Een buitenstaander zal het HR-beleid bij groenteveredelingsbedrijf Rijk Zwaan waarschijnlijk als ‘bijzonder’ typeren. Neem het feit dat het bedrijf ‘de medewerker staat centraal’ als uitgangspunt heeft. Ook het HR-softwarepakket moet aansluiten op deze waarden, want: “Onze bedrijfscultuur staat voorop.”
Landbouw
1.550 medewerkers in NL
De Lier
1 januari 2003
HRM/Payroll
Interview met:
Karin Wijnands (Group Manager HR)
Olav van der Schalk (Project Advisor HR)
Toen Karin Wijnands kennismaakte met Rijk Zwaan sprak de bedrijfscultuur haar meteen aan. Bij Rijk Zwaan staat de medewerker centraal en zijn waarden als respect, eerlijkheid en vertrouwen leidend. Deze uitgangspunten waren voor haar de reden om bij Rijk Zwaan te gaan werken. In 1992 werd ze de eerste HR-medewerker bij het bedrijf waar ze inmiddels werkt als Group Manager HR. Wat bijzonder is, is dat er bij Rijk Zwaan in Nederland nog iemand anders in dezelfde functie werkt. Dat is een gevolg van het systeem van tweehoofdige leiding dat het familiebedrijf hanteert. In de praktijk komt het erop neer dat afdelingen vaak twee managers hebben, waarbij iedere manager zijn of haar eigen aandachtsgebied heeft. “Daarmee houden wij de organisatie plat, hebben we managers die ook inhoudelijk sterk zijn en zijn we minder kwetsbaar”, zegt Karin.
Olav van der Schalk werkt sinds 2013 bij Rijk Zwaan als Project Advisor HR. In zijn functie combineert hij expertise op het gebied van HR, Finance en ICT. Na een studie Economie en opleidingen in Strategisch en Bedrijfskundig HRM werkte hij eerder als consultant en HR-controller. Bij Rijk Zwaan waardeert hij vooral de ondernemende rol die hij kan vervullen. “Medewerkers worden gestimuleerd om eigen ideeën in te brengen. En als we er met elkaar in geloven, gaan we die ideeën ook uitvoeren. Ik heb in organisaties gewerkt waar de focus vooral lag op de resultaten op korte termijn. Daarmee vergeleken is werken bij Rijk Zwaan echt een openbaring."
Er is veel vrijheid voor managers en medewerkers in hun werk.
Karin: “In ons bedrijf ligt de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers en de directie hanteert het principe van ‘management by exception.”
“Het regelmatig geven en ontvangen van feedback zien we als cruciaal. Eénmaal per jaar staan we uitgebreid stil bij de ontwikkeling van een medewerker in het gesprek dat wij het ‘ontwikkelgesprek’ noemen. Daarin komen onderwerpen zoals inhoud van het werk, uitdagingen, knelpunten, persoonlijke ontwikkeling en toekomst aan bod. Belangrijk is dat wij geen gebruik maken van beoordelingsformulieren. Wij vinden dat deze formulieren belemmerend kunnen werken als je echt in gesprek wil met een individuele medewerker” zegt Karin.
Rijk Zwaan werkt al lang met de software van AFAS. Op 1 januari 2003 ging het bedrijf live met het personeelsinformatiesysteem van AFAS. Karin herinnert zich dat tijdens de oriëntatie op een nieuwe softwareleverancier AFAS opviel met het meest vooruitstrevende verhaal. “Het was innovatief en gedurfd, dat hadden we snel door.” Voorafgaand aan de implementatie van AFAS werkte Rijk Zwaan met ‘een eenvoudiger pakket’, zoals Karin het uitdrukt. “Het was een pakket om de salarisadministratie goed te kunnen organiseren. We waren echter op zoek naar een systeem dat ons HR-beleid en bedrijfscultuur goed zou ondersteunen.”
Na de implementatie in 2003 brak na verloop van tijd een periode aan waarin Rijk Zwaan zelf het voortouw nam in de ontwikkeling van de geautomatiseerde omgeving. “Er zijn toen volop verbeteringen doorgevoerd aan het systeem”, zegt Olav – die destijds nog niet bij Rijk Zwaan werkte. InSite bestond nog niet, maar voorloper ProfitWeb al wel. “Daar hebben collega’s aan gewerkt”, zegt Olav. “Door deze verbeteringen konden medewerkers zelf digitaal verlof aanvragen en de loonstrook inzien. Ze hebben er een basale vorm van employee self service van gemaakt.”
