In 5 stappen naar een geoliede administratie

 

Een goed geoliede administratieve organisatie is de droom van elke financiële beslisser. Die droom realiseren is minder ingewikkeld dan je denkt. Met deze tips heb je altijd voldoende overzicht in het reilen en zeilen van de organisatie.

Hoe blijf je 'in control'?

Goed inzicht in de organisatie is cruciaal om goed en tijdig te kunnen bijsturen. Wie zijn grip kwijt is kan verrast worden door tegenvallers, met alle gevolgen van dien. Hoe zorg je ervoor dat je altijd ‘in control’ blijft en niet achter de feiten aanloopt? Marco Pijnappel, groepscontroller bij AFAS Software, geeft enkele tips en tricks.

1. Selecteer de juiste key performance indicators

“Het budget bewaken is een goed startpunt, maar er zijn meer indicatoren die belangrijk zijn voor een goede besluitvorming”, zegt Pijnappel. Welke ey performance indicators (kpi’s) dat zijn, hangt volgens hem af van de organisatie. Dit kan bij een consultancybedrijf het percentage gefactureerde uren zijn, terwijl bij een verkooporganisatie het aantal verstuurde offertes en het aantal geplande verkoopbezoeken van belang zijn.

Door de kpi’s te selecteren die relevant zijn voor jouw branche, krijg je een goed inzicht hoe de vlag erbij hangt. Als bij een acquisitie bedrijfsonderdelen moeten worden samengevoegd, adviseert Pijnappel om alle administraties onder te brengen in één pakket en deze informatie te verwerken in één management cockpit. “Pas de kpi’s wel aan de situatie aan, om geen appels met peren te vergelijken. Voor een vergelijking tussen een groot en een klein autoverhuurbedrijf zegt het aantal verhuurde auto’s niet veel, maar wel het verhuurpercentage vergeleken met het totale wagenpark.”

2. Stuur op de toekomst

“Voor financiële beslissers is informatie over de toekomst minstens zo belangrijk als de actuele situatie”, zegt Pijnappel. “Een consultancybedrijf wordt niet graag geconfronteerd met een dip in het aantal facturabele uren. Wie vroeg wordt geïnformeerd kan tijdig bijsturen, door bijvoorbeeld de tarieven te verlagen of actiever klanten te benaderen voor extra opdrachten. Kijk in dit geval dus niet alleen naar het aantal gefactureerde uren, maar het aantal uren dat is ingepland. Dan ren je voor de bal uit in plaats van erachter.”

Hij adviseert ook de informatie voortdurend te actualiseren. “Ben je in de race voor een opdracht, maak dan alvast een berekening van de scoringskans en stel deze bij zodra je nieuwe informatie hebt. Zo bouw je steeds meer zekerheid in en ontstaat een steeds reëler beeld van de resultaten aan het eind van het jaar. Bovendien kun je direct actie ondernemen als voorspellingen niet uitkomen.”

Lees ook: wat is sales forecasting?

3. Bouw alarmbellen in

“Laat het softwaresysteem je automatisch een signaal geven als kpi’s plotseling een forse afwijking vertonen. “Als voor een project 200 werkuren zijn ingepland, is het prettig om een signaal te krijgen als 180 uren zijn volgemaakt. Zo word je niet onverwacht geconfronteerd met een budgetoverschrijding”, zegt Pijnappel. “Het is onmogelijk om alle data in een bedrijf te bekijken. Door alarmbellen in te bouwen, kun je bij grote afwijkingen tijdig een extra check uitvoeren.”

Hoe werkt zo'n alarmbel in je systeem? AFAS ontwikkelde de Finance Auditor.

4. Investeer in een goed administratief systeem

“Een goed administratief systeem verdient zichzelf terug”, meent Pijnappel. Met goed bedoelt hij dat de software het proces ondersteunt. “Om concurrerend te kunnen zijn, moet de administratie zo geautomatiseerd mogelijk zijn. Maatwerk maakt je afhankelijk van de ontwikkelaar. Bij elke wijziging moet de programmeur langskomen.” Verder is het volgens Pijnappel prettig als een softwarepakket veel mogelijkheden biedt om grafieken aan te maken. “Eén grafiek zegt vaak meer dan duizend woorden.”

5. Krijg de organisatie mee

Voor een succesvolle stroomlijning van de administratie is steun van de hele organisatie onontbeerlijk. Dat is soms lastig, zeker als bij een automatisering banen op de tocht staan. Pijnappel adviseert om te kijken of personeelsleden die hun werk dreigen te verliezen wellicht in een andere functie aan het bedrijf verbonden kunnen blijven. Daarnaast raadt hij aan om bedrijfsinformatie met de hele organisatie te delen, van de top tot en met de catering. “Dat geeft een saamhorigheidsgevoel en het leidt tot een grotere betrokkenheid van medewerkers. Als mensen het gevoel hebben dat ze er samen de schouders onder zetten, gaan ze vanzelf een stapje harder lopen, ook als het slechter gaat met het bedrijf.”

Hiervoor geldt wel één belangrijke randvoorwaarde: een veilige bedrijfscultuur. “Personeel moet zich vrij voelen om tijdig aan te geven dat targets niet worden gehaald. Zorg er dus voor dat er geen afrekencultuur heerst, maar een sfeer waarin iedereen elkaar helpt en medewerkers ook om hulp durven te vragen.”

Wil jij ook een geoliede administratie?

Aan de slag met de tips van Marco Pijnappel? Dan heb je hier een softwarepakket voor nodig die je gaat helpen. Met AFAS automatiseer je al je bedrijfsprocessen. Dat leidt niet alleen tot belangrijke stuurinformatie met dashboards, maar ook een flinke tijdsbesparing omdat onnodig administratief werk verdwijnt. Zo houd je tijd over voor écht belangrijke zaken.