Interzorg heeft aandacht voor de mens; voor haar cliënten én medewerkers. Om daarmee het verschil te blijven maken is het essentieel dat veel werkprocessen aan de achterkant geautomatiseerd zijn met AFAS. Nu de papieren wereld vaarwel is gezegd, verlopen de gestandaardiseerde administratieve handelingen op HR- en financieel gebied sneller, eenduidiger en inzichtelijker. Bijkomend voordeel: door de tijdsbesparing en stuurinformatie die dat oplevert, beweegt de zorgorganisatie eerder mee met nieuwe ontwikkelingen.
Verpleeg- en verzorgingshuizen
1400 medewerkers
Assen
Januari 2014
ERP
Interview met:
HR-specialist: Nicole Vuurboom
Applicatieontwikkelaar: Simone Wielinga
Wat zou ze in haar werkzame leven zonder AFAS moeten? Nicole Vuurboom zegt het lachend, maar daardoor zeker niet minder gemeend. De HR-specialist kan zich als de dag van gisteren herinneren hoe ze in 2016 begon bij Interzorg.
‘Ik sloeg nog net niet stijl achterover van de hoeveelheid papier op het bureau van mijn nieuwe werkplek’, vertelt ze. ‘Interzorg werkte toen nog met een papieren archief. Ik kwam uit een andere wereld, waar veel al geautomatiseerd was, en dacht: ik ben tien jaar terug in de tijd. In de periode tot nu hebben we echter enorme stappen gezet door processen te automatiseren met AFAS. Die processen gaan daardoor zoveel sneller dan voorheen. Ik zou niet weten hoe we het met onze bezetting nu nog zouden moeten doen zonder dit systeem. Muteren en overplaatsen, even wat extra uren doorvoeren hier en daar: zulke regelmatige handelingen hebben we nu in een mum van tijd voor elkaar. Dat is prettig werken.’
De reis van automatisering en digitalisering die de organisatie van Interzorg heeft afgelegd is intensief én vruchtbaar. Als applicatieontwikkelaar is Simone Wielinga sinds haar indiensttreding in 2019 nauw betrokken geweest bij dit traject. En dat is ze nog steeds. Want, zo benadrukt ze, het is een ‘ongoing proces’ met telkens weer nieuwe doelen.
‘We zeggen weleens tegen elkaar: pas als we zelf even stilstaan, zien we wat we allemaal gerealiseerd hebben’, zegt Simone.
‘De payroll-module van AFAS stond als een huis toen ik hier kwam werken, maar op HR-vlak was meer doorontwikkeling nodig. We hebben veel winst behaald op het gebied van Manager Self Service. We zijn van het papier af, leidinggevenden en medewerkers kunnen administratieve handelingen digitaal doen. Verschillende processen hebben we onder de loep genomen en gedigitaliseerd, zoals werving en selectie. En zo doen we dat continu. Op basis van beleid, een vraagstuk of een verzoek. Nicole is degene die al die behoeftes in kaart brengt en vervolgens gaan we daarmee aan de slag.’
Groot of klein: elke stap is er één. Simone noemt nog meer concrete voorbeelden: ‘Twee jaar geleden hebben we ook de financiële software van AFAS geïmplementeerd. Onze collega’s van de financiële administratie werken nu ook in het systeem, net als onze vrijwilligers en hun coaches. Het contractbeheer van de samenwerkingen met onze leveranciers hebben we er dit jaar in ondergebracht. In de tussentijd hebben we ook veel kleinere stappen gezet. Het muteren van medewerkers van de ene naar de andere afdeling, het inrichten van ouderverlof, meegaan met aanpassingen in wet- en regelgeving: AFAS biedt ons zulke functionaliteiten aan en wij bewegen mee.’
Voor de organisatie van Interzorg is AFAS inmiddels onmisbaar, vindt ook Simone. ‘Ik denk dat we dat pas echt zouden merken als er ineens processen in het systeem zouden wegvallen. Het loopt nu allemaal, er gaat zoveel automatisch. AFAS is het bronsysteem binnen onze organisatie en zo zien we het ook binnen ICT. We koppelen er veel applicaties en functionaliteiten vanuit andere pakketten aan. En die hangen we weer aan de accounts van onze medewerkers. Dat alles met elkaar ‘praat’ werkt heel fijn.’
De winst die werken met AFAS oplevert? Snelheid en grip, zo zeggen Simone en Nicole meteen. En overzicht en duidelijkheid. ‘We doen dankzij het systeem alles op en vanuit één plek. Onze leidinggevenden hebben in het portaal alle nodige informatie onder één knop. Daar hebben ze inzage in de dossiers van zorgmedewerkers en kunnen ze gemakkelijk administratie verwerken, zoals mutaties en verzuim.’
De software van AFAS zorgt bij Interzorg ook voor eenduidigheid in de manier van werken. ‘Door processen te automatiseren en met workflows te werken kun je niet meer even een stationnetje overslaan. Dat is het leuke van gestandaardiseerd werken: je ziet waar je een olifantenpaadje wil bewandelen. Als we dat zien gebeuren stellen we onszelf de vraag: is dit inderdaad beter of moeten we toch op het pad blijven dat we in AFAS hebben uitgewerkt? Het is onze intentie om zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven.’
Al die data op één plek levert ook weer nieuwe inzichten op. Daardoor is de organisatie van Interzorg in staat om meer te sturen op data. ‘Die slag zijn we volop aan het maken. Dat komt doordat we met dit systeem zoveel makkelijker data kunnen ontsluiten. Of dat nu vanuit het personeelsbestand is, vanuit HR of financieel: we hebben een grote hoeveelheid gegevens snel inzichtelijk.’
Ook de gewonnen tijd door het automatiseren van processen helpt Interzorg om datagedrevener te werken.
‘We hebben daardoor meer grip op nieuwe ontwikkelingen die zich voordoen, in plaats van dat die ons overkomen. We kunnen op tijd bijsturen en meebewegen om zo onze organisatie te verrijken. Klein voorbeeld: we willen vooruitkijken wie wanneer uit dienst gaat, en welke functies, kwalificaties en opleidingsniveaus daarmee verdwijnen. Dan weten we hoe we vervolgens moeten anticiperen.’
Bovenal moet automatisering en digitalisering van processen leiden tot meer aandacht voor de mens. ‘Binnen de zorg draait het in eerste instantie om mensen, maar cijfers worden steeds belangrijker. Wat we beogen is dat we met minder mensen meer werk kunnen doen. Geautomatiseerde processen vervangen handmatige administratieve werkzaamheden, in de toekomst wellicht ondersteund door robots. Hoe minder tijd onze HR-mensen daaraan kwijt zijn, hoe meer persoonlijke aandacht zij hebben voor medewerkers. Uiteindelijk hebben onze cliënten daar ook baat bij.’
Of AFAS bijdraagt aan het werkplezier van medewerkers? In elk geval maakt de software het werk een beetje makkelijker, vertellen Simone en Nicole. ‘Medewerkers willen niet werken met ingewikkelde systemen. De Pocket app is daarom een prettig en handig middel. Zeker voor de jongere doelgroep die we aan ons willen binden. Onze medewerkers hebben altijd inzicht in hun dossier en kunnen even snel kijken hoe hun loonstrook van de afgelopen maand eruitziet. Ze bellen daardoor niet zo snel meer met een vraag naar onze personeelsadministratie. Ook hebben we veel gegevens beschikbaar gemaakt via InSite. Wij noemen dat ‘Mijn Innbox’. Voorheen stuurden we een document dat ondertekend moest worden per post naar een medewerker, want dat moest met de pen gebeuren. Maar dan moesten we soms drie of vier keer appelleren om het terug te krijgen. Nu bereiken we onze medewerkers eerder en zijn zaken sneller geregeld.’
Simone en Nicole zijn blij dat Interzorg de reis van automatiseren en digitaliseren samen met AFAS maakt. ‘Wij zijn inmiddels echte ambassadeurs. Het is heel prettig dat dit systeem de bouwstenen geeft om standaard processen in te richten. Ook voor nieuwe ontwikkelingen in wet- en regelgeving die eraan zitten te komen. Je kunt je eigen sausje eroverheen gieten, maar wij blijven zoveel mogelijk bij het standaardproces. Als we aan het bouwen zijn, dan is een vaste uitspraak van ons: ‘Hé, hoe doet AFAS dit?’ Dan kijken we hoe de workflow bij AFAS eruitziet. Zij hebben alles al uitgedacht en wij hoeven niet opnieuw het wiel uit te vinden. Fijn is ook dat we altijd kunnen terugvallen op ondersteuning. Soms komen we er zelf uit na het zien van filmpjes of webinars, soms is het vraagstuk complexer en kiezen we voor de inzet van een consultant van AFAS om sneller een slag te maken.’
Op een reis van automatisering en digitalisering blijft er altijd wat om naar te streven. Ook bij Interzorg zijn er nog genoeg ambities. ‘Een voorbeeld is dat we ons oriënteren om ook de inkoopsoftware van AFAS te implementeren. We blijven kijken naar waar de behoefte in onze organisatie ligt. En naar wat wet- en regelgeving van ons vraagt, natuurlijk. Het is heel fijn dat AFAS ons daarbij proactief informeert en ondersteunt. Op die samenwerking bouwen we graag voort.’
Eind jaren '90 zijn negen verpleeg- en verzorgingshuizen in Noord- en Midden-Drenthe samengegaan: Interzorg Noord Nederland was geboren. Deze krachtenbundeling heeft een zorgorganisatie voortgebracht met een breed pakket aan woon-, zorg-, behandelings- en servicemogelijkheden van hoge kwaliteit. Ondanks de schaalvergroting blijft de beleving van dichtbij, vertrouwd en kleinschalig.
Voor zo’n 1300 mensen en hun naasten is Interzorg partner in zorg. Op 9 locaties in Noord- en Midden-Drenthe wonen ongeveer 800 mensen in een eigen appartement, maar toch in gezamenlijkheid in een veilige woonomgeving. Interzorg biedt 500 mensen een helpende hand met Wijkzorg en andere services aan huis.
1400 medewerkers maken het dagelijkse reilen en zeilen van de organisatie van Interzorg mogelijk. Daarnaast staat een team van meer dan 1000 enthousiaste vrijwilligers Interzorg bij, met name bij activiteiten.
|
Automatiseer net als Interzorg en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |