Reversed billing voor de zakelijke markt

 

Heb je als organisatie veel zzp’ers in dienst? Dan kan reversed billing veel tijd schelen voor iedereen! Door het factuurproces om te draaien, verloopt de administratie een stuk soepeler.

Hoe dat precies zit, leggen we graag uit.

Wat is reversed billing?

Reversed billing noemen we ook wel self-billing of reverse billing. Normaal gesproken stelt een zzp’er zelf de factuur op en stuurt die periodiek op naar jou als opdrachtgever. Bij reversed billing draai je dit om. Zzp’ers boeken hun uren op je interne portaal, jij verzorgt de tijdige facturering en betaling.

Factureren in de praktijk: waarom reversed billing?

Als organisatie die met zzp’ers werkt, weet je hoeveel administratief werk het is om op verschillende momenten facturen in allerlei soorten en maten te krijgen. Iedere zzp’er heeft namelijk zijn eigen manier van factureren. Dit is prima, totdat je werkt met een grote pool van zelfstandigen. Dan is het lastig om structuur aan te brengen in al deze facturen.

Waarschijnlijk gaat het op dit moment ongeveer zo:

  • De zelfstandige wordt ingehuurd door jouw organisatie.
  • Na de gewerkte periode of periodiek stuurt de zelfstandige een factuur naar jou, waarop jij uitbetaalt.
  • Als er een fout of onduidelijkheid op de factuur staat, mail je nog eens heen en weer voor opheldering.

Self-billing werkt een stuk praktischer. Jij stuurt als organisatie de facturen voor de zzp’ers, zodat jouw administratie altijd op orde is. Doordat jij de factureren en betaling centraal regelt, scheelt dit ook veel tijd en werk voor de zelfstandigen. Zij voeren hun uren in, jij regelt de rest.

Dat zorgt voor:

  • Meer gemak voor zzp’ers en opdrachtgevers
  • Minder fouten in het administratieve proces
  • Snellere verwerking en betaling

Voordelen van self-billing voor de zakelijke markt

Self-billing heeft voordelen voor zzp’ers en voor organisaties die veel met zzp’ers werken. We schreven eerder al over reversed billing in de zorgsector, maar ook voor de zakelijke markt is hier veel winst behalen. We zetten de grootste voordelen op een rij:

  •  Uren registreren op intern portaal
  •  Altijd kloppende facturen
  •  Automatisering van zzp-factureringsproces
  •  Minder administratie en snellere afhandeling

Uren registreren op intern portaal

Zzp’ers kunnen hun uren gewoon registreren via jouw interne portaal of een app, zoals de AFAS Pocket app. Vervolgens kun jij als organisatie alle geboekte uren factureren op een vast moment in de maand. Zzp’ers kunnen benodigde informatie ook direct uploaden of aanpassen in hun portaal. Een nieuw diploma of een ander rekeningnummer is zo toegevoegd of aangepast. En nieuwe zzp’ers geef je eenvoudig toegang tot je portaal.

Altijd kloppende facturen met reversed billing

Door als organisatie zelf de facturering op je te nemen, besteed je minder tijd aan het verwerken van facturen van zzp’ers. Dat klinkt tegenstrijdig, maar het is eigenlijk hartstikke logisch.

Als je zelf de facturen verwerkt, kun je alles in één keer versturen en betalen. Met reversed billing worden uren gefiatteerd op de plek waar ze zijn gemaakt. Geen aparte werkwijze per zzp’er, maar dezelfde procedure voor iedereen. Je hoeft niet iedere binnenkomende factuur te checken op onvolledigheden – je zorgt er zelf voor dat de facturen in orde zijn.

Werk je met een opdrachtbevestiging vooraf? Ook dan heb je alles zelf in de hand. Want mocht er een foutje in de orderbevestiging staan, dan kan de zzp’er aan de bel trekken en wordt dat meteen rechtgezet. Zo weet je bij het factureren zeker dat je precies datgene berekent wat is afgesproken. En dat scheelt een hoop tijd.

Automatisering van zzp-factureringsprocessen

Een facturatieproces dat op rolletjes loopt? Dit is eenvoudiger dan ooit als je met geautomatiseerde processen werkt. In een ERP-systeem is alles namelijk aan elkaar gekoppeld.

Concreet betekent dit dat je niet zelf iedere factuur hoeft op te maken, maar dat de uren die zzp’ers digitaal invoeren, automatisch op de factuur komen te staan. Jij hoeft de facturen alleen nog maar te accorderen, waarna ze worden verstuurd naar de zelfstandigen.

Minder administratie voor zzp'ers, snellere administratie voor jou

’Zzp’ers zijn een belangrijk deel van hun tijd kwijt aan administratie. Met reverse billing zorg je voor verlichting van hun administratieve druk.

Zelfstandigen leggen de uren en declaraties vast in je portaal, zodat ze automatisch worden verwerkt. Vervolgens ontvangen ze hun factuur altijd op tijd, zonder fouten. Eventuele communicatie over de betaling, de factuur en bedragen verloopt centraal via het portaal.

Doordat ze de uren en declaraties centraal registreren en jij alle betalingen tegelijk doet, krijgen zelfstandigen hun uitbetaling sneller. En dat is natuurlijk altijd fijn.

Ook werken met één systeem?

Salarisverwerking, boekhouding, inkoop, projectadministratie, je eigen portaal of werving & selectie – met de software van AFAS gebruik je één volledige oplossing waarmee je de administratie tot een minimum beperkt.

Meer lezen

Onderhanden werk

Realistische financiële projectadministratie door onderhanden werk


Een financiële rapportage is kansloos zonder realistische inzichten. Toch is dat nog vaak een flinke uitdaging, vooral bij (langlopende) projecten.

 

Urenregistratie software

Het registeren van uren hoeft echt geen uren te duren


De urenregistratie, projectactiviteiten... alle projectadministratie regel je met AFAS Software. Met de AFAS Pocket app is het doen van je projectadministratie een fluitje van een cent.