Realistische financiële projectadministratie door onderhanden werk

 

Als commercieel bedrijf wil je een financiële administratie die staat als een huis. Sterker nog: je bent het zelfs verplicht! Een financiële rapportage is kansloos zonder realistische inzichten. Toch is dat nog vaak een flinke uitdaging, vooral bij (langlopende) projecten.

Gelukkig is er een methode die voor helderheid zorgt: onderhanden werk. Aan de hand van voorbeelden leggen we uit wat onderhanden werk is, welke definities er zijn en bespreken we de methodes die je het beste kunt toepassen.

Wat is onderhanden werk?

Onderhanden werk geeft aan hoeveel werk er is gedaan waarvoor nog geen factuur is gestuurd naar de opdrachtgever, maar waarvoor de opdracht al wel binnen is. Je weet de opbrengsten dus al op voorhand. Onderhanden werk komt veel voor bij bedrijven met langlopende projecten, zoals bouwbedrijven en architecten- en ingenieursbureaus.

De term onderhanden werk (OHW) is belangrijk bij de financiële administratie van commerciële bedrijven. In plaats van dat je kosten en opbrengsten direct in de resultatenrekening boekt, parkeer je de kosten en opbrengsten op de balans. Hierdoor is je bedrijfsresultaat niet meer afhankelijk van het specifieke moment waarop je kosten en opbrengsten maakt, maar juist van de voortgang van een project. Dit geeft een realistischer beeld van de status van een project. We leggen het uit aan de hand van een voorbeeld.

Onderhanden werk

Een voorbeeld van onderhanden werk

Stel: je hebt een project dat begint in december. In december en januari maak je een aantal kosten en in februari stuur je de factuur. Maar het project is nog niet klaar. Je gaat in februari en maart door met je werkzaamheden, maakt opnieuw kosten, en in april stuur je de tweede factuur. Deze cyclus herhaalt zich een paar keer tot het project klaar is.

Als je deze kosten en opbrengsten puur door een resultaten-bril bekijkt, zie je het volgende gebeuren.

Eerst maak je twee maanden lang kosten en sta je ‘in de min’. Vervolgens stuur je de factuur en pas wanneer dat geld binnenkomt, sta je weer ‘in de plus’. Je resultatenlijn loopt dus eerst een tijd in het rood en springt pas daarna op groen. Als je de projectstatus moet rapporteren, lijkt het alsof het lang slecht ging en maar heel even goed. Dat geeft een vertekend beeld op de balans.

Je kunt er ook anders naar kijken, door de bril van onderhanden werk. In plaats van het resultaat direct te nemen (‘eerst min, dan plus’), parkeer je alles eerst op de balans. De kosten die je maakt, maar ook de opbrengsten, zie je als onderhanden werk en zet je op de balansrekening. Je zet ze tijdens de hele duur van het project tegenover elkaar. Het maakt dan niet meer uit wanneer je moet rapporteren: je kunt nu op ieder moment vrij letterlijk de balans opmaken. Je ziet zo beter de overeenkomst tussen je kosten en je opbrengsten.

De post onderhanden werk geeft je dus een realistischer beeld van de stand van je projecten.

Twee definities van onderhanden werk

In de wereld van onderhanden werk zie je vaak twee begrippen voorbijkomen: ‘onderhanden werk’ en ‘onderhanden projecten’. De termen lijken op elkaar, maar betekenen niet helemaal hetzelfde.

Het grote verschil: ‘onderhanden werk’ is voor eigen rekening en risico is en ‘onderhanden projecten’ is in opdracht van derden.

Laten we ook dit toelichten met een voorbeeld.

Onderhanden werk

Stel dat fabrikant A luxe espressomachines produceert. De productie is al van start gegaan, er wordt voorraad gecreëerd, maar er is nog geen bestelling gedaan. In dit geval zijn de gemaakte producten voor eigen rekening en risico. De machines vallen onder ‘onderhanden werk’ op de balans.

Bij onderhanden werk tel je de opbrengsten en resultaten pas wanneer je de producten verkoopt.

Onderhanden projecten

Fabrikant B maakt ook luxe espressomachines. Maar in plaats van productie zonder bestelling, start fabrikant B pas wanneer een klant een order heeft geplaatst en getekend. Deze fabrikant werkt dan in opdracht van derden. De espressomachines worden op de balans genoteerd als ‘onderhanden projecten’.

Bij onderhanden projecten is tussentijds factureren wel mogelijk. Je kunt dus tijdens het project al winsten nemen, in tegenstelling tot bij onderhanden werk.

3 methoden voor onderhanden werk

3 methoden voor onderhanden werk

Hoe en wanneer je resultaat boekt, beïnvloedt natuurlijk de administratie en rapportage van je project. Bij AFAS onderscheiden we drie standaardmethoden voor de registratie van onderhanden werk:

Methode 1: Completed contract (CC)

Bij de CC-methode neem je het resultaat wanneer een project is opgeleverd. Met andere woorden: je bepaalt de winst pas op het moment dat een project afgerond is en wanneer je factureert. Bij deze methode heb je geen voortschrijdend inzicht in je opbrengsten.

Methode 2: Nog te facturen (NTF)

Bij de NTF-methode heb je wel inzicht in het voorlopige resultaat. Je boekt de kosten en opbrengsten namelijk op basis van nacalculatie. Hiervoor gebruik je de nog te factureren omzet. Op het moment dat jij kosten of nacalculatie boekt, staat het tussentijdse resultaat direct op de resultatenrekening.

Methode 3: Percentage of completion (POC)

Bij de POC-methode wordt het tussentijds resultaat bepaald op basis van het voortgangspercentage van je project. Je schat op basis van uren of kosten in hoe ver het project is, en neemt op basis daarvan het resultaat.

Slimme software voor inzicht

Als organisatie werk je soms aan wel tientallen of honderden langlopende projecten tegelijkertijd. Bij een gebrekkig inzicht is het lastig om de juiste financiële keuzes voor elk van die projecten te maken. Slimme software maakt het leven van commerciële bedrijven makkelijker, helemaal wanneer je dit koppelt aan je ERP-systeem. Automatische boekingen, tussentijdse resultaten en realistische rapportage – ze dragen bij aan een financiële administratie waarop je kunt bouwen.

Op zoek naar de juiste software voor jouw projectadministratie?

Met de projecten software van AFAS borg je de projectadministratie in één geïntegreerd systeem. Zo beschikken projectmedewerkers over actuele projectgegevens en projectmanagers over alle benodigde inzichten in de vorm van dashboards. Daarmee houd je zowel de planning als het budget onder controle en komen jij en jouw klanten niet achteraf voor verrassingen te staan.

Meer lezen

ERP Direct

De snelle en slimme manier om je bedrijfsprocessen te automatiseren


Verminder de administratieve druk zodat jij je kan richten op de kerntaken van je organisatie. Met ERP Direct zijn de meest voorkomende bedrijfsprocessen alvast voor je zijn ingericht. 

 

Urenregistratie software

Het registeren van uren hoeft echt geen uren te duren


Urenregistratie, projectactiviteiten... alle projectadministratie regel je met AFAS Software. Met de AFAS Pocket app is het doen van je projectadministratie een fluitje van een cent!