Vrijwilligers zijn onmisbaar om je zorginstelling goed te laten draaien. Daarom moet de vrijwilligersadministratie goed worden geregeld. Gelukkig kun je die hele administratie onderbrengen met de software van AFAS. Door ook de processen voor de vrijwilligers te verbeteren geef je ze de aandacht die ze verdienen.
Van de ouderenzorg tot de gehandicaptenzorg: veel zorginstellingen draaien voor een belangrijk deel op de inzet van vrijwilligers. Dat betekent dat ook de administratie steeds verder moet worden geprofessionaliseerd. Moeilijk? Prijzig? Ingrijpend? Nee hoor. Je kunt de hele vrijwilligersadministratie regelen met AFAS Software. Met de functionaliteiten die al standaard onderdeel zijn van je pakket.
Kun je tijdens het lezen je enthousiasme echt niet meer bedwingen? Neem contact op met je AFAS Succesmanager want hij of zij helpt je graag om nog veel meer uit je software te halen. Met hun hulp profiteer je binnen no-time van de voordelen.
Werk je nog niet met AFAS? Kom dan met ons in contact! We laten je graag zien hoe het werkt.
Weet je zeker dat je alles uit je software haalt wat erin zit?
Als AFAS-klant gebruik je onze software al voor veel secundaire processen. Je digitaliseert en automatiseert zaken als voorraadbeheer, maar ook processen rondom de boekhouding en HR.
Maar als zorginstelling kun je vaak veel meer uit AFAS halen dan je denkt. Dat geldt voor vrijwilligersadministratie, verhuuradministratie en zelfs voor specifieke zaken als reversed billing. Uiteraard zitten deze mogelijkheden allemaal al in je huidige pakket. Je moet het alleen net even weten.
Doordat vrijwilligers krachten zijn die je niet betaalt, worden de processen om hen heen nogal eens over het hoofd gezien. Zonde, want je maakt het voor iedereen makkelijker als je ook deze bedrijfsprocessen goed inregelt.
Wij helpen je met het professioneel maken van je vrijwilligersadministratie. Sterker nog: dit het zit al in je software. Als je de vrijwilligersadministratie net als de rest van je administratie digitaliseert en automatiseert, scheelt dat een hoop tijd, energie en uiteindelijk geld.
De vrijwilligersadministratie verbetert flink met de functionaliteiten in de software van AFAS. De basisprincipes van onze software nemen al flink wat werk uit handen. Even een opfrisser nodig? Hier komen ze!
Jouw zorginstelling gebruikt AFAS al. Om te profiteren van de voordelen van vrijwilligersadministratie, hoef je de functie alleen nog maar aan te zetten. Daarna kun je direct aan de slag.
Net als bij betaalde medewerkers bestaat het aantrekken en inzetten van vrijwilligers uit verschillende processen. Van het aanleveren van een VOG tot het doorgeven van de beschikbaarheid – er komt een hoop administratie bij kijken. Deze processen kun je eenvoudig standaardiseren en automatiseren. Met behulp van workflows doorloopt iedere vrijwilliger hetzelfde proces. Zo zie je geen enkele stap en, belangrijker nog, geen enkele vrijwilliger over het hoofd.
Het klinkt misschien vreemd om een werving- en selectieproces op te zetten voor vrijwilligers. Maar denk er nog eens goed over na. Waarschijnlijk heb je het proces al klaarstaan in je software voor de werving en selectie van betaalde medewerkers.
Door vrijwilligers hetzelfde proces te laten doorlopen, heb je alle belangrijke informatie meteen vastgelegd. Dat zorgt voor overzicht, vooral als jouw zorginstelling veel met vrijwilligers werkt. Je kunt het werving-en-selectieproces ook aanpassen of inkorten voor vrijwilligers. En vergeet niet dat vrijwilligers zich na zo’n traject serieus genomen voelen. Door zo zorgvuldig met hen om te gaan, laat je blijken hoe belangrijk ze voor je organisatie zijn. Je geeft hun ze direct het gevoel dat ze erbij horen.
Door de centrale opslag in de portal kun je belangrijke informatie altijd vinden. Zo is het belangrijk dat iedere zorgvrijwilliger een VOG heeft. In onze software staat deze gewoon bij de rest van de vrijwilligersinformatie. NAW-gegevens staan ook allemaal digitaal opgeslagen.
Je hoeft dus niet meer een keer per jaar te mailen naar alle vrijwilligers om alles up-to-date te houden. Als iemand verhuist of een ander telefoonnummer krijgt, kan hij of zij dat zelf aanpassen.
De planning bijhouden zorgt voor een hoge administratieve workload. Iedere week of maand moet de vrijwilligerscoördinatie dit weer opnieuw doen. En heb je de planning gemaakt, dan krijg je vaak nog bericht dat iemand toch net niet op dat moment beschikbaar is.
Gelukkig kan dit anders. In onze software kunnen vrijwilligers via de portal zelf aangeven wat ze leuk vinden om te doen en wanneer ze beschikbaar zijn. Daardoor is direct inzichtelijk wie waarvoor beschikbaar is. En als er iets verandert in de beschikbaarheid of het interessegebied, kan dat snel worden aangepast. De informatie waarmee je werkt, is netjes up-to-date. Zo maak je de planning minder complex.
Vrijwilligers maken soms kosten. Die moeten ze eenvoudig kunnen declareren. Bonnetjes aan elkaar nieten en op een bureau leggen? Dat is niet meer van deze tijd.
Declareren kan gewoon via OutSite. Als een vrijwilliger kosten heeft gemaakt, kan hij of zij dat snel en makkelijk registreren. Op deze manier voorkom je dat vrijwilligers vergeten te declareren of dat bonnetjes verloren gaan.
Vooral met een grote groep vrijwilligers kan het lastig zijn om bij te houden wie wat precies interessant vindt. Via de portal kunnen vrijwilligers hun eigen interesses aangeven. En als interesses veranderen, kunnen ze dit ook makkelijk aanpassen.
De vrijwilligerscoördinatie heeft direct inzage in alle vrijwilligers en kan makkelijk zoeken op bepaalde interessegebieden of locaties. Als vrijwilligers dit zelf kunnen aanpassen, is de informatie altijd up-to-date. Zo zet je altijd de juiste vrijwilliger op de juiste plek.
Vrijwilligers kunnen op een laagdrempelige manier hun eigen gegevens bijwerken. Hebben ze een nieuw telefoonnummer? Of verandert de beschikbaarheid? Dan kunnen ze dat eenvoudig aanpassen.
Daarnaast kunnen vrijwilligers zich via het online systeem opgeven voor leuke extra’s, zoals uitjes, activiteiten, cursussen of andere bezigheden. Dat scheelt een hoop administratie en bijhouden in Excel-bestanden.
Een efficiënte vrijwilligersadministratie heeft voordelen voor jou als zorginstelling én voor de vrijwilligers. De vrijwilligerscoördinator heeft minder administratie en meer overzicht, vrijwilligers weten precies wat ze waar eenvoudig kwijt kunnen.
We hebben een aantal voorbeelden genoemd. Hieronder zetten we ze nog een keer op een rijtje.
Of het nu gaat om inkoop, voorraadbeheer, de boekhouden, de salarisverwerking of werving & selectie, met de software van AFAS beschik je over één volledige oplossing om de administratie tot een minimum te beperken.