Scheuten Glas heeft de ambitie om in haar branche voorop te lopen in automatisering en digitalisering. Papierwerk? Dat kan efficiënter. Dankzij de tijdsbesparing die dat oplevert kunnen medewerkers het persoonlijke contact met de klant optimaliseren. Dat geldt óók voor de eigen HR-afdeling, die alle personeelszaken zo goed mogelijk wil regelen voor alle 400 collega’s. ‘In één keer goed’ is daarbij het credo. De HRM-software van AFAS helpt Scheuten Glas daar sinds 2023 bij. De opbrengst tot nu toe - meer tijdsbesparing en gebruiksgemak, minder handmatige handelingen en foutgevoeligheid - smaakt naar meer.
Industrie & Productie
400
Venlo
Mei 2022
HRM-software
Interview met:
Kees-Jan van den Brink, HR Director
Luc Vissers, applicatiebeheerder
In de vrij traditionele glaswereld is vergaande automatisering geen vanzelfsprekendheid. De noodzaak is er ook niet altijd, want bewezen technieken houden lang stand. Maar het kan altijd beter en toekomstbestendiger, zo luidt de overtuiging op de werkvloer van Scheuten Glas. Dit bedrijf, dat innovatieve glasoplossingen voor de internationale bouwsector biedt, zet dan ook al jaren in op verdere automatisering en mag op dat gebied in haar sector met recht een voorloper genoemd worden.
Voorbeelden van vooruitstrevende ontwikkelingen zijn er genoeg. Neem de Scheuten Bokkenapp voor het snel en simpel leegmelden van glasbokken door klanten. Of Glassist, het online portaal voor bestellingen, leveringen, facturatie en ERP-koppelingen, zodat klanten volledige controle houden over hun bestellingen en administratie. ‘Het zijn ontwikkelingen die omarmd worden in onze markt’, vertelt Kees-Jan van den Brink, HR Director van Scheuten Glas. ‘Wij geloven erin dat mensen niet gemaakt zijn om oneindig orders over te typen. Daar is software voor. Onze medewerkers zijn er voor persoonlijk contact met onze klanten en moeten daarin snel en flexibel kunnen handelen.’
Diezelfde visie ligt in 2022 ten grondslag aan de wens om ook de HR-administratie verder te automatiseren. ‘Als HR-afdeling willen we een dienstverlener zijn en waarde toevoegen door personeelszaken zo goed mogelijk te regelen voor alle medewerkers van onze organisatie’, licht Kees-Jan toe. ‘Het voeren van een goede HR-administratie voegt ook waarde toe, maar dat is te standaardiseren - en dus ook te automatiseren. Met het toenmalige softwarepakket waarmee we werkten kwamen we echter niet verder. Het was onze grote wens om over te stappen naar één platform voor onze volledige medewerkerservaring, van sollicitant tot uitdiensttreding. Een systeem waarin we processen als verzuim, verlof en werving en selectie kunnen stroomlijnen, geïntegreerd met payroll en gekoppeld met software die voor ons belangrijk is, zoals die van de arbodienst.’
Het HRM-pakket dat aan al die wensen voldoet hebben Kees-Jan en zijn collega’s dan al scherp. ‘We hadden de markt al eerder breed verkend, al was ons vertrekpunt toen anders. Maar we wisten daardoor dat AFAS onze voorkeurspartner was. Het is een veelgebruikt systeem in Nederland en België, dus er is veel kennis voorhanden. En het is een systeem dat alle oplossingen biedt waarmee wij graag willen werken. Daarnaast past het pakket van AFAS goed bij de grootte van ons bedrijf. Een ander groot voordeel: AFAS stelt een aantal standaarden voor die met wat aanpassingen goed door te voeren zijn. Daar komt bij dat je de software helemaal naar je eigen huisstijl kunt omzetten. Dat komt de acceptatie door je medewerkers ten goede; het voelt als ons eigen systeem, ondanks dat er externe software achter schuilgaat.’
