Bij Burgland Bouw werken mensen met daadkracht. Nieuwe software? Kom maar op! Die instelling maakt dat het bedrijf al een half jaar na de overstap naar AFAS voordelen ervaart. Het nieuwe systeem brengt de organisatie van Burgland Bouw realtime inzicht in projectresultaten, optimale urenbewaking, efficiënte salarisadministratie en gestroomlijnde HR-processen dankzij krachtige workflows. Financieel directeur Vincent van der Dussen ziet in de praktijk gebeuren wat hij hoopte: het enthousiasme waarmee het team van Burgland Bouw met de software aan de slag is gegaan betaalt zich uit, meer nog dan hij had verwacht.
Bouw
85 medewerkers
Dodewaard
2023
ERP & HRM/Payroll
Interview met:
Vincent van der Dussen, Financieel Directeur
In alles wil Burgland Bouw een professioneel en vooruitstrevend bouwbedrijf zijn. Elke dag weer moet dat niet alleen zichtbaar zijn op de bouwplaats, maar ook achter de schermen van het kantoor in Dodewaard. Kwaliteit boven alles. Het nastreven van die ambitie betekent ook dat de software die het bedrijf inzet ‘supergoed’ moet werken, zoals Vincent het zegt.
Daarin waren tot voor kort nog wel wat slagen te maken. Vincent blikt terug op de situatie zoals die was: ‘Ons softwarelandschap bestaat uit diverse applicaties. Er was niet één concrete aanleiding om naar een nieuw centraal platform op zoek te gaan, maar er zaten wel wat tekorten in de software waarmee we werkten. En daar liepen we steeds vaker tegenaan. Uren boeken voor onze serviceafdeling? Liep niet helemaal lekker. Integratie met payroll? Was niet helemaal top. Ontsluiting van onze data? Kon beter.’
Dergelijke ‘tekorten’ in de software zorgen er in de afgelopen jaren voor dat het wensenlijstje van Vincent en zijn collega’s groeit. Realtime inzicht in projectresultaten, slimme dashboards om op te sturen, zelf de salarisadministratie verzorgen in plaats van uitbesteden, krachtige workflows voor HR-processen zoals onboarding en verlof en verzuim, nog minder handmatige handelingen verrichten, een effectieve koppeling met verzekeraars, pensioendiensten en de arbodienst én een gebruiksvriendelijke app voor alle medewerkers: Burgland Bouw heeft haar prioriteiten scherp.
‘Wat we voor ogen hadden is dat onze medewerkers, van onze mensen op kantoor tot onze vakmensen op de bouwplaats, met minimale uitleg in staat zijn om zelf processen te volgen’, vertelt Vincent. ‘Verlof aanvragen bijvoorbeeld moest gewoon simpel kunnen, met een druk op de knop in een app. Gebruiksvriendelijkheid en gemak moesten op de eerste plaats komen, want dat maakt ons werk ook leuker.’
En dus gaat Burgland Bouw de markt op, op zoek naar nieuwe ERP software voor HR, salarisadministratie, financieel, inkoop en projecten. AFAS wint dat selectietraject ‘met vlag en wimpel’, zegt Vincent.
Vincent: ‘De grote kracht van AFAS is dat de software gemaakt is vanuit het perspectief van de gebruiker. In ons geval dus ook vanuit het perspectief van de timmerman op de bouwplaats. Heel belangrijk, want we willen dat iedereen volgens dezelfde processen werkt om daar de voordelen van te ervaren.’
Daarnaast heeft Burgland Bouw vanaf het eerste moment een klik met AFAS en haar bedrijfscultuur. Vincent: ‘We herkennen onszelf daarin. De manier van werken, zelf verantwoordelijkheid nemen, vertrouwen in medewerkers, supersnel schakelen, altijd gericht op de oplossing, de realistische aanpak en positieve mindset: dat streven wij ook na. AFAS is een groot bedrijf, maar vanaf dag één voelen we ons serieus genomen als klant. Toen we vervolgens in de wereld van AFAS en haar product werden ondergedompeld, bevestigde die ervaring dat we de juiste keuze hadden gemaakt.’
Tijdens de implementatie is dat niet anders. Wat daarbij helpt is dat er bij Burgland Bouw energieke en daadkrachtige mensen werken, die er elke dag voor willen gaan. ‘Niet alleen op papier, maar ook in de praktijk’, zegt Vincent. ‘Dus toen we zeiden: we gaan met nieuwe software werken, stroopten ze de mouwen op. Mede daarom hebben we veel plezier beleefd tijdens de implementatie. AFAS heeft ons in aanloop daarnaartoe realistische verwachtingen voorgehouden: het gaat impact hebben op je organisatie én het vereist inspanning van beide partijen. Daar hebben we volmondig ja tegen gezegd. We zagen het als een mooie uitdaging.’
