In de zorg staan mensen centraal. Toch loopt ook administratie als een rode draad door je instelling heen. En om goede zorg te kunnen leveren, wil je die processen zo efficiënt mogelijk inrichten. Zo ook voor het administratie rondom je flexibele schil, daar valt nog een boel winst te halen! Hoe? Dat lees je hier.
In dit artikel besteden we aandacht aan een AFAS-functie: reversed billing. Met andere woorden het omgedraaide factuurproces. Je leest wat het is en wat de voordelen zijn. En het mooie is: reversed billing is standaard onderdeel van je pakket. Je hoeft het alleen nog maar in te richten!
Kun je tijdens het lezen je enthousiasme echt niet meer bedwingen? Klik dan hier om met ons in contact te komen.
Laten we beginnen met de huidige situatie. Lang niet iedereen die bij een zorginstelling werkt, is daar in loondienst. Veel therapeuten, artsen, verpleegkundigen en kraamverzorgenden worden via een zzp-constructie ingehuurd.
Doordat ze via deze manier aan het werk zijn voor jouw organisatie, worden ze naast hun werk nog opgezadeld met extra administratieve werkzaamheden. Dat geldt voor een psycholoog net zo goed als voor een kraamverzorgende. Ze moeten facturen versturen, betalingen checken, algemene voorwaarden opstellen, contract afhandelen. Een behoorlijke papierwinkel, helemaal naast een volle werkweek.
Doordat het administratieve werk bij de zzp’ers ligt, krijgen ook zorgaanbieders te maken met extra werk. Soms zijn facturen onvolledig of staan er te weinig of juist te veel uren op. De ene zzp’er stuurt een factuur via e-mail, de ander op papier of als e-factuur. Het verwerken hiervan is een tijdrovende klus. En door de dubbele administratie ook nog eens een foutgevoelig proces.
Kortom: je bent samen veel tijd kwijt aan bijbehorend uitzoekwerk, zoals herstelfacturen en crediteringen. Brandjes blussen is zonde. Wil je dit als zorgaanbieder efficiënter regelen? En het leven van je zzp’ers en jezelf makkelijker maken? Reversed billing is the way to go.
Met reversed billing staan alle gewerkte uren overzichtelijk in zowel primaire als secundaire systemen. Zo krijg je beter inzicht in je diensten, betalingen en facturen. Je weet precies wat er aan betalingen uitgaat en komt niet voor verrassingen te staan. En moeten NAW-gegevens worden geüpdatet? Of bewijzen of diploma’s geüpload? Zzp'ers beheren hun eigen informatie makkelijk zelf via OutSite.
Met reversed billing is het factuurproces gelijk voor iedereen. En dat betekent (tromgeroffel): standaardiseren! Zet workflows in om het proces verder te automatiseren en te monitoren. Geen werkwijze per zzp’er, maar één manier voor iedereen. Is die ene betaling al onderweg? Heeft die verzorgende haar nieuwe diploma’s al geüpload? Je deelt makkelijker informatie en communiceert sneller. Zo bespaar je tijd en weten alle betrokkenen altijd waar ze aan toe zijn.
Bij reversed billing regelt de zorgaanbieder de factuur. Het extra werk dat vaak gepaard gaat met facturen van zzp’ers, valt daardoor weg. Minder herstel-facturen, minder crediteringen en minder uitzoekwerk.
Het grote voordeel van reversed billing is dat het zzp’ers de administratie volledig uit handen neemt. Zijn de gewerkte uren vastgelegd in een ECD of planningsapplicatie? Dan worden ze automatisch verwerkt. De zzp’er ontvangt keurig op tijd zijn of haar factuur, zonder fouten. Verdere communicatie over de betaling, de factuur en bedragen verloopt via één portal. En de verpleegkundige of kraamverzorgende? Die hoeft alleen nog maar zijn of haar betaling in ontvangst te nemen.
Omdat de zorgaanbieder de facturatie verzorgt, zijn betalingen vaak sneller geregeld. Want de uren zijn al vastgelegd in het centrale systeem. Ook declaraties, die vaak pas twee maanden later worden ingeleverd, zijn sneller rond.
Bij reversed billing staat niet alleen het resultaat (snelle betaling) centraal. Juist het gemak en de eenduidigheid werken prettig voor iedereen. Ook voor nieuwe zzp’ers – de aanmelding en het ondertekenen verloopt gewoon digitaal via de portal of via de Pocket app. Daar staat alle informatie op één plek. En die eenmalige vastlegging voorkomt dubbele administratie in losse applicaties. Zo verklein je de foutkans voor beide kanten.
Met reversed billing richt je het hele factuurproces efficiënter in. Het mes snijdt aan twee kanten. Aan de ene kant ontzorg je met reversed billing zzp’ers. Aan de andere kant heb jij als zorgaanbieder en opdrachtgever meer grip op het totale administratieve proces.
Voordelen voor zorgaanbieders:
Voordelen voor zzp’ers:
Klinkt reversed billing als iets voor jou en je organisatie? We helpen je graag ermee te starten! In onderstaande video laten we je zien hoe je met minder losse applicaties méér kunt bereiken. Je doet er je voordeel mee vanaf dag één!
Of het nu gaat om inkoop, voorraadbeheer, boekhouden, de salarisverwerking of werving & selectie, met de software van AFAS beschik je over één volledige oplossing om de administratie tot een minimum te beperken.