De implementatie pakt Scheuten Glas in samenwerking met AFAS stapsgewijs aan. Payroll heeft de prioriteit en vormt de basis. Want, zo redeneert Kees-Jan: ‘Je kunt wel een schitterende werving- en selectiemodule hebben, als er geen goede loonstrook uit het systeem komt heb je gefaald. Bij payroll hebben we ingezet op zoveel mogelijk automatisering. Alles wat automatisch door het systeem te berekenen is, hebben we op die manier benut. Denk aan de vakantieregeling met variabele componenten, onze ploegentoeslagen en pensioengrondslagen inclusief excedentregelingen. Daarmee besparen we handmatige handelingen en dus tijd. Belangrijker nog: het vermindert de foutgevoeligheid. De loonstrook moet altijd goed zijn, dat is essentieel.’
Een vlekkeloze livegang in januari 2023 is het resultaat van de keuze voor volledige focus. Kees-Jan: ‘Van alle payroll-implementaties die ik heb gedaan, was dit de meest soepele. Mijn tip? Niet alles in één keer implementeren, doe het in fases. En zet meer dan één consultant in. Iedere consultant heeft zijn eigen blik op de mogelijkheden en de software kent zoveel opties dat niemand alles kan weten.’
Enkele maanden later volgt de implementatie van werving- en selectie , compleet met een werken bij-module in de eigen huisstijl. Het proces rond interne prestatiebeoordelingen is ingericht in een geautomatiseerde workflow. Het handmatige werk dat daarbij kwam kijken behoort daarmee tot de verleden tijd. Tijdswinst is wederom het resultaat.
In dezelfde periode stelt Scheuten Glas het volledige personeelsdossier digitaal beschikbaar voor haar medewerkers. Zij kunnen dat wanneer ze maar willen inzien in de AFAS Pocket app. Verlof aanvragen, een ziekmelding doorgeven, een declaratie indienen: het gaat nu allemaal digitaal en dus sneller en makkelijker, óók de verwerking daarvan. Dat is een voordeel voor zowel de medewerker als de leidinggevende. ‘De verwerking van mutaties is een goed voorbeeld. Voorheen betaalden we declaraties één keer per maand uit op de loonstrook. Tegenwoordig gebeurt dat elke week. Dat is gelukt omdat dit proces in het systeem zit. Medewerkers weten: als ik een declaratie indien, heb ik vrij snel mijn geld terug. Ze hebben inzicht in het proces, want ze kunnen precies volgen wat er gebeurt.’
De meeste recente toevoeging is de digitale werkgeversverklaring met de berekende componenten erin. Ook daarbij snijdt het mes aan twee kanten. ‘We kunnen medewerkers sneller documenten aanleveren in een vorm waarmee zij direct verder kunnen. En als HR-organisatie weten wij zeker dat we de juiste documenten aan de juiste medewerker uitleveren. Die zekerheid is voor ons als HR-afdeling heel belangrijk. We gaan altijd voor ‘in één keer goed’.’
De volgende fase is nu aangebroken: het automatiseren en digitaliseren van overige HR-processen. ‘Zo zijn we bezig met de inrichting van de in- en uitdiensttreding’, vertelt Luc Vissers, applicatiebeheerder AFAS bij Scheuten Glas. ‘Ook hierbij geldt dat we zo veel mogelijk af willen van papierwerk en handmatige handelingen. Daarmee beperken we de foutgevoeligheid. Als iemand een formulier met hanenpoten invult is het soms lastig te lezen. Door dit proces te digitaliseren weet je dat het correct is én heb je het op tijd binnen. Ook zie je in één oogopslag welk document je nog mist. Met een ingebouwd stappenplan in AFAS weten medewerkers precies hoe ze een formulier moeten invullen. Wil je het anders doen? Dan kom je niet verder. Dat is de kracht van workflows.’
Software die vóór de HR-organisatie werkt in plaats van andersom: die wens ziet het HR-team van Scheuten Glas uitkomen met AFAS. ‘De software helpt ons bij onze vastlegging, reduceert de foutgevoeligheid en bespaart ons tijd. Een grote pre is ook dat het bijdraagt aan de gelijkheid in onze organisatie. Uiteindelijk wil je dat iedere medewerker dezelfde informatie krijgt en dezelfde mogelijkheden heeft, ongeacht of iemand op kantoor of in de productie werkt.’
