing goed bij een andere functie passen. Sommige bedrijven werken met een model voor talentontwikkeling. Misschien is dat ook iets voor jouw organisatie.
Er zijn verschillende technieken die je kunnen helpen met het in kaart brengen van de doorstroommogelijkheden. Dit zijn:
Een gesprekkencyclus is de ideale manier om de competenties van medewerkers in kaart te brengen en te houden. Met bedrijfssoftware kun je dit competentiemanagementproces automatiseren. Je krijgt dan een melding wanneer het tijd is voor een gesprek. Meestal bestaat een gesprekkencyclus uit drie gesprekken: het doelstellingsgesprek, het voortgangsgesprek en het beoordelingsgesprek.
Dit lijkt misschien veel extra werk. Toch valt dat erg mee, vooral als je de processen automatiseert. In onze software zitten sowieso functionaliteiten als competentiemanagement en gesprekkencyclus. Die helpen bij deze processen.
Daarnaast hoef je je minder bezig te houden met administratieve taken als je werkt met AFAS E-HRM. Dit pakket heeft twee onderdelen: ten eerste Employee Self Service, waarmee je medewerkers bij HR-processen betrekt. Medewerkers kunnen hiermee bijvoorbeeld zelf verlofdagen en declaraties invoeren. Het tweede onderdeel van AFAS E-HRM is Management Self Service. Dit geeft managers meer inzicht in HR-taken, waardoor zij beter geïnformeerd zijn. Ze kunnen ook eenvoudig zelf een gesprekkencyclus zoals hierboven vastleggen, of declaraties accorderen.
Prestatiemanagement (ook wel performance management) is eigenlijk alles wat helpt om de doelen van de organisatie op een effectieve en efficiënte manier te behalen. Je geeft met prestatiemanagement richting aan de organisatie door doelen vast te stellen en deze doelen te vertalen naar meetbare indicatoren. Vervolgens koppel je hier weer de doelen van medewerkers aan.
Performance management is een breed begrip, maar uiteindelijk zorg je ervoor dat je prestaties kunt meten met objectieve maatstaven. Hiervoor doe je het volgende:
Heb je deze zaken vastgelegd voor je bedrijf? Dan kun je ze vertalen naar de medewerkers. Zo bepaal je de KPI’s van een medewerker en leg je die vast in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Hiermee kijk je eerst naar de huidige competenties van de medewerker. Deze leg je naast de gewenste competenties voor zijn of haar functie. Het verschil tussen de huidige en gewenste competenties is de basis voor het persoonlijk ontwikkelingsplan.
Meestal geeft een direct leidinggevende feedback aan de medewerker. Dat is eenzijdige feedback. Als de medewerker ook zijn eigen werk beoordeelt, spreken we van 180-graden-feedback.
360-graden-feedback gaat nog een stapje verder. Daarbij vraag je input van verschillende kanten. Bijvoorbeeld van collega’s, klanten en ondergeschikten. Zo krijg je een compleet beeld van de medewerker. Door feedback van verschillende partijen te vragen, krijgt de medewerker goede handvatten om met zijn eigen ontwikkeling aan de slag te gaan. Dit is een belangrijk ontwikkelingsproces binnen talentmanagement.
Als je talent wilt vasthouden, heb je interne mobiliteit in je organisatie nodig. Medewerkers moeten zich kunnen ontwikkelen: horizontaal, verticaal of diagonaal. Als je op je vacaturesite laat zien dat medewerkers kunnen doorgroeien, heb je een streepje voor.
Houd daarom de competenties van je medewerkers goed bij. Zo weet je beter of iedereen op de juiste plek zit, en voorkom je dat je high potentials de deur uitlopen omdat ze al tijden te weinig uitdaging hebben.
Ook demotie van een medewerker kan helpen om mensen vast te houden. Soms komt iemand op een lagere functie veel beter tot zijn of haar recht. Het kan goed zijn dat een functie stress oplevert, dat een medewerker het vele reizen niet volhoudt of bijvoorbeeld liever geen leidinggevende meer is. Dan kan een demotie de medewerker juist helpen om het beste uit zichzelf te halen.
Ontwikkeling is een hoge prioriteit voor je high potentials. Ze kunnen veel en willen veel. Als je talent wilt bewaken, moet je hen de kans geven om zich te ontplooien binnen jouw organisatie.
Talentontwikkeling en diversiteit is goed voor de talenten zelf, maar ook voor het bedrijf. Je kunt medewerkers diverser maken door hen cursussen te laten volgen.
Je kunt cursussen altijd en overal beschikbaar maken met bijvoorbeeld een e-learning programma. Dan kunnen medewerkers aan de slag met een training wanneer ze willen. Je nodigt online de medewerkers uit die je een bepaalde training wilt laten volgen en klaar ben je. Bijkomend voordeel is dat resultaten inzichtelijk zijn.
Qua face-to-face-cursussen is het misschien iets voor jouw bedrijf om collega’s intern cursussen voor elkaar te laten organiseren. Dan werk je gelijk aan de onderlinge relaties. Daarnaast kan het nooit kwaad om medewerkers te wijzen op een eventueel persoonlijk opleidingsbudget.
Met een vitaliteitsprogramma breng je misschien niet direct de doorstroom in kaart, maar het is wel belangrijk voor het welzijn van je hele organisatie. Met een vitaliteitsprogramma help je medewerkers om lekker in hun vel te zitten. En hoe beter ze in hun vel zitten, hoe meer ze uit zichzelf kunnen halen.
Kijk eens wat je als bedrijf kunt bijdragen aan de gezondheid van je medewerkers. Je kunt denken aan het aanbieden van sportprogramma’s of coaches die helpen met mentale gezondheid van medewerkers. Heb je een bedrijfskantine? Frituur eruit, saladebar erin. Je kunt ook vragen of zittende medewerkers behoefte hebben aan stabureaus.
Gezonde medewerkers zijn gelukkigere medewerkers. Je hebt als organisatie natuurlijk niet alles in de hand, maar je kunt wel een steentje bijdragen. Als medewerkers merken dat je betrokken bent bij hun (mentale) gezondheid, scoor je punten. Ook bespaart het een hoop kosten als je het ziekteverzuim weet te verlagen.
Je moet goed inzicht hebben in de uitstroom van medewerkers. Zo kun je rekening houden met medewerkers en competenties die je in de toekomst nodig hebt. Ook als een medewerker geen toekomst meer heeft bij je bedrijf, moet je daar correct mee omgaan.
Met goed talentmanagement heb je ook je uitstroom-workflow op orde. In de eerste plaats omdat je dan kunt inspelen op aankomende veranderingen. Als je goed zicht hebt op de uitstroom, kun je ook beter aan succession planning doen. Succession planning houdt in dat je een geschikte opvolger vindt voor degene die het bedrijf verlaat. Daarnaast wil je overzicht hebben over de uitstroom-workflow, omdat je goed met je personeel wilt omgaan.
De vier hoofdzaken voor uitstroom zijn:
Pensionering is een natuurlijke vorm van verloop. Uitstroom door pensionering zie je van tevoren al aankomen: je weet wie wanneer de pensioengerechtigde leeftijd bereikt. Daarom kun je ruim van tevoren talenten vinden en klaarstomen voor het overnemen van de functie in kwestie.
Als een medewerker niet meer bij je organisatie past, is het wel zo netjes om hem of haar te helpen in de zoektocht naar een nieuwe baan. Dit heet outplacement of ontslagbegeleiding. Er kunnen allerlei redenen zijn voor een outplacement. Het komt vooral voor bij een reorganisatie of krimp, of als de medewerker vastloopt op zijn of haar plek.
Als je afscheid moet nemen van een medewerker, wil je dat dat op een nette manier gaat. Je weet namelijk nooit waar je elkaar nog eens tegenkomt. Ook daarom moet je uitstroom-workflow goed verlopen. Hier leg je zaken in vast zoals het inleveren van bedrijfseigendommen, het ontzeggen van toegang tot systemen, maar ook dat je iets leuks regelt op de laatste werkdag van de medewerker.
Een exitgesprek is meestal een vast onderdeel van de uitstroom-workflow. In een exitgesprek bespreek je waarom de medewerker weg wil. Dit is voor de medewerker fijn, omdat hij of zij zich dan gehoord voelt. Daarnaast laat je zien dat je als organisatie de feedback serieus neemt en dat je bereid bent om jezelf te verbeteren.
Voor je organisatie is een exitgesprek een goede bron van informatie. Wat vond de medewerker positief en wat minder? Wat vond hij of zij van de omstandigheden op de werkvloer? En van de inhoud van de functie? Vraag ook naar wat hij of zij vond van de interne mobiliteit van het bedrijf. Zo kun je inventariseren wat je kunt verbeteren voor je andere talenten.
Goed talentmanagement is veelzijdig, maar hoeft niet veeleisend te zijn. Met AFAS Software richt je processen en workflows gestroomlijnd in. Als je processen automatiseert, haal je het meeste uit je talentbeleid. Ook maak je resultaten inzichtelijk met handige dashboards. Zo wordt alle data optimaal bijgehouden, en heb jij de tijd om het HR-beleid naar een hoger niveau te tillen.
E-hrm bestaat al vele jaren. In die periode is het onherkenbaar veranderd. Van complexe, gebruiksonvriendelijke en dure technologie is e-hrm veranderd in een vlotte en onmisbare HR-tool voor elke HR-manager. Juist omdat e-hrm zo’n hoge vlucht heeft genomen, staan we stil bij dit bijzondere hulpmiddel.
Met nieuwe software en technieken kunnen oude, ingeslepen gewoonten vaak makkelijker, sneller en kostentechnisch efficiënter worden. Maar daar is lef voor nodig. “Dat doen we al jaren zo en dat werkt toch prima?”. In deze blog vertellen we over de voor- en nadelen van de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden.