Is jouw HR-afdeling nog iedere dag bezig met administratieve handelingen? Met Employee Self Service is dit verleden tijd. Vanaf nu zorgen medewerkers voor hun eigen gegevens.
Als je Employee Self Service gebruikt, ligt administratie niet meer bij één persoon of afdeling. In plaats daarvan verspreid je de administratieve druk beter over de organisatie. En doordat je informatie vastlegt bij de bron, voorkom je fouten. Employee Self Service van AFAS werkt makkelijk, inzichtelijk en soepel.
Employee Self Service (ESS) is een online omgeving waar medewerkers toegang hebben tot hun eigen gegevens. Ze kunnen gegevens hier inzien, invoeren en aanpassen. Je kunt zelf instellen hoeveel eigen verantwoordelijkheid medewerkers hebben.
In de Self Service-omgeving kunnen medewerkers bijvoorbeeld verlof aanvragen, declaraties indienen, hun bankrekeningnummer wijzigen en loonstrookjes en jaaropgaven inzien. Op die manier verminder je het aantal administratieve taken en vragen voor de Human Resources-afdeling. Zo kunnen zij zich weer bezighouden met strategische HR. Daarom is ESS bij AFAS standaard onderdeel van de HRM-software.
Met een Self Service-portal kunnen medewerkers zaken zelf regelen. Dat betekent dat ze in veel gevallen niet meer naar HR, salarisadministratie of hun manager hoeven. Dat scheelt iedereen tijd. Bonusvoordeel: als medewerkers hun eigen gegevens bijhouden, vereenvoudig je financiële en HR-processen in je bedrijf.
Employee Self Service biedt allerlei voordelen:
Met ESS laat je informatie door de medewerker zelf invullen. Dat betekent dat er minder snel fouten worden gemaakt. Medewerkers hoeven niet hun info door te geven aan een HR-medewerker, die het vervolgens in het systeem moet zetten. Overtypfouten zijn verleden tijd!
Als je medewerkers zelf hun data laat invoeren, weet je zeker dat de informatie altijd up-to-date is. Een verhuizing, nieuw telefoonnummer of zelfs een geboorte kan direct via de AFAS Pocket app worden doorgegeven.
Vaak hebben medewerkers geen idee hoeveel verlof ze bijvoorbeeld nog hebben. Met ESS hebben medewerkers eindelijk inzicht in hun verlof. Daarnaast hebben ze breder inzicht in hoe het met de afdeling staat, wie wanneer verlof heeft en wat de bezettingsgraad is. Zo kweek je actieve betrokkenheid bij je organisatie. Medewerkers voelen zich medeverantwoordelijk voor de bezettingsgraad. Sta je op het punt een vakantie te boeken? Je ziet gelijk of dat kan qua bezetting en of je een verlofaanvraag kunt insturen. Ook al is het weekend.
HR hoeft minder administratieve handelingen uit te voeren. Die doen medewerkers en managers nu gewoon zelf! Door Employee Self Service en Manager Self Service kan de HR-afdeling zich meer richten op strategische werkzaamheden. Ze kunnen zich volledig richten op het werk waarvoor ze zijn opgeleid.
Een groot voordeel van Employee Self Service is dat het in principe geschikt is voor iedere organisatie. Je kunt zelf instellen welke functies van ESS je wel of niet wilt gebruiken en hoeveel checks je in het systeem inbouwt. En doordat je workflows flexibel kunt aanpassen, kun je de software helemaal inrichten op een manier die bij jouw bedrijf past.
Met ESS zijn medewerkers stukken flexibeler. Dat betekent niet dat ze middernacht nog bezig moeten zijn met werk. Je geeft medewerkers de vrijheid om zaken zelf te regelen. Is een verlofaanvraag goedgekeurd? Dan zien ze dat gelijk, in plaats van maandagochtend op het werk. Je kunt 24/7 informatie uitwisselen met medewerkers, en zij met het bedrijf. Zo kan iedereen informatie inzien, aanpassen en invoeren wanneer het uitkomt.
Employee Self Service heeft dus veel voordelen. Waar je wel op moet letten is dat medewerkers moeten accepteren dat ze zelf de regie hebben over hun gegevens. Ze kunnen het gevoel hebben dat ze meer taken op hun bordje krijgen, terwijl dat in de praktijk enorm meevalt. Met name beroepsgroepen die al veel tijd kwijt zijn aan administratie en rapporten hebben niet altijd zin in meer selfservice. Denk hierbij aan verpleegkundigen, thuiszorgmedewerkers of docenten.
Meestal kun je de bezwaren van medewerkers prima ondervangen door duidelijke voorlichting en door goed te kijken naar welke ESS-functies bij jouw organisatie passen. Als je het goed inzet, zorgt ESS er namelijk juist voor dat medewerkers zaken sneller gedaan krijgen: of het nu gaat om verlofaanvragen of declaraties. Wij merken dat in de praktijk het overgrote deel van de medewerkers blij is met de eigen regie.
Weten hoe je twijfelaars over de streep trekt? Check ons artikel over digitalisering en automatisering!
Medewerkers kunnen met ESS zelf alles regelen via de AFAS Pocket app of via InSite. In principe verplaats je invoertaken van HR naar de medewerker zelf. Maar ESS is meer dan alleen het invoeren van je eigen adres – je kunt er alle kanten mee op. Een paar voorbeelden van Employee Self Service:
Persoonlijke gegevens van medewerkers veranderen nogal eens. En het is veel werk om iedere adreswijziging en ieder nieuw telefoonnummer door HR te laten aanpassen – vooral in grotere bedrijven. Als de medewerker zelf zijn of haar gegevens aanpast, bespaar je tijd en voorkom je fouten.
Medewerkers kunnen met ESS zelf hun verlof aanvragen. Als je ook met Manager Self Service (MSS) werkt, keurt de manager het verlof goed. Je kunt nog een stap verder gaan door kort of zelfs lang verlof automatisch goed te keuren. Dan ga je ervan uit dat je medewerkers zelf kunnen bepalen of hun verlofaanvraag oké is.
Een andere functie van Employee Self Service is dat medewerkers zichzelf ziek kunnen melden. De leidinggevende krijgt hiervan een signaal en is dus direct op de hoogte. De administratie is ook gelijk geregeld. Het hangt er per bedrijf vanaf of dit wenselijk is of niet.
Rondslingerende bonnetjes zijn niet meer van deze tijd. Met Employee Self Service kunnen medewerkers zelf declaraties indienen. HR of de manager hoeft ze alleen nog maar goed te keuren en de salarisadministratie betaalt het bedrag vervolgens uit. Met handige workflows is een declaratie binnen de kortste keren ingediend, goedgekeurd en uitbetaald.
Met Employee Self Service maak je jouw bedrijfsprocessen toekomstproof. ESS zorgt voor minder fouten, meer inzicht en up-to-date-informatie. Je HR-afdeling kan zich eindelijk weer bezighouden met strategische HRM-werkzaamheden. En als klap op de vuurpijl kun je ESS precies zo inrichten als bij jouw bedrijf past. De software past zich aan jou aan, in plaats van andersom. Zoals het hoort!