De HRM-software is goed geland in de organisatie. Die positieve balans maken Kees-Jan en Luc op na twee jaar werken met AFAS. ‘Natuurlijk hebben we net als elk bedrijf mensen die openstaan voor technologische ontwikkelingen en ze meteen omarmen, en medewerkers die dat om welke reden dan ook lastiger vinden. Wat heeft geholpen is dat we mensen hebben meegenomen in wat het nieuwe systeem behelst en waarom het er is. Daar hebben we de tijd voor genomen. We hebben alles gefaseerd uitgerold en goed doorgetest. Mensen ervaren het succes van het systeem, bijvoorbeeld doordat het indienen van declaraties sneller gaat dan ooit. Het mooie is: mensen laten weten wat ze bevalt aan het systeem én waar ze kansen voor verbetering zien. Dat is het signaal dat we op de goede weg zijn.’
De reis duurt voort, want automatisering is nooit helemaal klaar. Scheuten Glas heeft haar wensen helder: ‘We gaan eerst het volledige indiensttredingsproces digitaliseren’, zegt Luc. ‘Nu tekenen we arbeidsovereenkomsten nog handmatig en kan dat proces een week duren. We willen ernaartoe dat een arbeidsovereenkomst op ieder moment van de dag getekend kan worden. Een grote wens is ook om het control framework van AFAS te gebruiken om onze werkprocessen te borgen. Dan kunnen we afscheid nemen van de checklisten in Excel, want alles staat in het systeem. Dat is ook een voordeel bij de accountantscontrole.’
Het ideale vergezicht? ‘Dat we volledig papierloos werken. En dat iedereen op elk moment volledig inzicht heeft. Dat we alle processen geborgd hebben. Daarbij kijken we uit naar de koppeling van AFAS met Power BI, zodat we onze data in het systeem beter kunnen ontsluiten om er stuurinformatie van te maken.’
De basis staat en het zaadje voor doorontwikkeling is geplant. ‘Als HR-organisatie waren we vanaf dag één al blij met AFAS. Nu de organisatie het succes van het systeem ervaart kunnen we doorpakken. Ze ervaren dat het hun werkende leven wat makkelijker maakt. Het enige gevaar is dat we ons eigen enthousiasme af en toe een beetje moeten remmen. Want er is zoveel mogelijk. Tegelijkertijd is dat het mooie van het systeem. En we krijgen goede ondersteuning vanuit AFAS, onder meer met webinars, cursussen en het AFAS Help Center. Er zijn verschillende wegen om onze kennis te verbreden. Daar maken we dankbaar gebruik van. Want de stevige basis die we nu met AFAS hebben staan, smaakt naar meer.’
Scheuten biedt sinds 1950 innovatieve glasoplossingen voor de internationale bouwsector. Het bedrijf is onderdeel van Glas Trösch Zwitserland met productielocaties in Nederland, België en Duitsland.
Scheuten Glas creëert een aangename en veilige omgeving die binnen met buiten verbindt, zonder in te leveren op comfort, uitzicht en duurzaamheid. Of het nu gaat om thermische en akoestische isolatie, brandveiligheid, zon- en warmtewering, inbraakpreventie, of esthetisch design: Scheuten Glas biedt de oplossing. Van het World Trade Center in New York tot het Van der Valk Hotel in Venlo nabij het eigen hoofdkantoor. Scheuten Glas is overal.
Al 75 jaar is Scheuten Glas expert in haar vakgebied. In 1950 begon de vader van Jacques Scheuten met de productie van verschillende soorten vlakglas in Venlo. Het bedrijf heeft sindsdien altijd aan de wieg gestaan van belangrijke innovaties. Scheuten groeide, nam verschillende bedrijven over en zette voet in de internationale markt. Dagelijks zoekt het team van Scheuten Glas naar manieren om het productieproces nóg efficiënter, slimmer en duurzamer te maken.
Automatiseer net als Scheuten Glas en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |