Reversed billing in de zorg: verbeteren door om te draaien

 

In de zorg staan mensen centraal. Toch loopt ook administratie als een rode draad door je instelling heen. En om goede zorg te kunnen leveren, wil je die processen zo efficiënt mogelijk inrichten. Zo ook voor het administratie rondom je flexibele schil, daar valt nog een boel winst te halen! Hoe? Dat lees je hier. 

Reverserd billing in AFAS Software

In dit artikel besteden we aandacht aan een AFAS-functie die je misschien nog niet gebruikt: reversed billing. Oftewel het omgedraaide factuurproces. Je leest wat het is en wat de voordelen zijn. En het mooie is: reversed billing is standaard onderdeel van je pakket. Je hoeft het alleen nog maar in te richten!

Kun je tijdens het lezen je enthousiasme echt niet meer bedwingen? Neem contact op met je AFAS Succesmanager want hij/zij helpt je graag om nog veel meer uit je software te halen. Met hun hulp profiteer je binnen no-time van de voordelen. Ben je nog geen klant? Klik dan hier om met ons in contact te komen.

Zzp-constructie is vaak een administratief moeras

Laten we beginnen met de huidige situatie. Lang niet iedereen die bij een zorginstelling werkt, is daar in loondienst. Veel therapeuten, artiesten, verpleegkundigen en kraamverzorgenden worden via een zzp-constructie ingehuurd.

Doordat ze via deze manier aan het werk zijn voor jouw organisatie, worden ze naast hun werk nog opgezadeld met extra administratieve werkzaamheden. Dat geldt voor een psycholoog net zo goed als voor een kraamverzorgende. Ze moeten facturen versturen, betalingen checken, algemene voorwaarden opstellen, contract afhandelen. Een behoorlijke papierwinkel, helemaal naast een volle werkweek.

Doordat het administratieve werk bij de zzp’ers ligt, krijgen ook zorgaanbieders te maken met extra werk. Soms zijn facturen onvolledig of staan er te weinig of juist te veel uren op. De ene zzp’er stuurt een factuur via e-mail, de ander op papier of als e-factuur. Het verwerken hiervan is een tijdrovende klus. En door de dubbele administratie ook nog eens een foutgevoelig proces.

Kortom: je bent samen veel tijd kwijt aan bijbehorend uitzoekwerk, zoals herstelfacturen en crediteringen. Brandjes blussen is zonde. Wil je dit als zorgaanbieder efficiënter regelen? En het leven van je zzp’ers en jezelf makkelijker maken? Reversed billing is the way to go.

Reversed billing: het factuurproces omgedraaid

Normaal gesproken sturen de zzp’ers facturen voor geleverde diensten. Verzorgende A wordt bijvoorbeeld ingehuurd door zorginstelling B. Na de gewerkte periode stuurt A een factuur naar B, waarop B uitbetaalt. Met reversed billing, ook wel self-billing, regel je de financiën met zzp’ers net even anders.

Met reversed billing draai je het factuurproces om: niet de zzp’er, maar de zorgaanbieder verzorgt de facturatie en de betaling. Dit verandert het eindresultaat niet, maar het proces wel. Dat zorgt voor:

  • Meer gemak voor zzp’ers en zorgaanbieder
  • Minder fouten in het administratieve proces
  • Snelle verwerking en betaling

Wat levert reversed billing jou als zorgaanbieder op?

Als zorginstelling kun je meer uit AFAS halen dan je denkt. Wat dacht je van processen als verhuuradministratie en vrijwilligersadministratie? Dit zit allemaal al in je huidige pakket. Je hoeft het alleen nog maar in te richten. Onze succesmanagers helpen je hier graag bij. 

Meer grip op uitbetalingen

Met reversed billing staan alle gewerkte uren overzichtelijk in zowel primaire als secundaire systemen. Zo krijg je beter inzicht in gefiatteerde diensten, betalingen en facturen. Je weet precies wat er aan betalingen uitgaat en komt niet voor verrassingen te staan. En moeten NAW-gegevens worden geüpdatet? Of bewijzen of diploma’s geüpload? Zzp'ers beheren hun eigen informatie makkelijk zelf via OutSite.

Duidelijk voor iedereen

Met reversed billing is het factuurproces gelijk voor iedereen. En dat betekent (tromgeroffel): standaardiseren! Zet workflows in om het proces verder te automatiseren en te monitoren. Geen werkwijze per zzp’er, maar één manier voor iedereen. Is die ene betaling al onderweg? Heeft die verzorgende haar nieuwe diploma’s al geüpload? Je deelt makkelijker informatie en communiceert sneller. Zo bespaar je tijd en weten alle betrokkenen altijd waar ze aan toe zijn.

Minder fouten in de administratie

Bij reversed billing regelt de zorgaanbieder de factuur. Het extra werk dat vaak gepaard gaat met facturen van zzp’ers, valt daardoor weg. Minder herstel-facturen, minder crediteringen en minder uitzoekwerk. Met reversed billing worden gemaakte uren gefiatteerd op dezelfde plek als waar ze zijn gedraaid. Wel zo makkelijk.

Wat levert reversed billing de zzp’er op?

Het grote voordeel van reversed billing is dat het zzp’ers de administratie volledig uit handen neemt. Zijn de gewerkte uren vastgelegd in het primaire systeem (een ECD bijvoorbeeld)? Dan worden ze automatisch verwerkt. De zzp’er ontvangt keurig op tijd zijn of haar factuur, zonder fouten. Verdere communicatie over de betaling, de factuur en bedragen verloopt via één portal. En de verpleegkundige of kraamverzorgende? Die hoeft alleen nog maar zijn of haar betaling in ontvangst te nemen.

Snellere verwerking en betaling

Omdat de zorgaanbieder de facturatie verzorgt, zijn betalingen vaak sneller geregeld. Want de uren zijn al vastgelegd in het centrale systeem. Ook declaraties, die vaak pas twee maanden later worden ingeleverd, zijn sneller rond.

Minder lasten, meer gemak

Bij reversed billing staat niet alleen het resultaat (snelle betaling) centraal. Juist het gemak en de eenduidigheid werken prettig voor iedereen. Ook voor nieuwe zzp’ers – de aanmelding en het ondertekenen verloopt gewoon digitaal via de portal. Daar staat alle informatie op één plek. En die eenmalige vastlegging voorkomt dubbele administratie in losse applicaties. Zo verklein je de foutkans voor beide kanten.

De voordelen van reversed billing op een rijtje

Met reversed billing richt je het hele factuurproces efficiënter in. Het mes snijdt aan twee kanten. Aan de ene kant ontzorg je met reversed billing zzp’ers. Aan de andere kant heb jij als zorgaanbieder en opdrachtgever meer grip op het totale administratieve proces.

Voordelen voor zorgaanbieders:

  • Meer grip op uitbetalingen
  • Duidelijkheid voor iedereen
  • Minder fouten in de administratie

Voordelen voor zzp’ers:

  • Administratie volledig uit handen
  • Snelle verwerking en betaling
  • Alle informatie op één plek

Klinkt reversed billing als iets voor jou en je organisatie? We helpen je graag ermee te starten! Zo laten we je zien hoe je met minder losse applicaties méér kunt bereiken. Je doet er je voordeel mee vanaf dag één!

De administratie ook beperken met één systeem?

Of het nu gaat om inkoop, voorraadbeheer, boekhouden, de salarisverwerking of werving & selectie, met de software van AFAS beschik je over één volledige oplossing om de administratie tot een minimum te beperken.