Laat workflows voor je werken

Met workflows voer je dagelijkse processen in de organisatie feilloos en zo efficiënt mogelijk uit. Je gebruikt ze om processen te automatiseren en te monitoren. Hierdoor kun je betere beslissingen nemen en meer tijd over houden voor belangrijke zaken. Er zijn standaard meegeleverde workflows maar je kan ze ook zelf bouwen. Zo kun je ze helemaal afstemmen op de behoeftes van jouw organisatie.


Onze visie: het gebruik van workflows kan de efficiency drastisch verbeteren


Het gebruik van workflows om processen te digitaliseren kan de efficiëncy in de organisatie drastisch verbeteren. De processen verlopen altijd volgens een vaste structuur en veranderbare stappen. Hierdoor is betere bewaking van de doorlooptijd mogelijk. Het systeem 'dwingt' de gebruikers hiertoe, wat bijdraagt aan een kortere doorlooptijd en betrouwbaarheid van de administratie.

Door workflows in te richten leg je de verantwoordelijkheid daar waar die hoort. Bovendien worden medewerkers op basis van de informatie in de flow automatisch op de hoogte gehouden van de status. Geen black boxes meer voor je medewerkers en relaties. Zo creëer je duidelijkheid en transparantie!

Met een goede inrichting automatiseer je onnodig administratief werk, waardoor medewerkers aan hun kerntaken toe komen en ruimte krijgen om te innoveren!

In 5 stappen zelf aan de slag met Workflows


Breng je processen in kaart

1. Breng je processen in kaart

Streef je naar efficiënte, effectieve en flexibele processen? Zorg er dan voor dat je de processen in kaart brengt. Beschrijf de gewenste werkwijze en definieer alle stappen.


Werk je processen uit

2. Werk je processen uit

Begin simpel en overzichtelijk. Procesbeschrijvingen hebben al snel de neiging om ingewikkeld te worden door alle uitzonderingen. Beschrijf eerst de standaard, voeg daarna de uitzonderingen toe.


Maak gebruik van condities in je workflows

3. Maak gebruik van condities

Bedenk welke acties je automatisch zou willen laten afhandelen. Je kunt condities gebruiken zodat je de workflow vóór jou laat denken. Hierdoor worden je processen pro-actief. Het proces gaat sneller en werk verdampt.

Een conditie voegt een extra stuk intelligentie toe aan je workflow. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een verlofaanvraag onder de 16 uur automatisch goedgekeurd wordt. Is een verlofaanvraag meer dan 16 uur? Dan moet deze wel goedgekeurd worden. De ingestelde conditie bepaalt het verloop van de workflow dus.


Monitor je workflows

4. Monitor je workflows

Heb je workflows eenmaal ingericht controleer dan of deze ook hun gewenste effect hebben. Wordt je proces er ook daadwerkelijk efficiënter, effectiever en flexibeler van? Weet iedereen wat hij/zij moet doen? Is er terugkoppeling?


Evalueer je worklows

5. Evalueer je workflows

Workflows moeten zorgen voor snelheid en meer tijd. Het proces moet er simpeler en makkelijker van worden. Stel jezelf dus altijd de vraag, kan het nog slimmer, efficiënter en effectiever?


Praktijkvoorbeeld: Verlof

Hoe ziet de workflow van een verlof aanvraag er in de praktijk uit?


Een medewerker vraagt verlof aan. Met een basisworkflow kun je al effectief bezig zijn door de aanvraag bij de geautoriseerde te laten komen, en vervolgens inclusief beslissing terug te sturen naar de instuurder.

Verlof aanvragen workflow voorbeeld

Workflows zijn de kern van automatisering

Door de bedrijfsprocessen van je organisatie in de software vast te leggen, zorg je ervoor dat processen altijd gestructureerd, efficiënt en soms zelfs automatisch verlopen. Bovendien heb je eenvoudig inzicht in welke stap van het proces de taak zich bevindt en wie er verantwoordelijk is. Dit allemaal met de juiste visie op bedrijfsprocessen en het gebruik van workflowmanagement.

In de software van AFAS zijn een hoop workflows alvast voor je ingericht in de best-practice. Zo hoef je zelf niet constant het wiel opnieuw uit te vinden. Van declaraties, de indiensttreding van een nieuwe medewerker tot ICT-aanvragen en facturen. In de best-practice zijn veel processen al standaard geautomatiseerd.

Meer weten over de automatisering van jouw bedrijfsprocessen met onze software?

Workflows via InSite en een factuur verwerken

Dashboards bieden inzicht


Om aan je workflows te monitoren en te evalueren is het belangrijk toegang te hebben tot de juiste inzichten. Dashboards kunnen je hierbij helpen.

Dashboards in de workflow software van AFAS

Met de BI dashboards toon je alle belangrijke data uit de software van AFAS op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. Door deze informatie inzichtelijk te maken, kun je beter sturen op het resultaat. Bovendien kun je inzoomen op de gegevens en filteren op de informatie die je wil zien. Business Intelligence is een standaardonderdeel van onze software en direct klaar voor gebruik. Geen meerkosten dus!

Neem contact op!

Succesmanager

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure 

Workflows verbinden onze software en zorgen voor optimale automatisering. Wil je meer weten over de software? Download dan de brochure.