Vereenvoudig je declaratiesysteem met een declaratie app: declareren is een standaard onderdeel van de HR-software van AFAS


Het declaratiesysteem is binnen sommige organisaties een flinke kluif. Met de komst van digitalisering en automatisering is dit echter een stuk eenvoudiger en sneller geworden voor zowel de medewerkers als de HR-afdeling. Medewerkers verwachten nu dat een declaratie bij de eerst volgende salarisbetaling op de rekening staat. Sterker nog, een voorschot wordt ook steeds gebruikelijker. Hoe ga je daar als organisatie mee om? Een declaratie app welke geïntegreerd is met je HR-software is de oplossing.

Maar wat komt allemaal kijken bij het in gebruik nemen van zo'n declaratie app? En moeten medewerkers een losse app op hun telefoon installeren waar ze alleen hun declaraties in kunnen doorgeven? Bij AFAS hebben we dit geïntegreerd in onze AFAS Pocket app. Met de AFAS Pocket app heb je alle HR-processen voor de gewone medewerker in één app. Deze kan je tevens bereiken via je eigen medewerkersportaal op het web. Zo werk je in één compleet systeem voor je HR-administratie.


Declaratiesysteem met declaratie app AFAS Software

De medewerker kan het zelf

Je kunt als medewerker zelf je declaratie insturen, dat is logisch. Wij noemen dit bij AFAS Employee Self Service. Aan een declaratie is doorgaans een workflow verbonden waarmee de manager of HR-afdeling geïnformeerd wordt over de declaratie van een medewerker. Deze kan beslissen of de declaratie goedgekeurd mag worden en klaargezet wordt voor de salarisbetaling. Je kunt er ook voor kiezen dat een declaratie tot een x-bedrag automatisch goedgekeurd wordt, scheelt je weer tijd en werk!

In de software van AFAS betekent deze goedkeuring dat de declaratie ook direct klaar staat in de salarisadministratie. Je hoeft deze data niet van het ene pakket naar het andere pakket over te brengen.

Waarom een declaratie app een standaard onderdeel van je HR software moet zijn

Op het moment dat de declaratie ingestuurd wordt, gaat er op de achtergrond van alles gebeuren. De declaratie wordt vastgelegd in het medewerkersdossier, de leidinggevende of HR-afdeling kan door middel van een workflow een taak krijgen en na goedkeuring wordt deze klaargezet in de salarisbetaling. Vooral de koppeling met de laatste stap moet aanwezig zijn: een los declaratiesysteem zorgt voor een hoop extra werk. Vergeet hierbij ook niet de extra kosten die het oplevert.

Wanneer je gebruik maakt van een losse declaratie app, moet je deze data gaan koppelen aan je HR software, of andersom. Dit kost je niet alleen een extra softwareoplossing, met onderhoud, een tweede supportafdeling en een eigen werkwijze, maar ook nog eens een kostbare koppeling. Zonde toch?

Declareren is een standaard functionaliteit in de HR-software van AFAS

Vrijwel iedere organisatie heeft te maken met declaraties. Bij de een is dit net iets ingewikkelder bij de ander, maar de essentie blijft hetzelfde. Daarom is declareren een standaard functionaliteit in onze EHRM-software. Of je nu te maken hebt met losse declaraties, verzameldeclaraties, autorisatie of in combinatie met projecten.




AFAS Pocket app

HRM-software op broekzakformaat

AFAS Pocket is een app waarmee je veel méér kunt dan alleen de verlofregistratie bijhouden. Deze app maakt deel uit van de AFAS HR- of ERP-suite. AFAS Pocket maakt een los declaratiesysteem overbodig, geeft inzicht en is volledig geïntegreerd in de HRM software. Zo heb je als medewerker simpele voorkant en als administratie een geautomatiseerde achterkant.

Al je medewerkers hebben dan ook altijd en overal toegang tot de administratie en hun takenlijst. Ze kunnen verlof aanvragen en hun loonstrook bekijken. Alles wat ze in de app invoeren, wordt direct opgenomen in het systeem. En dat allemaal vanaf hun mobiel.

Ook wanneer je medewerkers uren moeten registreren, doen ze dat eenvoudig via de AFAS Pocket app. De urenregistratie werkt door in alle onderdelen van de organisatie, van HR tot de projectadministratie. Alle geregistreerde uren worden gekoppeld naar de backoffice, zodat ze door de leidinggevende kunnen worden geaccordeerd en direct door de financiële afdeling kunnen worden gefactureerd. Daar zit geen export of import tussen.

Nummer 1 urenregistratie app

AFAS Pocket

#1 business app

AFAS Pocket werd in 2018 de #1 gratis business app in de App Store in Nederland.

AFAS-Pocket-feitjes-2019

Functionaliteiten

Blauwe lijn


Functionaliteiten

AFAS Pocket gaat veel verder dan andere declaratie apps

Urenregistratie app met AFAS Mobiel
Verlof

Verlof

Verlofdagen boeken doe je simpel via de app. Ook zie je direct je resterende saldo.

Declaraties

Declaraties

Stuur direct je declaratie in via de app. Bonnetje erbij? Maak gelijk een foto.

Uren boeken

Uren boeken

Uren gemaakt voor een klant? Boek ze direct op het juiste project.

Loonstroken

Loonstroken

Bekijk via de app al je loonstrook en jaaropgaven.

Ziek melden

Ziek melden

Je hoeft je bed niet meer uit om je ziek te melden. 

Taken

Taken

Krijg inzicht in openstaande taken en handel ze direct af.

Insturen

Insturen

Op klantbezoek geweest? Stuur gelijk je notities in via de app.

Contacten

Contacten (CRM)

Je (klant)relaties altijd bij de hand: het dossier, contacten en adresgegevens.

Nieuws

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws van jouw organisatie.

Dit kunnen de medewerkers (en jijzelf dus ook) met de AFAS Pocket app. De beheerder van de software bepaalt zelf welke functionaliteiten hij aan- of uitzet. De app werkt snel en makkelijk, en alles wordt meteen gekoppeld met het centrale systeem. Declaraties worden bijvoorbeeld meteen verwerkt in alle processen waar deze invloed op heeft, en ook opgenomen verlofdagen worden automatisch verwerkt.

Kiezen voor een totaaloplossing of nóg een app?

Op het gebied van declaratiesystemen en bijbehorende declaratie apps is er veel mogelijk. Veel softwareleveranciers bieden in de HR software standaard de mogelijkheid om declaraties vast te leggen. Een aantal van deze leveranciers hebben daar ook een app bij. Daarnaast zijn er ook leveranciers die losse declaratie apps aanbieden.

Voor grotere organisatie is het belangrijk dat informatie wordt gekoppeld met het achterliggende systeem. Jouw medewerkers verdienen het om hun bedrijfsadministratie zo makkelijk mogelijk te kunnen doen. De AFAS Pocket app en de software van AFAS helpen je daarbij. Kiezen voor één geïntegreerde softwareoplossing brengt je voor de lange termijn veel meer efficiency en kostenbesparing dan wéér een app voor een specifiek bedrijfsproces. Je wilt het je medewerkers toch ook niet aan doen dat zij voor elk bedrijfsproces een verschillend systeem moeten gebruiken?

Wanneer je dus toch aan het kijken bent naar een nieuwe declaratie app, moet je ook kritisch kijken of de fundering wel goed genoeg is voor de toekomst.

Ga voor de totale HR-oplossing van AFAS Software

Met de HRM software van AFAS automatiseer je de administratieve werkzaamheden, betrek je medewerkers en managers bij het correct registreren van HR-mutaties, en maak jij duurzame inzetbaarheid mogelijk dankzij de tientallen HR-dashboards die jou het inzicht geven die jij elke dag nodig hebt.