“We hadden er intussen een soort maatwerkpakket van gemaakt”, zegt Karin. “De gedachte was altijd: automatisering volgt onze bedrijfsprocessen en niet andersom. Toen bleek dat AFAS een sterke ontwikkeling had doorgemaakt en meer te bieden had, vonden we elkaar weer”, legt Karin uit. “Bovendien wisten we dat processen automatisch beter verlopen als je de standaard methodiek volgt. Dit voorkomt fouten.” Olav: “In 2013 zijn we daarom terug naar de tekentafel gegaan om alle ingerichte processen in het softwaresysteem tegen het licht te houden. We gingen zoveel mogelijk terug naar de standaard en hebben goed gekeken of uitzonderingen nog wel écht nodig waren. Dat kon in veel gevallen.”
Terug naar de standaard betekende overigens niet dat er geen hoofdbrekens meer waren. “Neem ons systeem van tweehoofdige leiding”, zegt Karin, “daar kon AFAS eerst niet mee uit de voeten. Misschien ook niet zo gek, want er is geen enkel pakket dat daarmee overweg kan.” In de praktijk is daarom voor een pragmatische oplossing gekozen waarbij managers die gezamenlijk de afdeling leiden, weten dat een van de twee voor bepaalde processen de lead neemt. Volgens Olav is het organigram van Rijk Zwaan, ondanks de tweehoofdige leiding, met behulp van de externe consultant toch correct in het geautomatiseerde systeem verwerkt. De oplossing diende zich aan in de vorm van het gebruik van vrije velden.
Rijk Zwaan heeft in Nederland 1.550 medewerkers. Dat medewerkersbestand is breed samengesteld: gewasverzorgers, logistiek medewerkers, onderzoekers, veredelaars, stafmedewerkers en nog vele andere functies. “Ons uitgangspunt is dat iedereen in de organisatie overweg kan met het systeem”, zegt Olav. Dit betekent dat we kiezen voor een intuïtieve pagina lay-out met zo min mogelijk muisklikken. Digitale ondertekening is voor mij een eitje, maar ook een minder digitaal ervaren medewerker moet er mee kunnen werken. Daarnaast hebben we het mogelijk gemaakt dat medewerkers ook vanuit huis kunnen inloggen in het systeem, zodat ze bijvoorbeeld tijdens het indienen van een verlofaanvraag kunnen overleggen met hun partner.”
De ingebruikname van de Pocket App in 2019 is soepel verlopen. “We merkten dat er veel waardering was voor deze app omdat het gemak daarmee werd vergroot ”, constateert Karin die benadrukt dat de organisatie wel zorgt voor ondersteuning van gebruikers. “Wij zien het als onze verantwoordelijkheid om al onze medewerkers mee te nemen in het digitaliseringsproces.”
Uitgangspunt voor Rijk Zwaan is dat medewerkers via InSite verstrekte informatie in de eigen landstaal kunnen lezen. “Dus hebben we InSite Nederlandstalig gehouden”, zegt Olav. “We hebben er alleen wel een Engelstalige versie naast gezet met beperkte functionaliteit.” Deze Engelstalige versie is bedoeld om de salarisbesprekingen die we jaarlijks met alle dochterondernemingen voeren, efficiënt te laten verlopen. We hebben een internationaal beloningssysteem waarin de functies zijn beschreven en waarin de beloning per functie is vastgelegd. In InSite is een workflow gemaakt voor het bespreken van de salarisvoorstellen, zodat er een goed salaris bepaald kan worden voor het jaar erna. “In de praktijk werkt het heel goed. Op één scherm wordt alle informatie getoond die nodig is om een goed salaris te kunnen bepalen. Met deze workflow hebben we de grenzen van het systeem opgezocht”, aldus Olav.
De internationale AFAS-partner Salure verzorgt voor Rijk Zwaan de payroll voor 17 landen, waaronder Peru, Pakistan, Nigeria, Myanmar en Colombia. Karin licht toe: “Door de internationale payroll bij Salure onder te brengen, kunnen wij zorgen voor een correcte uitbetaling van de salarissen van onze medewerkers. Salure zorgt voor de juiste afdracht van belastingen en sociale premies. Ook hebben onze medewerkers dan een lokale contactpersoon die alles weet van lokale belastingen en sociale zekerheid.”
Waar veel bedrijven de traditionele cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken succesvol in het systeem hebben geautomatiseerd, heeft Rijk Zwaan dat bewust niet gedaan. “Wij hadden geen behoefte aan een standaard systeem met formulieren waarop we punten afvinken en ontwikkelafspraken noteren. Wij geloven in de dialoog met medewerkers, niet in de vastlegging daarvan”, licht Karin toe. Het is een typisch voorbeeld van hoe de bedrijfscultuur van Rijk Zwaan tot uiting komt.
Een mooie digitale wijziging die recent is doorgevoerd betreft het opstellen en ondertekenen van arbeidscontracten. In de oude situatie was dat een tijdrovend proces van het versturen van papieren documenten via de interne en externe post. Het kon zomaar anderhalf tot twee weken duren. In de huidige situatie, via digitaal ondertekenen in OutSite, kan het in 36 uur geregeld zijn. Bijkomend voordeel: net als het gebruik van de digitale salarisstrook scheelt het een hoop papier. Niet onbelangrijk voor een bedrijf dat de komende vijf jaar wereldwijd duizend nieuwe medewerkers verwacht aan te trekken.
Rijk Zwaan heeft met enige regelmaat een consultant van een AFAS-partner over de vloer. “Dat is erg waardevol. We benutten zijn aanwezigheid en kennis om zo nu en dan wat ideetjes in de week te leggen en geven die de tijd om te ontkiemen”, stelt Olav. “Ik heb een collega die zich dagelijks bezighoudt met het functioneel beheer van het systeem. Wij sparren veelvuldig over de mogelijkheden die het systeem biedt en halen er het beste uit. Onze applicatiebeheerder is al sinds het begin in 2003 betrokken bij de HR-software en kent alle in’s en out’s.” De relatie met AFAS is goed, benadrukt Olav.
“De lijnen zijn kort, waardoor we elkaar goed kennen. Met onze positief-kritische instelling nemen we graag deel aan inspraaksessies. Mijn ervaring is dat je inbreng wordt gewaardeerd en gebruikt. Al duurt het soms een tijdje tot het tot implementatie komt. ”
Bij Rijk Zwaan is het volgens Karin gebruikelijk om naast langdurige samenwerking met medewerkers, ook met externe partners samenwerkingsrelaties voor de lange termijn aan te gaan. “Voor ons zijn gedeelde waarden zoals eerlijkheid, duidelijkheid, respect, betrouwbaarheid en deskundigheid veel belangrijker.”
Op allerlei manieren houdt Rijk Zwaan haar waarden levend. Karin: “Het begint bij onze sollicitatieprocedure. Belangrijkste selectiecriterium is of iemand past bij ons bedrijf en dezelfde waarden deelt. En natuurlijk of de sollicitant blij wordt van de inhoud van de baan en zich ook langdurig aan ons bedrijf wil binden. Verder houden we onze bedrijfscultuur levend via ons inwerkprogramma, trainingen, gesprekken, nieuwsberichten, berichten in ons bedrijfsblad Intermezzo et cetera. En we spreken elkaar aan op naleving ervan.
Rijk Zwaan is een internationaal groenteveredelingsbedrijf met ruim 3.900 medewerkers in dertig landen. Nederland is voor Rijk Zwaan een belangrijke thuismarkt. Vanwege de professionaliteit van de groentesector en het hoge niveau van de teelt introduceert het hightech bedrijf veel innovaties op de thuismarkt. Jaarlijks besteedt Rijk Zwaan dertig procent van de omzet aan onderzoek en ontwikkeling. De onderneming is voor circa negentig procent eigendom van drie families en ongeveer tien procent is via werknemersparticipatie in handen van een grote groep medewerkers. De doelstelling van Rijk Zwaan is om altijd een zelfstandige onderneming te blijven, omdat dan de Rijk Zwaan bedrijfscultuur en de toekomst van de medewerkers gewaarborgd kan worden. Dit biedt een goede uitgangspositie voor het succes op de korte en lange termijn. Het hoofdkantoor van Rijk Zwaan bevindt zich in De Lier (Westland).
Automatiseer net als Rijk Zwaan en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |