Volgens Jiska van den Hengel, Succesmanager van AFAS, is Gerben Hagenaars, IT-manager van Babboe, ‘een kei in zelfstudie’. Dat weerhield hem er echter niet van om zestig collega’s op training te sturen in Leusden. “Voor sommigen was dat een echte eye-opener.”
Retail
120 medewerkers
Amersfoort
30 mei 2013
ERP
Interview met:
Gerben Hagenaars (Manager ICT)
Jiska van den Hengel (Succesmanager AFAS)
Gerben Hagenaars werkt sinds 2010 bij Babboe. Hij begon er op de klantenservice, als bijbaantje naast zijn studie. De dynamiek van een hippe startup, er werkten in die tijd slechts een paar mensen, beviel hem uitstekend. Toen hij in Delft zijn studie Waterbouwkunde had afgerond, lonkte een baan bij een ingenieursbureau. Dat beviel een stuk minder. Terug op het oude nest bij Babboe kreeg hij in 2019 de kans een IT-afdeling op te zetten. Die was er namelijk niet; al het IT-werk werd uitbesteed. Gerben werd manager van de nieuwe afdeling.
Jiska van den Hengel begon negen jaar geleden bij AFAS, op de helpdesk. Vervolgens stapte ze over naar het onderdeel consultancy. Na vier jaar wilde ze meer accent leggen op het onderhouden van klantrelaties. Een rol als Succesmanager bleek haar op het lijf geschreven en dat doet ze nu drie jaar. “Voor mij is het de leukste functie die je bij AFAS kunt hebben. Je mag klanten voortdurend cadeautjes aanbieden door ze te wijzen op automatiseringskansen die ze nu nog niet benutten.”
Hoewel Babboe destijds niet over eigen IT’ers beschikte, werkte de organisatie al sinds 2013 met Profit van AFAS. Het werd vooral als boekhoudpakket ingezet. De financiële mensen konden er mee werken, hoewel ze nog wel heel veel moesten overkloppen. Dat veranderde. Vier jaar geleden was de teneur bij Babboe: we moeten schaalbaar worden. Misschien kunnen we in dat opzicht ook wel meer uit AFAS halen. “In het pruttelende bestaan van Profit bij Babboe kwam vanaf 2019 een forse versnelling”, blikt Gerben terug. Profit werd de centrale hub in de organisatie.”
Gerben: “Profit is het hart van ons geautomatiseerde systeem. Daaromheen is een landschap met applicaties gebouwd.”
In 2019 trof Gerben met Profit een vervuild pakket aan. “Ik kon wel 72 verschillende weergaves op mijn scherm krijgen”, herinnert hij zich. “Verschillende collega’s waren zelf aan de slag gegaan met modules, zonder veel acht te slaan op de standaard inrichting. Opschoning was dus noodzakelijk.” Van het feit dat het softwarepakket niet werd gebruikt zoals de leverancier het had bedoeld, schrok Jiska in eerste instantie niet. “Als je aan de software gaat knutselen zonder dat sprake is van degelijk applicatiebeheer, krijg je vervuiling. Daar is Babboe echt niet uniek in. Deze situatie zorgde er wel voor dat ik zin had om aan de slag te gaan en Babboe te helpen.”
In die beginperiode constateerde Jiska bij bezoekjes aan Babboe dat Gerben goede voortgang boekte met zijn opschoningsoperatie, al omschrijft hij dat zelf als ‘werken aan een rijdende intercity’. Toen die klus voltooid was, brak het moment aan om de software strategisch te gaan benutten door deze te koppelen met de webshop en het transport. Want als er bijvoorbeeld een bakfiets in Frankrijk werd verkocht, leidde dat tot een hoop gepuzzel om uit te zoeken hoe die fiets op de plaats van bestemming moest komen. Gerben: “We wilden naar een situatie dat er na een order uit Frankrijk automatisch een transport werd aangemaakt. Toen dat uiteindelijk was gelukt en de administratieve lasten wegvielen, werd het ineens weer leuk om bakfietsen in Frankrijk te verkopen.”
Vanaf dat moment is het snel gegaan. Inmiddels maakt Babboe nagenoeg in de volle breedte gebruik van Profit. Alleen de salarisverwerking is uitbesteed. Jiska vindt dat best jammer. Ze zegt: “Het genereren van de verloning in AFAS brengt geen extra kosten mee. Maar ik snap wel dat de prioriteit van Babboe bij de eigen core business ligt, dus ordermanagement, webshop en klantenservice.” Volgens Gerben is het externe payrollen een situatie die historisch zo is gegroeid. Hij sluit echter niet uit dat de collega’s van de HR-afdeling dat in de toekomst gaan heroverwegen.
Zelf ziet hij nog volop mogelijkheden in het primaire proces. “Ons ordermanagement is administratief weliswaar op orde, maar ik zie daar nog legio kansen om stappen te zetten. Zou het niet geweldig zijn om klanten in de webshop inzicht te bieden in de actuele status van hun bestelling? Als je ziet hoe andere retailbedrijven op die manier met hun klanten communiceren, dat moeten wij dat toch ook kunnen? Vooral omdat de consument het steeds normaler gaat vinden.” Jiska reageert direct: “Ik heb het genoteerd.”
Eerder heeft het bakfietsenbedrijf al eens onderzocht of de externe portal OutSite inzetbaar was als Mijn Babboe-omgeving. Probleem was echter dat niet alle orders automatisch in OutSite komen, dus dat gaf niet alleen vertraging maar ook extra invoerwerk. Vervolgens is nagegaan of OutSite bruikbaar was voor de planning van proefritten. Ook dat werkte niet omdat de aanvragers van zo’n proefrit niet in de database van AFAS zaten. Gerben: “Nu overwegen we om OutSite te gaan gebruiken als Werken bij-pagina, dus inclusief functionaliteiten als werving en onboarding.
“Dat is nou typisch Gerben”, constateert Jiska. “Hij doet het liefst veel zelf.” Gerben ontkent dat trouwens niet. “Ons uitgangspunt in het team is dat we vooral zelfredzaam willen zijn, zodat we de processen optimaal kunnen aansluiten op de business en we ook voldoende support kunnen leveren zodra de inrichting eenmaal draait. Met grasduinen in de Help en het insturen van tickets komen we een heel eind. Verder maken we heus wel gebruik van consultants van AFAS, maar dan wel op een gedoseerde manier. Want het aansturen van consultants geeft op zich ook weer werk.”
Dat Gerben gewend is om zijn eigen plan te trekken, blijkt volgens Jiska ook uit het feit dat hij nog nooit een training bij AFAS volgde. “Ik heb daar in het begin wel op gehamerd”, zegt Jiska, “maar later heb ik ontdekt dat Gerben echt een kei in zelfstudie is.” Ook dat spreekt de IT-manager niet tegen. “Misschien ben ik wat dat aangaat inderdaad een weerbarstig type, maar ik heb niets tegen training en opleiding. Als het zinvol is gaan mijn teamleden gewoon op cursus hoor.”
Dat is nogal een understatement gezien het feit dat dit voorjaar maar liefst zestig (!) Babboe-medewerkers in Leusden een basistraining ordermanagement volgden. Gerben: “Collega’s die belangstelling hadden, konden zich voor de training opgeven. We overwegen nu ook key users in de organisatie meer specialistische cursussen te laten volgen.”
Gerben: “Voor sommige collega’s die nog niet zo lang met AFAS werkten was die training een echte eye-opener.”
Om zestig collega’s op cursus te sturen was ‘best een dappere beslissing’, stelt Jiska. “Zo’n training is natuurlijk niet helemaal gratis. Maar Gerben begrijpt heel goed: als je de mogelijkheden van het systeem niet optimaal benut, dan haal je er dus niet uit wat erin zit.”
Kan Gerben in dat kader aangeven wat het werken met AFAS zijn organisatie oplevert? “In de drie jaar dat we nu serieus met AFAS werken, groeide onze IT-afdeling naar vijf FTE. In diezelfde periode groeide Babboe als geheel van 40 naar 120 medewerkers.”
Gerben: “We meten het niet, maar mijn onderbuikgevoel zegt dat we een stuk efficiënter opereren dan voorheen.”
Ondanks die forse groei stelt Jiska dat er bij Babboe veel meer rust in de organisatie is gekomen. Gerben is het daar volmondig mee eens. “Toen Jiska hier in 2019 voor het eerst kwam, trof ze een chaotische situatie aan. Overal ratelden printers en liepen mensen met papierwerk van het ene naar het andere bureau. Als ik ’s morgens op de zaak kwam, was ik voor ik bij de koffiemachine aankwam al door minimaal vier collega’s aangeschoten. Dat is nu gelukkig verleden tijd.” Tegelijk stelt hij vast dat zijn afdeling nog lang niet klaar is. “Er liggen nog wel veertig projecten te wachten en over een jaar zal dat niet veel anders zijn.”
Jiska is er blij mee. “Omdat het bedrijf zo snel groeit, neemt het steeds meer functionaliteit in gebruik. Babboe is een echte doe-organisatie, die laten zich soms wat lastig sturen. Maar wat mij betreft is onze samenwerking echt uniek. Ik geef de richting aan en Gerben pakt het op. In de praktijk blijkt dat heel goed te werken.”
De oprichters van Babboe gingen in 2005 op zoek naar een betaalbare bakfiets. Omdat ze die niet konden vinden, ontwikkelden ze in samenwerking met een ingenieursbureau een eigen bakfiets: de Babboe Big. Sindsdien is het merk uitgegroeid tot een serieuze speler in de bakfietsenmarkt, niet alleen in Nederland maar in meer dan dertig landen. Alle bakfietsen worden overigens in Nederland geproduceerd. De in 2009 geïntroduceerde Big met elektrische trapondersteuning was zo'n succes dat vervolgens alle modellen met trapondersteuning zijn uitgerust. Met de Babboe Pro is er sinds 2020 ook een bakfiets verkrijgbaar voor het stedelijk goederentransport. Babboe heeft honderdtwintig medewerkers in dienst. Het hoofdkantoor van het bedrijf bevindt zich in Amersfoort.
Automatiseer net als Babboe en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |