Ben je van plan bedrijfsprocessen te digitaliseren? Dat kun je op twee manieren aanvliegen. Je kiest voor een all in one-oplossing of voor verschillende best of breed-producten.
Wij leggen uit wat je überhaupt aan bedrijfssoftware hebt, en wat het verschil is tussen de twee softwareoplossingen.
Met bedrijfssoftware digitaliseer en automatiseer je bedrijfsprocessen. Als je bedrijfssoftware hebt geïmplementeerd, worden handmatige handelingen automatisch uitgevoerd door de software. Denk bijvoorbeeld aan urenregistratie, declaraties en het versturen van facturen. Je begrijpt: dat scheelt bakken met tijd. En daar profiteert iedere medewerker uiteindelijk van. Iedere afdeling heeft namelijk talloze processen die digitaal en automatisch kunnen. Van finance en HR tot aan ordermanagement: bedrijfssoftware is een flinke upgrade voor je hele organisatie.
Met alles in een-software zet je al je bedrijfsprocessen in één systeem, zoals CRM, finance, ordermanagement, HRM, payroll en projecten. Meestal wordt deze software een ERP-systeem genoemd (Enterprise Resource Planning). Om alle processen van alle afdelingen aan elkaar te kunnen koppelen, werkt ERP-software met een centrale opslag. Bedrijven die kiezen voor all in one-software nemen in principe het hele pakket af, ook als ze maar een deel gebruiken. Je neemt ERP-software af bij één partij, die alles voor je regelt.
Best of breed-software is een tool die heel goed is in één ding, bijvoorbeeld urenregistratie, salarisadministratie of projectmanagement. Met deze software staan niet al je bedrijfsprocessen in één systeem, maar splits je ze op in verschillende, gespecialiseerde programma’s. Kies je voor best of breed, dan heb je verschillende tools voor verschillende taken. Je neemt dan ook software af bij verschillende bedrijven.
ERP-software en best of breed-software bedienen beide een andere markt. Een best of breed-oplossing is een prima keuze als je een specifiek proces wilt digitaliseren en automatiseren. In eigenlijk alle andere gevallen kun je het beste kiezen voor een alles-in-één-ERP-oplossing. We zetten de voordelen en nadelen van beide oplossingen voor je op en een rij.
Het grote voordeel van best of breed-software is dat deze software volledig is gericht op het oplossen van één probleem. De tool is geoptimaliseerd voor datgene waarvoor jij het nodig hebt.
Verder betaal je niet voor functionaliteiten die je niet gebruikt. Je schaft precies de software aan die je nodig hebt, zodat je het proces digitaliseert dat jij wilt digitaliseren.
Als je kiest voor best of breed, kies je voor losstaande software. Ga je later ook andere processen digitaliseren en automatiseren? Dan zit je met meerdere afzonderlijke systemen. Wil je ze laten samenwerken, dan moet je al die programma’s aan elkaar koppelen. Anders kunnen ze niet met elkaar communiceren. Vaak zijn deze koppelingen prijzig. Het onderhoud van al deze losse tools is ook arbeidsintensief. Na iedere update moet worden gecheckt of alles nog naar behoren werkt. Als je het echt slecht treft, krijg je van tijd tot tijd zelfs te maken met downtime.
Het belangrijke voordeel van ERP-software is dat al je bedrijfsprocessen in dezelfde software staan. Daardoor sluiten processen en afdelingen naadloos op elkaar aan. In plaats van je bedrijf, je werkwijze en je processen op te splitsen in verschillende tools, werken ze optimaal samen. Dat is toekomstbestendig. En doordat de gegevens centraal wordt opgeslagen, werken medewerkers altijd met actuele informatie – ook als die bij een andere afdeling ligt.
Een ander voordeel van alles in een-software is dat je van tevoren je hele bedrijfsprocessen doorlicht. Omdat het een totaalpakket is dat al je processen digitaliseert en automatiseert, moeten je processen helemaal in orde zijn.
Daarnaast zijn je medewerkers blij met een ERP-systeem, omdat ze hiermee maar een keer hoeven in te loggen. Na een eenmalige inlog hebben ze toegang tot het hele systeem. Soms heeft alles in één-software ook een mobiele app, zodat medewerkers écht altijd en overal toegang hebben. Bij AFAS hebben we hiervoor de AFAS Pocket-app ontwikkeld.
Alles in één-software is alleen rendabel als je echt meerdere processen wilt digitaliseren en automatiseren. Als je 90% van de software niet gebruikt, is dat zonde van je investering. Maar het grootste struikelblok voor het nemen van een ERP-oplossing is vaak de implementatietijd. Je kunt niet al je bedrijfsprocessen in een dag digitaliseren en automatiseren. Overigens win je deze tijd tijdens het gebruik weer terug, doordat updates automatisch centraal worden doorgevoerd en er geen downtime is.
Uiteindelijk is de beste oplossing de oplossing die bij jouw organisatie past. Onze filosofie is dat de meeste organisaties baat hebben bij alles in één-software. Wil je eens met een van onze adviseurs sparren?
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP-systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!