Burgland Bouw tuigt in een vroegtijdig stadium een werkgroep op met enthousiaste mensen uit alle lagen van het bedrijf. Zij gaan samen met de AFAS-consultant met de inrichting aan de slag, volgen trainingen en nemen de gehele organisatie mee in de verandering. Vincent en zijn collega’s zien het in het implementatieproces als een sport om de werkprocessen in de eigen organisatie en de functionaliteiten van AFAS aan elkaar te knopen. Vincent: ‘We willen graag gebruikmaken van de standaarden van AFAS. Dat betekende soms dat wij onze eigen processen moesten aanpassen, en soms dat we iets in de software moesten bouwen dat voor ons beter werkbaar is. De consultant heeft ons daar goed bij geholpen. Die kende de bouwsector van binnen en buiten en loste de dingen waar wij tegenaan liepen snel en accuraat op. Zo zijn we samen tot het gewenste resultaat gekomen.’
Dat blijkt wel tijdens de vlekkeloze livegang. Vincent ziet, zoals hij het zelf zegt, een droom uitkomen. ‘Ik weet het nog goed, 6 januari 2025. De livegang is natuurlijk een spannend moment voor het implementatieteam. We hadden met drie man sterk onze agenda's leeggeroosterd en zaten te wachten op gebruikersvragen. Maar wat bleek? ’s Ochtends vroeg begon het nieuwe systeem te draaien alsof dat de normaalste zaak van de wereld was. We zagen de eerste uren vanaf de bouwplaats ingestuurd worden met de AFAS Pocket app, de eerste facturen geboekt worden en de eerste verkoopfacturen de deur uitgaan. Die hele dag hebben we welgeteld maar twee vragen van medewerkers gekregen. Dat is dus de kracht van het systeem; het is vanuit de gebruiker gemaakt. Je wordt door de processen heen geleid en moet het wel heel gek maken wil je er niet uitkomen. Wij dachten: wauw, dit is echt gaaf!’
Een vliegende start dus. En dat heeft als gevolg dat Burgland Bouw vrijwel meteen de ruimte heeft om door te pakken met verdere ontwikkeling van het systeem. Vincent: ‘We hadden onze processen volledig onder controle. Geen factuur is te laat betaald en geen loonstrook te laat of fout aangeleverd. Dat is allemaal vloeiend overgegaan. Dat is te danken aan de professionele consultants van AFAS, de inspanningen van onze werkgroep, de positieve houding van onze mensen en hun flexibiliteit. Zij denken: nieuwe software, kom maar op!’
De concrete opbrengst van de overstap naar het nieuwe systeem? Vincent wijst allereerst op het realtime inzicht in projectresultaten en de werkbegroting. ‘Dat is de machine waar onze core business op draait. Daardoor weten we op elk moment hoe onze projecten ervoor staan. Essentieel voor onze bedrijfsvoering. We doen omvangrijke bouwprojecten waarbij de financiële belangen groot zijn. Dat vraagt om actuele bewaking. Als er op de bouwplaats iets gebeurt waardoor er spontaan meerkosten zijn, moeten we meteen inzicht hebben in de ontwikkeling van het resultaat. We kunnen meer vooruitkijken en weten welk rendement we kunnen verwachten en welke omzet we gaan draaien. Werkplezier komt weliswaar op de eerste plaats, maar we zijn natuurlijk ook een commercieel bedrijf dat resultaat moet behalen. Groot bijkomend voordeel: we hoeven rapportages niet meer handmatig samen te stellen. De tijdsbesparing die dat oplevert is minimaal vier dagen per maand.’
Vincent noemt ook optimale urenbewaking als een grote winst van de nieuwe bedrijfssoftware. ‘De uren die buiten op de bouwplaats gemaakt worden moeten we binnen op kantoor bewaken. Daar moet een koppeling tussen zijn. De AFAS Pocket app zorgt ervoor dat de uren altijd realtime zijn bijgewerkt. Het mooie daarvan is dat het een gesprek op gang brengt tussen de projectleider en de uitvoerder. Hoe lopen de uren? Op welk onderdeel loopt het uit de pas? Ze hebben beide dezelfde gegevens, waardoor de communicatie geborgd is en we in staat zijn om tijdig bij te sturen.
Vincent: 'In het verleden liepen we vier weken achter, maar de AFAS Pocket app is een up-to-date praatstuk dat we altijd in onze broekzak hebben.’
Misschien wel de grootste positieve verandering is dat Burgland Bouw nu zelf de salarisadministratie verwerkt en de betaling uitvoert in plaats van een externe partij. Vincent: ‘Dat vonden we een grote stap, maar we zijn positief verrast over de payrollsoftware van AFAS. Het zit buitengewoon goed in elkaar. Het levert voor de mensen die dit proces binnen onze organisatie verzorgen een enorme tijdsbesparing op van minimaal twee dagen per week. En de kans op fouten op de loonstrook is gereduceerd. Dankzij de integratie van payroll en ERP worden de uren die we invoeren direct verwerkt in onze loonadministratie in AFAS, waardoor we geen import- en exportbestanden meer hebben. Vervolgens maken we voor de verwerking tot een loonstrook gebruik van een door AFAS voorgedefinieerd proces dat feilloos werkt. Daar hebben we veel baat bij.’
Ook aan de beheersing van ordermanagement draagt het nieuwe systeem bij. ‘Negentig procent van onze omzet wordt ingekocht, dat zijn dynamische orders. Dat moet dus goed in elkaar zitten. AFAS heeft dat goed ingeregeld, dus ook daar zijn we blij mee.’ De koppeling vanuit de software met onder meer de arbodienst, verzekeraars en banken is een andere wens die is uitgekomen. ‘Dat heeft ons werk veel makkelijker gemaakt’, zegt Vincent. ‘Stel dat een collega zich om zes uur ’s ochtends ziek meldt in het systeem. Dan is dat met die ene actie duidelijk voor iedereen in onze organisatie én bij de arbodienst. Er hoeft niet meer extra gebeld te worden. Dat is de professionaliteit die wij nastreven.’
Voor het beheer van AFAS in de organisatie heeft Burgland Bouw twee functioneel beheerders en twee super users aangewezen. Zij zijn leidend in kennis en houden die op peil met ondersteuning van AFAS. ‘We volgen trainingen, cursussen en zijn blij met het doe-het-zelf-principe, want dat maakt dat je er vooral zelf mee aan de slag gaat. Wat ons daarbij helpt is de goed georganiseerde documentatie van AFAS met instructievideo’s en artikelen. De elementaire gegevens kun je gewoon online vinden.
Vincent: 'Het is fijn dat we bij een innovatieve partij zitten die ons inspireert. Maar het resultaat komt je niet aanwaaien. Je moet het zelf doen.'
Een flinke dosis enthousiasme en uithoudingsvermogen zijn dan ook essentieel. Op die manier zijn we op dit niveau gekomen, waardoor we nu de volgende stap kunnen zetten.’
Wat die volgende stap is? Burgland Bouw heeft meerdere ambities. Vincent: ‘Nu alles loopt en we zien dat de data die het systeem genereert betrouwbaar is, willen we daar met Power BI nog meer stuurinformatie van maken. Ook zijn we bezig met de inrichting van ons onboardingsproces en zijn we heel benieuwd wat AI binnen ons systeem kan betekenen. Het is een proces van ontdekken, leren en ontwikkelen. AFAS is enorm uitgebreid en groeit uit tot hét platform binnen ons bedrijf. Bij alles wat we doen denken we na: kunnen we dit proces verder verbeteren en versnellen? De positieve feedback uit de organisatie motiveert daarbij. Ons werk wordt steeds leuker doordat repeterende handelingen verdwijnen en we meer tijd hebben voor andere zaken, maar het kan altijd nóg leuker.’
Burgland Bouw is als zelfstandig bouwbedrijf actief in de woningbouw en utiliteitsbouw. De onderneming is opgericht in 2008, gevestigd in Dodewaard en telt ongeveer 85 medewerkers. Wat hen verbindt, is hun passie voor bouw. Bouwers met daadkracht zijn het. Zij ontwikkelen en realiseren diverse bouwprojecten: van appartementencomplexen en zorg- en welzijnsinstellingen tot bedrijfshallen en kantoren. Burgland Bouw verzorgt nieuwbouw, revitalisatie én onderhoud.
Het beste eindresultaat, het beste advies en de beste manier van samenwerken: daar gaat Burgland Bouw voor. Omdat er altijd ruimte is voor verbetering, blijft het bedrijf steevast op zoek naar meer kennis om nóg betere prestaties te leveren. Deze stevige ambities zijn verankerd in een horizontale organisatiestructuur waarbinnen iedereen daadkracht, betrokkenheid en betrouwbaarheid toont.
Automatiseer net als Burgland Bouw en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |