Als je groeit als mkb’er, gebeurt het weleens dat het werkgeluk bij je medewerkers vermindert. Vaak speelt de groeiende stroom aan terugkerende administratie hier een grote rol bij. Met bedrijfssoftware creëer je overzicht en verminder je administratie. Hierdoor kun je medewerkers weer effectiever inzetten op hun kerntaken. Zo kunnen zij weer doen waar ze goed in zijn!
Minder administratie = meer werkgeluk. 5 tips om met software-overzicht te krijgen, zodat je medewerkers optimaal kunt inzetten.
Ben jij een mkb’er die gestaag doorgroeit? Dan denk je vast ook na over de taakverdeling van je medewerkers. Aan het begin wijst alles zich vanzelf en pakken medewerkers er hier en daar een taak bij. Maar hoe meer je groeit, hoe vaker deze ad-hoc-aanpak leidt tot onoverzichtelijke situaties en minder gelukkige medewerkers.
Er komt een moment dat je medewerkers effectiever op hun kerntaken moet gaan inzetten, anders loop je het risico dat ze ongemotiveerd raken en misschien zelfs weggaan. En: effectievere inzet is ook beter voor de groei van je bedrijf.
Bedrijfssoftware helpt je met het creëren en behouden van overzicht. Dat is nodig om stappen te zetten om je medewerkers weer te motiveren. Hoe zit dat precies? Met bedrijfssoftware krijg je overzicht over de taken van je medewerkers. Vervolgens kun je taken automatiseren of herverdelen. Hierdoor wordt de administratieve workload aan de ene kant verminderd, en aan de andere kant verspreid. Het gevolg: minder repeterende administratieve taken, meer tijd voor kerntaken en strategisch werken.
We hebben vijf voordelen op een rij gezet om te laten zien hoe software helpt met het creëren van overzicht en het motiveren van medewerkers. De eerste twee zijn algemeen, de laatste drie zijn specifieke verbeteringen voor afdelingen.
Je houdt je bedrijfsprocessen tegen het licht
Voordat je bedrijfsprocessen in software giet, kijk je kritisch naar hoe je ze nu hebt ingericht. De ervaring leert dat bedrijven hierdoor al snel zien waar ze een verbeterslag kunnen maken, en dat ook meteen doen.
Is het bijvoorbeeld echt nodig dat sommige zaken voor akkoord langs 3 medewerkers gaan? Waarschijnlijk niet. Dit zijn werkwijzen die er langzaam insluipen, maar uiteindelijk niet leuk zijn en alleen maar tijd kosten. Door digitalisering kun je je processen tot de basis terugbrengen. Snoeien voordat je kunt groeien, noemen we dat.
Meer bezig met kerntaken
Vaak zijn medewerkers veel tijd kwijt aan terugkerende administratieve processen. De tijd die ze in deze administratie steken, kunnen ze niet besteden aan hun kerntaken.
Als je bedrijfssoftware gebruikt voor overzicht in je organisatie, automatiseer je een hoop processen. Door deze processen in workflows te zetten, kunnen medewerkers zich weer richten op de taken waarvoor ze zijn aangenomen. Wedden dat ze daar blij van worden?
Projecten beter indelen
Waarschijnlijk is je projectadministratie nu minder transparant dan je zou willen. Je weet niet zo goed of je nu teveel of te weinig mensen inzet. En dat is niet zo vreemd: projectadministratie is namelijk al snel vrij ingewikkeld. Je hebt verschillende mensen die aan verschillende projecten werken. Hoe meer lopende projecten, hoe lastiger de projectmanager het overzicht bewaart. Wat staat waar? Hoe ver is ieder project? De projectmanager is soms meer bezig met deze administratieve vragen dan met het aansturen van het project zelf.
Betekent dit dat overzicht over je projecten onmogelijk is? Zeker niet. Met projectsoftware heb je volledige helderheid over de stand van zaken – dus ook over de inzet van personeel. Door dit digitaal vast te leggen, zie je per project hoeveel uren er zijn gemaakt, maar ook bijvoorbeeld hoe ver ieder project is.
Wij hebben digitale urenregistratie geïntegreerd in onze projectsoftware. Door uren te registreren, krijg je inzicht in de tijdsbesteding van medewerkers en hoeveel mensen je nodig hebt voor projecten. Hierdoor kun je de workload voor terugkerende projecten beter inschatten. Ook als je steeds wisselende projecten aanneemt, kunnen medewerkers met dit inzicht steeds efficiënter worden ingepland. En de projectmanager? Die kan weer fluitend bezig met het aansturen van projecten, in plaats van de projectadministratie!
Financiële processen automatiseren
De boekhouding kost meer tijd dan je zou willen. Vaak gaat het ook om terugkerende handelingen, die dus iedere dag opnieuw tijd vragen van je financiële medewerkers. Bijvoorbeeld de repeterende cyclus van documenten printen, invullen, scannen en opsturen: die kan stukken korter.
Door je financiële administratie te digitaliseren en te automatiseren, zorg je direct voor een drastische vermindering van de papierwinkel voor je financiële medewerkers. In principe kan alles digitaal worden geregeld, waardoor printen verleden tijd is. Bijkomend voordeel: je hebt ook realtime inzicht in je financiële processen.
Zo worden loonmutaties en declaraties direct verwerkt in de boekhouding. Abonnementen worden automatisch gefactureerd en je kunt betalingsherinneringen automatiseren. En werk je met projecten? Dan kun je de gemaakte uren, gebruikte materialen en inkopen makkelijk naar je klanten factureren – alles staat immers al in dezelfde software!
De afdeling HR ontlasten
Je wilt het liefste dat je HR-mensen bezig zijn met het vinden en ontwikkelen van talenten. In de praktijk gaat dit vaak toch anders: papierwerk rondom sollicitaties en zaken als verlof en ziekte nemen veel tijd in beslag. Zoveel zelfs, dat strategische HR-zaken naar de achtergrond verdwijnen.
Wist je dat je met software voor HRM een groot deel van de administratie bij HR-medewerkers weg kunt halen? Dit noemen wij vastlegging bij de bron. Doordat sollicitanten en medewerkers hun eigen gegevens invoeren en beheren, hoeft HR dit niet meer voor iedereen apart bij te houden. Ook managers komen dichter bij de HR-zaken te staan.
Een aantal voorbeelden: medewerkers kunnen loonstroken bekijken, verlofgegevens inzien, declaraties indienen, NAW-gegevens aanpassen of zich inschrijven voor een cursus. Taken die leidinggevenden kunnen oppakken: digitaal verzuim vastleggen, declaraties beoordelen en medewerkers in en uit dienst melden.
Met ERP Direct kun jij deze – en meer – stappen zetten om medewerkers effectiever in te zetten. Je zult zien dat het werkgeluk met sprongen vooruit gaat als iedereen weer kan doen waarvoor hij of zij is aangenomen. Het mooiste van ERP Direct? Je betaalt een maandelijks bedrag en geen implementatiekosten. Je kunt kiezen uit twee pakketten. We zorgen binnen twee weken voor implementatie van een aantal processen van jouw pakket naar keuze. Uiteraard heb je verder ook gewoon toegang tot ons hele ERP-softwarepakket.
Door met ERP Direct overzicht te creëren in je organisatie, zie je precies hoe je medewerkers effectiever kunt inzetten. Zo kun je de stap maken naar een echt volwassen organisatie, waar iedere medewerker werkt aan zijn of haar kerntaken.